Se digitaliser à l’aide des outils collaboratifs : les enjeux d’une solution adaptée

October 12th, 2022 by Léa Diouane

Digital Workplace & Intranet

La crise du Covid-19 a amplifié le besoin de pouvoir communiquer rapidement depuis n’importe où. Dans un contexte où les méthodes de travail sont sans cesse bouleversées, une collaboration fluide en entreprise est indispensable pour avancer sereinement. La digitalisation des processus métiers consiste à mettre en place des outils et des méthodes répondant à ce besoin. Les outils collaboratifs permettent d’optimiser le travail d’équipe tout en répondant à ces enjeux de performances individuelles. Quelles solutions contribuent à améliorer la collaboration en équipe? Voici ce qu’il faut savoir avant d’évoluer vers un mode de travail hybride.

1. Digitalisation des processus métiers : pourquoi et comment ?

1.1. L’intérêt de digitaliser ses processus métiers

En complément des bonnes pratiques qui permettent d’instaurer un climat de confiance en entreprise, la digitalisation des processus métiers favorise une meilleure communication interne. Ainsi, chaque service qui détient des enjeux dans l’adoption d’une organisation plus efficace, peut être concerné par cette transition : RH, IT, service communication, commercial ou encore financier. En offrant l’accès en temps réel à des informations pertinentes, la digitalisation tend à optimiser les actions de chaque membre de l’équipe pour améliorer les performances globales. Puisque le partage de fichiers instantané synchronise les informations en temps réel, les échanges deviennent plus efficaces avec un accès immédiat aux données exploitables. De plus, la digitalisation tend à diminuer les tâches répétitives en automatisant les processus. Cette pratique est aujourd’hui fondamentale dans le bien-être au travail car la répétition des actions détériore la motivation de l’employé. La rationalisation des tâches représente alors un gain de temps précieux qui permet d’accroître son efficacité en se focalisant sur des activités plus essentielles.

digitaliser processus métier

 

1.2. Anticiper ses besoins pour une intégration réussie

Avant de profiter des bienfaits des solutions technologiques, encore faut-il se poser les bonnes questions. Les méthodes et les outils collaboratifs répondent à des besoins d’efficacité opérationnelle. C’est pourquoi, il est indispensable d’effectuer en amont une analyse stratégique pour identifier l’intérêt de se digitaliser. Quelles actions créent de la valeur ajoutée ? Quels sont les freins actuels à la croissance ? Quels métiers peuvent être optimisés grâce au digital ? Cette première analyse permet de comprendre le potentiel d’un outil et de se diriger vers le plus adapté. En plus d’évaluer ses objectifs, l’intégration d’une solution digitale doit être réfléchie en fonction de ses propres méthodes de travail. Pour aller plus loin, l’anticipation s’effectue aussi au niveau des résultats attendus, en prévoyant quels indicateurs permettront de mesurer l’efficacité de ces outils. Chaque organisation est unique et nécessite des outils en ligne performants qui peuvent être paramétrés sur certaines fonctionnalités. Pour des besoins plus complexes et singuliers, une solution sur-mesure est à envisager.

 

2. Outils collaboratifs : quelles solutions sont à privilégier ?

2.1. La digitale Workplace : un espace connecté pour tous les métiers

En matière d’outils de collaboration, la digitale Workplace contribue à fluidifier le partage d’informations tout en offrant un espace de travail ergonomique et sécurisé. Au-delà d’optimiser la productivité, elle offre des fonctionnalités qui permettent de collaborer de façon efficace et innovante. L’optimisation du workflow, autrement dit, le flux de travail se réalise via de nombreuses fonctionnalités. Tout d’abord, la messagerie instantanée simplifie les échanges, sans passer par l’envoi d’e-mail devenu beaucoup trop chronophage. La possibilité de visualiser des tableaux de bord, contribue à la centralisation des tâches essentielles et à définir un ordre de priorité. Souvent présente dans les Workplaces, le tableau blanc, permet quant à lui de brainstormer en partageant ses idées en équipe. Enfin, les outils de planification présents : notifications, rappels automatiques, sont indispensables à l’organisation de réunions et demeurent essentiels pour mener un projet d’équipe. L’une des fonctionnalités phare reste le partage de documents, qui, en version digitale, réduit considérablement les délais d’échanges traditionnels. Ils sont non seulement raccourcis, mais bénéficient d’une meilleure traçabilité.

solutions collaboratives

 

2.2. Les offres de solutions collaboratives : quels outils pour quels usages ?

Pour dynamiser le travail d’équipe, une solution de collaboration permettant de rendre le travail hybride est essentielle. Microsoft Teams, qui s’utilise avec une solution Office 365, permet de planifier et de tenir des réunions depuis son domicile ou depuis ses locaux de travail. Teams s’inscrit dans la digitalisation des processus métiers en permettant de travailler plus rapidement. Il offre par exemple la possibilité de pouvoir organiser des visioconférences comme de simples conversations informelles en seulement quelques clics. Le fait de pouvoir concerter rapidement ses équipes permet de gagner du temps dans une journée. Pour des besoins liés au stockage, à l’organisation et au partage des informations de manière sécurisée, une solution Intranet sera plus adaptée à cet usage. SharePoint Online, vient combler ce besoin en répondant aux impératifs quotidiens des salariés comme la gestion des tâches ou le partage d’informations utiles entre collaborateurs. Cet outil intranet est au cœur de la digitalisation car il centralise les flux d’informations, accélère le processus de partage des données et améliore l’efficacité globale. Pour en savoir plus, téléchargez notre guide consacré à la migration vers SharePoint Online.

 

Conclusion

Au cœur de la digitalisation des processus métiers, l’utilité des outils collaboratifs est indéniable. Ces derniers boostent la productivité grâce à des fonctionnalités pensées et conçues pour optimiser la collaboration en équipe de manière fiable et sécurisée. Il sera cependant nécessaire de bien définir les enjeux en amont pour sélectionner une solution adaptée au fonctionnement de votre organisation. L’utilisation de ces outils n’empêchent pas le besoin d’instaurer des bonnes pratiques comme la communication, l’écoute, la compréhension et l’entraide entre collaborateurs. Une fois intégrés, ils favorisent les performances des équipes pour servir les enjeux de productivité globale.

ebook travail d'équipe et collaboration

Abonnez-vous à notre newsletter et recevez chaque mois les dernières informations sur le lieu de travail numérique.