Eignet sich SharePoint als Tool für die interne Kommunikation?

Suchen Sie nach einer Software, die Ihren Mitarbeitenden dabei hilft, besser zusammenzuarbeiten, zu kommunizieren und produktiver zu sein? Wenn Sie auf der Suche nach einem System für die interne Kommunikation Ihres Unternehmens sind, dann haben Sie wahrscheinlich schon über SharePoint nachgedacht. Sehr viele Unternehmen nutzen Microsoft 365 und SharePoint ist in der M365-Lizenz enthalten. Daher ist es häufig die erste Wahl – aber ist es auch die richtige Wahl, oder sollten Sie sich nach anderen Optionen umsehen? 

Was ist SharePoint?

Bevor wir uns damit beschäftigen, warum Unternehmen SharePoint als Tool für die interne Kommunikation nutzen und ob das eine gute Idee ist, wollen wir zunächst folgende Frage klären: was genau ist SharePoint? 

Unternehmen nutzen SharePoint dazu, interne Websites zu erstellen. Fast jedes Gerät ist mit SharePoint kompatibel, und hierüber können Informationen wunderbar geteilt, gespeichert und organisiert werden. SharePoint hat aber noch sehr viele weitere Vorteile. Es wird von Unternehmen als Intranet für die Verwaltung von Dokumenten, die Zentralisierung von Richtlinien und Verfahren und die Verbesserung der Produktivität verwendet, indem es Mitarbeitenden ermöglicht, einfach auf die Informationen zuzugreifen, die sie benötigen. 

Unabhängig davon, ob in Ihrem Unternehmen bereits SharePoint genutzt wird und Sie sich fragen, wie es noch nützlicher sein kann, oder ob Sie nach einer Alternative zu Ihrem aktuellen System suchen, das auf einer anderen Plattform gehostet wird, ist es wichtig, die Vor- und Nachteile abzuwägen, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Wir haben eine Liste mit den Vor- und Nachteilen der Verwendung von SharePoint für die interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen zusammengestellt.

Warum nutzen Unternehmen SharePoint für die interne Kommunikation? 

1. Zur richtigen Nutzung der Investition in Microsoft 365

SharePoint ist Teil der Office 365-Suite und ist nativ mit Microsoft-Programmen wie Outlook, Teams, Yammer und OneDrive verbunden. Wie viele andere Unternehmen haben Sie wahrscheinlich bereits Office 365 für den Geschäftsbetrieb eingeführt, was es umso spannender macht, das Produkt SharePoint zu verwenden. 

Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, ein Intranet mit SharePoint aufzubauen und nutzen es gerade wegen dieser Integrationsmöglichkeiten als Plattform für die interne Kommunikation.  Die enge Verbindung der Office 365-Suite mit Ihrem Intranet führt dazu, dass online alles ohne Probleme funktioniert. Außerdem sparen Ihre Mitarbeitenden viel Zeit bei der gemeinsamen Arbeit an Projekten und können so ihre Geschäftsprozesse und Arbeit verbessern. 

2. Es ist für die Kommunikation von oben nach unten geeignet

Ein weiterer Grund, warum Führungskräfte SharePoint bevorzugen, ist, dass es ihnen ermöglicht, mit verschiedenen Gruppen von Mitarbeitenden im Unternehmen zu kommunizieren. Traditionelle SharePoint-Intranets sind auf die Verbreitung von Informationen von oben nach unten ausgerichtet. Die Führungsebene des Unternehmens kann sich auf SharePoint verlassen, um wichtige unternehmensweite Updates mitzuteilen. 

3. Es ist ein zentraler Ort zur gemeinsamen Nutzung und Speicherung von Informationen und Dokumenten

SharePoint wurde entwickelt, um Nutzer*innen zu ermöglichen, alle Dokumente an einem zentralen Ort zu verwalten und zu speichern. Sie können den Zugriff auf Dokumente steuern, andere zur Zusammenarbeit einladen und kontrollieren, wie Mitglieder Inhalte freigeben. Außerdem ist es dank Funktionen wie Metadaten und Tagging einfacher, Dokumente zu finden. Solange Sie über eine starke Organisationsstruktur verfügen, sollte es nicht allzu lange dauern, bis jede Person findet, wonach sie sucht. 

4. Es erlaubt Mitarbeitenden, von überall aus auf Informationen zuzugreifen

Viele Unternehmen speichern ihre Dokumente auf ihren Servern, wie es bei SharePoint On-Premise der Fall ist. Das Problem dabei ist jedoch, dass Personen nur vom Büro aus Zugriff auf die Dokumente haben. SharePoint Online hingegen ist eine Cloud-basierte Plattform, die es den Mitarbeitenden ermöglicht, von überall auf die Dateien zuzugreifen, während die robuste Datenverschlüsselung dafür sorgt, dass Ihre Daten geschützt bleiben.

5. Es verspricht höhere Sicherheit

Angesichts der steigenden Anzahl von Datenschutzverletzungen ist Sicherheit heutzutage ein wichtiger Aspekt für eine Unternehmenssoftware, und SharePoint erfüllt diese Anforderung. Das System verfügt über sehr gute Sicherheitsfunktionen, die das Risiko von Ausfällen und unbefugtem Zugriff verringern. Unternehmen, die mit sensiblen Informationen umgehen, können zudem von Datenverschlüsselung mit verschiedenen Einstellungen für die Verwaltung von Zugriff, Speicherung und Freigabe profitieren, sodass Sie die Anforderungen der Regulierungsbehörden Ihrer Branche vollständig erfüllen. 

6. Es optimiert die Verwaltung von Inhalten

SharePoint sticht bei der Veröffentlichung von Inhalten hervor, da es Funktionen enthält, mit denen Nutzer*innen Inhalte erstellen und zur Genehmigung einreichen können. Nach der Genehmigung können die Inhalte auch im Internet und auf Social-Media-Plattformen veröffentlicht werden. Auch wenn es sich um ein internationales Unternehmen mit mehrsprachigen Inhalten handelt, erfüllt SharePoint alle Anforderungen. 

7. Es führt zu einer höheren Produktivität

Alle Vorteile von SharePoint tragen zur Produktivität eines Unternehmens bei, denn mit dem System lassen sich Prozesse und Geschäftsabläufe optimieren und automatisieren. Die Nutzer*innen können diese in Kunden-Anwendungen, E-Mail-Programmen und Webbrowsern integrieren, damit die Benutzererfahrung noch einfacher und einheitlicher wird. 

Warum wollen manche Unternehmen SharePoint nicht als internes Kommunikationstool nutzen?

1. Es ist für die Kommunikation von oben nach unten geeignet

SharePoint unterstützt die Unternehmensleitung bei der Weitergabe von Informationen an die Mitarbeitenden, was dabei hilft, Informationen effektiver zu kommunizieren. Allerdings werden die Mitarbeitenden nicht in den Entscheidungsprozess mit einbezogen. Um sie besser einzubinden, müssen alle mitreden dürfen, wenn es um die Unternehmensziele geht. Eine Option wäre, SharePoint mit Teams zu verbinden. Jedoch sollten Sie für eine echte Zusammenarbeit, den Mitarbeitenden eine wahre Stimme geben. Zudem sollten Sie sich nach einem Intranet mit höherem Fokus auf das soziale Umfeld umsehen, das zudem auf die interne Kommunikation in beide Richtungen ausgerichtet ist. 

2. Es bindet nicht die Mitarbeitenden in der Produktion mit ein, allen voran diejenigen, die kein Microsoft 365 haben

Damit ein Unternehmen SharePoint einführen kann, müssen alle Mitarbeitenden eine Microsoft 365-Lizenz haben. Dies ist eine Herausforderung für Unternehmen mit Mitarbeitenden in der Produktion, da nicht alle Personen auf ein SharePoint-Intranet zugreifen können. In solchen Fällen kann eine Drittanbieterlösung nützlich sein, insbesondere ein auf SharePoint basierendes Intranet (wie Powell Intranet) mit einer mobilen App. So können auch die Mitarbeitende im Außendienst, die über keine Microsoft 365-Lizenz verfügen, Zugriff haben. 

3. Es ist schwierig, die richtigen Informationen an die richtigen Personen weiterzugeben

Eines der größten Probleme von SharePoint ist, dass es schwierig ist, die richtigen Informationen an die richtige Gruppe von Mitarbeitenden weiterzugeben. Bei so vielen Mitteilungen, die verschickt werden, werden die Mitarbeitenden von Informationen überrollt, wenn diese nicht auf bestimmte Zielgruppen ausgerichtet sind. Die Software beinhaltet zwar einige Funktionen zur zielgruppenorientierten Ansprache, aber es müssen immer noch Verbesserungen vorgenommen werden. Zum Glück gibt es heute moderne Intranets, die auf SharePoint aufbauen und bessere Funktionen für die Ansprache bestimmter Zielgruppen bieten. Das Powell-Intranet ist ein wunderbares Beispiel dafür. 

4. Branding und Personalisierung gestaltet sich schwierig

In der Standardversion von SharePoint gibt es Einschränkungen, was die Branding-Optionen für Ihr Unternehmen betrifft. Außerdem kann es viel Zeit in Anspruch nehmen, diese Optionen zu nutzen. Es gleicht daher eher einem Microsoft-Intranet als einem individuellen Unternehmensintranet. Daher ist es besser, mit einem Drittanbieter zusammenzuarbeiten. Das Intranet von Powell Intranet ist sofort einsatzbereit, baut auf SharePoint auf, macht es möglich, das Intranet zu personalisieren und beinhaltet einfach zu verwendende Vorlagen. Sie können Ihr Intranet mit einem eigenen Logo versehen oder für bestimmte Feiertage und Jahreszeiten anpassen. 

5. Es verfügt nur über begrenzt ansprechende Funktionen

Vom schnellen technologischen Fortschritt beeinflusst haben Mitarbeitende heutzutage hohe Erwartungen, insbesondere was ansprechende Funktionen angeht. Wenn Sie Ihre Mitarbeitenden begeistern wollen, müssen Sie Ihre Erwartungen erfüllen – und das ist mit SharePoint fast unmöglich. Sie sollten daher eher nach einem Drittanbieter suchen, der Ihnen zusätzliche Funktionen bietet, wie Arbeitnehmerbeteiligung, Schreibtischbuchung, Ideenförderung und mehr. 

Fazit

SharePoint ist ein gutes Tool für die interne Kommunikation, aber es bleibt in vielen Dingen begrenzt. Anstatt die interne Kommunikationssoftware komplett zu überholen, sollten Sie sich nach einem Intranet umsehen, das auf SharePoint aufbaut, SharePoint nutzt und es gleichzeitig verbessert. Sie sollten sich für Powell Intranet entscheiden, wenn Sie die interne Kommunikation Ihres Unternehmens verbessern möchten.  

Unabhängig davon, für welche Option Sie sich entscheiden – natives SharePoint oder Powell Intranet – müssen Sie sicherstellen, dass Sie eine solide interne Kommunikationsstrategie haben. Diese Strategie wird sich auf ansprechende Inhalte stützen. Sie wollen sicherstellen, dass Ihr Intranet mit Inhalten gefüllt ist, die Ihre Mitarbeitenden konsumieren möchten. Die Erstellung einer erfolgreichen Strategie für Intranet-Inhalte kann jedoch überwältigend sein. Wenn Sie also einen Schritt voraus sein wollen, haben wir den richtigen Leitfaden für Sie.