Schatten-IT: Wie Sie die Kontrolle über die IT Ihres Unternehmens zurückgewinnen

October 7th, 2021 by Esther Daga

Zunächst ist festzuhalten, dass Unternehmenssoftware immer benutzerfreundlicher wird. So müssen Beschäftigte und Manager nicht mehr die Hilfe der IT-Abteilung in Anspruch nehmen, bevor sie ihre eigenen Lösungen herunterladen und installieren. Dieses Phänomen, das als Schatten-IT bekannt ist, birgt offensichtliche Risiken für die Sicherheit und Produktivität des Unternehmens. Das ist ein Problem, auch wenn Angestellte, die dieses Verhalten an den Tag legen, ihre Handlungen als einfallsreich betrachten. Denn sie richten letztlich oft mehr Schaden als Nutzen an.

Beim Umgang mit Schatten-IT machen viele Führungskräfte die selben Fehler. Indem sie das Problem behandeln, ohne es als Symptom eines größeren zu erkennen. Wenn Schatten-IT in Ihrem Unternehmen weit verbreitete ist, kann dies ein Hinweis auf ein unerfülltes Bedürfnis Ihrer Mitarbeitenden sein. Falls Sie diese Bedürfnisse nicht direkt angehen, wird die Schatten-IT im gesamten Unternehmen immer wieder auftauchen. Insoweit ist das unabhängig davon, welche Richtlinien Sie einführen.

Was ist Schatten-IT?

Fallbeispiel

Beispielsweise können Sie sich vorstellen, Sie wären ein Manager. Als solcher ist er für ein großes Team von Vertriebsmitarbeitern verantwortlich. In letzter Zeit fühlen Sie sich von der Menge der E-Mails, die täglich Ihren Posteingang überschwemmen, völlig überfordert. Erst letzte Woche haben Sie eine wichtige E-Mail von einem Kunden verpasst. Damit haben Sie ein Problem verursacht, das Sie zu einer strengen Besprechung im Büro Ihres Chefs führte.

Eines Tages erzählen Sie beim Mittagessen einer Freundin, die Managerin in einem anderen Unternehmen ist, von Ihren Frustrationen. Daraufhin erwähnt Ihre Freundin, dass sie vor kurzem eine E-Mail-Erweiterung installiert hat, die ihr dabei hilft, den Überblick zu behalten. Die App sortiert nicht nur automatisch ihre E-Mails und benachrichtigt sie, wenn sie etwas beantworten muss, sondern sie ist auch noch kostenlos. Anschließend notieren Sie sich den Namen der Erweiterung. Sobald Sie wieder an Ihrem Arbeitsplatz sind, laden Sie sich die App herunter. Demnach installieren Sie sie in Ihrem eigenen Konto.

Definition

Dies ist nur eines von vielen Beispielen für Schatten-IT. Zunächst soll es zeigen, wie leicht sich Schatten-IT in Ihr Unternehmen einschleichen kann. Während etwas so Triviales wie eine E-Mail-Erweiterung harmlos klingen mag, stellt ihre Installation ein Problem dar. Nämlich, dass Sie der App Zugriff auf den Inhalt Ihres gesamten Posteingangs gewähren. Umso prägnanter wird es, wenn es sensible Unternehmensdaten enthält. Zumal die IT-Abteilung die Erweiterung nicht überprüft hat. Währenddessen lässt sich nicht mit Sicherheit feststellen, ob die Sicherheitsmaßnahmen ausreichen, um diese Informationen vor dem Zugriff zu schützen.

Insoweit bezieht sich Schatten-IT laut Gartner auf: “IT-Geräte, Software und Dienste, die sich außerhalb des Besitzes oder der Kontrolle von IT-Organisationen befinden”. Das heißt, dass sich Schatten-IT auf alles beziehen kann. Angefangen, von kleinen E-Mail-Erweiterungen bis hin zu größeren kostenpflichtigen Diensten. Sogar auf Software und physische Geräte wie den Amazon Echo. Ferner ist eines klar: Die Schatten-IT wird im Laufe der Zeit nur noch zunehmen. Obschon die Hersteller von Unternehmenstechnologien benutzerfreundliche Schnittstellen bevorzugen.

Was sind die Ursachen für Schatten-IT?

Zwar beschließen Mitarbeitende manchmal einfach aus persönlicher Vorliebe, neue Tools bei der Arbeit zu verwenden. Jedoch wird Schatten-IT meist durch ein Versagen oder eine Unzulänglichkeit innerhalb der bestehenden IT-Infrastruktur des Unternehmens verursacht. Desto wichtiger ist das Verständnis und die Identifizierung dieser Ursachen, um Schatten-IT anzugehen. Anschließend gilt es, alternative Lösungen zu finden. Denn Mitarbeitende haben oft das Gefühl, improvisieren zu müssen, um ihre Arbeit zu erledigen.

Die Bedürfnisse der Beschäftigten werden durch die derzeitige Infrastruktur nicht befriedigt

Indes ist eine der häufigsten Ursachen für Schatten-IT die Tatsache, dass die aktuellen Systeme nicht ausreichen. Dies kommt daher, weil Technologien den täglichen Anforderungen der Beschäftigten nicht gerecht werden. Wenn Sie sich an unser Beispiel des Vertriebsleiters mit seinem überquellenden E-Mail-Posteingang zurückerinnern: Zunächst scheint es, dass die bestehende E-Mail-Software des Unternehmens nicht über native Funktionen verfügte. Jedoch benötigten die Manager eine Lösung, um ihre Posteingänge zu entrümpeln und effizient zu verwalten.

Währenddessen tritt ein ähnliches Problem tritt auf, wenn die Unternehmensleitung eine notwendige Infrastruktur einführt. Dabei sind die gewählten Lösungen aber entweder zu langsam oder veraltet. Hinzu kommt, dass sie den Benutzern ein schlechtes Gefühl vermitteln. Somit werden Mitarbeitende mit einer Unzulänglichkeit konfrontiert. Weil ihnen nichts anderes übrig bleibt, implementieren sie ihre eigene Lösung.

Indes kommt eine weitere Dimension ins Spiel. Wenn die Beschäftigten ihre Arbeit nicht mehr am Schreibtisch erledigen, sondern von zu Hause aus arbeiten oder einfach nur ihre E-Mails von unterwegs aus abrufen. Wobei die Anwendungen, die auf den Computern des Unternehmens ausgeführt werden, auch auf mobilen Geräten wie Smartphones und Tablets funktionieren müssen. Falls Geräte nicht von diesen Technologien unterstützt werden, sind Ihre Mitarbeitenden eventuell auf Schatten-IT angewiesen sind. Weil sie ihre Aufgaben erledigen möchten, während sie nicht gerade am Bildschirm sitzen.

Die bestehende Technologie ist zu komplex

Jedoch ist nichts frustrierender, als wenn Personalleiter Ressourcen in redundante Spitzentechnologie investieren. Obwohl sie den Bedürfnissen Ihrer Beschäftigten gerecht werden möchten. Indes müssen sie feststellen, dass diese stattdessen auf Schatten-IT zurückgreifen. Dies kann jedoch leicht zur Realität werden. Beispielsweise, wenn neue Systeme ohne eine angemessene unternehmensweite Schulung zu ihrer Verwendung eingeführt werden. Ferner ist es möglich, dass der E-Mail-Client des Vertriebsleiters mit allen erforderlichen organisatorischen Funktionen ausgestattet ist. Wohingegen der Manager aber einfach nicht ausreichend geschult wurde, um zu wissen, dass es sie gibt.

Soweit wissen wir, dass es unterschiedliche Grade an digitalem Geschick gibt. Allerdings bedeutet dies, dass sich einige Mitarbeitende schnell an komplexe neue Technologien anpassen, während andere hinterherhinken. So haben sie Schwierigkeiten, sie zu erlernen. Zumal weigern sich die Angestellten, denen es an digitalem Geschick mangelt, womöglich sich an unternehmensweite Initiativen anzupassen. Wenn sie sich frustriert oder verwirrt fühlen, greifen sie stattdessen auf Programme zurück, mit denen sie besser vertraut sind. Dabei sind sie sich nicht bewusst, dass sie Schatten-IT benutzen. Aus diesem Grund ist es wichtig, jede neue Anwendung oder jedes neue Gerät mit einem soliden Schulungsprogramm zu begleiten. Ferner sollten auch die technisch weniger versierten Angestellten im Blick behalten werden.

Die Genehmigungsverfahren sind zu lang

Heute ist die Geschäftswelt schneller als je zuvor. Dabei hat es den Anschein, dass das Unternehmen der Software nicht mehr hinterherkommt. Denn gerade in dem Moment, in dem Ihr Unternehmen auf die neueste Technologie aufgerüstet hat, tritt eine noch innovativere Technologie an ihre Stelle. In diesem Zusammenhang gibt es Unternehmen, die sich zu langsam anpassen. Ferner können sie ihre Angestellten nicht mit den notwendigen Werkzeuge ausstatten, um mit dem Rest der Branche mitzuhalten. So kann Schatten-IT auftreten, wenn Beschäftigte zwar nach einer neuen Technologie fragen, ihre Anfrage aber in der Unternehmensbürokratie untergeht. Auch kann es sein, dass das Genehmigungsverfahren zu lange dauert. Die Mitarbeitenden werden schließlich des Wartens müde, sodass sie sich gezwungen fühlen, ihre Arbeitsabläufe ohne Genehmigung zu verbessern.

Kunden und externe Partner verwenden inkompatible Technologien

Insoweit gibt es einen Grund, dass bestimmte Branchen dazu neigen, dieselben Anwendungen und Betriebssysteme zu verwenden. Beispielsweise bei der Interaktion mit Kunden und externen Partnern. Hierbei müssen Mitarbeitende in der Lage sein, Dateien gemeinsam zu nutzen und ebenso nahtlos zusammenzuarbeiten wie mit einem Kollegen innerhalb des Unternehmens. Wenn Mitarbeitende also feststellen, dass sie eine zeitkritische Datei eines Kunden, nicht öffnen können, laden sie vielleicht schnell ein kompatibles Programm herunter. Womit sie unwissentlich zur Schatten-IT beitragen.

Vor- und Nachteile der Schatten-IT

Zusammenfassend haben wir viele Schatten-IT-Risiken untersucht und erörtert. So wissen wir nun, warum und wie diese unlauteren Technologien ihren Weg in Ihr Unternehmensnetzwerk finden können. Aber anders als es vielleicht den Anschein hat, ist bei der Schatten-IT nicht alles schwarz und weiß. Hier sind einige der Vor- und Nachteile der Schatten-IT:

Vorteile der Schatten-IT

  • Fördert die Innovation
  • Kann die Produktivität steigern
  • Schnellere Anpassung an neue Technologien

Nachteile der Schatten-IT

  • Ineffiziente Verwaltung
  • Schafft Sicherheitslücken
  • Mangelnder Zusammenhalt zwischen den Teams
  • Gefährdung des Unternehmens durch Lizenzierungsprobleme
  • Kann zu höheren Kosten führen

Eine wirksame Schatten-IT-Richtlinie erstellen

Erstens, sind sich die meisten Beschäftigten, die sich an Schatten-IT beteiligen, dessen nicht bewusst. Ferner wissen sie nicht, dass ihre Handlungen schädlich sind oder gar gegen die Unternehmensrichtlinien verstoßen. Im Gegenteil, sie haben oft nichts als gute Absichten im Sinn. Wie nun sicherstellen, dass alle Beteiligten auf dem Laufenden sind? Hierfür sollte eine gute Richtlinie die Schatten-IT klar definieren und erklären, warum von dieser Praxis abgeraten wird. Dabei muss auch festgelegt werden, wie die Beschäftigten über genehmigte Kanäle neue Technologien anfordern und implementieren können. Für den Fall, dass sie einen Bedarf an zusätzlichen Lösungen sehen.

Insofern ist das Kernstück der Verwaltung von Schatten-IT eine effektive Kommunikation. Ihre IT-Abteilung muss an allen Entscheidungen, die neue Software oder Geräte betreffen, beteiligt sein. Denn sie muss diese ordnungsgemäß prüfen können. Ferner sollte klar festgelegt sein, welche Personen und Abteilungen neue Technologien absegnen müssen. Obzwar dies bedeuten kann, dass den Managern ein Teil der Entscheidungsbefugnis entzogen wird. Konnten sie doch bis dato uneingeschränkt, Lösungen nach eigenem Gutdünken implementieren. Solange das Genehmigungsverfahren jedoch schnell und straff ist, sollte jeder in der Lage sein, die neue Richtlinie mitzutragen.

Digitale Arbeitsplätze: eine Lösung für die Schatten-IT?

Tritt in Ihrem Unternehmen Schatten-IT auf? Dann sollten Sie dies als Gelegenheit nutzen, um Erkenntnisse über die Bedürfnisse Ihrer Angestellten zu gewinnen. Denn dieses wird dann nicht von den aktuellen Systemen und Technologien erfüllt. Haben Sie Schwierigkeiten, den Überblick über die verschiedenen Anwendungen und Geräte zu behalten? In dem Fall, ist es wahrscheinlich an der Zeit, die Systeme zu einem zusammenhängenden digitalen Arbeitsplatz zu vereinen.

Zumal fungiert ein digitaler Arbeitsplatz als zentraler Knotenpunkt. Dabei stellt er Ihren Mitarbeitenden alle Tools zur Verfügung, die sie für die effiziente Erledigung ihrer Aufgaben benötigen. Ferner geschieht dies ohne, dass sie die Lücken mit zusätzlichen Technologien füllen müssen. Auf diese Weise wird die Schatten-IT effektiv reduziert. Denn Angestellte können aus einer umfangreichen Liste von vorab genehmigten Anwendungen wählen. Als ob das nicht schon genug wäre, sind digitale Arbeitsplätze in hohem Maße anpassbar und immer auf dem neuesten Stand. Letzten Endes wird Ihr Unternehmen nie wieder hinter die Entwicklung zurückfallen.

Sind Sie bereit, mit einem digitalen Arbeitsplatz die Notwendigkeit von Schatten-IT zu beseitigen? Fordern Sie noch heute eine Demo an, um zu sehen, was unser digitaler Arbeitsplatz für Sie tun kann.

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