Warum Ist SharePoint Keine Vollständige Intranet-lösung?

November 8th, 2022 by Yvonne Harris

Digitaler Arbeitsplatz & Intranet IT Marketing & Kommunikation Powell Intranet

Intranets gibt es schon seit mehreren Jahrzehnten, aber sie haben sich mit der Zeit stark weiterentwickelt. Was als Möglichkeit für die Unternehmenskommunikation begann, hat sich mittlerweile zu einer zentralen Informationsquelle sowie zu einer Option für die zentralisierte Verwaltung von Dokumenten entwickelt. Das moderne Intranet ist eine „virtuelle Eingangstür” zu Ihrem Unternehmen. Viele beschreiben es als vollständigen digitalen Arbeitsplatz.

Es ist ansprechend, benutzerfreundlich und hier wird die Unternehmenskultur zum Leben erweckt. Hört sich das an wie Ihr SharePoint-Intranet?

Wahrscheinlich ist es nicht so.

Häufig komplex, wenig einladend oder schlecht an moderne Geschäftsbedürfnisse angepasst – traditionelle SharePoint-Intranets gelten als Teil einer veralteten Technologie. Aus diesem Grund werden sie von Führungskräften in der Kommunikation und Personalabteilung oft vernachlässigt.

Es lässt sich sicher sagen, dass SharePoint nicht die vollständige Intranet-Lösung ist, nach der Unternehmen heute suchen. Doch bevor wir weitermachen – verzweifeln Sie nicht. Sie können Ihre Investition in Microsoft 365 weiterhin nutzen und von den Vorteilen von SharePoint profitieren. Wie das geht? Mit SharePoint-Intranet-Lösungen von Drittanbietern. Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.

12 Gründe, warum native SharePoint-Intranets nicht allein funktionieren

6 Strategische Einschränkungen

Das native Microsoft SharePoint hat außerdem einige strategische Einschränkungen.

1. Nicht an das Unternehmen angepasst

  • Die „traditionelle“ Vision des Unternehmens-Intranets setzt sich oft zum Nachteil der Probleme von Außendienstmitarbeitenden durch.
  • Intranets haben sich nicht weiterentwickelt, um modernen Geschäftsanforderungen gerecht zu werden. Jedoch werden diese Anforderungen vor der Einführung nicht unbedingt ermittelt.

2. Governance

  • Unklare interne Steuerung
  • Vision, Inhaltsmanagement, Forschung, Rollen und Verantwortlichkeiten, Schulung, Unterstützung

3. Die Rolle der Mitwirkenden

  • Sie werden oft als Träger der Unternehmenskultur gesehen, wodurch die vorherrschende Rolle der Mitarbeitenden in den Hintergrund rückt.

4. Arbeitsweise

  • Das Thema muss in eine Vision der Unternehmensumwandlung und der Arbeitsmethoden eingebettet werden und nicht in ein Kommunikationsprojekt.

5. Informationsüberflutung

  • Viele Inhalte/Informationen mit oft komplexer Strukturierung der Informationen
  • Oft generische und identische Inhalte für alle Nutzer*innen
  • Komplexe Aktualisierung

6. Stetige Verbesserung

  • Der Fokus liegt sich auf den frühen Phasen des Projekts, obwohl der Schlüssel zum Erfolg viel mehr in der kontinuierlichen Verbesserung liegt.

Das Endergebnis

Insgesamt bieten native SharePoint-Websites die wesentlichen Funktionen und Integrationen mit Microsoft 365 und Drittanbieterdiensten, die Unternehmen benötigen. Dennoch fehlt es ihnen an Funktionen, um die Arbeitsgewohnheiten zu verbessern und die Mitarbeitenden effektiv einzubinden und zur Beteiligung zu motivieren.

Für IT-Teams ist es nicht leicht, eine SharePoint-Website zu erstellen, die sowohl von der Unternehmensleitung als auch von Mitarbeitenden gerne genutzt wird. Das Anpassen, Bereitstellen und Verwalten von SharePoint-Intranets in großem Maßstab mit vielen Websitesammlungen kann schnell zu viel werden.

Dies hat zur Folge, dass Nutzer*innen die Oberfläche zu komplex und unpersönlich finden. Daher ist es nicht überraschend, dass 40 % der Unternehmen angeben, dass ihre SharePoint-Implementierung kein Erfolg war (AIIM).

Wie sieht ein erfolgreiches Intranet aus?

Neue Technologien wie SharePoint Online bieten ein solides technologisches Grundgerüst, um die Grundlagen für ein Intranet zu schaffen. Aber wie können Sie über die Grundlagen hinaus ein moderneres und effektiveres Intranet schaffen? Und wie sieht das genau aus?

Ein modernes Intranet-in-a-box erfüllt die Anforderungen an die interne Kommunikation und den Zugang zu Dokumenten. Auf globaler Ebene sollte es jedoch als erster Schritt zu einer zentralisierten globalen Benutzeroberfläche für Mitarbeitende dienen. Außerdem sollte es Herausforderungen jeder Abteilung lösen:

  • Mitarbeitenden helfen, produktiver zu sein – indem es Prozesse wie das Onboarding neuer Mitarbeitender digitalisiert und es einfacher macht, auf Informationen zuzugreifen
  • Der Kommunikationsabteilung dabei helfen, Informationen zu verbreiten – Vermeidung von Informationsüberflutung und Verbesserung des Wissensaustauschs durch verschiedene Formate, gezielte und mehrsprachige Intranet-Inhalte
  • Der Personalabteilung dabei helfen, eine starke Unternehmenskultur aufzubauen – Mitarbeitende einander durch soziale Interaktion und Zusammenarbeit näherbringen
  • Der Unternehmensleitung dabei helfen, das Engagement der Mitarbeitenden zu fördern – alle Mitarbeitende vom Außendienst bis zum Büro in die Benutzeroberfläche einbinden
  • IT-Teams dabei unterstützen, eine sichere Umgebung aufzubauen und zu verwalten
  • Allen dabei helfen, remote arbeiten zu können – beispielsweise über Hot Desking

Wie kann eine SharePoint-Intranet-Lösung eines Drittanbieters dabei unterstützen?

SharePoint-Intranet-Lösungen von Drittanbietern können dabei helfen, die Lücken von SharePoint zu schließen. Mit diesen Lösungen können Sie einen wahren Ort für Engagement und Austausch schaffen. 

Das traditionelle SharePoint-Intranet bietet:

  • Startseite
  • Nachrichten
  • Website-Inhalte
  • Seiten

Ein Intranet, das auf SharePoint aufbaut, erweitert die ursprüngliche Benutzeroberfläche durch folgende zusätzliche Dinge:

  • Ansprechendes Design und Personalisierung
  • Vereinfachte Oberfläche, Navigierung und Beitragsmöglichkeit
  • Bereiche für Abteilungen mit erweiterten Anwendungsfällen (Onboarding, Ideenentfaltung, Arbeitnehmerbeteiligung…)
  • Zielgruppenorientierte Inhalte
  • Vereinfachtes Navigieren und Suchen
  • Funktionen für Engagement und Gamification
  • Integration von Unternehmensdiensten
  • Funktionen für die zwischenmenschliche Interaktion
  • Vernetzter Arbeitsplatz (Microsoft 365 und Drittanbieter)
  • Hybride Arbeitsmöglichkeiten (Hot Desking)

Möchten Sie mehr darüber erfahren, was ein SharePoint-Intranet eines Drittanbieters wie Powell Intranet bietet? Dann haben wir den richtigen Artikel für Sie. Lesen Sie unseren Powell Intranet vs. SharePoint Vergleich.

So sieht eine traditionelle SharePoint-Kommunikationsseite wie beispielsweise ein Intranet aus

SharePoint Communication site

💡Alle diese Bereiche sind nativ verfügbar, nachdem Sie die Website erstellt haben – nur die Website selbst ist leer.

So sieht die moderne Intranet-Software aus, wie z.B. die moderne Powell Intranet-Benutzeroberfläche, im Vergleich zum nativen SharePoint  

Powell Intranet site

💡Alle diese Bereiche sind nativ verfügbar, nachdem Sie die Website erstellt haben – und Websites sind vordefiniert, vorkonfiguriert und auf moderne Geschäftsanforderungen sowie die hybride Arbeitskultur angepasst, nur die Inhalte müssen hinzugefügt werden. 

Fazit

Für die meisten Unternehmen ist das native SharePoint nicht ausreichend, um ein Intranet aufzubauen, das allen Abteilungen gefällt. Ein SharePoint-Intranet wie Powell Intranet ermöglicht es dem IT-Team jedoch, ein Intranet zu entwerfen und bereitzustellen, das sowohl dem Kommunikations-Team als auch allen anderen Mitarbeitenden gefällt. Was ist also der nächste Schritt? Dieses E-Book wird Ihnen sicher zusagen, wennSie über ein On-Premise-SharePoint verfügen oder die Veröffentlichung nutzen. Wir beschäftigen uns hier im Detail mit allen Dingen, die Sie über den Aufbau eines effektiven Intranets wissen müssen, während Sie auf die SharePoint-Onlineversion und die moderne Benutzeroberfläche umstellen.

6 Technologische Einschränkungen

SharePoint als eigenständige Lösung hat technologische Einschränkungen, die die Erstellung einer Intranet-Plattform schwieriger machen.

1. Schlechte Benutzererfahrung

  • Kein attraktives Erscheinungsbild
  • Keine ergonomische Anpassung an bestimmte Geräte

2. Nicht benutzerorientiert

  • Sehr wenig Interaktion mit Nutzer*innen
  • Keine zielgruppenorientierten Inhalte
  • Ungeeignet für das „Konsum“-Verhalten einiger Nutzer*innen

3. Komplexe Bereitstellung

  • Erheblicher Zeitaufwand für Bereitstellung und Einführung
  • Aktualisierung der Umgebung kann kompliziert sein
  • Verwaltung mehrerer Umgebungen (prod, test, dev)

4. Ungeeignet für Beiträge

  • Zu komplex für gelegentlich Mitwirkende und nicht skalierbar genug für erfahrenere mitwirkende Personen
  • Das Erstellen von Seiten und das Anpassen der Website ist komplex und erfordert Fachkenntnisse

5. Erfolglose Suche nach Inhalten

  • Es ist generell schwierig für Mitarbeitende, bestimmte Inhalte zu finden
  • Suchmaschinen sind nicht effizient genug

6. Mangelnde Anpassungsfähigkeit

  • Modell nicht anpassbar
  • Katalog mit unwichtigen Funktionen
  • Manchmal nicht möglich, bestimmte Anpassungen vorzunehmen

6 Strategische Einschränkungen

Das native Microsoft SharePoint hat außerdem einige strategische Einschränkungen.

1. Nicht an das Unternehmen angepasst

  • Die „traditionelle“ Vision des Unternehmens-Intranets setzt sich oft zum Nachteil der Probleme von Außendienstmitarbeitenden durch.
  • Intranets haben sich nicht weiterentwickelt, um modernen Geschäftsanforderungen gerecht zu werden. Jedoch werden diese Anforderungen vor der Einführung nicht unbedingt ermittelt.

2. Governance

  • Unklare interne Steuerung
  • Vision, Inhaltsmanagement, Forschung, Rollen und Verantwortlichkeiten, Schulung, Unterstützung

3. Die Rolle der Mitwirkenden

  • Sie werden oft als Träger der Unternehmenskultur gesehen, wodurch die vorherrschende Rolle der Mitarbeitenden in den Hintergrund rückt.

4. Arbeitsweise

  • Das Thema muss in eine Vision der Unternehmensumwandlung und der Arbeitsmethoden eingebettet werden und nicht in ein Kommunikationsprojekt.

5. Informationsüberflutung

  • Viele Inhalte/Informationen mit oft komplexer Strukturierung der Informationen
  • Oft generische und identische Inhalte für alle Nutzer*innen
  • Komplexe Aktualisierung

6. Stetige Verbesserung

  • Der Fokus liegt sich auf den frühen Phasen des Projekts, obwohl der Schlüssel zum Erfolg viel mehr in der kontinuierlichen Verbesserung liegt.

Das Endergebnis

Insgesamt bieten native SharePoint-Websites die wesentlichen Funktionen und Integrationen mit Microsoft 365 und Drittanbieterdiensten, die Unternehmen benötigen. Dennoch fehlt es ihnen an Funktionen, um die Arbeitsgewohnheiten zu verbessern und die Mitarbeitenden effektiv einzubinden und zur Beteiligung zu motivieren.

Für IT-Teams ist es nicht leicht, eine SharePoint-Website zu erstellen, die sowohl von der Unternehmensleitung als auch von Mitarbeitenden gerne genutzt wird. Das Anpassen, Bereitstellen und Verwalten von SharePoint-Intranets in großem Maßstab mit vielen Websitesammlungen kann schnell zu viel werden.

Dies hat zur Folge, dass Nutzer*innen die Oberfläche zu komplex und unpersönlich finden. Daher ist es nicht überraschend, dass 40 % der Unternehmen angeben, dass ihre SharePoint-Implementierung kein Erfolg war (AIIM).

Wie sieht ein erfolgreiches Intranet aus?

Neue Technologien wie SharePoint Online bieten ein solides technologisches Grundgerüst, um die Grundlagen für ein Intranet zu schaffen. Aber wie können Sie über die Grundlagen hinaus ein moderneres und effektiveres Intranet schaffen? Und wie sieht das genau aus?

Ein modernes Intranet-in-a-box erfüllt die Anforderungen an die interne Kommunikation und den Zugang zu Dokumenten. Auf globaler Ebene sollte es jedoch als erster Schritt zu einer zentralisierten globalen Benutzeroberfläche für Mitarbeitende dienen. Außerdem sollte es Herausforderungen jeder Abteilung lösen:

  • Mitarbeitenden helfen, produktiver zu sein – indem es Prozesse wie das Onboarding neuer Mitarbeitender digitalisiert und es einfacher macht, auf Informationen zuzugreifen
  • Der Kommunikationsabteilung dabei helfen, Informationen zu verbreiten – Vermeidung von Informationsüberflutung und Verbesserung des Wissensaustauschs durch verschiedene Formate, gezielte und mehrsprachige Intranet-Inhalte
  • Der Personalabteilung dabei helfen, eine starke Unternehmenskultur aufzubauen – Mitarbeitende einander durch soziale Interaktion und Zusammenarbeit näherbringen
  • Der Unternehmensleitung dabei helfen, das Engagement der Mitarbeitenden zu fördern – alle Mitarbeitende vom Außendienst bis zum Büro in die Benutzeroberfläche einbinden
  • IT-Teams dabei unterstützen, eine sichere Umgebung aufzubauen und zu verwalten
  • Allen dabei helfen, remote arbeiten zu können – beispielsweise über Hot Desking

Wie kann eine SharePoint-Intranet-Lösung eines Drittanbieters dabei unterstützen?

SharePoint-Intranet-Lösungen von Drittanbietern können dabei helfen, die Lücken von SharePoint zu schließen. Mit diesen Lösungen können Sie einen wahren Ort für Engagement und Austausch schaffen. 

Das traditionelle SharePoint-Intranet bietet:

  • Startseite
  • Nachrichten
  • Website-Inhalte
  • Seiten

Ein Intranet, das auf SharePoint aufbaut, erweitert die ursprüngliche Benutzeroberfläche durch folgende zusätzliche Dinge:

  • Ansprechendes Design und Personalisierung
  • Vereinfachte Oberfläche, Navigierung und Beitragsmöglichkeit
  • Bereiche für Abteilungen mit erweiterten Anwendungsfällen (Onboarding, Ideenentfaltung, Arbeitnehmerbeteiligung…)
  • Zielgruppenorientierte Inhalte
  • Vereinfachtes Navigieren und Suchen
  • Funktionen für Engagement und Gamification
  • Integration von Unternehmensdiensten
  • Funktionen für die zwischenmenschliche Interaktion
  • Vernetzter Arbeitsplatz (Microsoft 365 und Drittanbieter)
  • Hybride Arbeitsmöglichkeiten (Hot Desking)

Möchten Sie mehr darüber erfahren, was ein SharePoint-Intranet eines Drittanbieters wie Powell Intranet bietet? Dann haben wir den richtigen Artikel für Sie. Lesen Sie unseren Powell Intranet vs. SharePoint Vergleich.

So sieht eine traditionelle SharePoint-Kommunikationsseite wie beispielsweise ein Intranet aus

SharePoint Communication site

💡Alle diese Bereiche sind nativ verfügbar, nachdem Sie die Website erstellt haben – nur die Website selbst ist leer.

So sieht die moderne Intranet-Software aus, wie z.B. die moderne Powell Intranet-Benutzeroberfläche, im Vergleich zum nativen SharePoint  

Powell Intranet site

💡Alle diese Bereiche sind nativ verfügbar, nachdem Sie die Website erstellt haben – und Websites sind vordefiniert, vorkonfiguriert und auf moderne Geschäftsanforderungen sowie die hybride Arbeitskultur angepasst, nur die Inhalte müssen hinzugefügt werden. 

Fazit

Für die meisten Unternehmen ist das native SharePoint nicht ausreichend, um ein Intranet aufzubauen, das allen Abteilungen gefällt. Ein SharePoint-Intranet wie Powell Intranet ermöglicht es dem IT-Team jedoch, ein Intranet zu entwerfen und bereitzustellen, das sowohl dem Kommunikations-Team als auch allen anderen Mitarbeitenden gefällt. Was ist also der nächste Schritt? Dieses E-Book wird Ihnen sicher zusagen, wennSie über ein On-Premise-SharePoint verfügen oder die Veröffentlichung nutzen. Wir beschäftigen uns hier im Detail mit allen Dingen, die Sie über den Aufbau eines effektiven Intranets wissen müssen, während Sie auf die SharePoint-Onlineversion und die moderne Benutzeroberfläche umstellen.

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