Was sind die Vorteile von SharePoint?

October 4th, 2022 by Yvonne Harris

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SharePoint hat mehr als 290 Millionen Nutzer, doch viele nutzen das Microsoft-Tool nur unzureichend und erkennen nicht die wahren Vorteile von SharePoint.

In der heutigen Geschäftswelt, die sich immer mehr in Richtung mobile Arbeit entwickelt, wird es für Unternehmen immer wichtiger, neue Wege der Zusammenarbeit und Vernetzung zu finden. Außerdem werden die gesetzlichen Anforderungen immer strenger und die Geschäftswelt ist wettbewerbsintensiver denn je. Dies setzt die Unternehmen unter Druck, die sich ändernden Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig die Gesamtrendite zu verbessern. Microsoft SharePoint ist im Laufe der Jahre immer beliebter geworden. SharePoint hat sich zum weltweit vertrauenswürdigsten Tool für die gemeinsame Zusammenarbeit und Verwaltung von Dateien entwickelt. Dank vieler fortschrittlicher Funktionen können Geschäftsprozesse deutlich einfacher und effizienter gestaltet werden. Sind Sie sich nicht sicher, ob SharePoint eine sinnvolle Investition für Ihr Unternehmen ist? Lesen Sie weiter und erfahren Sie mehr über einige der einzigartigen Vorteile von SharePoint.

Was ist Microsoft SharePoint?

SharePoint ist eine webbasierte, sichere Plattform für die gemeinsame Nutzung von Dateien und die Zusammenarbeit. Mit dieser Plattform können Unternehmen Geschäftsprozesse automatisieren, Fortschritte verfolgen und Dokumente und Informationen sicher teilen. Die umfassendste Unternehmensplattform auf dem Markt, bietet den Mitarbeitenden Zugang zu allen Instrumenten und Ressourcen, die sie für effizientes Arbeiten benötigen.

SharePoint als Produkt ist für Unternehmen in zwei Varianten verfügbar: SharePoint Online und SharePoint On-Premise. Die erste Variante ist die Cloud-Version von SharePoint. Bei der zweiten Variante verwaltet das Team Ihres Unternehmens SharePoint, was bedeutet, dass Sie vor Ort spezielle Hardware einrichten müssen.

Vorteile of SharePoint

Microsoft nach zu urteilen nutzen 290 Millionen Menschen in mehr als 200.000 Organisationen unterschiedlicher Größe SharePoint. Aber ist diese Anwendung auch für Ihr Unternehmen sinnvoll? Hier werden die wichtigsten Vorteile, die Sie in Betracht ziehen sollten, näher erläutert.

  1. Zusammenarbeit in Echtzeit

Der größte Vorteil von SharePoint ist, dass es eine effektive unternehmensweite Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglicht. Mehrere Benutzer können gleichzeitig von jedem Ort der Welt aus an demselben Dokument arbeiten, anstatt verschiedene Versionen von Dokumenten miteinander auszutauschen. Alle an dem Dokument vorgenommenen Änderungen werden automatisch und in Echtzeit synchronisiert.

Viele haben über SharePoint im Vergleich mit Teams diskutiert. Die beiden Tools können zusammenarbeiten, wobei Teams die Lücke in der Unternehmenskommunikation schließt. So können interne Gespräche stattfinden, während die gemeinsame Arbeit fortgesetzt wird. Ein auf SharePoint basierendes Intranet verbindet das Beste aus beiden Tools. Ein SharePoint-Intranet ermöglicht eine nahtlose Integration mit Teams.

  1. Anpassbar

Bei der Suche nach Intranet-Lösungen ist ein wichtiges Kriterium, wie gut sie sich an die Art und die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen lassen. SharePoint verfügt über eine Reihe integrierter Tools, mit denen Sie die Anwendung an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Sie können die Standardfunktionen und -vorteile der Plattform übernehmen oder sie anpassen, um die Effizienz und Produktivität zu steigern. Mit einem Intranet eines Drittanbieters, das auf SharePoint aufbaut, können Sie einfach und schnell ein SharePoint-Intranet aufbauen. Ein Intranet, das sowohl den Mitarbeitenden als auch der IT-Abteilung gefällt.

  1. Höhere Produktivität

SharePoint verbessert die Produktivität, indem es Ihrem Unternehmen alles zur Verfügung stellt, was Sie zur Rationalisierung und Automatisierung wichtiger Prozesse benötigen. Es fördert die effiziente Erfassung und Organisation von Daten an einem einzigen Ort. Dies erleichtert Ihren Mitarbeitenden, Trends zu verstehen und fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen. So können Ihre Beschäftigten Trends leichter erkennen und fundierte Geschäftsentscheidungen treffen. Die Integration mit Microsoft Office 365 und Teams macht es zum besten Tool, um Dinge aus dem Weg zu räumen, die die Produktivität der Mitarbeitenden behindern. Auf diese Weise können Ihre Angestellten schnell und mühelos zusammenarbeiten. Mit weniger Zeitaufwand für die Suche nach Daten können die Beschäftigten mehr leisten.

  1. Verbesserte Sicherheit

Die starke Zunahme von Cyberangriffen, Betrugsversuchen und Systemhacks hat das Thema Sicherheit zu einer wesentlichen Anforderung. Insbesondere bei der Suche nach Unternehmenslösungen ist Sicherheit ein wichtiges Kriterium. Darüber hinaus müssen viele Unternehmen zunehmend strenge gesetzliche Richtlinien einhalten. Die Integration von SharePoint in Ihre Abläufe kann bei der Lösung dieses Problems helfen. In diesem Fall gibt es Einstellungen für Berechtigungen und Autorisierungen für einzelne Dateien, Ordner und Websites. Außerdem können Sie die Benutzer überwachen, um zu gewährleisten, dass alle internen Richtlinien eingehalten werden. Zudem profitiert Ihr Unternehmen davon, dass die Prozesse über eine einzige, integrierte Plattform ablaufen. Wenn Sie Ihr SharePoint-Intranet mit einer Lösung wie Powell Intranet aufbauen, profitieren Sie von der Sicherheit von Microsoft, und alle Daten werden in Ihrem Mandanten gespeichert.

  1. Verwaltung von Inhalten

Die Verwaltung von Inhalten kann mühsam sein, aber SharePoint vereinfacht sie. Die Plattform ermöglicht den Zuständigen, Inhalte für die Veröffentlichung auf verschiedenen Plattformen vorzubereiten und zu planen. SharePoint verfügt über einsatzbereite Vorlagen. Benutzer können Aufgaben von jedem Gerät aus bearbeiten und sogar Dokumente in jedes beliebige Format konvertieren. Vor allem für international tätige Unternehmen ist dies von Vorteil, da es die Veröffentlichung von mehrsprachigen Intranet-Inhalten vereinfacht.

  1. Nahtlose Integration

SharePoint lässt sich in eine Vielzahl von Geschäftsanwendungen integrieren, von denen Ihr Unternehmen womöglich bereits die meisten nutzt. Dazu gehören die Microsoft Office Suite (Excel, Word und PowerPoint), Office 365, CRM- und ERP-Lösungen sowie verschiedene andere Back-Office-Systeme. Diese Plattform funktioniert auch mit allen modernen Browsern.

  1. Zentralisierte Informationen

Viele Unternehmen speichern heute ihre Daten und Dokumente auf ihren Servern. Hierbei ist das Problem, dass nur die Mitarbeitenden vor Ort darauf zugreifen können, was es unmöglich macht, Außendienstmitarbetende einzustellen. SharePoint löst dieses Problem, indem es einen zentralen Speicherort in der Cloud bereitstellt, so dass Benutzer mit Kontrollrechten überall und von jedem Gerät aus darauf zugreifen können. Bei der Menge an geteilten Informationen können die Mitarbeitenden jedoch schnell von zu vielen Dokumenten überfordert sein. Intranet-Lösungen von Drittanbietern wie Powell Intranet können dieses Problem der Informationsüberflutung durch gezielte Kommunikation und vorgeschriebene Inhalte lösen.

  1. Verbesserte Verwaltung von Dokumenten

Von elektronischen Dokumenten, die überschrieben werden, über Serverabstürze bis hin zu Schwierigkeiten, Dateien zu finden, wenn sie benötigt werden – die Verwaltung von Dokumenten ist in vielen Unternehmen ein großes Problem. SharePoint kann dabei helfen, alle Probleme zu beseitigen, die Sie mit Ihrem System zur Verwaltung von Dokumenten haben. Es speichert Dokumente sehr schnell und macht es deutlich einfacher, Dokumente zu finden, dank der Möglichkeit, Dateien mit Metadaten zu speichern. Mit der automatischen Versionskontrolle können Sie sehen, wer was wann geändert hat.

  1. Erhöhte Flexibilität

SharePoint ermöglicht den Benutzern, ein Intranet aufzubauen, in dem sie Informationen austauschen und zusammenarbeiten können. Es beinhaltet einige integrierte Funktionen, die Sie nutzen können, um eine Intranetseite für Ihr Unternehmen zu erstellen. Ziel ist es, den Kontakt mit Ihren Mitarbeitenden zu halten und die interne Kommunikation in einer geschützten Umgebung zu verbessern. SharePoint kann zwar die Flexibilität erhöhen, aber das Tool selbst kann auch rigide wirken. Wenn Sie mit einer vollständigen SharePoint-Intranetlösung wie Powell Intranet arbeiten, haben Sie bessere Kontrolle über das Erscheinungsbild und die Funktionalität Ihres SharePoint-Intranets.

 

Zusammenfassung

Microsoft SharePoint ist die perfekte Lösung, um die Leistung Ihres Unternehmens zu verbessern. SharePoint hat allerdings auch eine Reihe von Einschränkungen, die mit dem Tool allein nur schwer zu überwinden sind, insbesondere in Bezug auf die interne Kommunikation. Daher bietet es sich an, ein Intranet mithilfe einer Drittanbieterlösung aufzubauen. Powell Intranet ist ein Microsoft-Partner, dem Sie das Intranet Ihres Unternehmens anvertrauen können. Wir nutzen die Stärken von SharePoint und verbessern seine Schwächen: Wir vereinfachen die Entwicklung und Einführung, erhöhen das Engagement und verbessern die Akzeptanz.

 

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