Ist die Verwaltung von Dokumenten in SharePoint die richtige Wahl für Sie?

by Yvonne Harris

Um die Arbeit im gesamten Unternehmen effizienter zu gestalten, ist es wichtig, dass Sie sich für das richtige System zur Verwaltung Ihrer Dokumente entscheiden. Der größte Vorteil einer digitalisierten Verwaltung Ihrer Dokumente besteht darin, dass es zu einem reibungsloseren Betriebsablauf beiträgt, da Dokumente und wo sie abgelegt sind, schneller gefunden werden. 

Keine Verwaltungslösung ist ohne Fehler. Manche Lösung ist jedoch produktiver als eine andere. Die Eigenschaften, die nicht komplett ausgereift sind, können große Probleme verursachen, z. B. den Verlust von Dokumenten und Probleme bei der Sicherheit. Das kann für ein Unternehmen schnell kostspielig werden. 

In diesem Artikel werden daher zwei wichtige Fragen behandelt: Warum brauchen Unternehmen eine effektive Verwaltungslösung für Dokumente? Und kann SharePoint für die Verwaltung von Dokumenten genutzt werden? 

Die knappe Antwort ist: Ja, SharePoint kann für die Verwaltung von Dokumenten verwendet werden. Gerade wenn Sie sich nach einer besseren Möglichkeit zur Verwaltung Ihrer Dokumente umsehen, könnte Microsoft SharePoint genau die richtige Wahl sein. Die Verwaltung von Dokumenten ist nur einer der Vorteile von SharePoint. Das Tool eignet sich auch sehr gut zur Erhöhung der Produktivität und ist ein zuverlässiges Tool für die interne Kommunikation. 

Warum brauchen Unternehmen ein System zur Verwaltung ihrer Dokumente?

Bei einer normalen Verwaltung von Dokumenten werden Dateien, Ordner und Dokumente an einem zentralen Ort gespeichert. Dies ist nicht nur zeitaufwändig, sondern muss auch von einem Menschen durchgeführt werden. Außerdem wird dafür jede Menge Platz benötigt. Daher sind die meisten Unternehmen in den letzten Jahren „mobil“ geworden, um Platz zu sparen und ihre Arbeitsabläufe zu automatisieren. 

Da die Dokumentation durch Vorgaben wie COVID-19-Protokolle (z. B. COVID-Haftungsverzichtserklärungen), gesetzlichen Anforderungen und sich ständig ändernden Industriestandards immer wichtiger wird, ist es mittlerweile unerlässlich, über ein effektives Verwaltungssystem zu verfügen. In diesem Zusammenhang ist eine Cloud-basierte Verwaltungssoftware für Dokumente häufig die beste Option, um einfacheren Zugriff darauf zu ermöglichen, höhere Sicherheit zu gewährleisten und allgemein Dinge und Abläufe zu vereinfachen. 

Eine unvorhersehbare oder ungeprüfte Software zu nutzen, ist für ein Unternehmen mit einem großen Risiko verbunden. Daher ist es wichtig, bei der Wahl einer bestimmten Software zur Dokumentation nicht nur auf den Preis zu achten. Das Risiko ist, dass Kriminelle im Internet Informationen abfangen, Dokumente verloren gehen oder Verstöße gegen bewährte Verfahren straf- oder zivilrechtlich geahndet werden können. 

Was ist die Verwaltung von Dokumenten in SharePoint?

Die Verwaltung von Dokumenten in SharePoint ermöglicht es den Benutzer*innen, viele Dokumente zu verwalten und zu speichern, unter anderem folgende:  

  • Word-Dokumente 
  • Excel-Tabellen 
  • PowerPoint-Präsentationen 
  • OneNote-Dateien 

Sobald Sie im System über SharePoint-Dokumente verfügen, können diese in Ordnern organisiert werden, um sie in Apps zur Interaktion mit Kund*innen (z. B. Dynamics 365 Sales und Dynamics 365 Marketing) zu teilen. Durch diese Integration von SharePoint in den Apps können Sie hier Dokumente direkt erstellen, hochladen, anzeigen und löschen. Weitere Funktionen sind die Möglichkeit, Änderungen in Dokumenten nachzuvollziehen, ihre Eigenschaften anzupassen und spezifische Berechtigungen für externe Benutzer*innen festzulegen. 

Zusätzlich verfügt SharePoint über Dokumentenbibliotheken, mit denen Nutzer*innen Dokumente problemlos und sicher mit anderen Teammitgliedern teilen können. Mit SharePoint Online haben Sie von jedem Gerät aus und zu jeder Tageszeit auf eine Dokumentenbibliothek Zugriff, und die Drag-and-Drop-Funktion von Microsoft macht das Verschieben von Dateien innerhalb der Bibliothek problemlos möglich. 

Um über alle Änderungen informiert zu werden, gibt es in SharePoint auch die Option, Benachrichtigungen zu aktivieren, wenn ein Dokument verändert oder verschoben wird. Die Benachrichtigung kann sich auf eine bestimmte Liste, einen Ordner, eine Datei oder ein Listenelement beziehen und wird Ihnen direkt per E-Mail zugesendet. 

Die Vorteile der Verwaltung von Dokumenten in SharePoint 

  1. Automatisierung und gemeinsame Arbeiten

    Eine der spannendsten Funktionen eines Cloud-basierten Dienstes wie SharePoint ist die Möglichkeit, Arbeitsabläufe zu automatisieren und mit Teammitgliedern zusammenzuarbeiten. Die Automatisierung in SharePoint kann personalisiert werden. Zu den wichtigsten Funktionen gehört die Möglichkeit, Erstellung von Dokumenten, Weiterleitung, Freigaben, Signaturen sowie Feedback zu automatisieren. Mehrere Benutzer*innen können gleichzeitig an Dokumenten arbeiten, und die Änderungen jeder Person werden automatisch mit einer bestimmten Farbe versehen. So kann das Team nachvollziehen, wo und von wem Änderungen vorgenommen werden. 

  2. Vielseitige Anwendung

    SharePoint kann zur besseren Zusammenarbeit in alle bestehenden Anwendungen von Microsoft eingebunden werden. Außerdem ist es über mehrere Geräte, einschließlich mobiler Geräte, kompatibel – ein weiterer Vorteil, der die Nutzung vereinfacht. SharePoint ist außerdem sehr anpassbar, sodass bestimmte Funktionen einfach geändert (oder sogar gelöscht) werden können, um es noch besser auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen. 

  3. Sicherheit

    SharePoint ist sehr zuverlässig, was die Sicherheit Ihrer Daten angeht. Serverprobleme gibt es selten, und SharePoint speichert automatisch verschiedene Versionen Ihrer Dokumente. So können Sie beispielsweise auf eine ältere Version eines Dokuments zugreifen, das bereits überarbeitet wurde. Dies ist vor allem wichtig, wenn Sie einen Fehler bemerken, der korrigiert werden muss. Außerdem kann der Zugriff eingeschränkt werden, so dass Sie festlegen können, wer vertrauliche Dokumente sehen darf und wer nicht. 

  4. Reduzierung von Fehlern

    Mit Funktionen wie der Validierung von Dokumenten werden diese auf Rechtschreibfehler, fehlende Wörter oder fehlende Signaturen geprüft. SharePoint behebt offensichtliche Fehler automatisch oder markiert unklare Fehler, die Benutzer*innen manuell korrigieren können. 

  5. Kostensenkung

    Wenn Sie bereits ein Microsoft Office 365-Abonnement haben, können Sie zusätzliche Kosten sparen, indem Sie SharePoint als zentrales Tool für die Produktivität der Mitarbeitenden nutzen, sodass keine weiteren Anwendungen erworben werden müssen. 

  6. Zugriff

    Viele Unternehmen speichern ihre Informationen immer noch auf den Unternehmensservern, was es unmöglich macht, auf die Daten unmöglich zuzugreifen, wenn man nicht im Büro ist. Mit SharePoint Online können Sie von überall aus auf Informationen zugreifen, da die Daten sicher in der Cloud gespeichert werden. Wenn es gut organisiert ist, kann eine gute Verwaltung aller Dokumente kann dabei helfen, Informationsüberlastung zu vermeiden. 

Weitere Funktionen von SharePoint 

SharePoint ist eine sehr gute Option für die Verwaltung von Dokumenten, beinhaltet aber auch verschiedene andere Arten von benutzerdefinierten Inhalten. Dazu gehört die Möglichkeit, Websites zu erstellen und Projekte zu verwalten (z. B. Projektplanung, Zeitpläne und Anzeige des Aufgabenstatus). Diese Inhaltstypen, wie beispielsweise Intranet-Seiten, können ohne Vorkenntnisse im Programmieren erstellt und angepasst werden. Insgesamt verfügt das Tool über alle Funktionen, die Sie von einem Verwaltungssystem für Inhalte in Ihrem Intranet erwarten und benötigen. 

Es muss nicht immer anstrengend sein, Dokumente zu verwalten. Die physische Aufbewahrung von Dokumenten kann die Ressourcen eines Unternehmens belasten, aber heutzutage ist die digitale Speicherung eine sehr gute Alternative dazu. Sie ermöglicht besseren Zugriff, Sicherheit, macht vieles einfacher und gibt Ihrem Unternehmen außerdem die Flexibilität, die es im 21. Jahrhundert braucht. 

Um Zeit zu sparen und die Mitarbeitenden zu mehr Engagement zu motivieren, sollten Sie die Unterstützung eines Drittanbieters wie Powell Intranet in Erwägung ziehen, um SharePoint als vollständige Intranet-Lösung und nicht nur als Verwaltungssystem für Dokumente zu nutzen. Powell Software ist ein Microsoft-Partner, der sich zum Ziel gesetzt hat, die Leistung Ihrer Mitarbeitenden zu erhöhen, indem es Ihren Microsoft 365-Arbeitsbereich verändert. 

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