Was sind die wichtigsten Aufgaben der internen Kommunikation im Unternehmen?

Was sind die Hauptaufgaben der internen Kommunikation?

Interne Kommunikation ist das Herzstück eines jeden Unternehmens, das den Informationsfluss und den Dialog zwischen allen Ebenen einer Organisation fördert. Es geht nicht nur darum, Nachrichten von oben nach unten zu senden, sondern auch darum, den Mitarbeitern eine Stimme zu geben und ihre Meinungen und Rückmeldungen zu berücksichtigen.

Das Hauptziel der internen Kommunikation ist es, Mitarbeiter zu informieren, zu überzeugen und sie in die Unternehmenskultur einzubinden. Sie zielt darauf ab, Vertrauen am Arbeitsplatz aufzubauen, den Wissensaustausch zu verbessern, die Mitarbeiter zu befähigen und eine Synergie zu schaffen, die alle mit den Gesamtzielen des Unternehmens in Einklang bringt.

• Informieren: Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter über aktuelle Entwicklungen, Veränderungen und Entscheidungen im Unternehmen informiert sind.
• Überzeugen: Vermitteln Sie die Vision, Werte und Ziele des Unternehmens, um das Verhalten und die Einstellung der Mitarbeiter zu beeinflussen.
• Einbinden: Fördern Sie den Dialog und die Beteiligung der Mitarbeiter, um ein Gefühl der Zugehörigkeit und des Engagements zu schaffen.

Wie beeinflusst interne Kommunikation die Mitarbeiterbindung?

Die interne Kommunikation beeinflusst die Mitarbeiterbindung auf vielfältige Weise, insbesondere durch die drei vorher definierten Hauptziele: Informieren, Überzeugen und Einbinden.

Informieren:

• Verbesserung der Mitarbeiterausrichtung: Wenn Mitarbeiter über die Unternehmensstrategie, Vision und Ziele klar informiert sind, können sie ihre Arbeit besser darauf ausrichten. Eine transparente Kommunikation der Unternehmensstrategie sorgt dafür, dass alle Mitarbeiter wissen, wie sie zum Gesamterfolg beitragen können.
• Besseres Krisenmanagement: In Zeiten von Unternehmenskrisen oder dringenden Neuigkeiten ist es entscheidend, dass Mitarbeiter schnell und korrekt informiert werden. Eine klare Kommunikationsstrategie hilft dabei, Panik zu vermeiden und einen klaren Aktionsplan zu vermitteln.

Überzeugen:

• Aufbau von Vertrauen: Durch transparente und ehrliche Kommunikation wird das Vertrauen der Mitarbeiter in das Unternehmen und seine Führungskräfte gestärkt. Dieses Vertrauen ist entscheidend für die Mitarbeiterbindung und -motivation.
• Verbesserung der Markenwahrnehmung: Mitarbeiter sind oft die ersten Botschafter einer Marke. Wenn sie die Werte und Botschaften des Unternehmens verstehen und diese Botschaften beeinflusst werden, können sie diese konsistent an Kunden weitergeben.

Einbinden:

• Steigerung des Engagements: Einbindung bedeutet nicht nur, Mitarbeiter zu informieren, sondern auch, sie aktiv am Unternehmensgeschehen teilhaben zu lassen. Wenn Mitarbeiter das Gefühl haben, dass ihre Meinungen und Feedbacks geschätzt werden, sind sie eher motiviert und engagiert.
• Förderung von Feedback und Whistleblowing: Ein offener Dialog und klare Kommunikationskanäle fördern ein Umfeld, in dem Mitarbeiter sich sicher fühlen, Feedback zu geben oder Bedenken zu äußern. Dies kann dazu beitragen, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und anzugehen.

Die Schlüsselelemente für eine interne Kommunikationsstrategie

Bei der Entwicklung einer effektiven Kommunikationsstrategie für Ihr Unternehmen ist es unerlässlich, die zentralen “W”-Fragen der internen Kommunikation zu beantworten. Diese Fragen bilden das Fundament jeder erfolgreichen Kommunikationsstrategie und gewährleisten, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort und an die richtigen Personen gelangen.

1. Was soll geteilt werden?

Definieren Sie klar, welche Informationen für die Mitarbeiter relevant sind. Dies können Unternehmensnachrichten, Updates zu Projekten oder Schulungsmaterialien sein. Überlegen Sie dabei stets: Was müssen die Mitarbeiter wissen (Head)? Was sollen sie glauben oder fühlen (Heart)? Und was sollen sie als Nächstes tun (Hands)?

2. Wann und wie oft soll geteilt werden?

Berücksichtigen Sie den Kontext: Welche aktuellen oder vergangenen Ereignisse könnten die Bedeutung oder Relevanz der Information beeinflussen? Wie sieht die erwartete Zukunft für Ihre Mitarbeiter aus? Basierend auf diesen Überlegungen können Sie die Frequenz und das Timing Ihrer Kommunikation festlegen.

3. Wo und wie soll geteilt werden?

Wählen Sie den effektivsten Kanal für Ihre Botschaft. Dieses interne Kommunikationstool könnte alles von E-Mails über Teams-Anrufe bis hin zu großen Konferenzen sein. Ein modernes Intranet oder ein Social Intranet kann als zentrale Plattform dienen, um sicherzustellen, dass Informationen effizient verteilt werden. Bedenken Sie dabei stets die Vorlieben und Gewohnheiten Ihrer Mitarbeiter sowie die Art der Botschaft, die Sie übermitteln möchten.

4. Mit wem soll geteilt werden?

Definieren Sie Ihr Publikum. Berücksichtigen Sie deren Erfahrungen, Erwartungen und Wissensstand. Überlegen Sie, welche Prioritäten sie haben und wie hoch ihr Vertrauensniveau in das Unternehmen ist. Eine maßgeschneiderte Kommunikation, die auf das spezifische Publikum zugeschnitten ist, wird immer effektiver sein.

5. Wie wird der Erfolg gemessen?

Setzen Sie klare Kriterien fest, anhand derer Sie den Erfolg Ihrer Kommunikationsstrategie messen können. Regelmäßige Überprüfungen und Analysen des Mitarbeiterengagements sind unerlässlich, um sicherzustellen, dass Ihre Strategie die gewünschte Wirkung erzielt und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.

Kommunikationsstrategien zur Informationsverteilung

Nachdem Sie die zentralen “W”-Fragen Ihrer internen Kommunikationsstrategie beantwortet haben, können Sie sich darauf konzentrieren, wie Sie diese Strategien nutzen können, um die Mitarbeiterbindung zu stärken. Hier sind einige bewährte Strategien:

• Storytelling in der internen Kommunikation

Statt nur Fakten und Zahlen zu präsentieren, erzählen Sie Geschichten. Dies kann die Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen stärken, indem es emotionale Verbindungen schafft. Zum Beispiel könnte eine Anekdote darüber erzählt werden, wie ein Produkt eines Unternehmens das Leben eines Kunden verändert hat oder zur Inspiration wie ein Teammitglied eine besondere Herausforderung gemeistert hat.

• Cross-Funktionaler Austausch

Fördern Sie Programme, bei denen Mitarbeiter für kurze Zeiträume in anderen Abteilungen oder Teams arbeiten. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, einen tieferen Einblick in verschiedene Aspekte des Unternehmens zu erhalten und fördert die Zusammenarbeit und das Verständnis zwischen den Abteilungen. Eine Intranet Lösung kann hierbei helfen, indem es eine zentrale Plattform für den Austausch von Informationen und Ressourcen bietet.

• Interaktive Workshops und Brainstorming-Sessions

Statt herkömmlicher Meetings, bei denen Informationen einfach weitergegeben werden, organisieren Sie interaktive Workshops. Hier können Mitarbeiter aktiv teilnehmen, Ideen austauschen und gemeinsam Lösungen entwickeln. Ein Intranet kann als Plattform dienen, um solche Sitzungen zu organisieren und sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen zugänglich sind.

• Einsatz von Gamification

Integrieren Sie spielerische Elemente in die interne Kommunikation. Dies könnte in Form von Wettbewerben, Quizspielen oder Herausforderungen geschehen, bei denen Mitarbeiter Punkte oder Belohnungen für die Teilnahme an Kommunikationsaktivitäten sammeln können.

• Einbindung von Mitarbeiter-Advokaten

Identifizieren Sie Meinungsführer oder Botschafter innerhalb des Unternehmens und nutzen Sie sie, um wichtige Botschaften zu verbreiten. Diese Mitarbeiter können als Brücke zwischen Management und Belegschaft dienen und dazu beitragen, dass Informationen authentisch und glaubwürdig weitergegeben werden.

• Feedback-Loops schaffen

Stellen Sie Mechanismen bereit, mit denen Mitarbeiter direkt auf Kommunikation reagieren können. Dies könnte durch digitale Umfragen, Feedback-Boxen oder regelmäßige “Frag den CEO”-Sessions geschehen, bei denen Mitarbeiter direkt Fragen an die Unternehmensführung stellen können.

Die Rolle der Führungskräfte in der internen Kommunikation

Im Kontext der Aufgaben der internen Kommunikation sagte James Humes einmal: „The art of communication is the language of leadership“ (Die Kunst der Kommunikation ist die Sprache der Führung). Dieses Zitat unterstreicht die entscheidende Rolle, die Führungskräfte bei den Aufgaben der internen Kommunikation spielen. Ihre Position im Unternehmen ermöglicht es ihnen, als Brücke zwischen den verschiedenen Ebenen des Unternehmens zu fungieren und sicherzustellen, dass Informationen effizient und effektiv fließen.

1. Vorbildfunktion: Führungskräfte sind oft die ersten, die mit neuen Informationen, Strategien oder Veränderungen konfrontiert werden. Ihre Art der Kommunikation und ihr Umgang mit diesen Informationen setzen den Ton für den Rest des Unternehmens. Sie müssen klar, ehrlich und transparent kommunizieren, um Vertrauen und Glaubwürdigkeit aufzubauen.
2. Förderung der Unternehmenskultur: Die Art und Weise, wie Führungskräfte kommunizieren, beeinflusst direkt die Unternehmenskultur. Sie haben die Möglichkeit, eine Kultur der Offenheit, des Dialogs und der Zusammenarbeit zu fördern, in der Mitarbeiter sich wertgeschätzt und gehört fühlen.
3. Nutzung von Tools und Kanälen: Es ist wichtig, dass Führungskräfte die richtigen Tools und Kanäle für die interne Kommunikation nutzen. Dies kann von digitalen Plattformen bis hin zu regelmäßigen Team-Meetings reichen. Die Wahl des richtigen Instruments kann die Effizienz und den Erfolg der Kommunikation erheblich beeinflussen.
4. Feedback und Dialog fördern: Eines der zentralen Ziele der internen Kommunikation ist es, einen Zwei-Wege-Dialog zwischen Führungskräften und Mitarbeitern zu ermöglichen. Führungskräfte sollten offen für Feedback sein und Möglichkeiten schaffen, bei denen Mitarbeiter ihre Meinungen und Bedenken äußern können.
5. Strategische Ausrichtung: Führungskräfte müssen sicherstellen, dass die Kommunikationsstrategie des Unternehmens mit den übergeordneten Zielen und der Vision des Unternehmens übereinstimmt. Dies stellt sicher, dass alle Mitarbeiter in die gleiche Richtung arbeiten und die Ziele des Unternehmens verstehen.

Sie sind oft die treibende Kraft hinter erfolgreichen Kommunikationsinitiativen und spielen eine entscheidende Rolle dabei, sicherzustellen, dass die Aufgaben der internen Kommunikation effektiv umgesetzt werden.

Wie können Konflikte durch interne Kommunikation gelöst werden?

Konflikte sind in jedem Arbeitsumfeld unvermeidlich, aber wie sie angegangen werden, kann den Unterschied zwischen einem harmonischen und einem angespannten Arbeitsumfeld ausmachen. Hier sind einige bewährte Kommunikationsstrategien:

Aktives Zuhören als Schlüssel:

• Konflikte entstehen oft aus Missverständnissen. Zeigen Sie Ihre Bereitschaft, zuzuhören und den Standpunkt des anderen zu verstehen.
• Ermutigen Sie den Dialog, indem Sie Fragen stellen und echtes Interesse zeigen.
• Paraphrasieren Sie die Hauptpunkte des Gesprächspartners, um sicherzustellen, dass Sie die Botschaft korrekt verstanden haben.

Bedeutung der nonverbalen Kommunikation:

• Unsere Körpersprache und Tonfall können oft mehr sagen als Worte. Achten Sie darauf, eine offene und einladende Körpersprache zu zeigen, um eine vertrauensvolle Atmosphäre zu schaffen.

Verwendung von “Ich”-Aussagen zur Vermeidung von Schuldzuweisungen:

• Durch das Formulieren von Gefühlen und Gedanken aus der eigenen Perspektive wird die Wahrscheinlichkeit verringert, dass der andere sich angegriffen fühlt. Zum Beispiel:
  • Statt: “Du schadest dem Team…”
  • Sagen Sie: “Ich fühle mich besorgt, wenn…”

Klare Erwartungen setzen:

• Unklarheit kann zu Konflikten führen. Stellen Sie sicher, dass Aufgaben, Ziele und Erwartungen klar kommuniziert werden, um Missverständnisse zu vermeiden.

Feedback-Schleifen einrichten:

• Geben Sie den Mitarbeitern Plattformen, auf denen sie Bedenken äußern und Feedback geben können. Dies fördert ein Umfeld des Vertrauens und der Offenheit.

Tipps zur Konfliktbewältigung:

Was Sie tun sollten:

• Betonen Sie den Wert Ihrer Beziehung zur betroffenen Person.
• Kommunizieren Sie ruhig und bedacht.
• Versuchen Sie, die Position der anderen Person zu verstehen.
• Hören Sie zu und konfrontieren Sie die Situation, nicht die Person.

Was Sie besser vermeiden:

• Fokussieren Sie sich auf das Problem, nicht auf eine vorgefertigte Lösung.
• Brechen Sie die Kommunikation nicht ab und vermeiden Sie Sarkasmus.
• Verlassen Sie sich nicht auf nonverbale Hinweise; seien Sie direkt.
• Besprechen Sie das Problem nicht mit Unbeteiligten.

Fazit

Die Aufgaben der internen Kommunikation sind entscheidend für den Erfolg und die Produktivität. Eine effektive Kommunikation fördert nicht nur die Zusammenarbeit und das Engagement der Mitarbeiter, sondern stärkt auch die Unternehmenskultur und -bindung. Powell Software bietet mit Powell Intranet und Powell Teams innovative digitale Arbeitsplatzlösungen, die speziell entwickelt wurden, um die interne Kommunikation zu optimieren und die Herausforderungen des hybriden Arbeitens zu meistern.

Mit diesen Tools können Unternehmen ihre Kommunikationsstrategien verbessern, die Mitarbeiterbindung erhöhen und einen modernen digitalen Arbeitsplatz schaffen, der sowohl effizient als auch integrativ ist. Nutzen Sie die Vorteile von Powell Software und setzen Sie neue Standards in der internen Kommunikation und Zusammenarbeit.