Was ist Sharepoint online und wofür wird es eingesetzt?

Was ist SharePoint Online?

SharePoint Online, ein integraler Bestandteil von Microsofts Cloud-Service-Angebot, repräsentiert eine fortschrittliche Plattform für die Zusammenarbeit und das Informationsmanagement in Unternehmen. Als cloudbasierte Version der SharePoint-Technologie ermöglicht es Nutzern, von überall auf wichtige Dateien, Daten und Anwendungen zuzugreifen.

SharePoint Online bietet eine Vielzahl von Funktionen, darunter das Erstellen von Websites, das Verwalten von Inhalten und Dokumenten, das Organisieren von Listen und das Bereitstellen von Business Intelligence-Tools. Es integriert sich nahtlos in andere Microsoft-Produkte wie Office 365 und OneDrive, was es zu einer umfassenden Lösung für Unternehmen macht, die eine effiziente und flexible Arbeitsumgebung suchen.

Wie unterscheidet es sich von SharePoint on-premises?

Der Hauptunterschied zwischen SharePoint Online und SharePoint on-premises liegt in der Bereitstellungsart und Verwaltung. SharePoint Online wird als Teil der Microsoft Cloud-Services angeboten, was bedeutet, dass Microsoft die Infrastruktur, Wartung und Updates übernimmt. Dies bietet Unternehmen den Vorteil einer geringeren IT-Last, da keine eigenen Server oder Hardware-Ressourcen benötigt werden. Zudem ermöglicht SharePoint Online eine einfachere Skalierbarkeit und Zugänglichkeit von überall, was besonders für Unternehmen mit Remote-Arbeitskräften oder mehreren Standorten vorteilhaft ist.

Im Gegensatz dazu wird SharePoint on-premises direkt auf den Servern des Unternehmens installiert und verwaltet. Dies bietet mehr Kontrolle und Anpassungsmöglichkeiten, erfordert jedoch auch mehr Ressourcen für die Wartung und das Management der Infrastruktur. On-premises-Lösungen können für Unternehmen mit spezifischen Compliance-Anforderungen oder solche, die eine vollständige Kontrolle über ihre Daten und Systeme wünschen, besser geeignet sein.

In beiden Fällen bietet SharePoint leistungsstarke Tools für die Zusammenarbeit, das Dokumentenmanagement und die Unternehmenskommunikation, jedoch mit unterschiedlichen Ansätzen in Bezug auf Hosting, Management und Skalierbarkeit. Für eine detaillierte Gegenüberstellung, lesen Sie unseren Artikel über SharePoint Online vs SharePoint On-Premise.

Kernfunktionen von SharePoint Online

SharePoint Online, ein wesentlicher Bestandteil des Microsoft Cloud-Portfolios, bietet eine Reihe von Kernfunktionen, die es zu einer leistungsstarken Plattform für Unternehmen machen. Zu den Hauptfunktionen gehören:

• Cloudbasiertes Dokumentenmanagement: Im Gegensatz zu traditionellen On-Premises-Lösungen ermöglicht SharePoint Online das Speichern, Organisieren und Teilen von Dokumenten direkt in der Cloud. Dies bietet eine erhöhte Flexibilität und Zugänglichkeit, insbesondere für Teams, die remote arbeiten.
• Dynamische Website-Erstellung: Nutzer können schnell und einfach Intranet-Seiten und teambasierte Websites erstellen, die speziell für die Cloud-Umgebung optimiert sind. Diese Seiten sind ideal für die Verbreitung von Unternehmensnachrichten und Ressourcen. Entdecken Sie mehr zum Thema Intranet Lösung in unserem Bericht.
• Nahtlose Integration in die Microsoft 365-Umgebung: SharePoint Online bietet eine tiefere und intuitivere Integration mit Microsoft 365, einschließlich Teams und OneDrive, was die Kollaboration und den Informationsaustausch vereinfacht.
• Erweiterte Listen- und Bibliotheksfunktionen: Diese Funktionen sind speziell für die Cloud-Umgebung konzipiert, um eine effiziente Organisation und Verwaltung von Unternehmensdaten zu ermöglichen.
• Anpassbare Cloud-Portale: SharePoint Online bietet erweiterte Möglichkeiten zur Personalisierung und Anpassung von Websites, die über die traditionellen On-Premises-Funktionen hinausgehen.
• Umfassende Sicherheit und Compliance in der Cloud: SharePoint Online profitiert von Microsofts fortlaufenden Investitionen in Cloud-Sicherheit und Compliance, was Unternehmen einen zusätzlichen Schutz ihrer Daten bietet.

Diese Plattform ermöglicht es, effektive Intranet-Lösungen zu schaffen, die die interne Kommunikation und Zusammenarbeit fördern. Lesen Sie mehr über SharePoint Intranet.

Vorteile von SharePoint Online für Unternehmen

SharePoint Online bietet zahlreiche Vorteile, die es zu einer attraktiven Lösung für Unternehmen jeder Größe machen:

• Zugänglichkeit und Mobilität: Als Cloud-Service ermöglicht SharePoint Online den Zugriff auf wichtige Dokumente und Informationen von überall, was besonders für Remote-Arbeit und mobile Teams vorteilhaft ist.
• Reduzierter IT-Aufwand: Da Microsoft die Infrastruktur wartet, können Unternehmen Kosten und Aufwand für die Wartung eigener Server einsparen.
• Sicherheit und Compliance: SharePoint Online profitiert von Microsofts umfangreichen Sicherheitsmaßnahmen und Compliance-Standards, was es zu einer sicheren Wahl für Unternehmen macht, die Wert auf Datenschutz und Sicherheit legen.
• Anpassbare Lösungen: Unternehmen können SharePoint Online an ihre spezifischen Anforderungen anpassen, indem sie benutzerdefinierte Lösungen und Integrationen entwickeln.
• Verbesserte Effizienz bei Geschäftsprozessen: SharePoint Online ermöglicht die Automatisierung von Geschäftsprozessen und Workflows, was zu einer gesteigerten Effizienz und Produktivität führt.
• Umfangreiche Suchfunktionen: Die Plattform bietet leistungsstarke Suchfunktionen, die es Benutzern ermöglichen, schnell und einfach die benötigten Informationen und Dokumente zu finden.
• Community- und Social-Networking-Funktionen: SharePoint Online unterstützt die Bildung von Communitys und bietet Social-Networking-Funktionen, die die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch innerhalb des Unternehmens fördern.
• Business Intelligence und Reporting: Die Plattform bietet Tools für Business Intelligence und Reporting, die es Unternehmen ermöglichen, Daten zu analysieren und aussagekräftige Berichte zu erstellen.

SharePoint Online bietet zahlreiche Vorteile, die es zu einer attraktiven Lösung für Unternehmen jeder Größe machen. Die Vorteile von SharePoint im Detail finden Sie hier.

Wie kann SharePoint Online die Teamarbeit verbessern?

SharePoint Online von Microsoft bietet eine dynamische Plattform, die die Teamarbeit durch seine fortschrittlichen Funktionen und Tools erheblich verbessert.

Zusammenarbeit in Echtzeit

• Gemeinsame Dokumentenbearbeitung: SharePoint Online ermöglicht es Teams, Dokumente in Echtzeit gemeinsam zu bearbeiten, was die Produktivität steigert und die Notwendigkeit von mehrfachen Dokumentenversionen reduziert.
• Integrierte Kommunikationstools: Die Integration mit Microsoft Teams und anderen Office 365-Anwendungen erleichtert die Kommunikation und Koordination innerhalb von Teams.
• Zentralisierte Informationsquelle: SharePoint Online dient als zentrale Anlaufstelle für alle Teammitglieder, um auf wichtige Dateien, Daten und Ressourcen zuzugreifen, was die Zusammenarbeit und den Informationsfluss verbessert.

Datensicherheit und Compliance

• Sichere Datenverwaltung: SharePoint Online bietet robuste Sicherheitsfunktionen, die den Schutz sensibler Unternehmensdaten gewährleisten.
• Compliance und Governance: Die Plattform unterstützt Compliance-Standards und bietet Governance-Tools, die es Unternehmen ermöglichen, ihre Daten gemäß rechtlichen und unternehmensinternen Richtlinien zu verwalten.
• Zugriffskontrolle: Durch detaillierte Berechtigungseinstellungen können Unternehmen den Zugriff auf sensible Informationen effektiv steuern und verwalten.

Implementierung von SharePoint Online

Die Implementierung von SharePoint Online in einem Unternehmen erfordert eine strategische Planung und einen durchdachten Ansatz. Hier sind einige Schritte und Best Practices, die Unternehmen bei der Einführung von SharePoint Online beachten sollten:

Schritte zur Einführung von SharePoint Online

• Bedarfsanalyse: Bestimmen Sie die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens und wie SharePoint Online diese adressieren kann.
• Planung und Strategie: Entwickeln Sie einen klaren Implementierungsplan, der Ziele, Zeitrahmen und Ressourcen umfasst.
• Schulung und Support: Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter geschult werden und Zugang zu notwendigen Ressourcen und Support haben, um die Plattform effektiv zu nutzen.

Best Practices für die Nutzung von SharePoint Online

• Anpassung an Unternehmensbedürfnisse: Passen Sie SharePoint Online an die spezifischen Bedürfnisse und Prozesse Ihres Unternehmens an.
• Förderung der Benutzerakzeptanz: Ermutigen Sie die Mitarbeiter, die Plattform aktiv zu nutzen, indem Sie die Vorteile und Möglichkeiten von SharePoint Online hervorheben.
• Kontinuierliche Bewertung und Anpassung: Überwachen Sie die Nutzung und Leistung von SharePoint Online und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor, um die Effizienz und Effektivität zu maximieren.

Wie integriert sich SharePoint Online in andere Microsoft-Produkte?

SharePoint Online ist ein zentraler Bestandteil des Microsoft-Ökosystems und integriert sich nahtlos in eine Vielzahl anderer Microsoft-Produkte. Diese Integration bietet Unternehmen eine kohärente und effiziente Arbeitsumgebung. Zu den wichtigsten Integrationen gehören:

• Microsoft Teams: SharePoint Online arbeitet Hand in Hand mit Microsoft Teams, um eine umfassende Kollaborationsumgebung zu schaffen. Dokumente und Ressourcen, die in SharePoint gespeichert sind, können direkt in Teams-Kanälen geteilt und bearbeitet werden.
• Office 365: Als Teil von Office 365 bietet SharePoint Online eine enge Verbindung zu Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint. Dies ermöglicht es Benutzern, Dokumente direkt in SharePoint zu erstellen, zu bearbeiten und zu speichern.
• OneDrive for Business: SharePoint Online und OneDrive for Business sind eng miteinander verbunden, wobei OneDrive als persönlicher Speicherplatz für Benutzer dient, der nahtlos mit SharePoint-Teamseiten synchronisiert wird.
• Power Automate und Power Apps: SharePoint Online lässt sich mit Power Automate (früher Microsoft Flow) und Power Apps integrieren, um benutzerdefinierte Workflows und Anwendungen zu erstellen, die Geschäftsprozesse automatisieren und optimieren.
• Microsoft Power BI: Die Integration mit Power BI ermöglicht es Unternehmen, leistungsstarke Business-Intelligence-Dashboards und -Berichte zu erstellen, die Daten aus SharePoint nutzen.

SharePoint Online vs. Andere Cloud-Lösungen

Doch es gibt nicht ja nicht nur Microsoft, SharePoint Online steht im Wettbewerb mit verschiedenen anderen Cloud-Lösungen. Jede dieser Plattformen bietet einzigartige Funktionen und Vorteile, und die Wahl der richtigen Lösung hängt von den spezifischen Anforderungen eines Unternehmens ab.

Vergleich mit ähnlichen Plattformen

• Google Workspace: Bietet ähnliche Funktionen wie SharePoint Online, einschließlich Dokumentenverwaltung und Teamkollaboration, jedoch mit einer stärkeren Integration in Google-Dienste.
• Dropbox Business: Eine beliebte Lösung für Dateispeicherung und -freigabe, die sich durch Benutzerfreundlichkeit auszeichnet, aber nicht die gleiche Tiefe in der Dokumentenverwaltung und Teamzusammenarbeit wie SharePoint Online bietet.
• Box: Ein weiterer starker Konkurrent im Bereich der Cloud-Speicherlösungen, der sich auf Sicherheit und Compliance konzentriert, aber nicht die gleiche Integration in das Microsoft-Ökosystem bietet.

Warum SharePoint Online wählen?

Unternehmen sollten SharePoint Online in Betracht ziehen, wenn sie eine tief integrierte Lösung im Microsoft-Ökosystem suchen, die nicht nur leistungsstarke Funktionen für Dokumentenmanagement und Zusammenarbeit bietet, sondern auch die Flexibilität, Geschäftsprozesse durch benutzerdefinierte Lösungen und Integrationen zu optimieren. SharePoint Online ist ideal für Unternehmen, die bereits stark in Microsoft-Produkte investiert sind und eine nahtlose Integration mit Tools wie Office 365, Teams und Power BI suchen.

Wie skaliert SharePoint Online mit dem Wachstum eines Unternehmens?

SharePoint Online ist speziell dafür konzipiert, mit dem Wachstum und den sich ändernden Anforderungen eines Unternehmens zu skalieren. Die Skalierbarkeit von SharePoint Online umfasst:

• Flexible Speicheroptionen: Unternehmen können bei Bedarf zusätzlichen Speicher hinzufügen, um mit der wachsenden Menge an Daten und Dokumenten Schritt zu halten.
• Anpassbare Funktionen: SharePoint Online ermöglicht es Unternehmen, Funktionen und Anwendungen hinzuzufügen oder zu entfernen, um den sich ändernden Geschäftsanforderungen gerecht zu werden.
• Benutzerfreundliche Verwaltung: Die Verwaltung von Benutzerkonten und Berechtigungen ist einfach und kann mit der Größe des Unternehmens skaliert werden.

Welche Support-Optionen bietet Microsoft für SharePoint Online?

Microsoft bietet umfassende Support-Optionen für SharePoint Online, um sicherzustellen, dass Unternehmen die Hilfe erhalten, die sie benötigen. Diese Support-Optionen umfassen:

• Online-Ressourcen: Microsoft bietet eine umfangreiche Bibliothek an Online-Dokumentationen, Tutorials und Community-Foren, in denen Benutzer Antworten auf häufig gestellte Fragen finden und Best Practices austauschen können.
• Technischer Support: Unternehmen mit einem Microsoft 365-Abonnement haben Zugang zu technischem Support, der bei Problemen mit SharePoint Online hilft.
• Beratungsdienste: Für komplexere Anforderungen bietet Microsoft professionelle Beratungsdienste an, um Unternehmen bei der Implementierung, Anpassung und Optimierung von SharePoint Online zu unterstützen.

Fazit

SharePoint Online hat sich als eine flexible und leistungsstarke Plattform etabliert, die Unternehmen bei der effizienten Zusammenarbeit und Datenverwaltung unterstützt. Mit seiner nahtlosen Integration in die Microsoft 365-Suite und umfangreichen Funktionen für Dokumentenmanagement, Teamkollaboration und Intranet-Dienste ist SharePoint Online eine ausgezeichnete Wahl für Unternehmen jeder Größe. Die Plattform skaliert mit dem Wachstum des Unternehmens und bietet umfassende Support-Optionen, um eine reibungslose Nutzung zu gewährleisten.

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