Comment créer un site Sharepoint : les étapes à suivre
La création d’un site SharePoint de manière native passe par un certain nombre d’étapes obligatoires. Sur la page d’administration SharePoint dans Microsoft 365, sélectionnez « créer un site ». Il y a alors deux possibilités :
- Le site d’équipe
- Le site de communication.
Quelle est la différence entre ces deux solutions ? Le site d’équipe est davantage tourné vers la collaboration. Ainsi, il permet de créer automatiquement un groupe Microsoft 365. Un calendrier partagé et la gestion de différentes tâches permettent de suivre la gestion des projets.
Le site de communication est destiné à diffuser des informations à un large public au sein de l’entreprise. Aucun groupe de travail n’y est associé automatiquement. Son objectif est informatif.
Toutefois, le site de communication offre la possibilité de créer un groupe SharePoint de plusieurs utilisateurs. Le choix de ces utilisateurs et le niveau de confidentialité souhaité sont paramétrés par la personne qui administre SharePoint.
La configuration visuelle du site de communication se présente différemment : le menu est horizontal. Sur un site d’équipe, ce dernier se positionne sur la gauche.
Une fois que votre choix est fait, le site apparaît sous forme de squelette à compléter. Néanmoins, il sera ensuite à construire de A à Z pour le personnaliser et ajouter des fonctionnalités. C’est là que vous pouvez opter pour une construction de site manuelle ou utiliser un outil tiers.
Dans tous les cas, les étapes seront les suivantes :
- Conception du site SharePoint
- Déploiement et mises à jour
- Gestion de l’actualité
- Gestion des liens rapides
- Image de marque de site
- Données et sécurité du site
Il est aussi possible de créer un site automatiquement associé à un site hub, dans le cas de collection de sites. Il vous suffit de cliquer dans le coin supérieur droit du site concentrateur sur le bouton « créer un site ».
Créer un site SharePoint standard ou avec une solution intranet tierce ?
Si vous optez pour la création de manière native de votre site SharePoint, vous partirez d’une page blanche. Cependant, dès la phase de création, vous pouvez utiliser un outil tiers, tel que Powell Intranet pour faciliter ce processus.
Créer un site personnalisé
En passant par le moteur principal de notre outil, Powell Manager, il vous suffira de cliquer sur « Créer un site » pour vous voir proposer un choix de 40 templates. Chaque modèle sharepoint est prêt à être déployé, ce qui représente un gain de temps conséquent. Ces derniers sont aussi adaptés aux différents départements : RH, communication, ventes, etc.
Afin de personnaliser votre site avec votre propre charte graphique, SharePoint vous propose de :
- Personnaliser le menu et la navigation
- Ajouter un logo
- Changer la couleur du thème
- Ajouter des pages et des composants webpart
Si vous vous tournez vers Powell Intranet, vous pourrez aller beaucoup plus loin dans cette personnalisation :
- Polices
- Code couleur
- Thèmes
- En-tête et bas de page.
Sans l’utilisation d’un outil tiers, la personnalisation de l’intranet SharePoint nécessite des outils de développement. C’est le cas, par exemple, de SharePoint SPFX, mais le processus est plus complexe et chronophage.
Déploiement du site
Avec les fonctionnalités de base de SharePoint, le déploiement se fait de manière manuelle. Les mises à jour sont réalisées depuis l’interface d’administration. Avec Powell Intranet, le déploiement est automatisé.
Gestion de l’actualité
Avec l’utilisation seule du centre d’administration de SharePoint, le format de contenu est limité. Grâce à Powell Intranet, l’expérience utilisateur est adaptée et ce dernier est guidé. De plus, de nombreux formats sont disponibles avec un affichage et une publication simplifiée pour les contributeurs.
Gestion des liens rapides
Depuis le menu, « Ajoutez des composants Webpart », utilisez l’onglet « Lien rapides ». Les liens permettent d’optimiser l’expérience de navigation et d’accéder facilement aux informations. Dans Powell Manager, la gestion des liens rapides est directement intégrée au template.
Données et sécurité du site
Dans les deux cas, 100 % des données sont incluses dans le locataire Microsoft 365 des clients.
Pourquoi construire son projet avec Powell Intranet ?
La construction d’un intranet sur SharePoint en partant de zéro peut être complexe et chronophage. Notre outil Powell Intranet permet une conception simplifiée de votre site SharePoint avec des options de personnalisation avancée.
Lorsque le template que vous avez choisi est déployé, vous accédez à une interface simple depuis laquelle vous contrôlez la configuration du site de bout en bout.
De même, l’interface proposée aux utilisateurs est conçue pour une expérience optimale. Le contenu est ciblé et adapté à leurs attentes. Des accès rapides peuvent être configurés pour une bonne navigabilité.
En utilisant uniquement SharePoint de manière native, le degré de personnalisation est moindre. Pour atteindre un niveau avancé, il faut manier un outil de codage et avoir les connaissances nécessaires.
Pour tirer parti des dernières fonctionnalités d’un intranet moderne, l’idéal est de migrer vers Sharepoint online. Cette version cloud est incluse dans l’abonnement Microsoft 365. Elle est l’alternative parfaite aux solutions SharePoint on-premise dont l’EOL est programmée.
Créer un site SharePoint offre la possibilité d’avoir un intranet performant. Soit vous partez de zéro avec les fonctionnalités natives du programme, soit vous utilisez un outil tiers. Dans ce cas, Powell Intranet permet de personnaliser votre site de manière approfondie avec une gestion simplifiée.
Après avoir créé son site Sharepoint, comment l’implémenter efficacement dans son entreprise ?
- Formation et Sensibilisation des Membres de l’Équipe : La réussite de l’implémentation de SharePoint repose sur la formation et l’engagement des membres de votre équipe. Organisez des sessions de formation pour familiariser les utilisateurs avec les fonctionnalités clés de SharePoint et Microsoft Teams. Cela inclut la gestion des documents, l’utilisation des listes pour le suivi des tâches, et la manière de collaborer efficacement en utilisant les composants webpart.
- Paramétrage des Autorisations et Sécurité : La sécurité et la gestion des autorisations sont cruciales. Assurez-vous que les informations sensibles sont accessibles uniquement aux membres de l’équipe appropriés. Cela nécessite un paramétrage minutieux des autorisations au niveau des documents, des listes, et des bibliothèques SharePoint.
- Personnalisation et Intégration : Pour encourager l’adoption, personnalisez votre site SharePoint pour qu’il reflète l’image de marque de votre entreprise. Ajoutez un logo, changez la couleur du thème, et ajustez la navigation pour faciliter l’accès aux informations importantes. L’intégration avec d’autres outils Microsoft, comme Teams, peut également améliorer la collaboration et l’efficacité.
- Optimisation de la Recherche : La fonction de recherche de SharePoint est puissante. Personnalisez-la pour répondre aux besoins spécifiques de votre organisation, en facilitant la recherche de documents, de listes, et d’autres ressources. Cela aide les membres de l’équipe à trouver rapidement ce dont ils ont besoin, améliorant ainsi la productivité
- Évaluation et Ajustement Continus : L’implémentation de SharePoint est un processus continu. Recueillez régulièrement des retours de la part des utilisateurs et ajustez les paramètres, les autorisations, et les fonctionnalités en conséquence. Cela peut inclure l’ajout de nouveaux composants webpart, la mise à jour des liens rapides, ou la modification de la structure du site pour mieux servir les besoins de l’entreprise.
En suivant ces étapes, vous pouvez assurer une implémentation réussie de votre site SharePoint, rendant la collaboration plus fluide et augmentant l’efficacité au sein de votre entreprise. N’oubliez pas que l’engagement des utilisateurs et l’adaptabilité sont clés pour tirer le meilleur parti de SharePoint.
Comment créer un SharePoint efficace ? Cela ne se limite pas à sa construction; il s’agit également de son intégration dans les flux de travail quotidiens de votre entreprise. En mettant l’accent sur la formation, la personnalisation, et l’optimisation continue, vous pouvez maximiser l’impact de SharePoint sur votre organisation. Si vous avez aimé cet article peut-être que celui qui explique à quoi sert SharePoint pourrait également vous intéresser.