Wie erstellt man eine SharePoint-Website, die sowohl IT als auch Mitarbeitende begeistert?

October 31st, 2022 by Yvonne Harris

Digitaler Arbeitsplatz & Intranet IT Mitarbeiter Powell Intranet

Es ist eine Herausforderung, eine SharePoint-Website zu erstellen, die von Mitarbeitenden gerne genutzt wird und von IT-Teams problemlos verwaltet werden kann. Während sich die Endnutzer*innen ein attraktives, benutzerfreundliches Intranet wünschen, können IT-Teams dies wegen der Einschränkungen in SharePoint nicht immer gewährleisten.

Wie sieht das perfekte Intranet aus?

Das perfekte SharePoint-Intranet verbessert das Engagement und die Zusammenarbeit der Mitarbeitenden. Zudem vereinfacht es den Informationsaustausch und steigert die Produktivität. Es sollte das Herzstück Ihres IT-Ökosystems bilden, interne Prozesse optimieren und alle Mitarbeitenden sollten darauf Zugriff haben.

Das alles allein mit dem erstellen einer SharePoint-Website zu erreichen ist jedoch schwierig und zeitaufwendig.

Es ist nicht leicht, ein SharePoint-Intranet von Grund auf zu erstellen. Sie müssen wissen, wie Sie eine SharePoint-Website erstellen, und wie alle gewünschten Funktionen integriert sowie welche Module verwendet werden sollen. Schon die Entscheidung für die Funktionen, die Sie in Ihr Intranet integrieren möchten, kann schwierig sein.

In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie mithilfe integrierter Funktionen eine SharePoint-Intranetseite erstellen. Anschließend vergleichen wir dies mit Erstellung eines Intranets auf SharePoint mithilfe eines Drittanbieters und erläutern, warum SharePoint allein keine vollständige Intranet-Lösung ist.

Wie erstellen Sie eine Intranet in SharePoint VS mithilfe einer Drittanbieter-Lösung?

1. Schritt: Wählen Sie eine Website-Vorlage aus

a) Eigene SharePoint-Website erstellen

Ein SharePoint Online-Intranet kann über die zentrale SharePoint-Verwaltung oder die SharePoint-Startseite der Benutzer*innen eingerichtet werden.

Die erste Wahl, die Sie treffen müssen, ist die Wahl einer SharePoint-Websitevorlage. Es gibt zwei Möglichkeiten:

  • Kommunikationsseite
  • Teamseite

In den meisten Fällen entscheiden sich Unternehmen aus diesen Gründen für die Vorlage „Kommunikationsseite“:

  • Eine Kommunikationsseite ist nicht mit einer Microsoft 365-Gruppe verknüpft, was eine stabilere Benutzerverwaltung ermöglicht (SharePoint-Gruppenverwaltung oder Active Directory-Gruppe)
  • Standardmäßig hat eine Kommunikationsseite ein horizontales Menü am oberen Rand der Seite. Die Teamseite hat ein Menü auf der linken Seite, das mit dem Team in Teams verknüpft ist.

Auf diese Weise wird eine Website-Vorlage erstellt. Für die Erstellung, Personalisierung und den Betrieb als Intranet-Portal sind mehrere Aktionen erforderlich.

Weitere Anpassungen sind mit Hilfe von Entwickler-Tools wie SharePoint Framework (SpFX) möglich. Diese Aktionen müssen für jede Websitesammlung durchgeführt werden (die nicht mit einer SharePoint-Hub-Website verbunden ist).

Als nächster großer Schritt nach der Erstellung einer SharePoint-Website folgen dessen Aufbau und Anpassung. Website-Ersteller müssen das Grundgerüst bilden: Startseite, Menü, Dokumentbibliotheken, Webparts hinzufügen, Anwendungen und Dienste hinzufügen, das Layout anpassen, alles konfigurieren…

Dies ist ein komplexer und langwieriger Prozess, da jede Aktion für jede Seite (Websitesammlung) durchgeführt werden muss.

b) SharePoint-Website erstellen – mithilfe einer Intranet-Lösung eines Drittanbieters

Wenn Ihnen eine SharePoint-Website erstellen zu kompliziert erscheint, können Sie Ihr Intranet auch mithilfe eines Drittanbieters erstellen. Zur besseren Darstellung zeigen wir Ihnen, wie Sie ein SharePoint-Intranet mit unserer Lösung Powell Intranet und dessen Herzstück, dem „Powell Manager“, erstellen können. 

Das Powell Intranet und der Powell Manager ermöglichen Folgendes:

  • Erstellung und Einführung von Websitesammlungen
  • Zentrale Verwaltung von Websitesammlungen, die mit Powell eingerichtet wurden
  • Zentrale Verwaltung Ihres Brandings

Um eine Powell Intranet-Webseite einzurichten, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche „Neue Seite erstellen“. So erhalten Sie eine Auswahl von über 40 vordefinierten, sofort einsatzbereiten Vorlagen.

Anschließend wählen Sie die Sprache aus und geben Titel und Beschreibung ein, um die Website zu erstellen. Diese Website enthält automatisch alle vordefinierten Module der Vorlage.

Zum Beispiel beinhaltet die Vorlage „Orion – Startseite“ Folgendes:

  • Nachrichtenverwaltung
  • Schnellzugriffsverwaltung
  • Ansicht aktueller Inhalte
  • Links zu den sozialen Netzwerken des Unternehmens

Ihr Unternehmen profitiert von einem kompletten, sofort einsatzbereiten Intranet mit Funktionen, das Ihren Mitarbeitenden gefallen wird. Ihr Kommunikationsteam muss nur noch Inhalte hinzufügen.

Schritt 2: Passen Sie Ihre SharePoint-Website an

a) Eine SharePoint-Website nativ anpassen

Bei der Anpassung des SharePoint-Bereichs können Sie eine zusammenhängende anschauliche Charta definieren, die das Image Ihres Unternehmens widerspiegelt.

Mit dem nativen SharePoint können Sie verschiedene Elemente anpassen:

  • Das Menü
  • Das Logo
  • Die Farbe des Themenbereichs
  • Die Steuerung
  • Das Hinzufügen von Seiten
  • Das Hinzufügen von Webparts

Auf alle diese Optionen können Sie über das Menü „Erscheinungsbild ändern“ zugreifen.

Unten ist eine Standard-Kommunikationsseite (mit selbst erstellter Farbgebung) abgebildet sowie eine Kommunikationsseite nach Branding (mit Verwendung von Standardfunktionen).

Zur Anpassung eines Intranets in SharePoint sind mehrere Aktionen nötig. Weitere Einstellungen sind durch die Verwendung von Entwickler-Tools wie SharePoint Framework (SpFX) möglich. Diese Aktionen müssen für jede Websitesammlung durchgeführt werden (die nicht mit einer SharePoint-Hub-Website verbunden ist).

b) Eine SharePoint-Website mithilfe einer Intranet-Lösung eines Drittanbieters anpassen

Wenn Ihnen ein individuelles Erscheinungsbild und ein Intranet, das Ihr Branding widerspiegelt, wichtig sind, dann reicht SharePoint allein möglicherweise nicht aus.

SharePoint-Intranet-in-a-box-Lösungen wie Powell Intranet ermöglichen eine umfassendere Anpassung.

Zur Steuerung des Brandings bietet Powell Intranet zusätzliche Anpassungsoptionen, darunter folgende:

  • Schriftartenverwaltung
  • Erweitere Farbverwaltung (Möglichkeit, den Farbcode Ihres Unternehmens einzugeben)
  • Themen (Design der Seite vs. rein farbliche Anpassung)
  • Kopfzeile
  • Fußzeile
  • Globale Benutzeroberfläche aus SharePoint

Die Verwaltung Ihres Unternehmensdesigns kann auch vom Powell Manager aus angepasst werden, um das Branding von SharePoint-Websites zentral zu steuern.

Während SharePoint nicht so viel Kreativität zulässt, wird das Powell Intranet die Mitarbeitenden und Kommunikationsteams mehr als zufrieden stellen. Sehen Sie sich einige der Intranets an, die unsere Kunden erstellt haben!

3. Schritt: Verwalten Sie die Inhalte in Ihrem Intranet

a) Verwaltung von Inhalten im nativen SharePoint

SharePoint bietet native Funktionen, die einige der Anforderungen eines Intranets abdecken – in unserem Fall werden wir die folgenden Funktionen einführen:

  • Nachrichtenverwaltung
  • Verwaltung von nützlichen Links
Nachrichtenverwaltung

Die Nachrichtenverwaltung erfolgt über zwei spezifische Funktionen in SharePoint:

  • Seitenverwaltung: Ermöglicht die Erstellung von Inhalten. Die Seiten werden dann als Nachrichten veröffentlicht und erscheinen in den verschiedenen SharePoint-Modulen.
  • Das Nachrichten-Webpart: Ermöglicht die Anzeige in SharePoint-Webseiten unter Berücksichtigung verschiedener Sortierregeln und verschiedener Anzeigevorlagen.

Der Bereich „Nachrichten“ wird direkt auf der Startseite der generierten Vorlage angezeigt. Dieser Webbereich kann mit Hilfe des Nachrichten-Webparts zu jeder Seite hinzugefügt werden. Mit dieser Funktion können Sie automatisch die Seiten anzeigen, die im Newsfeed der Website beworben werden. Sie werden dynamisch angezeigt, sobald die Seite veröffentlicht wird.

Um eine Seite zu veröffentlichen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Erstellen“, die auf der Startseite der Website oder im Inhalt der Website verfügbar ist. Jede Seite kann mit allen verfügbaren Webbereichen angepasst werden. Nach der Veröffentlichung erscheinen die Nachrichten direkt im Teil des Netzes, das auf der ausgewählten Seite angezeigt wird.

Schnellzugriffsverwaltung

Ein Schnellzugriff oder Links zum Navigieren im Intranet sind wichtig, um eine optimale Steuerung für die Nutzer*innen zu gewährleisten.

Um die Akzeptanz des Intranets durch die Mitarbeitenden zu fördern, sollte das Intranet den Nutzer*innen ermöglichen, ganz einfach auf verschiedene IT-Ressourcen des Unternehmens zuzugreifen. Die Steuerung sollte auch das Navigieren im Intranet selbst und in den angeschlossenen Websites (z. B. über einen HUB) erleichtern.

Um einen Schnellzugriff hinzuzufügen, verwenden Sie das Webpart „Schnellzugriff“, auf das Sie über das Menü „Webparts hinzufügen“ Zugriff haben. Mit dem Webbereich „Schnellzugriff“ können Sie einen Link, ein Bild, einen Titel und sogar eine weitere Zugriffsebene für jeden Link konfigurieren.

b) Verwaltung von Inhalten mithilfe einer Intranet-Lösung eines Drittanbieters

Inhalte in SharePoint zu verwalten kann auch einfacher sein.

Sobald Sie Ihre Powell Intranet-Vorlage bereitgestellt haben, können Sie die End-to-End-Konfiguration der Website über eine vereinfachte Schnittstelle steuern. Diese Schnittstelle ermöglicht es Ihnen, einen Schnellzugriff zu erstellen, der personalisiert werden kann, sowie Kontakte im zugehörigen Bereich hinzuzufügen.

Eine zweite Schnittstelle für Mitwirkende ermöglicht die zentrale und vereinfachte Erstellung von Inhalten in verschiedenen Formaten wie Nachrichten, Warnungen, Nachrichten für Mitarbeitende in der Produktion und Dokumente, die unbedingt gelesen werden sollten… Diese Schnittstelle ermöglicht den Zugriff auf mehrere Formulare, die für die Erstellung von Inhalten bestimmt sind. Sie bietet den Mitarbeitenden eine Oberfläche, die dank Anleitung einfacher zu verwenden ist als das native SharePoint. So können Mitarbeitende von zielgruppenorientierten Inhalten profitieren (je nach Position, Präferenzen und Standort).

Zusammenfassung

Um eine SharePoint-Website und ein Intranet zu erstellen, wird man mit komplexen Sachverhalte konfrontiert. Es erfordert gute Vorbereitungsarbeit bei Unternehmen. Intranet-Lösungen von Drittanbietern wie Powell Intranet helfen bei einer schnellen Erstellung, Personalisierung und Einführung eines unternehmensübergreifenden Intranets, das sowohl Mitarbeitenden als auch dem IT-Team gefällt.

Nachfolgend finden Sie eine Tabelle, die beide Optionen vergleicht, sodass Ihnen die Entscheidung leichter fallen wird, ob Sie eher beim nativen SharePoint bleiben möchten oder eine Intranet-Lösung wie Powell Intranet bevorzugen. Falls Sie noch mehr über die Unterschiede zwischen Powell Intranet und SharePointerfahren möchten, dann wird Sie folgender Artikel interessieren: Powell Intranet vs. SharePoint: Der Vergleich, auf den Sie gewartet haben.

 

  Standard SharePoint Powell Intranet

Websiterstellung

  • Eine leere Website ohne Funktionen – sie muss manuell erstellt und personalisiert werden
  • Erfordert Entwickler-Tools wie SPFX für eine umfassende Anpassung
  • Manuelle Bereitstellung und Updates über Verwaltungsschittstellen
  • Sofort einsatzbereit mit Bereichen und Anwendungsfällen für jede Abteilung – sofort einsatzbereite Funktionen (Kommunikation, Personalabteilung, Vertrieb, Unternehmensservices, hybride Arbeit…)
  • Beinhaltet Design, Webparts, Kommunikations- und Personalabteilungs-Funktionen für den zwischenmenschlichen Austausch und Engagement
Websitebereitstellung & -Updates
  • Manuelle Bereitstellung(en)
  • Komplexe Websitesammlungen werden in großem Umfang aktualisiert
  • Automatisierte Bereitstellung – sogar für komplexe und große Unternehmen mit mehreren Standorten – mit dem Powell Manager
  • Vereinfachte Updates in großem Umfang über den Powell Manager
Nachrichtenverwaltung
  • Verwendung von nativen SharePoint-Webparts und Nachrichtenseiten – mit nicht optimaler Erfahrung für Endnutzer*innen
  • Komplexe Beitragserstellung
  • Format mit begrenzten Inhalten
  • Vereinfachte und angeleitete Erfahrung für Mitwirkende, die an die Fähigkeiten der Nutzer*innen angepasst ist
  • Große Auswahl an Formaten (10)
  • Optimierte Anzeige von Nachrichten und vereinfachte Veröffentlichung
  • Auf Zielgruppen angepasste Inhalte, je nach Positionen, Präferenzen und Standort
Schnellverweisverwaltung
  • Native Verwendung von SharePoint-Webparts, wird im Webpart bereitgestellt
  • Funktionen sind direkt in die Vorlage integriert, werden über die Powell-Verwaltungsseite der Website bereitgestellt
Gestaltung der Website
  • Manuelle Anpassung auf jeder Website, Anpassung wird bei Einsatz von Hub-Websites fortgesetzt
  • Zentrale Anpassung bei Verwendung des Powell Managers
  • Erweiterte Anpassung bei Websites
  • Umfassende Anpassung mit vollständigem Design ist möglich
Websitedaten & -sicherheit
  • 100 % aller Daten verbleiben im Microsoft 365-Mandanten des Kunden
  • 100 % aller Daten verbleiben im Microsoft 365-Mandanten des Kunden

 

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