Wozu dient SharePoint? Vorteile und Anwendungen für Teams

Was ist SharePoint und wie funktioniert es?

SharePoint, ein vielseitiges Produkt von Microsoft, dient als umfassende Lösung für die Erstellung von Websites, das Speichern, Organisieren und Teilen von Informationen sowie den Zugriff darauf. Zugänglich von nahezu jedem Gerät aus, bietet SharePoint eine sichere Umgebung, die den Austausch von Daten innerhalb von Organisationen und mit externen Partnern erleichtert. Seine Integration mit Microsoft 365 verstärkt die Zusammenarbeit und Kommunikation, indem es eine nahtlose Verbindung zwischen verschiedenen Microsoft-Anwendungen herstellt.

Diese flexible Lösung ist sowohl für On-Premises-Intranets als auch für Cloud-Umgebungen geeignet, um den spezifischen Anforderungen von Unternehmen gerecht zu werden.

Grundlegende Funktionen von SharePoint

SharePoint glänzt durch eine Vielzahl von Funktionen, die für Unternehmen jeder Größe relevant sind:

• Zentrale Dokumentenverwaltung: Speichern Sie Dokumente in einer zentralen Bibliothek und vereinfachen Sie so Zugriff und Verwaltung. Wie Sie dafür einen SharePoint-Ordner erstellen, zeigen wir Schritt für Schritt in einem eigenen Artikel.
• Zusammenarbeit in Echtzeit: Arbeiten Sie dank Co-Authoring in Echtzeit gemeinsam an Dokumenten. Mehrere Personen bearbeiten dieselbe Datei gleichzeitig, das stärkt die Zusammenarbeit im Team.
• Anpassbare Websites: Erstellen Sie eigene Websites für jedes Team oder Projekt und verwalten Sie darüber Inhalte, Ressourcen und Prozesse. Eine Anleitung dazu finden Sie in unserem Artikel Erfolgreiche SharePoint-Website erstellen.
• Integration mit Microsoft-Anwendungen: Eine enge Verbindung mit Microsoft 365 und OneDrive erleichtert die Speicherung und das Teilen von Dateien. Dank zuverlässiger SharePoint-Synchronisation bleiben alle Inhalte geräteübergreifend aktuell.
• Erweiterte Suchfunktionen: Finden Sie mit leistungsstarken Suchwerkzeugen schnell, was Sie brauchen.

Welche Vorteile sich daraus konkret für Ihr Unternehmen ergeben, zeigen wir weiter unten im Abschnitt „Die wichtigsten Vorteile von SharePoint“.

SharePoint in der Praxis: Anwendungsbeispiele

In der Praxis zeigt SharePoint seine Stärken durch vielfältige Einsatzmöglichkeiten, die von einfachen Intranetseiten bis hin zu komplexen Projektmanagement-Tools reichen:

• Intranetportale: Erstellen Sie mit SharePoint leistungsstarke Intranetportale, Ihre zentrale Anlaufstelle für Nachrichten, Ressourcen und Unternehmenskommunikation. Konkrete SharePoint Homepage Beispiele finden Sie in unserem Artikel dazu.
• Projekt- und Teamwebsites: Richten Sie eigene Websites für jedes Projekt oder Team ein, oft ausgehend von einer passenden SharePoint Vorlage. Bündeln Sie dort alle relevanten Informationen, Dokumente und Aufgaben.
• Dokumentenmanagement und -freigabe: Teilen Sie Dokumente intern und mit externen Partnern, etwa über eine Teams-Dokumentbibliothek, ohne die Kontrolle über Berechtigungen zu verlieren.
• Automatisierte Workflows: Erstellen Sie eigene Workflows, um Routineaufgaben zu automatisieren und die Effizienz zu steigern.

Für eine vertiefte Betrachtung der Möglichkeiten von SharePoint Online, lesen Sie unseren Artikel über Sharepoint Online.

Warum ist SharePoint wichtig für die Teamarbeit?

SharePoint bringt Teams zusammen, unabhängig davon, ob sie im Büro, remote oder in Shared Office Spaces arbeiten. Plattformen für Ideenaustausch, Feedback und die Echtzeit-Bearbeitung von Dokumenten sorgen für eine offene, inklusive Zusammenarbeit und eine konsistente Kommunikation. Einen vertiefenden Überblick über die Zusammenarbeit mit SharePoint bietet unser Leitfaden zur Zusammenarbeit.

Entdecken Sie unsere Microsoft Teams Governance Lösung für die zentrale Steuerung Ihrer Teams-Umgebung.

Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit

SharePoint verbessert die Kommunikation und Zusammenarbeit in Teams. Zentrale Plattformen für die Speicherung und das Teilen von Dokumenten ermöglichen es Mitarbeitenden, standortunabhängig nahtlos zusammenzuarbeiten.

Diskussionsforen, Umfragen und Teamkalender fördern zusätzlich den Austausch von Ideen und Feedback. So entsteht eine offenere, inklusivere Arbeitsumgebung. Dokumente lassen sich zudem in Echtzeit bearbeiten und kommentieren, das beschleunigt Entscheidungen und steigert die Effizienz von Projekten.

Um die Unterschiede und Synergien zwischen diesen beiden Plattformen besser zu verstehen, lesen Sie unseren Artikel über Sharepoint vs Microsoft Teams.

SharePoint für Projektmanagement: Ein Überblick

Für Ihr Projektmanagement bietet SharePoint eine robuste Lösung: Verwalten Sie Projekte effizient von der Planung bis zur Ausführung. Richten Sie eigene Projektwebsites ein und bündeln Sie dort Aufgabenlisten, Zeitpläne, Ressourcenplanung und Fortschrittsberichte.

SharePoint erleichtert das Setzen von Meilensteinen und die Überwachung von Deadlines. So bleiben Projekte transparent und termingerecht. Benutzerdefinierte Workflows automatisieren zudem Prozesse wie Genehmigungsverfahren und Statusaktualisierungen und vereinfachen so die Verwaltung komplexer Projekte.

Wie kann SharePoint die Produktivität steigern?

Automatisieren Sie Arbeitsabläufe und verbinden Sie SharePoint mit anderen Microsoft-Tools. Das senkt den Zeitaufwand für Routineaufgaben, schafft Raum für Ihre Kernziele und liefert die Datenbasis für bessere Entscheidungen.

Automatisierung von Arbeitsabläufen mit SharePoint

Die Automatisierung von Arbeitsabläufen ist eine zentrale SharePoint-Funktion für mehr Produktivität. Workflows für wiederkehrende Prozesse wie Dokumentenfreigaben, Aufgabenverteilung und Genehmigungen sparen Teams Zeit und reduzieren Fehler.

SharePoint unterstützt zudem komplexe Workflows mit bedingter Logik, zugeschnitten auf individuelle Geschäftsanforderungen. So laufen Aufgaben effizient und konsistent ab.

Integration von SharePoint mit anderen Tools

SharePoint lässt sich nahtlos mit anderen Microsoft-Tools verbinden, darunter Microsoft Teams, Microsoft 365 und Power BI. Teams greifen so von einer zentralen Stelle aus auf die Tools und Daten zu, die sie brauchen, und arbeiten einheitlich zusammen.

Die Verbindung mit diesen Anwendungen erweitert außerdem die Möglichkeiten zur Datenanalyse, Berichterstattung und Kommunikation. Das steigert die Produktivität und unterstützt datengesteuerte Entscheidungen.

Die 5 wichtigsten Vorteile von SharePoint

Über die reine Funktionalität hinaus bringt SharePoint konkrete geschäftliche Vorteile:

1. Weniger Zeitverlust durch zentrale Dokumentenverwaltung: Statt Dateien in E-Mails oder auf verschiedenen Laufwerken zu suchen, finden Mitarbeitende alle relevanten Dokumente an einem Ort. Ob sich eine zentrale Dokumentenverwaltung in SharePoint auch für Ihr Unternehmen lohnt, lesen Sie in unserem Vergleichsartikel.
2. Höhere Produktivität durch Automatisierung: Wie im Abschnitt zur Produktivität gezeigt, übernimmt SharePoint wiederkehrende Aufgaben wie Genehmigungen und Benachrichtigungen. So gewinnen Teams Zeit für wertschöpfende Arbeit zurück.
3. Anpassbarkeit an die Unternehmensstruktur: SharePoint passt sich an Ihre Organisation an, nicht umgekehrt. Jedes Team oder jede Abteilung erhält eine eigene, auf seine Bedürfnisse zugeschnittene Website, ohne sich an eine starre Standardstruktur zu binden.
4. Erhöhte Sicherheit und Compliance: Verschlüsselung, granulare Zugriffsrechte und Datenverlustprävention schützen sensible Unternehmensdaten und helfen, regulatorische Anforderungen einzuhalten. Mehr dazu im Abschnitt „SharePoint Sicherheitsfunktionen und Datenschutz“ weiter unten.
5. Zentralisierte Informationen für verteilte Teams: Ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs, alle Mitarbeitenden greifen auf denselben aktuellen Informationsstand zu, unabhängig von Standort oder Gerät.

Umstellung des Dokumentenmanagements von SharePoint auf Powell Intranet

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SharePoint Sicherheitsfunktionen und Datenschutz

Unternehmensdaten sind nur so sicher wie ihr schwächstes Glied. SharePoint deckt Verschlüsselung, physische Sicherheit und Netzwerksicherheit lückenlos ab und setzt damit branchenführende Standards für Sicherheit und Datenschutz.

Wie SharePoint Daten sichert und schützt

SharePoint schützt Daten durch eine Kombination aus physischen, netzwerktechnischen und anwendungsspezifischen Sicherheitsmaßnahmen:

• Verschlüsselung: SharePoint verschlüsselt Daten während der Übertragung und im Ruhezustand. So bleiben sie vor unbefugtem Zugriff geschützt.
• Physische Sicherheit: Die Rechenzentren, in denen SharePoint-Daten liegen, sind durch mehrere Authentifizierungsebenen gesichert, darunter biometrische Verfahren und Smartcards.
• Netzwerksicherheit: SharePoint-Server sind streng isoliert und durch Firewalls sowie Intrusion-Detection-Systeme von Microsoft geschützt.
• Inhaltsschutz: Zusätzlich zur Übertragungs- und Ruhezustandsverschlüsselung erhält jede Datei eine eigene Verschlüsselungsebene. Ergänzend dazu empfiehlt sich eine durchdachte SharePoint Backup-Strategie in Office 365, um Datenverlust vorzubeugen.

Best Practices für die Sicherheit in SharePoint

Um die Sicherheit Ihrer SharePoint-Umgebung zu maximieren, sollten Sie folgende Best Practices anwenden:

• Zweistufige Authentifizierung: Aktivieren Sie die zweistufige Authentifizierung für alle Benutzer, um die Sicherheit der Anmeldeinformationen zu erhöhen.
• Gerätebasierte Zugriffskontrollen: Verwenden Sie Microsoft Entra, um den Zugriff auf SharePoint-Daten von nicht verwalteten Geräten zu beschränken.
• Automatische Abmeldung: Richten Sie Richtlinien ein, um Benutzer nach einem Zeitraum der Inaktivität automatisch abzumelden.
• Datenverlustprävention (DLP): Implementieren Sie DLP-Richtlinien, um die Weitergabe sensibler Informationen zu steuern und unautorisierte Freigaben zu verhindern.

Zukunft von SharePoint: Entwicklungen und Trends

SharePoint setzt künftig stärker auf KI und maschinelles Lernen, um die Plattform stärker zu personalisieren und effizienter zu machen. Eine nahtlosere mobile Erfahrung und die engere Integration mit anderen Microsoft-365-Tools treiben Zusammenarbeit und Produktivität zusätzlich voran.

Häufig gestellte Fragen

Fazit

SharePoint ist keine einzelne Anwendung, sondern die Plattform, auf der Ihr Unternehmen Intranetportale, zentrale Dokumentenverwaltung, automatisierte Workflows und robuste Sicherheitsfunktionen zusammenführt. Ob Ihre Teams im Büro, im Homeoffice oder in Shared Office Spaces arbeiten: SharePoint gibt ihnen unabhängig vom Standort denselben strukturierten Zugriff auf Informationen, Tools und Prozesse. So verbinden Sie verteilte Teams zuverlässig und steigern gleichzeitig die Produktivität im gesamten Unternehmen.

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