Digitale communicatie op de werkvloer

July 8th, 2021 by Emily Houssier

Tenzij je onder een steen heeft geleefd, is de kans groot dat je bedrijf dagelijks vertrouwd op digitale communicatie. Digitale communicatietools zijn de motor achter zowel interne als externe initiatieven, van teamsamenwerking tot verkoopstrategieën. Hoewel het gemakkelijk is om achterover te leunen en deze tools al het werk te laten doen, is een bewuste aanpak van digitale communicatie op de werkvloer een initiatief dat relatief weinig moeite kost en grote voordelen oplevert.

 

Wat is digitale communicatie?

Digitale communicatie is elke vorm van communicatie die berust op het gebruik van technologie. Er zijn vele vormen van digitale communicatie, ook wel digitale communicatiekanalen genoemd. Het gaat onder meer om e-mail, telefoongesprekken, videoconferenties en vele vormen van instant messaging zoals sms en webchats. Zelfs blogs, podcasts en video’s worden beschouwd als vormen van digitale communicatie.

Lumen identificeert vijf definiërende kenmerken die digitale communicatie onderscheiden van traditionele communicatiemethoden. Volgens hun analyse is digitale communicatie:

  • Interactiever
  • Meer participatief
  • Meer egalitair
  • Meer gedecentraliseerd
  • Minder hiërarchisch

Deze eigenschappen betekenen dat communicatie die plaatsvindt via digitale kanalen inherent verschilt van communicatie in persoon. Op de werkplek hebben deze verschillen zowel voor- als nadelen.

Voordelen van digitale communicatie op de werkplek

Digitale communicatie is snel, efficiënt en handig. Een werknemer kan in realtime een gesprek voeren met een collega of een klant aan de andere kant van de wereld zonder zijn bureau te hoeven verlaten. Bedrijfsleiders kunnen digitale kanalen gebruiken om in één keer te communiceren met hun voltallige wereldwijde personeel, en overeenkomstige kanalen gebruiken om effectief feedback te verzamelen van die werknemers.

In feite kunnen de meeste moderne marketinginitiatieven worden gezien als digitale communicatie. Sociale mediacampagnes en videoadvertenties zijn gewoon een manier voor bedrijven om massaal met potentiële klanten te communiceren op een manier die snel en kosteneffectief is.

Als we kijken naar alle bedrijfsgebieden waar digitale communicatie een rol speelt, kunnen we geruststellen dat de moderne technologie de manier waarop bedrijven werken enorm heeft verbeterd. Met eenvoudige en toegankelijke manieren om te communiceren, kunnen werknemers hun tijd besteden aan belangrijkere taken.

Nadelen van digitale communicatie op de werkplek

Nu de bedrijfswereld digitale communicatie omarmt, zijn er ook een paar nadelen aan het gebruik ervan verbonden. Zo kan de voortdurende toegang tot communicatiemiddelen het voor werknemers moeilijk maken om aan het einde van de werkdag de verbinding te verbreken. E-mailmeldingen en pings van werkapps volgen hen naar huis via hun smartphone, waardoor de grens tussen werk en privé vervaagt. Zonder de kans om de stekker uit het stopcontact te trekken, lopen werknemers meer kans op een burn-out en andere tekenen van overbelasting.

Digitale communicatie stelt veel bedrijven ook voor beveiligingsproblemen. Hackers kunnen virtuele vergaderingen binnendringen en het gesprek kapen; e-mail phishing opent de deur voor de onlinesystemen van de hele organisatie om te worden gecompromitteerd. Telkens wanneer bedrijfsgegevens via het internet worden verzonden, bestaat het risico dat deze informatie niet privé blijft.

digitale-comunicatie-hulpmiddelen

De do’s en don’ts van digitale communicatie op de werkplek

Als het gaat om het gebruik van digitale communicatie in je organisatie, zijn er een paar gewoonten waar je zich aan moet houden – en een paar die je moet vermijden:

DO – Gebruik verschillende digitale kanalen

Er is niet voor niets een grote diversiteit aan beschikbare digitale communicatiekanalen. In de 21ste eeuw zijn de dagen dat alles via e-mail werd verstuurd al lang voorbij. Chats, videoconferenties en tools voor projectsamenwerking zijn allemaal voorbeelden van geweldige troeven voor je bedrijf. Natuurlijk moet elk kanaal een uniek doel en oogmerk hebben. Je wilt geen digitale communicatietools toevoegen alleen om ze te hebben.

DON’T – Overlaad je werknemers niet met meldingen

Volgens CMSWire is 75% van de werknemers van mening dat ze elke dagtijd verspillen aan het bijhouden van meldingen, en 66% zegt zelfs dat de verspilde tijd meer dan 30 minuten bedraagt. Werknemers moeten de controle houden over hoe en wanneer ze werk gerelateerde berichten ontvangen, en dringende meldingen moeten worden voorbehouden voor de meest tijdgevoelige informatie.

DO – Pas je boodschap aan

Er zijn veel verschillende digitale communicatiekanalen en elk kanaal is het meest geschikt om bepaalde soorten informatie over te brengen. Chats op de werkvloer, bijvoorbeeld, zijn ideaal voor snelle vragen en verduidelijkingen. Als het onderwerp dat je aansnijdt een lange discussie vereist, kunt je het beste een vergadering plannen.

Het kan ook zijn dat je meerdere teams of nationaliteiten moet aanspreken met dezelfde boodschap. Denk er in dat geval over na of jouw boodschap moet worden aangepast voor verschillende groepen. In een multinationale organisatie kan het bijvoorbeeld nodig zijn om vertaalde brieven van de president naar kantoren op verschillende geografische locaties te sturen. Een virtueel seminar kan worden verbeterd door specifieke informatie op te nemen voor verschillende teams, zoals operations en sales. Gelukkig maken digitale communicatiemiddelen het gemakkelijk om dit allemaal te realiseren.

DON’T – Laat training niet achterwege

Digitale communicatietools zijn niet altijd gemakkelijk te leren gebruiken, en je zal merken dat sommige werknemers er langer over doen om zich aan te passen dan anderen, vanwege verschillende niveaus van digitale handigheid. Dit kan worden verholpen met een adequate training voor elke nieuwe tool, waarbij rekening wordt gehouden met de verschillende vaardigheidsniveaus binnen de organisatie. Aan de andere kant zal een gebrek aan training ertoe leiden dat sommige werknemers de tools die ze niet begrijpen, niet zullen gebruiken.

DO – Maak een bedrijfsbreed beleid

Als het op digitale communicatie aankomt, kijken werknemers naar de leiding van het bedrijf voor instructies over hoe, wanneer en waar verschillende tools gebruikt mogen worden. Met een bedrijfsbreed beleid voor digitale communicatie hebt je meer controle over het gebruik en de privacy van je verschillende communicatiekanalen.

 

Hoe maakt je een digitaal communicatiebeleid voor je bedrijf

Digitale communicatiebeleidslijnen zijn gemeengoed in bedrijven van elke omvang. Deze beleidslijnen hebben vele voordelen, waaronder betere beveiliging, verbeterde efficiëntie en een vermindering van Schaduw IT. Er zijn een paar factoren die in je digitale communicatiebeleid moeten worden opgenomen om de effectiviteit ervan te maximaliseren.

Zorg voor bestuur

De eerste stap in het uitstippelen van een digitaal communicatiebeleid is het bepalen van bestuur. Dit zal specificeren wie verantwoordelijk is voor de besluitvorming en het toezicht op de verschillende kanalen, naast het creëren van richtlijnen voor het benoemen, organiseren en archiveren van content. De belanghebbenden die in bestuursbeleid zijn geïdentificeerd, moeten verantwoordelijk zijn voor het opstellen van andere digitale communicatiebeleidslijnen en deze indien nodig bijwerken.

Beveiligingsprotocol voorschrijven

Hoe gaat je bedrijf de beveiliging van alle digitale kanalen beheren? Medewerkers moeten weten welke beperkingen er gelden, zoals welke apparaten ze mogen gebruiken om toegang te krijgen tot werkmateriaal, welke soorten gevoelige informatie niet digitaal mogen worden verzonden en welke digitale tools ze mogen gebruiken als onderdeel van hun workflow. Het beleid moet ook de mogelijke consequenties vermelden die werknemers kunnen ondervinden als ze zich niet aan de beveiligingsmaatregelen houden.

Kanalen definiëren

Elk digitaal communicatiekanaal heeft zijn eigen unieke doel. Om deze doelen duidelijk te maken, kan een digitaal communicatiebeleid bepalen wanneer, hoe en waarom elk kanaal moet worden gebruikt. Dit helpt bij het organiseren en prioriteren van verschillende soorten communicatie, waardoor de best mogelijke ervaring voor alle betrokkenen wordt gewaarborgd.

Stel normen voor responsiviteit

Zoals we al hebben besproken, is constant verbonden blijven slecht voor een burn-out. Dat gezegd hebbende, is het nog steeds belangrijk voor werknemers om regelmatig te controleren en te reageren op communicatie. Je digitale communicatiebeleid kan de norm bepalen voor hoe vaak van werknemers wordt verwacht dat ze hun e-mail checken, bedrijfsbulletins lezen en Instant Messages beantwoorden. Met dit tijdschema’s in het achterhoofd zullen werknemers zich niet onder druk gezet voelen om meteen te reageren als ze thuis zijn of midden in een dringende taak zitten.

 

Essentiële digitale communicatiemiddelen voor de werkplek

Je weet nu hoe je digitale communicatiemiddelen effectief kunt gebruiken, welke zijn dan het belangrijkst voor je organisatie? Het antwoord is voor elk bedrijf anders, maar meestal gaat het om het volgende:

  • E-mailclient met ingebouwde functies
  • Chat/instant messaging
  • Projectgebaseerde samenwerkingstool
  • Videovergaderen
  • Interne blog van de CEO of president
  • Bedrijfsnieuwskanaal
  • Discussieforum

Pro tip: Powell 365 is een alles-in-één oplossing die alle digitale communicatietools bevat die je bedrijf nodig heeft voor succes – en meer. Plan een gratis demo met ons en ontdek hoe je bedrijf efficiënter kan communiceren met een digitale werkplek.

: Schrijf je in op de nieuwsbrief van Powell Software en ontvang elke maand de laatste informatie over de Digitale Werkplek, rechtstreeks in je inbox