Tout savoir sur Microsoft SharePoint

by Yvonne Harris

SharePoint est la solution intranet proposée par Microsoft. Idéale pour améliorer votre communication d’entreprise et disponible sous différentes versions, elle s’adapte à toutes les SI. En effet, posséder un intranet est aujourd’hui incontournable, quelle que soit la taille de votre entreprise. Cet outil de communication permet d’informer vos employés, mais aussi de développer leur engagement et de favoriser le travail collaboratif. Dans cet article, nous vous proposons de découvrir tout ce qu’il faut savoir sur SharePoint.

Qu’est-ce que SharePoint ?

SharePoint est la solution intranet conçue par Microsoft. Choisi par des millions d’utilisateurs, cet outil destiné à la communication interne d’entreprise a de nombreux avantages.

Ainsi, SharePoint permet de :

  • Créer des sites d’équipes ou de communication.
  • Diffuser des informations à l’ensemble des employés ou à un groupe d’utilisateurs restreint.
  • Bénéficier d’un espace de stockage pour les fichiers de l’entreprise.
  • Gérer différentes versions d’un fichier et effectuer un travail de co-édition.
  • Créer des bibliothèques pour organiser les documents.
  • Sécuriser les données avec des normes strictes (HIPPA, FIMSA et ISO2700) et gérer les accès utilisateurs. Le dépôt de documents suit un système d’approbation.
  • Améliorer le travail d’équipe.
  • Créer des workflows.
  • Promouvoir l’image de marque de l’entreprise en personnalisant l’interface utilisateur.
  • Engager davantage les employés en leur proposant un espace de travail satisfaisant et booster leur productivité.
  • Intégrer SharePoint à votre SI et le connecter à différentes applications selon la version de SharePoint utilisée.

 

Quels sont les différents types de solutions intranet ?

Comme vous le savez peut-être, il existe différents types d’intranet. Ce sont le mode d’hébergement du programme, ainsi que son accès qui les différencient. Aussi, est-il possible d’adapter ce projet à votre SI actuel. Voici plus de détails sur les différentes possibilités disponibles sur le marché.

 

1. Intranet on-premise

Une solution on-premise est hébergée au sein de l’entreprise sur un serveur interne à l’organisation. Il est accessible en présentiel depuis les postes de travail et non via une connexion internet. Pour déployer un logiciel on-premise, puis pour assurer sa maintenance, il est indispensable d’avoir une équipé dédiée.

Si les données ne sortent pas de l’entreprise et que cela paraît rassurant, la solution comporte certaines limites. En fait, il y a peu de possibilités de faire évoluer le logiciel avec l’entreprise. De plus, le coût matériel et humain est relativement important : achat de licence perpétuelle, d’un serveur, besoin de personnels informatiques.

En cas de EOL (End Of Life), les mises à jour du programme ne seront plus disponibles. Les performances du logiciel et la sécurisation des données ne seront plus garanties. C’est ce qui se produit actuellement pour SharePoint. Microsoft arrête les mises à niveau de SharePoint 2013 en avril 2023. Concrètement, cela veut dire qu’il n’y a plus aucun support technique et plus de mises à jour. La version on-premise SharePoint 2019 va elle aussi disparaître par la suite.

La volonté de Microsoft est d’orienter les utilisateurs vers SharePoint online. Il s’agit de sa version cloud du programme. Elle est disponible avec un abonnement professionnel Microsoft 365.

 

2. Intranet SaaS

L’utilisation d’un logiciel SaaS (Sofware as a Service) nécessite un abonnement pour accéder au programme. Il est donc indispensable d’avoir une connexion internet pour travailler, car celui-ci est délocalisé et hébergé sur le cloud. Aucune maintenance n’est requise de votre part. Le prestataire de service s’en charge ainsi que de l’hébergement, des mises à jour et de la sécurisation de vos données.

En dehors de l’abonnement, il faut également prévoir les coûts d’intégration liée à la solution. Un intégrateur est généralement requis pour l’implémentation de la solution dans l’entreprise. Un support technique est disponible en cas de difficultés. Ce type de programme est ergonomique et simple à utiliser. Il n’y a donc aucune formation à prévoir pour vos collaborateurs.

Un autre avantage du cloud est la possibilité de se connecter au programme depuis n’importe où. À l’heure où le télétravail et le désir de mobilité ont pris plus d’importance, c’est une raison de satisfaire vos collaborateurs. Une connexion internet suffit et chaque utilisateur identifié peut travailler depuis l’appareil de son choix.

 

3. Quelle solution choisir : on-premise vs cloud ?

Il est fréquent d’opposer on-premise vs cloud. En réalité, ce sont surtout deux modes de fonctionnements différents. Si l’entreprise tient à se charger elle-même de la gestion informatique du programme et de la sécurité des données, la formule on-premise s’impose. Si, au contraire, l’organisation préfère bénéficier d’un service qui gère entièrement le programme, elle se tournera vers le cloud.

Dans cette dualité on-premise vs SaaS, les logiciels en tant que services prennent de l’ampleur. Leur côté pratique et leur coût moins important ainsi que leur modernité en font des outils d’avenir.

 

Comment un intranet SharePoint peut améliorer votre communication interne ?

La communication interne de l’entreprise est un enjeu important pour fidéliser les employés, augmenter leur engagement et, pour bâtir une culture d’entreprise. Fluidifier les échanges et faire en sorte que les informations soient transmises aux bonnes personnes est essentiel. Choisir SharePoint intranet, c’est répondre à chacun de ces enjeux en faisant de ce système le cœur de votre SI.

L’expérience utilisateur sur SharePoint est très agréable. L’outil est intuitif et simple à prendre en main. En outre, certaines actions peuvent être automatisées et représentent un gain de temps pour vos collaborateurs.

Les fonctionnalités de gestion de contenu comme la recherche et le partage de documents sont efficaces et rapides. L’espace de stockage disponible permet le classement des fichiers. C’est donc une plateforme qui booste la productivité en évitant les recherches d’informations longues et infructueuses.

Créer un site SharePoint est une bonne solution pour rassembler les collaborateurs qui travaillent sur un même projet. Ils ont à leur disposition les meilleurs outils collaboratifs conçus par Microsoft pour échanger facilement. La version cloud, SharePoint online, intégrée dans Teams, permet de connecter toutes les applications dont les employés ont besoin pour travailler.

collaboration équipe

Dans les faits, il existe des sites d’équipe et des sites de communication. Ces derniers sont destinés à informer vos employés via votre intranet. Les sites d’équipe sont plutôt voués à la gestion de projet.

Quant à la sécurisation des données, elle est optimale. La gestion des droits d’accès

Microsoft aux fichiers et les autorisations pour ajouter du contenu sont simplifiées. En ce qui concerne SharePoint online, les données sont hébergées sur le cloud de Microsoft.

 

Pourquoi faire le choix de SharePoint online ?

L’EOL des différentes versions de SharePoint on-premise montre la volonté de Microsoft d’orienter ses clients vers sa version cloud. La plateforme fait partie de la suite Microsoft 365. 

Si vous utilisez déjà cet environnement, votre abonnement vous permettra d’accéder à SharePoint online sans coût supplémentaire. Vous n’avez pas besoin d’acheter de licence et les mises à jour et les ajouts de nouvelles fonctionnalités seront faits automatiquement.

Utilisé en association avec Microsoft Viva, SharePoint online permet de favoriser le bien-être des employés. Par ailleurs, le programme se connecte avec les autres applications Microsoft populaires comme Office 365 ou Teams. Pour faire passer votre SI à la vitesse supérieure avec un intranet moderne, n’hésitez plus à migrer sur SharePoint online.

Plus qu’un simple programme intranet, c’est une interface de travail moderne que vous proposerez à vos collaborateurs.

Migrer sur SharePoint Online

 

Comment Powell Intranet complète-t-il la solution SharePoint ?

Utilisé seul, SharePoint nécessite de nombreux paramétrages pour être configuré selon vos préférences. L’étape de la migration peut paraître complexe. Il faut être certain de ne perdre aucune donnée. Quant au fait d’obtenir le modèle d’intranet que vous désirez, cela peut être très chronophage. Pour avoir les résultats espérés, l’idéal est de recourir à un outil tiers comme Powell Intranet.

Ce dernier permet de créer un site SharePoint plus simplement en optant pour un template adapté à votre activité. Choisissez parmi 40 templates, puis personnalisez le site de A à Z sans avoir recours à des outils de développement. Alors que le déploiement se fait manuellement avec SharePoint, notre outil Powell Intranet gère ce dernier automatiquement.

Powell Intranet, notre solution intranet proposée est un outil de communication performant et efficace. Communiquez avec vos équipes et fédérez-les autour de projets d’équipe grâce aux sites SharePoint.

Le programme est passé à l’ère du cloud, avec SharePoint online. En choisissant cette version du logiciel, hébergée en ligne, vous bénéficiez d’un intranet moderne et connecté. Sécurisé, adapté aux usages de la mobilité et du télétravail, il convient à toutes les SI. Utilisé avec Powell Intranet, il constitue un outil de communication interne indispensable.

 

 

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