Meistern Sie die digitale Kommunikation am Arbeitsplatz

November 2nd, 2021 by Esther Daga

Wenn Sie nicht gerade unter einem Felsen leben, ist Ihr Unternehmen wahrscheinlich tagtäglich auf digitale Kommunikation angewiesen. Dabei unterstützen digitale Kommunikationsmittel sowohl interne als auch externe Initiativen, von der Teamzusammenarbeit bis hin zu Verkaufsstrategien. Es ist zwar einfach, sich zurückzulehnen und diese Tools die ganze Arbeit machen zu lassen. Jedoch ist ein bewusster Umgang mit der digitalen Kommunikation am Arbeitsplatz eine Initiative mit relativ geringem Aufwand, die große Vorteile mit sich bringt.

 

 

Was ist digitale Kommunikation?

Zunächst ist digitale Kommunikation jede Art von Kommunikation, die sich auf den Einsatz von Technologie stützt. Dabei gibt es viele Arten, die gemeinhin als digitale Kommunikationskanäle bezeichnet werden. Dazu gehören beispielsweise E-Mail, Telefonanrufe, Videokonferenzen und viele Arten von Sofortnachrichten wie SMS und Webchats. Auch Blogs, Podcasts und Videos werden als Formen der digitalen Kommunikation betrachtet.

Ferner nennt Lumen fünf Merkmale, durch die sich die digitale Kommunikation von den traditionellen Kommunikationsmethoden abhebt. Nach ihrer Analyse ist digitale Kommunikation:

  • Interaktiver
  • Partizipativer
  • Gleichberechtigter
  • Dezentraler
  • Weniger hierarchisch

Zusammengefasst bedeuten diese Eigenschaften, dass sich jede digitale Kommunikation von Natur aus von der Kommunikation im persönlichen Gespräch unterscheidet. Denn am Arbeitsplatz zeigen sich diese Unterschiede sowohl als Vorteile als auch als Nachteile.

 

Vorteile der digitalen Kommunikation am Arbeitsplatz

Tatsächlich ist digitale Kommunikation schnell, effizient und bequem. Denn ein Mitarbeitender kann sich in Echtzeit mit einem Kollegen oder Kunden auf der anderen Seite der Welt unterhalten, ohne seinen Schreibtisch zu verlassen. Ferner können Unternehmensleiter digitale Kanäle nutzen, um mit ihrer gesamten globalen Belegschaft gleichzeitig zu kommunizieren. Dabei benutzen sie entsprechende Kanäle, um effektiv Feedback von diesen Mitarbeitenden einzuholen.

In der Tat können die meisten modernen Marketinginitiativen als digitale Kommunikation betrachtet werden. So sind Social-Media-Kampagnen und Videoanzeigen für Unternehmen einfach eine Möglichkeit, mit potenziellen Kunden zu kommunizieren. Wobei sie schnell und kostengünstig bleiben.

Indes, wenn man alle Geschäftsbereiche, die mit digitaler Kommunikation zu tun haben, betrachtet, so kann man mit Sicherheit sagen, dass die moderne Technologie die Arbeitsweise von Unternehmen erheblich verbessert hat. Dank der einfachen und zugänglichen Kommunikationsmöglichkeiten können die Mitarbeitenden ihre Zeit auf wichtigere Aufgaben verwenden.

 

Nachteile der digitalen Kommunikation am Arbeitsplatz

Jedoch, mit der zunehmenden Verbreitung der digitalen Kommunikation in der Geschäftswelt, haben sich auch einige Nachteile herauskristallisiert. Zum einen kann der ständige Zugriff auf Kommunikationsmittel für Mitarbeitende bedeuten, dass sie am Ende des Arbeitstages schwer abschalten können. Denn, E-Mail-Benachrichtigungen und Pings von Arbeitsanwendungen folgen ihnen über ihr Smartphone nach Hause, wodurch die Grenze zwischen Arbeits- und Privatleben verschwimmt. Ohne die Möglichkeit abzuschalten, neigen Mitarbeitende eher zu Burnout und anderen Anzeichen von Überlastung.

Hinzu kommt, dass die digitale Kommunikation viele Unternehmen auch vor Sicherheitsfragen stellt. Hacker können in virtuelle Meetings eindringen und das Gespräch unterbrechen. Beispielsweise öffnet E-Mail-Phishing Tür und Tor für die Angriffe auf die Online-Systeme des gesamten Unternehmens. Jedes Mal, wenn Unternehmensdaten über das Internet übertragen werden, besteht die Gefahr, dass diese Informationen nicht vertraulich bleiben.

 

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Tipps und Tricks für die digitale Kommunikation am Arbeitsplatz

Wenn es um die Nutzung digitaler Kommunikation in Ihrem Unternehmen geht, sollten Sie einige Gewohnheiten beibehalten – und einige vermeiden:

Verwenden Sie verschiedene digitale Kanäle.

Erstens, es gibt nicht ohne Grund eine große Vielfalt an digitalen Kommunikationskanälen. Im 21. Jahrhundert sind die Zeiten, in denen alles per E-Mail verschickt wurde, längst vorbei. Denn Chats, Videokonferenzen und Tools zur Projektzusammenarbeit sind allesamt Beispiele für großartige Vorteile für Ihr Unternehmen. Natürlich sollte jeder Kanal ein bestimmtes Ziel und einen bestimmten Zweck haben. Deswegen sollten Sie digitale Kommunikationsmittel nicht einfach nur so einführen, um sie zu haben.

 

Überlasten Sie Ihre Mitarbeitenden nicht mit Benachrichtigungen.

Zweitens, laut CMSWire haben 75 % der Mitarbeitenden das Gefühl, dass sie jeden Tag Zeit verschwenden. Und zwar damit, sich um Benachrichtigungen zu kümmern. Dabei geben 66 % sogar an, dass die Zeitverschwendung mehr als 30 Minuten beträgt. So sollten die Beschäftigten die Kontrolle darüber behalten, wie und wann sie arbeitsbezogene Mitteilungen erhalten. Außerdem müssen dringende Benachrichtigungen nur für die wirklich wichtigen Informationen reserviert werden.

 

Passen Sie Ihre Botschaft an.

Da es viele verschiedene digitale Kommunikationskanäle gibt, eignet sich jeder Kanal am besten für die Übermittlung bestimmter Arten von Informationen. Obgleich sich Chats am Arbeitsplatz zum Beispiel hervorragend für schnelle Fragen und Klarstellungen eignen. Wenn das Thema, das Sie ansprechen, eine längere Diskussion erfordert, sollten Sie stattdessen eine Besprechung anberaumen.

Ferner ist es möglich, dass Sie auch mehrere Teams oder Nationalitäten mit derselben Nachricht ansprechen. Überlegen Sie in diesem Fall, ob Ihre Botschaft für die verschiedenen Gruppen angepasst werden sollte. Denn ein multinationales Unternehmen muss zum Beispiel möglicherweise übersetzte Briefe des Präsidenten an Büros in verschiedenen geografischen Regionen senden. Auch ein virtuelles Seminar kann verbessert werden, indem man spezifische Informationen für verschiedene Teams, wie z. B. Betriebs- und Vertriebsteams, einbezieht. Dank digitaler Kommunikationsmittel ist dies alles leicht zu bewerkstelligen.

 

Verzichten Sie nicht auf Schulungen.

Die Nutzung digitaler Kommunikationsmittel ist nicht immer leicht zu erlernen. Zumal werden Sie feststellen, dass einige Mitarbeitende aufgrund unterschiedlicher digitaler Fertigkeiten mehr Zeit für die Anpassung benötigen als andere. Dies können Sie durch eine angemessene Schulung für jedes neue Tool meiden. Dabei müssen Sie die unterschiedlichen Qualifikationsniveaus innerhalb des Unternehmens berücksichtigen. Andererseits wird ein Mangel an Schulung dazu führen, dass einige Angestellte es vermeiden, die Tools zu benutzen, die sie nicht verstehen.

Erstellen Sie eine unternehmensweite Richtlinie.

Wenn es um digitale Kommunikation geht, erwarten die Mitarbeitenden von der Unternehmensleitung Anweisungen. Denn sie wollen wissen, wie, wann und wo sie die verschiedenen Tools nutzen sollen. Mit einer unternehmensweiten Richtlinie zur digitalen Kommunikation haben Sie eine bessere Kontrolle über die Nutzung und den Datenschutz in Bezug auf Ihre verschiedenen Kommunikationskanäle.

 

Wie Sie eine digitale Kommunikationsrichtlinie für Ihr Unternehmen erstellen

Allgemein sind Richtlinien für die digitale Kommunikation in Unternehmen aller Größenordnungen weit verbreitet. Diese Richtlinien haben viele Vorteile, darunter bessere Sicherheit, höhere Effizienz und eine Verringerung der Schatten-IT. Dabei gibt es einige Faktoren, die in Ihre digitale Kommunikationspolitik einfließen sollten, um ihre Wirksamkeit zu maximieren.

Governance einführen

Der erste Schritt bei der Ausarbeitung einer digitalen Kommunikationspolitik ist die Festlegung der Governance. Damit wird festgelegt, wer für die Entscheidungsfindung und die Aufsicht über die verschiedenen Kanäle verantwortlich ist. Außerdem werden Richtlinien für die Benennung, Organisation und Archivierung von Inhalten erstellt. Dabei sollten die in Ihrer Governance-Richtlinie festgelegten Interessengruppen für die Erstellung weiterer digitaler Kommunikationsrichtlinien und deren Aktualisierung bei Bedarf verantwortlich sein.

 

Sicherheitsprotokoll vorgeben

Wie wird Ihr Unternehmen die Sicherheit über seine digitalen Kanäle hinweg verwalten? Die Mitarbeitenden müssen wissen, welche Einschränkungen gelten. Zum Beispiel, welche Geräte sie für den Zugriff auf Arbeitsmaterialien verwenden dürfen. Außerdem müssen sie klären, welche Arten von sensiblen Informationen nicht digital versendet werden sollten. Ferner müssen die digitalen Tools festgelegt werden, die sie im Rahmen ihres Arbeitsablaufs verwenden dürfen. Hinzukommend sollte die Richtlinie auch über mögliche Konsequenzen informieren, die den Angestellten drohen, wenn sie die Sicherheitsmaßnahmen nicht einhalten.

 

Definieren Sie Kanäle

Alles in allem hat jeder digitale Kommunikationskanal seinen eigenen, einzigartigen Zweck. Um diesen hervorzuheben, können sie in einer digitalen Kommunikationsrichtlinie festlegen, wann, wie und warum jeder Kanal genutzt werden sollt. Dies hilft bei der Organisation und Priorisierung der verschiedenen Kommunikationsarten und gewährleistet die bestmögliche Erfahrung für alle Beteiligten.

 

Setzen Sie Standards für die Reaktionsfähigkeit

Wie wir bereits besprochen haben, ist es schlecht für ein Burnout, wenn man ständig erreichbar bleibt. Dennoch ist es wichtig, dass die Mitarbeitenden ihre Mitteilungen regelmäßig abrufen und darauf reagieren. In Ihren Richtlinien für die digitale Kommunikation können Sie festlegen, wie oft die Mitarbeiter ihre E-Mails abrufen. Darüber hinaus können Sie bestimmen, wie regelmäßig unternehmensweite Mitteilungen gelesen und Sofortnachrichten beantwortet werden sollen. Mit diesen Zeitrahmen im Hinterkopf fühlen sich die Angestellten nicht unter Druck gesetzt, sofort zu antworten. Beispielsweise, wenn sie gerade zu Hause oder mit einer dringenden Aufgabe beschäftigt sind.

 

Unverzichtbare digitale Kommunikationsmittel für den Arbeitsplatz

Nun wissen Sie, wie Sie digitale Kommunikationsmittel effektiv nutzen können. Welche sind nun die wichtigsten für Ihr Unternehmen? Die Antwort ist für jedes Unternehmen anders, aber in der Regel gehören dazu die folgenden:

  • E-Mail-Client mit integrierten Funktionen
  • Chat/Sofortnachrichten
  • Werkzeug für projektbezogene Zusammenarbeit
  • Videokonferenzen
  • Interner Blog vom CEO oder Präsidenten
  • Kanal für Unternehmensnachrichten
  • Diskussionsforum

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