Was ist Sharepoint online und wofür wird es eingesetzt?

by Carina Schumacher

In der modernen Geschäftswelt ist die Fähigkeit, effizient zusammenzuarbeiten und Informationen sicher zu verwalten, von entscheidender Bedeutung. Mit dem Übergang zu Cloud-Technologien suchen Unternehmen nach Lösungen, die sowohl Flexibilität als auch Sicherheit bieten. SharePoint Online, ein zentraler Bestandteil der Microsoft 365-Suite, hat sich als führende Plattform für die Zusammenarbeit und das Informationsmanagement etabliert. Diese cloudbasierte Lösung ermöglicht es Unternehmen, von jedem Ort und zu jeder Zeit auf ihre Daten zuzugreifen, was insbesondere in Zeiten zunehmender Remote-Arbeit von unschätzbarem Wert ist.

Dieser Artikel bietet eine umfassende Übersicht über SharePoint Online, seine Hauptfunktionen, die Unterschiede zu SharePoint On-Premises und die zahlreichen Vorteile für Unternehmen. Zudem wird erläutert, wie SharePoint Online die Teamarbeit verbessert, wie es sich in andere Microsoft-Produkte integriert und wie Unternehmen von der Flexibilität und Skalierbarkeit dieser Plattform profitieren können. Für Unternehmen, die eine robuste und anpassbare Lösung suchen, um ihre Effizienz zu steigern und die Zusammenarbeit zu fördern, ist SharePoint Online eine ausgezeichnete Wahl. Lassen Sie uns tiefer in die Welt von SharePoint Online eintauchen und entdecken, warum diese Plattform für moderne Unternehmen unverzichtbar ist.

Was ist SharePoint Online?

SharePoint Online ist die cloudbasierte Version von Microsofts SharePoint-Plattform, die eine fortschrittliche Lösung für die Zusammenarbeit und das Informationsmanagement in Unternehmen darstellt. Als integraler Bestandteil der Microsoft Cloud-Services bietet SharePoint Online eine Vielzahl von Funktionen, die es Unternehmen ermöglichen, effizienter zu arbeiten. Nutzer können von überall auf wichtige Dateien, Daten und Anwendungen zugreifen, was insbesondere in Zeiten vermehrter Remote-Arbeit von Vorteil ist. Die Plattform integriert sich nahtlos in andere Microsoft-Produkte wie Office 365 und OneDrive und stellt somit eine umfassende Lösung für Unternehmen dar, die eine flexible und effiziente Arbeitsumgebung anstreben.

 

Wie unterscheidet es sich von SharePoint On-Premises?

Der Hauptunterschied zwischen SharePoint Online und SharePoint On-Premises liegt in der Bereitstellungsart und der Verwaltung. SharePoint Online ist Teil der Microsoft Cloud-Services, was bedeutet, dass Microsoft die Infrastruktur, Wartung und Updates übernimmt. Dies bietet Unternehmen den Vorteil einer geringeren IT-Last, da keine eigenen Server oder Hardware-Ressourcen benötigt werden. Zudem ermöglicht SharePoint Online eine einfachere Skalierbarkeit und Zugänglichkeit von überall, was besonders für Unternehmen mit Remote-Arbeitskräften oder mehreren Standorten vorteilhaft ist.

Im Gegensatz dazu wird SharePoint On-Premises direkt auf den Servern des Unternehmens installiert und verwaltet. Diese Variante bietet mehr Kontrolle und Anpassungsmöglichkeiten, erfordert jedoch auch mehr Ressourcen für die Wartung und das Management der Infrastruktur. On-Premises-Lösungen können für Unternehmen mit spezifischen Compliance-Anforderungen oder solchen, die eine vollständige Kontrolle über ihre Daten und Systeme wünschen, besser geeignet sein.

Für eine detaillierte Gegenüberstellung, lesen Sie unseren Artikel über SharePoint Online vs SharePoint On-Premise.

 

Kernfunktionen von SharePoint Online

SharePoint Online, ein wesentlicher Bestandteil des Microsoft Cloud-Portfolios, bietet eine Reihe von Kernfunktionen, die es zu einer leistungsstarken Plattform für Unternehmen machen. Zu den Hauptfunktionen gehören:

  • Cloudbasiertes Dokumentenmanagement: Im Gegensatz zu traditionellen On-Premises-Lösungen ermöglicht SharePoint Online das Speichern, Organisieren und Teilen von Dokumenten direkt in der Cloud. Dies bietet eine erhöhte Flexibilität und Zugänglichkeit, insbesondere für Teams, die remote arbeiten.
  • Dynamische Website-Erstellung: Nutzer können schnell und einfach Intranet-Seiten und teambasierte Websites erstellen, die speziell für die Cloud-Umgebung optimiert sind. Diese Seiten sind ideal für die Verbreitung von Unternehmensnachrichten und Ressourcen. Entdecken Sie mehr zum Thema Intranet Lösung in unserem Bericht.
  • Nahtlose Integration in die Microsoft 365-Umgebung: SharePoint Online bietet eine tiefere und intuitivere Integration mit Microsoft 365, einschließlich Teams und OneDrive, was die Kollaboration und den Informationsaustausch vereinfacht.
  • Erweiterte Listen- und Bibliotheksfunktionen: Diese Funktionen sind speziell für die Cloud-Umgebung konzipiert, um eine effiziente Organisation und Verwaltung von Unternehmensdaten zu ermöglichen.
  • Anpassbare Cloud-Portale: SharePoint Online bietet erweiterte Möglichkeiten zur Personalisierung und Anpassung von Websites, die über die traditionellen On-Premises-Funktionen hinausgehen.
  • Umfassende Sicherheit und Compliance in der Cloud: SharePoint Online profitiert von Microsofts fortlaufenden Investitionen in Cloud-Sicherheit und Compliance, was Unternehmen einen zusätzlichen Schutz ihrer Daten bietet.

Dokumentenmanagement und -speicherung

SharePoint Online revolutioniert das Dokumentenmanagement und die Speicherung, indem es Unternehmen ermöglicht, Dokumente zentral und sicher in der Cloud zu speichern. Dies erleichtert den Zugriff und die Zusammenarbeit an Dokumenten unabhängig vom Standort der Teammitglieder. Dank der Versionskontrolle können Benutzer Änderungen nachverfolgen und frühere Versionen wiederherstellen, was die Transparenz und Kontrolle über den Dokumentenlebenszyklus verbessert. Automatische Backups und Sicherheitsfunktionen sorgen dafür, dass Unternehmensdaten geschützt bleiben.

Personalisierung der Benutzererfahrung

SharePoint Online bietet umfangreiche Möglichkeiten zur Personalisierung der Benutzererfahrung. Unternehmen können ihre Intranet- und Teamwebsites an die spezifischen Bedürfnisse und Markenrichtlinien anpassen. Benutzerdefinierte Webparts, Designvorlagen und Anpassungsoptionen ermöglichen es, eine einzigartige und benutzerfreundliche Umgebung zu schaffen, die die Mitarbeiterbindung und Produktivität fördert. Diese maßgeschneiderte Benutzererfahrung trägt dazu bei, dass sich Mitarbeiter besser mit den Unternehmensressourcen und -informationen verbunden fühlen.

SharePoint Online ermöglicht es, effektive Intranet-Lösungen zu schaffen, die die interne Kommunikation und Zusammenarbeit fördern. Lesen Sie mehr über SharePoint Intranet.

 

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Vorteile von SharePoint Online für Unternehmen

SharePoint Online bietet zahlreiche Vorteile, die es zu einer attraktiven Lösung für Unternehmen jeder Größe machen:

  • Zugänglichkeit und Mobilität: Als Cloud-Service ermöglicht SharePoint Online den Zugriff auf wichtige Dokumente und Informationen von überall, was besonders für Remote-Arbeit und mobile Teams vorteilhaft ist.
  • Reduzierter IT-Aufwand: Da Microsoft die Infrastruktur wartet, können Unternehmen Kosten und Aufwand für die Wartung eigener Server einsparen.
  • Sicherheit und Compliance: SharePoint Online profitiert von Microsofts umfangreichen Sicherheitsmaßnahmen und Compliance-Standards, was es zu einer sicheren Wahl für Unternehmen macht, die Wert auf Datenschutz und Sicherheit legen.
  • Anpassbare Lösungen: Unternehmen können SharePoint Online an ihre spezifischen Anforderungen anpassen, indem sie benutzerdefinierte Lösungen und Integrationen entwickeln.
  • Verbesserte Effizienz bei Geschäftsprozessen: SharePoint Online ermöglicht die Automatisierung von Geschäftsprozessen und Workflows, was zu einer gesteigerten Effizienz und Produktivität führt.
  • Umfangreiche Suchfunktionen: Die Plattform bietet leistungsstarke Suchfunktionen, die es Benutzern ermöglichen, schnell und einfach die benötigten Informationen und Dokumente zu finden.
  • Community- und Social-Networking-Funktionen: SharePoint Online unterstützt die Bildung von Communitys und bietet Social-Networking-Funktionen, die die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch innerhalb des Unternehmens fördern.
  • Business Intelligence und Reporting: Die Plattform bietet Tools für Business Intelligence und Reporting, die es Unternehmen ermöglichen, Daten zu analysieren und aussagekräftige Berichte zu erstellen.

Kostenreduktion durch Cloud-Hosting

Einer der größten Vorteile von SharePoint Online ist die signifikante Kostenreduktion durch Cloud-Hosting. Da die Plattform auf den Servern von Microsoft gehostet wird, entfallen für Unternehmen die Anschaffungs- und Wartungskosten für eigene Hardware. Dies führt zu einer unmittelbaren Senkung der IT-Kosten und ermöglicht es, Ressourcen anderweitig zu verwenden. Zudem bietet Microsoft regelmäßige Updates und Wartungsarbeiten, was zusätzliche Kosten und den Aufwand für das IT-Team reduziert. Durch die Nutzung von SharePoint Online können Unternehmen ihre IT-Budgets besser planen und langfristige Einsparungen realisieren.

Verbesserte Zugänglichkeit und Mobilität

SharePoint Online bietet herausragende Vorteile in Bezug auf Zugänglichkeit und Mobilität. Da es sich um einen Cloud-Service handelt, können Mitarbeiter von jedem Ort und zu jeder Zeit auf wichtige Dokumente und Informationen zugreifen. Dies ist besonders vorteilhaft für Unternehmen mit mobilen Teams oder Mitarbeitern im Homeoffice. Die nahtlose Integration mit mobilen Geräten und die optimierte Benutzeroberfläche ermöglichen es, dass Teams auch unterwegs produktiv bleiben. Diese erhöhte Flexibilität trägt dazu bei, dass Arbeitsprozesse effizienter gestaltet werden können und Mitarbeiter besser miteinander vernetzt sind, unabhängig von ihrem Standort.

SharePoint Online bietet zahlreiche Vorteile, die es zu einer attraktiven Lösung für Unternehmen jeder Größe machen. Die Vorteile von SharePoint im Detail finden Sie hier.

 

Wie kann SharePoint Online die Teamarbeit verbessern?

SharePoint Online von Microsoft bietet eine dynamische Plattform, die die Teamarbeit durch seine fortschrittlichen Funktionen und Tools erheblich verbessert.

 

Zusammenarbeit in Echtzeit

  • Gemeinsame Dokumentenbearbeitung: SharePoint Online ermöglicht es Teams, Dokumente in Echtzeit gemeinsam zu bearbeiten, was die Produktivität steigert und die Notwendigkeit von mehrfachen Dokumentenversionen reduziert.
  • Integrierte Kommunikationstools: Die Integration mit Microsoft Teams und anderen Office 365-Anwendungen erleichtert die Kommunikation und Koordination innerhalb von Teams.
  • Zentralisierte Informationsquelle: SharePoint Online dient als zentrale Anlaufstelle für alle Teammitglieder, um auf wichtige Dateien, Daten und Ressourcen zuzugreifen, was die Zusammenarbeit und den Informationsfluss verbessert.

 

Datensicherheit und Compliance

  • Sichere Datenverwaltung: SharePoint Online bietet robuste Sicherheitsfunktionen, die den Schutz sensibler Unternehmensdaten gewährleisten.
  • Compliance und Governance: Die Plattform unterstützt Compliance-Standards und bietet Governance-Tools, die es Unternehmen ermöglichen, ihre Daten gemäß rechtlichen und unternehmensinternen Richtlinien zu verwalten.
  • Zugriffskontrolle: Durch detaillierte Berechtigungseinstellungen können Unternehmen den Zugriff auf sensible Informationen effektiv steuern und verwalten.

Integration mit Microsoft Teams und Office 365

Die nahtlose Integration von SharePoint Online mit Microsoft Teams und Office 365 ist ein wesentlicher Faktor, der die Teamarbeit erheblich verbessert. Durch diese Integration können Teams effizienter kommunizieren, kollaborieren und Informationen austauschen.

Vereinfachte Kommunikation: Microsoft Teams bietet ein zentrales Kommunikationszentrum, in dem Teammitglieder chatten, Besprechungen abhalten und Dateien austauschen können. Durch die Integration mit SharePoint Online können Dokumente und Dateien direkt in Teams freigegeben und bearbeitet werden, ohne die Plattform zu wechseln.

Optimierte Zusammenarbeit: Office 365-Tools wie Word, Excel und PowerPoint sind vollständig in SharePoint Online integriert. Dies ermöglicht es Teams, Dokumente gemeinsam in Echtzeit zu erstellen und zu bearbeiten, was die Produktivität und Effizienz steigert.

Zentralisierte Informationsverwaltung: Durch die Integration können alle wichtigen Informationen, Dokumente und Ressourcen an einem zentralen Ort verwaltet und abgerufen werden. Dies erleichtert den Zugriff und die Verwaltung von Daten, reduziert die Notwendigkeit von mehrfachen Versionen und fördert die Konsistenz.

Automatisierte Workflows: Mit Power Automate, einem weiteren Bestandteil von Office 365, können automatisierte Workflows erstellt werden, die Routineaufgaben und Prozesse vereinfachen. Dies spart Zeit und reduziert Fehler, indem manuelle Eingriffe minimiert werden.

Erweiterte Suche: Die leistungsstarken Suchfunktionen von SharePoint Online, integriert in Office 365, ermöglichen es den Benutzern, schnell und effizient nach Dokumenten, Personen und Informationen zu suchen. Dies verbessert die Geschwindigkeit und Genauigkeit des Informationszugriffs.

Implementierung von SharePoint Online

Die Implementierung von SharePoint Online in einem Unternehmen erfordert eine strategische Planung und einen durchdachten Ansatz. Hier sind einige Schritte und Best Practices, die Unternehmen bei der Einführung von SharePoint Online beachten sollten:

 

Schritte zur Einführung von SharePoint Online

  • Bedarfsanalyse: Bestimmen Sie die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens und wie SharePoint Online diese adressieren kann.
  • Planung und Strategie: Entwickeln Sie einen klaren Implementierungsplan, der Ziele, Zeitrahmen und Ressourcen umfasst.
  • Schulung und Support: Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter geschult werden und Zugang zu notwendigen Ressourcen und Support haben, um die Plattform effektiv zu nutzen.

Best Practices für die Nutzung von SharePoint Online

  • Anpassung an Unternehmensbedürfnisse: Passen Sie SharePoint Online an die spezifischen Bedürfnisse und Prozesse Ihres Unternehmens an.
  • Förderung der Benutzerakzeptanz: Ermutigen Sie die Mitarbeiter, die Plattform aktiv zu nutzen, indem Sie die Vorteile und Möglichkeiten von SharePoint Online hervorheben.
  • Kontinuierliche Bewertung und Anpassung: Überwachen Sie die Nutzung und Leistung von SharePoint Online und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor, um die Effizienz und Effektivität zu maximieren.

 

Anpassungsmöglichkeiten und Entwicklung von Lösungen

SharePoint Online bietet umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten, die Unternehmen dabei unterstützen, die Plattform an ihre spezifischen Bedürfnisse und Geschäftsprozesse anzupassen. Dies ist ein wesentlicher Aspekt der Implementierung, um sicherzustellen, dass die Lösung optimal auf die Anforderungen des Unternehmens abgestimmt ist.

Benutzerdefinierte Listen und Bibliotheken: Unternehmen können benutzerdefinierte Listen und Dokumentenbibliotheken erstellen, die speziell auf ihre Geschäftsprozesse zugeschnitten sind. Dies erleichtert die Organisation und Verwaltung von Daten und Dokumenten, indem es eine strukturierte und effiziente Datenverwaltung ermöglicht.

Automatisierte Workflows: Mit SharePoint Online können Unternehmen benutzerdefinierte Workflows entwickeln, um Routineaufgaben zu automatisieren. Tools wie Power Automate ermöglichen die Erstellung von Workflows, die verschiedene Prozesse wie Genehmigungen und Benachrichtigungen automatisieren. Dies reduziert manuelle Eingriffe und erhöht die Effizienz.

Individuelle Anpassungen mit PowerApps: PowerApps bietet die Möglichkeit, benutzerdefinierte Anwendungen zu entwickeln, die in SharePoint Online integriert werden können. Diese Apps können spezifische Geschäftsanforderungen erfüllen und den Nutzern eine maßgeschneiderte Benutzererfahrung bieten.

Webparts und Seitenanpassung: SharePoint Online erlaubt es, Webseiten mit verschiedenen Webparts zu gestalten, um wichtige Informationen und Funktionen hervorzuheben. Diese Webparts können individuell angepasst werden, um den Anforderungen und Präferenzen der Nutzer gerecht zu werden.

Integration externer Systeme: SharePoint Online ermöglicht die Integration mit verschiedenen Drittanbieterlösungen und -diensten. Dies erlaubt Unternehmen, ihre bestehenden Systeme und Anwendungen nahtlos in die SharePoint-Umgebung zu integrieren und so eine kohärente und vernetzte IT-Infrastruktur zu schaffen.

Governance und Compliance: Durch die Anpassung von Sicherheits- und Compliance-Einstellungen können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Daten geschützt sind und alle regulatorischen Anforderungen erfüllt werden. SharePoint Online bietet umfangreiche Governance-Tools, die es ermöglichen, Berechtigungen, Datenaufbewahrung und Audit-Trails effektiv zu verwalten.

 

Wie integriert sich SharePoint Online in andere Microsoft-Produkte?

SharePoint Online ist ein zentraler Bestandteil des Microsoft-Ökosystems und integriert sich nahtlos in eine Vielzahl anderer Microsoft-Produkte. Diese Integration bietet Unternehmen eine kohärente und effiziente Arbeitsumgebung. Zu den wichtigsten Integrationen gehören:

  • Microsoft Teams: SharePoint Online arbeitet Hand in Hand mit Microsoft Teams, um eine umfassende Kollaborationsumgebung zu schaffen. Dokumente und Ressourcen, die in SharePoint gespeichert sind, können direkt in Teams-Kanälen geteilt und bearbeitet werden.
  • Office 365: Als Teil von Office 365 bietet SharePoint Online eine enge Verbindung zu Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint. Dies ermöglicht es Benutzern, Dokumente direkt in SharePoint zu erstellen, zu bearbeiten und zu speichern.
  • OneDrive for Business: SharePoint Online und OneDrive for Business sind eng miteinander verbunden, wobei OneDrive als persönlicher Speicherplatz für Benutzer dient, der nahtlos mit SharePoint-Teamseiten synchronisiert wird.
  • Power Automate und Power Apps: SharePoint Online lässt sich mit Power Automate (früher Microsoft Flow) und Power Apps integrieren, um benutzerdefinierte Workflows und Anwendungen zu erstellen, die Geschäftsprozesse automatisieren und optimieren.
  • Microsoft Power BI: Die Integration mit Power BI ermöglicht es Unternehmen, leistungsstarke Business-Intelligence-Dashboards und -Berichte zu erstellen, die Daten aus SharePoint nutzen.

 

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Nutzung von Power Automate für automatisierte Workflows

Power Automate, früher bekannt als Microsoft Flow, ermöglicht die Automatisierung von Geschäftsprozessen und Workflows innerhalb von SharePoint Online. Diese Integration bietet Unternehmen die Möglichkeit, Routineaufgaben zu automatisieren und manuelle Eingriffe zu minimieren.

Automatisierung von Genehmigungsprozessen: Mit Power Automate können Unternehmen Genehmigungsprozesse automatisieren, indem sie Workflows erstellen, die Dokumente zur Überprüfung und Genehmigung an die entsprechenden Personen senden. Dies beschleunigt den Prozess und reduziert Verzögerungen.

Benachrichtigungen und Warnungen: Power Automate ermöglicht die Einrichtung von Benachrichtigungen und Warnungen für verschiedene Ereignisse wie z. B. das Hochladen eines neuen Dokuments oder das Erreichen eines Fälligkeitsdatums. Dies stellt sicher, dass relevante Informationen sofort an die richtigen Personen weitergeleitet werden.

Integration externer Anwendungen: Power Automate unterstützt die Integration von SharePoint Online mit zahlreichen Drittanbieteranwendungen, was die Schaffung nahtloser Workflows über verschiedene Plattformen hinweg ermöglicht. Dies kann die Effizienz und Kohärenz der Arbeitsabläufe erheblich verbessern.

Datensynchronisation: Unternehmen können Workflows erstellen, die Daten zwischen SharePoint Online und anderen Systemen synchronisieren, um sicherzustellen, dass alle Informationen stets aktuell und konsistent sind.

 

Einbindung von Power BI für Business Intelligence

Die Integration von SharePoint Online mit Microsoft Power BI bietet leistungsstarke Möglichkeiten zur Datenanalyse und Berichterstellung. Unternehmen können so fundierte Entscheidungen auf Basis von Echtzeitdaten treffen.

Erstellung von interaktiven Dashboards: Power BI ermöglicht die Erstellung von interaktiven Dashboards, die Daten aus SharePoint Online nutzen. Diese Dashboards bieten eine visuelle Darstellung von Unternehmenskennzahlen und erleichtern die Analyse komplexer Daten.

Datenverbindung und -aggregation: Power BI kann Daten aus verschiedenen Quellen, einschließlich SharePoint Online, aggregieren und konsolidieren. Dies ermöglicht eine umfassende Datenanalyse und bietet Einblicke in verschiedene Geschäftsbereiche.

Automatisierte Berichterstellung: Durch die Nutzung von Power BI können Unternehmen automatisierte Berichte erstellen, die regelmäßig aktualisiert werden. Diese Berichte können in SharePoint Online eingebettet und leicht zugänglich gemacht werden, sodass alle relevanten Stakeholder stets auf dem neuesten Stand sind.

Echtzeitanalysen: Die Echtzeit-Datenanalysemöglichkeiten von Power BI ermöglichen es Unternehmen, schnell auf Veränderungen im Geschäftsumfeld zu reagieren und fundierte Entscheidungen zu treffen. Dies verbessert die Agilität und Reaktionsfähigkeit des Unternehmens.

 

SharePoint Online vs. Andere Cloud-Lösungen

Doch es gibt nicht ja nicht nur Microsoft, SharePoint Online steht im Wettbewerb mit verschiedenen anderen Cloud-Lösungen. Jede dieser Plattformen bietet einzigartige Funktionen und Vorteile, und die Wahl der richtigen Lösung hängt von den spezifischen Anforderungen eines Unternehmens ab.

 

Vergleich mit ähnlichen Plattformen

  • Google Workspace: Bietet ähnliche Funktionen wie SharePoint Online, einschließlich Dokumentenverwaltung und Teamkollaboration, jedoch mit einer stärkeren Integration in Google-Dienste.
  • Dropbox Business: Eine beliebte Lösung für Dateispeicherung und -freigabe, die sich durch Benutzerfreundlichkeit auszeichnet, aber nicht die gleiche Tiefe in der Dokumentenverwaltung und Teamzusammenarbeit wie SharePoint Online bietet.
  • Box: Ein weiterer starker Konkurrent im Bereich der Cloud-Speicherlösungen, der sich auf Sicherheit und Compliance konzentriert, aber nicht die gleiche Integration in das Microsoft-Ökosystem bietet.

Warum SharePoint Online wählen?

Unternehmen sollten SharePoint Online in Betracht ziehen, wenn sie eine tief integrierte Lösung im Microsoft-Ökosystem suchen, die nicht nur leistungsstarke Funktionen für Dokumentenmanagement und Zusammenarbeit bietet, sondern auch die Flexibilität, Geschäftsprozesse durch benutzerdefinierte Lösungen und Integrationen zu optimieren. SharePoint Online ist ideal für Unternehmen, die bereits stark in Microsoft-Produkte investiert sind und eine nahtlose Integration mit Tools wie Office 365, Teams und Power BI suchen.

 

Einzigartige Features, die SharePoint Online hervorheben

SharePoint Online bietet eine Reihe einzigartiger Features, die es von anderen Cloud-Lösungen abheben und es zur bevorzugten Wahl für viele Unternehmen machen.

Integrierte Zusammenarbeit: SharePoint Online ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit durch die Integration mit Microsoft Teams, Office 365 und OneDrive. Diese Integration erleichtert die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, Echtzeit-Kommunikation und die zentrale Verwaltung von Ressourcen.

Erweiterbare Plattform: Mit SharePoint Online können Unternehmen benutzerdefinierte Lösungen und Anwendungen entwickeln, die spezifische Geschäftsanforderungen erfüllen. Tools wie PowerApps und Power Automate ermöglichen die Automatisierung von Workflows und die Erstellung maßgeschneiderter Anwendungen, die die Produktivität steigern.

Umfangreiche Compliance- und Sicherheitsfunktionen: SharePoint Online bietet fortschrittliche Sicherheits- und Compliance-Features, die Unternehmen dabei unterstützen, strenge regulatorische Anforderungen zu erfüllen. Diese Funktionen umfassen detaillierte Zugriffskontrollen, Datenverschlüsselung und umfassende Überwachungs- und Berichtstools.

Effizientes Dokumentenmanagement: Die Plattform bietet leistungsstarke Dokumentenmanagement-Funktionen, die es Benutzern ermöglichen, Dokumente zentral zu speichern, zu organisieren und zu durchsuchen. Funktionen wie Versionierung, Metadaten und Suchfilter verbessern die Effizienz und Genauigkeit bei der Verwaltung von Unternehmensinformationen.

Skalierbarkeit und Flexibilität: SharePoint Online ist hoch skalierbar und kann an die wachsenden Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden. Unternehmen können schnell und einfach neue Benutzer hinzufügen, Speicherplatz erweitern und zusätzliche Funktionen aktivieren, um mit ihren Geschäftsanforderungen Schritt zu halten.

Intelligente Suchfunktionen: Die intelligente Suche von SharePoint Online ermöglicht es Benutzern, relevante Informationen und Dokumente schnell zu finden. Die Plattform nutzt KI-gestützte Suchtechnologien, um Suchergebnisse basierend auf Benutzerverhalten und Kontext zu verbessern.

Zentralisierte Informationsquelle: SharePoint Online dient als zentrale Plattform für die Speicherung und Verwaltung von Unternehmensinformationen. Dies fördert die Transparenz und erleichtert den Zugriff auf wichtige Daten und Ressourcen für alle Teammitglieder.

 

Wie skaliert SharePoint Online mit dem Wachstum eines Unternehmens?

SharePoint Online ist speziell dafür konzipiert, mit dem Wachstum und den sich ändernden Anforderungen eines Unternehmens zu skalieren. Die Skalierbarkeit von SharePoint Online umfasst:

  • Flexible Speicheroptionen: Unternehmen können bei Bedarf zusätzlichen Speicher hinzufügen, um mit der wachsenden Menge an Daten und Dokumenten Schritt zu halten.
  • Anpassbare Funktionen: SharePoint Online ermöglicht es Unternehmen, Funktionen und Anwendungen hinzuzufügen oder zu entfernen, um den sich ändernden Geschäftsanforderungen gerecht zu werden.
  • Benutzerfreundliche Verwaltung: Die Verwaltung von Benutzerkonten und Berechtigungen ist einfach und kann mit der Größe des Unternehmens skaliert werden.

 

Flexible Speicherpläne und Skalierungsoptionen

SharePoint Online bietet Unternehmen flexible Speicherpläne und vielseitige Skalierungsoptionen, die es ermöglichen, den Speicherbedarf problemlos an das Unternehmenswachstum anzupassen.

Erweiterbarer Speicherplatz: Unternehmen können je nach Bedarf zusätzlichen Speicherplatz hinzufügen. Dies ist besonders vorteilhaft für wachsende Unternehmen, die mit einer zunehmenden Menge an Daten und Dokumenten umgehen müssen. Microsoft bietet verschiedene Speicherpläne, die einfach erweitert werden können, um den steigenden Anforderungen gerecht zu werden.

Automatische Speichererweiterung: SharePoint Online verfügt über eine automatische Speichererweiterungsfunktion, die sicherstellt, dass der verfügbare Speicherplatz nie unerwartet erschöpft ist. Diese Funktion ermöglicht eine nahtlose und unterbrechungsfreie Datenverwaltung.

Kostenkontrolle: Die flexiblen Speicherpläne von SharePoint Online helfen Unternehmen, ihre IT-Kosten effizient zu verwalten. Unternehmen zahlen nur für den Speicher, den sie tatsächlich nutzen, was eine kosteneffiziente Lösung darstellt.

Verwaltung großer Benutzerzahlen und Zugriffsrechte

Mit dem Wachstum eines Unternehmens steigt auch die Anzahl der Benutzer und die Komplexität der Zugriffsrechte. SharePoint Online bietet robuste Werkzeuge und Funktionen zur Verwaltung großer Benutzerzahlen und deren Zugriffsrechte.

Einfache Benutzerverwaltung: SharePoint Online erleichtert die Verwaltung großer Benutzergruppen. Administratoren können Benutzerkonten schnell hinzufügen oder entfernen, Benutzer in Gruppen organisieren und Zugriffsrechte entsprechend den Unternehmensanforderungen zuweisen.

Granulare Berechtigungseinstellungen: Die Plattform bietet granulare Berechtigungseinstellungen, die es ermöglichen, den Zugriff auf Dokumente und Daten präzise zu steuern. Administratoren können spezifische Berechtigungen für einzelne Benutzer oder Gruppen festlegen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf sensible Informationen zugreifen können.

Zentrale Verwaltungskonsole: Mit der zentralen Verwaltungskonsole können Administratoren alle Benutzer und Berechtigungen an einem Ort verwalten. Diese Konsole bietet eine übersichtliche Darstellung aller Benutzeraktivitäten und ermöglicht eine effiziente Verwaltung.

Compliance und Sicherheit: SharePoint Online unterstützt Unternehmen dabei, ihre Sicherheits- und Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Die Plattform bietet umfassende Sicherheitsfunktionen, darunter Multi-Faktor-Authentifizierung und regelmäßige Sicherheitsupdates, um den Schutz sensibler Daten zu gewährleisten.

 

Welche Support-Optionen bietet Microsoft für SharePoint Online?

Microsoft bietet umfassende Support-Optionen für SharePoint Online, um sicherzustellen, dass Unternehmen die Hilfe erhalten, die sie benötigen. Diese Support-Optionen umfassen:

  • Online-Ressourcen: Microsoft bietet eine umfangreiche Bibliothek an Online-Dokumentationen, Tutorials und Community-Foren, in denen Benutzer Antworten auf häufig gestellte Fragen finden und Best Practices austauschen können.
  • Technischer Support: Unternehmen mit einem Microsoft 365-Abonnement haben Zugang zu technischem Support, der bei Problemen mit SharePoint Online hilft.
  • Beratungsdienste: Für komplexere Anforderungen bietet Microsoft professionelle Beratungsdienste an, um Unternehmen bei der Implementierung, Anpassung und Optimierung von SharePoint Online zu unterstützen.

 

Übersicht über Microsoft Support und Community-Ressourcen

Microsoft stellt eine Vielzahl an Support- und Community-Ressourcen zur Verfügung, um Unternehmen bei der Nutzung von SharePoint Online zu unterstützen.

Online-Dokumentationen: Microsoft bietet umfassende Online-Dokumentationen, die detaillierte Anleitungen und Lösungen für häufige Probleme bereitstellen. Diese Ressourcen decken eine breite Palette von Themen ab, von der Grundkonfiguration bis hin zu fortgeschrittenen Anpassungen und Integrationen.

Tutorials und Schulungen: Für Anwender, die ihre Fähigkeiten erweitern möchten, gibt es eine Vielzahl von Tutorials und Schulungen. Diese Ressourcen helfen Benutzern, das volle Potenzial von SharePoint Online auszuschöpfen und effizienter zu arbeiten.

Community-Foren: Die Microsoft-Community-Foren sind eine wertvolle Ressource für den Austausch von Best Practices und zur Lösung spezifischer Probleme. Benutzer können Fragen stellen, auf die Experten und andere Community-Mitglieder antworten. Dies fördert den Wissensaustausch und hilft, praktische Lösungen für reale Herausforderungen zu finden.

Webinare und Events: Microsoft veranstaltet regelmäßig Webinare und Events, in denen Experten neue Funktionen und Best Practices vorstellen. Diese Veranstaltungen bieten eine hervorragende Gelegenheit, um aktuelle Entwicklungen und Trends rund um SharePoint Online kennenzulernen.

 

Erweiterte Support-Optionen für Enterprise-Kunden

Für Unternehmen mit erweiterten Anforderungen bietet Microsoft spezielle Support-Optionen, die auf die Bedürfnisse von Enterprise-Kunden zugeschnitten sind.

Premier Support: Der Premier Support von Microsoft bietet Unternehmen direkten Zugang zu technischen Experten, die tiefgehende Kenntnisse in SharePoint Online und anderen Microsoft-Produkten haben. Dieser Support umfasst proaktive Services wie regelmäßige Systemüberprüfungen und -optimierungen, um die Leistung und Sicherheit zu maximieren.

FastTrack-Programm: Das FastTrack-Programm unterstützt Unternehmen bei der Implementierung und Migration zu SharePoint Online. Dieses Programm bietet maßgeschneiderte Unterstützung durch Microsoft-Experten, um sicherzustellen, dass der Übergang reibungslos und effizient verläuft.

Microsoft Consulting Services: Für Unternehmen, die eine maßgeschneiderte Beratung und Implementierungsunterstützung benötigen, bietet Microsoft Consulting Services an. Diese Experten arbeiten eng mit den internen Teams zusammen, um spezifische Geschäftsanforderungen zu verstehen und maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln.

Technischer Account Manager (TAM): Ein TAM bietet kontinuierliche Unterstützung und Beratung für Enterprise-Kunden. Diese Manager sind dedizierte Ansprechpartner, die sich um die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens kümmern und proaktive Unterstützung bieten.
Durch diese umfassenden Support-Optionen stellt Microsoft sicher, dass Unternehmen jeder Größe die nötige Unterstützung erhalten, um SharePoint Online erfolgreich zu nutzen und ihre Geschäftsprozesse zu optimieren.

Fazit

SharePoint Online hat sich als eine flexible und leistungsstarke Plattform etabliert, die Unternehmen bei der effizienten Zusammenarbeit und Datenverwaltung unterstützt. Mit seiner nahtlosen Integration in die Microsoft 365-Suite und umfangreichen Funktionen für Dokumentenmanagement, Teamkollaboration und Intranet-Dienste ist SharePoint Online eine ausgezeichnete Wahl für Unternehmen jeder Größe. Die Plattform skaliert mit dem Wachstum des Unternehmens und bietet umfassende Support-Optionen, um eine reibungslose Nutzung zu gewährleisten.

Zusätzlich ergänzt Powell Software mit seinen Produkten wie Powell Intranet und Powell Teams das Angebot, indem es spezialisierte digitale Arbeitsplatzlösungen bereitstellt, die darauf ausgerichtet sind, die Kommunikation zu stärken und die Zusammenarbeit zu optimieren. Diese Lösungen sind ideal für Unternehmen, die ihre digitale Transformation vorantreiben und eine benutzerfreundliche, effiziente Arbeitsumgebung schaffen möchten.

 

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FAQ

Was ist der Hauptunterschied zwischen SharePoint Online und SharePoint on-premises?

SharePoint Online wird als Cloud-Service von Microsoft gehostet und verwaltet, während SharePoint on-premises auf den Servern des Unternehmens installiert und verwaltet wird.

Welche Vorteile bietet SharePoint Online in Bezug auf die Zugänglichkeit?

Als Cloud-Service ermöglicht SharePoint Online den Zugriff auf wichtige Dokumente und Informationen von überall, was besonders für Remote-Arbeit und mobile Teams vorteilhaft ist.

Wie unterstützt SharePoint Online die Teamarbeit?

SharePoint Online unterstützt die Teamarbeit durch Echtzeit-Dokumentenbearbeitung, integrierte Kommunikationstools und zentralisierte Informationsquellen.

 

Welche Anpassungsmöglichkeiten bietet SharePoint Online?

SharePoint Online bietet umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten, einschließlich benutzerdefinierter Listen, Workflows, PowerApps-Integrationen und mehr.

Wie integriert sich SharePoint Online in Microsoft Teams?

SharePoint Online arbeitet nahtlos mit Microsoft Teams zusammen, indem es Dokumente und Ressourcen direkt in Teams-Kanälen teilt und bearbeitet werden können.

Welche Support-Optionen stehen für SharePoint Online zur Verfügung?

Microsoft bietet umfangreiche Support-Optionen, einschließlich Online-Dokumentationen, Tutorials, Community-Foren, Premier Support und spezielle Programme wie FastTrack.

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