On premise Sharepoint vs Sharepoint online : comment choisir ?

November 16th, 2022 by Léa Diouane

Digital Workplace & Intranet IT Powell Intranet

L’outil de gestion de documents et de partage des connaissances Sharepoint se renouvelle. En effet, Microsoft encourage les utilisateurs du logiciel à passer à Sharepoint online, la version cloud. Les usages changent, et de plus en plus d’entreprises se tournent vers cette solution SaaS. De plus, Microsoft a décidé de ne plus proposer de mises à jour de Sharepoint 2013 d’ici avril 2023. Dans ce cas, faut-il opter pour la version on premise Sharepoint ou migrer vers Sharepoint Online ?

Comment SharePoint se positionne-t-il aujourd’hui ?

Aujourd’hui, SharePoint est largement plébiscité en tant que système intranet. En 2020, ce sont 200 millions d’utilisateurs qui utilisent le logiciel. Pourtant, Microsoft a engagé une profonde transformation de son programme. L’entreprise va arrêter la prise en charge de Sharepoint 2013, sa solution on-premise. L’EOL (End of Life) est programmée pour le 11/04/23. Puis, ce sera au tour de Sharepoint 2019 en 2026.

Concrètement, si ces programmes seront toujours fonctionnels, il sera impossible d’obtenir des correctifs ou un support technique. À long terme, cela peut représenter des problèmes de sécurité et le logiciel deviendra obsolète.

Parallèlement, Sharepoint online, la version accessible avec un abonnement Microsoft 365 est présentée comme la meilleure alternative. Basée sur le cloud, elle bénéficiera de toutes les futures mises à niveau et présente déjà des fonctionnalités attractives.

 

Qu’est-ce que Sharepoint on-premise ?

Sharepoint on-premise est une version sur site du programme de Microsoft. La maintenance du logiciel, notamment la mise en place des correctifs et des mises à jour, est effectuée au sein de l’entreprise. Une équipe informatique dédiée est donc nécessaire. L’accès est corrélé à une licence et l’authentification basée sur le serveur interne de l’entreprise. Il y a donc un coût matériel et un coût humain considérables à opter pour la version on-premise de Sharepoint.

La fin de vie annoncée de Sharepoint 2013, puis celle de Sharepoint 2019, la volonté de Microsoft correspond à un changement des usages. La crise sanitaire a mis en exergue certains problèmes liés à une solution sous licence. En fait, faciliter le travail à distance est alors devenu une nécessité. Avec un programme hébergé sur le cloud, la flexibilité est de mise. Or, un logiciel on-premise ne permet pas ce mode de travail en mobilité.

S’il sera toujours possible de continuer à travailler sur les logiciels on-premise après l’EOL, cela n’est guère recommandé. Si vous utilisez ces versions, nous vous conseillons vivement de migrer sur le cloud. Pour vous aider, nous vous proposons de télécharger notre guide pour comprendre les bénéfices à migrer sur SharePoint online. Il est important d’anticiper ce changement et d’être accompagné pour sa mise en œuvre.

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SharePoint on premise vs SharePoint online : avantages et inconvénients

Voici un comparatif de la version on-premise Sharepoint et de Sharepoint online pour vous aider à faire votre choix.

 

Le coût : maintenance, matériel et licence

Choisir SharePoint on-premise implique l’achat du matériel informatique et les moyens d’assurer sa maintenance. Une équipe informatique dédiée est indispensable pour veiller au bon fonctionnement du serveur et effectuer les mises à jour. De plus, il faut s’acquitter du paiement de la licence.

Avec Sharepoint online, le coût est moindre. L’accès au programme est compris dans l’abonnement à Microsoft 365. Microsoft se charge d’exécuter les mises à jour et correctifs. Il n’y a aucun coût matériel ou humain.

 

La gestion des données

Avec une formule on-premise, l’entreprise est responsable de la gestion de ses données. Celles-ci restent dans l’entreprise sur son réseau local. Avec une version de Sharepoint moderne, les données sont stockées sur le cloud avec un niveau de sécurité avancée. Celui-ci est notamment conforme aux normes HIPPA, FIMSA et ISO2700. Les données sont cryptées, y compris quand elles sont en transit. Toutes les sauvegardes sont également prises en charge par Microsoft.

Fonctionnalités

Outre les fonctionnalités communes qui font l’identité du logiciel, Sharepoint online présente certains avantages. La plus intéressante est sa capacité à s’intégrer aux différentes applications d’office 365. Cela permet de faciliter le travail entre les équipes, mais aussi les collaborations externes, notamment grâce à Microsoft Azure active directory. De plus, Sharepoint online garantira la prise en charge de la dernière version de microsoft edge pour tirer parti des dernières fonctionnalités du navigateur.

Donner accès aux utilisateurs externes avec sharepoint on-premise est plus complexe. Il est nécessaire d’activer l’intégration sharepoint dans sharepoint server pour gérer les autorisations d’accès.

L’évolutivité est également un point fort de Sharepoint online. Tout y est parfaitement personnalisable. La gestion et la modification des documents se font directement sur le cloud. Par ailleurs, la création de collection de sites sharepoint est élaborée selon une hiérarchie dont la navigabilité est améliorée par rapport à Sharepoint on-premise.

D’autres outils collaboratifs sont proposés. Les e-mails et les calendriers pour les groupes ainsi que des planificateurs ou des blocs-notes ont été mis en place. Ces fonctionnalités sont appelées à évoluer pour offrir une expérience utilisateur toujours plus performante. C’est pourquoi Sharepoint online s’avère être un outil d’avenir pour avoir un intranet toujours plus performant.

Conlusion

L’utilisation de la version on-premise de Sharepoint sera désormais limitée par l’absence de mises à jour par Microsoft. Peu à peu, le programme va devenir obsolète et moins sécurisé et performant. L’idéal est de planifier votre migration vers SharePoint online avec l’assistance de Powell Software.

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