Beim Mitarbeitedenengagement geht es um Verbindungen, die durch tägliche Interaktionen aufgebaut werden. In einem hybriden oder dezentralen Arbeitskontext haben die Menschen jedoch weniger Möglichkeiten zur Interaktion. Um sicherzustellen, dass sich die Mitarbeitenden dennoch miteinander und mit dem Unternehmen verbunden fühlen, sind Personalabteilung, Manager und Kommunikationsabteilung zuständig. Daher sollte die Verbesserung der internen Kommunikation im Fokus stehen.
Was ist interne Kommunikation?
Unter interner Kommunikation versteht man generell alle Informationen, die in einem Unternehmen zu Geschäftszwecken ausgetauscht werden. Der Begriff wird häufiger verwendet, um sich auf eine Person oder Abteilung zu beziehen, die für die Mitarbeiterkommunikation verantwortlich ist.
Ihre Aufgabe ist es, die Mitarbeitende zu informieren, mit ihnen im Kontakt zu bleiben und sie über die Unternehmensziele und -strategie auf dem Laufenden zu halten. In großen Organisationen ist die Notwendigkeit einer eigenen Abteilung für interne Kommunikation offensichtlich. In kleineren Unternehmen wird diese Aufgabe oft von den Führungskräften oder der Personalabteilung übernommen.
Gründe für die Verbesserung der internen Kommunikation
Steigerung des Mitarbeitendenengagements
76 % der Kommunikationsspezialisten nennen das Mitarbeitendenengagement als ihre oberste Priorität.
Interne Kommunikationsabteilungen spielen eine Schlüsselrolle, wenn es darum geht, dass alle auf derselben Seite sind und auf dasselbe Ziel hinarbeiten. Außerdem sind interne Kommunikationsmanager eine treibende Kraft für das Mitarbeitendenengagement. Die Ausrichtung aller auf ein gemeinsames Ziel fördert die Verbindung zwischen den Angestellten. Eine starke Verbindung zwischen den Beschäftigten ist für die Schaffung einer engagierten Belegschaft unerlässlich.
Finden Sie heraus, welche Vorteile engagierte Mitarbeiter mitbringen
Unterstützung der Employee Advocacy
Ein positiver interner Dialog ist entscheidend für die Förderung eines positiven externen Dialogs. Mitarbeitende sind die besten Markenfürsprecher eines Unternehmens. Auch wenn Employee Advocacy eher der Personalabteilung und dem Marketing zugute kommt, beginnt es mit der internen Kommunikation. Von den Mitarbeitenden kann nicht erwartet werden, dass sie über das Unternehmen sprechen, wenn sie nicht wissen, was los ist. Zum Glück kann die richtige interne Kommunikationsstrategie dabei helfen.
Eine integrativere, vernetzte Belegschaft
Wenn die Mitarbeitenden sich ausgeschlossen fühlen, beginnen sie, sich vom Unternehmen abzutrennen. Remote-Mitarbeiter sind dabei besonders gefährdet. Traditionelle interne Kommunikationsstrategien neigen dazu, diejenigen, die von zu Hause aus arbeiten, auszuschließen. In einer hybriden Arbeitswelt sind die Mitarbeitenden zwischen dem Homeoffice und Büro aufgeteilt. Die Sicherstellung einer konsistenten Kommunikation für alle ist für das Wachstum und den Erfolg des Unternehmens von entscheidender Bedeutung.
Lesen Sie mehr über die Verbindung von Mitarbeitenden in einer remote Arbeitswelt.
Mitarbeitendenkommunikation ist eine weitreichende Aufgabe mit endlosen Informationsmöglichkeiten. Möchten Sie zur Verbesserung der internen Kommunikation in Ihrem Unternehmen beitragen und Ihre Kommunikationsstrategie auf die nächste Stufe bringen? Hier sind 13 einfache Schritte.
13 Interne Kommunikationsstrategien für Engagement
Evaluieren Sie verfügbare Tools
Eine interne Kommunikationsstrategie hängt oft davon ab, welche Werkzeuge zur Verfügung stehen. In kleinen Unternehmen gibt es nur begrenzte Möglichkeiten, Informationen an die Mitarbeitenden zu bringen. In größeren Unternehmen hingegen kann die Anzahl der Tools überwältigend sein.
Hier sind nur einige der verfügbaren Tools für die Mitarbeitendenkommunikation:
Bevor Sie irgendwelche Änderungen oder Verbesserung der internen Kommunikation vornehmen, sollten Sie zunächst eine Liste der verwendeten Kanäle erstellen. Verlässt sich das Unternehmen auf E-Mail, vielleicht auf Schwarze Bretter oder gibt es ein ausgefeilteres System wie ein Intranet?
Analysieren Sie die Effektivität der aktuellen Maßnahmen
Jedes Unternehmen hat einen internen Kommunikationsprozess, ob er nun formalisiert ist oder nicht. Selbst wenn eine angemessene Strategie seit langem besteht, gibt es immer Raum für Verbesserungen.
Nachdem Sie also eine Liste der verfügbaren Kanäle erstellt haben, analysieren Sie, wie effektiv diese sind, indem Sie jedem Kanal eine Punktzahl von 1 bis 10 geben. Wenn jeder die letzte E-Mail verpasst hat, verdient sie wahrscheinlich eine niedrige Punktzahl.
Alte Gewohnheiten können schwer zu brechen sein. Nur weil die Kommunikationsabteilung in den letzten zehn Jahren eine monatliche E-Mail verschickt hat, heißt das nicht, dass es sich lohnt, daran festzuhalten.
Verstehen Sie, was die Mitarbeitenden von den aktuellen Maßnahmen halten
Mehr als die Hälfte der internen Kommunikationsverantwortlichen hat ein Problem damit, die Akzeptanz der Mitarbeitenden zu gewinnen. Vielleicht liegt es daran, dass die Botschaften oder die Kommunikationskanäle bei ihnen nicht ankommen. Vielleicht verstehen die Angestellten deren Zweck oder den Nutzen nicht.
Die Einbeziehung der Mitarbeitenden in die Maßnahmen zur Verbesserung der internen Kommunikation ist wichtig für den langfristigen Erfolg. Die Frage an die Angestellten, ob sie die letzte Post erhalten haben, hilft bei der Bewertung der Kanäle und bindet sie in die Bemühungen ein.
Gehen Sie auf die Mitarbeitenden ein: Wie wollen sie kommunizieren?
Jeder kommuniziert anders. Manche Mitarbeitende verschicken nur E-Mails, während andere lieber Meetings veranstalten. Oft ist es eine persönliche Vorliebe, oder es kann davon abhängen, was intern zur Verfügung steht.
Auch Generationsunterschiede spielen eine Rolle. Die Generation Z und die Millennials sind berüchtigt dafür, Telefonanrufe zu hassen.
Eine effektive interne Kommunikationsstrategie muss einige Kanäle nutzen. Aber bevor Sie Zeit damit verschwenden, E-Mails zu versenden, die niemand lesen wird, sollten Sie sicherstellen, dass Sie Ihre Zielgruppe kennen.
Diese Erkundungsphase kann informell sein, durch Gespräche mit Kollegen. Oder sie kann einen strukturierteren Prozess beinhalten, um unterstützende Daten zu haben.
Wenn das Unternehmen Microsoft Teams verwendet, warum nicht eine Umfrage starten oder eine Umfrage versenden?
Vermeiden Sie Einbahnstraßenkommunikation
Es kann einfach sein, in die Falle der Top-Down-Kommunikation zu tappen. Ein zu starker Fokus darauf, dass die Mitarbeitenden Informationen erhalten, kann problematisch sein. Das bedeutet zwar, dass alle auf der gleichen Seite stehen, aber es kann schnell eine geschlossene Kultur schaffen, in der Beiträge nicht geschätzt werden. Das Ziel sollte sein, mit den Angestellten in Kontakt zu treten.
Top-Down-Kommunikation hat ihren Platz, besonders in einer Krise. Insgesamt ist es jedoch die bessere und nachhaltigere Strategie, die Mitarbeitenden zur Beteiligung zu ermutigen, ihren Input zuzulassen und Diskussionen anzuregen.
Erfahren Sie mehr darüber, warum Sie die Hierarchie in Ihrer internen Kommunikation beenden müssen
Achten Sie auf die Art der Inhalte, die geteilt werden
Jeder nimmt Inhalte auf unterschiedliche Weise auf. Manche Menschen lesen gerne, andere hören oder sehen gerne zu. Visuelle Inhalte, wie Infografiken und Poster, könnten bestimmte Gruppen ansprechen. Andere wiederum bevorzugen formelle E-Mails und schriftliche Ankündigungen.
Die beste interne Kommunikationsstrategie bietet eine gute Mischung von Inhalten, die über verschiedene Kanäle verbreitet werden.
Bei der internen Kommunikation ging es früher darum, Massen-E-Mails an alle Mitarbeitende zu versenden. Sie waren lang und uninspirierend. Sie gingen in überfüllten Postfächern verloren, die Informationen wurden gesendet, aber oft nicht empfangen.
Die heutige Generation von Mitarbeitenden ist daran gewöhnt, Informationen häufig und auf leicht verdauliche Weise zu konsumieren. Fünfzehn-Sekunden-Videos, Gifs und Emojis sind Lichtjahre entfernt von textlastigen E-Mails oder Post-its an einem Schwarzen Brett.
Die Art der geteilten Inhalte hängt oft von den verwendeten Kanälen ab. Einige Plattformen, wie das Intranet, unterstützen sowohl schriftliche Ankündigungen, als auch visuelle Inhalte wie Infografiken und Poster. Microsoft Teams ist auch ein guter Ort, um Videos, Gifs und Emojis zu teilen.
Setzen Sie nutzergenerierte Inhalte ein
Der Versuch, Inhalte zu erstellen, die bei den Mitarbeitenden Anklang finden, kann manchmal eine Herausforderung sein. Dabei kann man auf der Suche nach Inspirationen einfach stecken bleiben. Lassen Sie die Angestellten in den Prozess miteinbeziehen. Schaffen Sie einen Raum, in dem Mitarbeitenden Ideen, Beiträge, Videos oder interessante Links teilen können.
Eine Employee Advocacy-Plattform, auf der Mitarbeitende ganz einfach Inhalte vorschlagen können, ist ein guter Weg, um ein intensiveres internes Kommunikationsprogramm aufzubauen.
Machen Sie die Informationen leicht auffindbar
Nachdem Sie viel Zeit in die Erstellung von Inhalten investiert haben, müssen Sie im nächsten Schritt dafür sorgen, dass jeder sie finden kann. Idealerweise sollten die geteilten Inhalte an einem zentralen Ort gespeichert werden, der für alle leicht zugänglich ist.
Bei einigen Kanälen ist dies leichter zu erreichen als bei anderen.
E-Mails gehen in überquellenden Postfächern verloren. Gedruckte Materialien werden in Schubladen gestopft. Notizen werden abgehängt.
Ein Intranet mit einem sicheren Content-Management-System bietet eine gute Lösung. Das interne Kommunikationsteam kann sicherstellen, dass relevante Dokumente auf ihrer Intranetseite leicht zugänglich sind.
Erfahren Sie mehr über ein CMS und die 10 wichtigsten Anforderungen
Microsoft Teams ist ebenfalls ein guter Ort, um Dokumente zu teilen, an denen die Mitarbeitenden dann gemeinsam arbeiten oder sofort Feedback geben und eine Diskussion starten können.
Ermutigen Sie zu Gesprächen in der physischen oder remote Kaffeepause
Informationen lassen sich am leichtesten weitergeben, wenn sich die Kollegen zwanglos unterhalten. Eine weitere Möglichkeit, die interne Kommunikation zu verbessern, besteht also in der Verbindung zwischen den Beschäftigten.
Vor Covid war das Treffen mit Kollegen an der Kaffeemaschine etwas Alltägliches. Jetzt ist es etwas, wovon die meisten Menschen nur träumen können. Die soziale Interaktion mit den Kollegen ist das, was denjenigen, die im Homeoffice arbeiten, derzeit am meisten fehlt.
Glücklicherweise kann Technologie dabei helfen, die zufällige Kaffeepause in die virtuelle Welt zu bringen und Mitarbeitende wieder miteinander zu verbinden.
Die virtuelle Kaffeemaschine von Powell Teams organisiert kurze Kaffeepausen-Meetings auf Microsoft Teams. Unser Algorithmus wählt Personen nach dem Zufallsprinzip auf der Grundlage ihrer Verfügbarkeit aus. Wenn Menschen sich treffen und interagieren können, werden Informationen auf natürlichere Weise ausgetauscht.
Legen Sie den Fokus auf die Mitarbeitenden
Eine erfolgreiche Strategie stellt die Mitarbeitenden in den Mittelpunkt. Eine Möglichkeit, die interne Kommunikation zu verbessern, ist die Leistungen und Meilensteinen der Angestellten zu betonen.
Beglückwünschen Sie Mitarbeitenden zu ihren Geburtstagen, würdigen Sie Arbeitsjubiläen und senden Sie Urlaubsnachrichten.
Beziehen Sie die Mitarbeitenden aus der ganzen Welt ein
Interne Kommunikation für ein globales Team zu managen, kann eine Herausforderung sein. Unterschiedliche Zeitzonen und Sprachen erfordern zusätzlichen Aufwand und das Überwinden dieser Barrieren. Hier sind 10 Tipps für effektive Kommunikation in einem globalen Team.
Bringen Sie etwas Spaß und Kreativität mit
Manchmal ist es die Aufgabe der internen Kommunikation, schwierige Botschaften zu übermitteln, z. B. bei der internen Krisenkommunikation.
Doch nicht jede Nachricht muss ernst sein. Die Menschen suchen nach positiven Momenten in ihrem Arbeitstag. So etwas wie wöchentliche Quizspiele könnten eine großartige Möglichkeit sein, dies zu bieten.
Sehen Sie sich diese Idee des internen Kommunikationsteams von Powell Softwares an.
Testen Sie neue Strategien und investieren Sie in die neuen Tools
Probieren Sie unterschiedliche Wege der Kommunikation aus. Mitarbeitende mögen sagen, dass sie gerne E-Mails erhalten. Aber wenn der monatliche Newsletter nicht geöffnet wird, sollte die Strategie neu bewertet werden. Das Testen verschiedener Inhaltsformate und Kanäle hilft dabei, eine langfristige Strategie zu entwickeln.
Gleichzeitig wird das Kommunikationsteam immer einen schweren Stand haben, wenn nicht die richtigen Tools vorhanden sind.
Ein schwarzes Brett in der Zentrale wird nicht sehr effektiv sein, wenn es darum geht, unternehmensweite Updates zu versenden. Eine Mitarbeitendenkommunikationsplattform, wie das Intranet, wird den Bedürfnissen eines wachsenden Unternehmens besser gerecht.
Sind Sie daran interessiert, mehr über das Intranet und seine Verwendung bei der Remote-Arbeit zu erfahren? Wir denken, dass Ihnen dieser Beitrag gefallen wird.
