Quelle solution Intranet pour simplifier la communication interne ?

by Yvonne Harris

Dans un environnement professionnel en constante mouvance, la communication en interne peut parfois être mise à mal. Par ailleurs, une mauvaise circulation des informations peut engendrer des conséquences négatives sur les performances de l’entreprise. Manque de cohésion d’équipe ou désengagement de vos collaborateurs, une fois le constat établi, il est nécessaire de réagir pour retrouver un équilibre. Solutions en permanente évolution, les supports Intranets permettent de répondre à ce type de problématique. Pourquoi intégrer une solution Intranet ? Récapitulatif du rôle et des outils Intranets disponibles sur le marché.

Qu’est-ce qu’un Intranet ?

Un Intranet est un réseau informatique qui exploite les techniques Internet en local. Il a pour vocation de permettre aux membres d’une même entreprise de pouvoir communiquer et de partager des informations entre eux. Aujourd’hui, les solutions Intranets sont bien plus évoluées qu’à leurs débuts. Au cours des années 90, leurs services se concentrent majoritairement sur l’accès aux actualités de l’organisation et selon un mode de communication vertical. Au fil du temps, la limitation du nombre de pages s’est peu à peu décloisonnée pour intégrer de nouvelles fonctionnalités bien plus performantes et des capacités de stockage plus intéressantes.

Ce n’est que depuis ces dernières années que l’Intranet révolutionne le travail d’équipe en réinventant l’espace de travail digital. Cette transition s’est notamment opérée depuis l’arrivée de l’intranet social et de l’intégration des divers logiciels de groupe. Plus moderne et mieux adapté aux nouvelles méthodes de travail, il permet de collaborer à l’aide de fonctionnalités personnalisables. Par exemple, depuis la page d’accueil, il est possible de définir les accès que chaque collaborateur pourra détenir. Le stockage et le partage d’informations est également bien plus performant et désormais accessible depuis n’importe où, peu importe son lieu de travail. Cette flexibilité contribue non seulement à la communication interne mais aussi aux performances de l’entreprise.

 

Pourquoi utiliser une solution Intranet ?

1. Un outil de collaboration

 Avec la capacité d’intégrer de nombreuses applications et outils externes, l’Intranet n’est plus qu’un simple site d’informations mais s’élève au rang d’espace de collaboration 2.0. Également intégré au sein des digital workplaces, il propose des fonctionnalités qui permettent de créer un véritable environnement de travail adapté aux méthodes et aux objectifs de chaque entreprise. Il peut s’agir de programmer des réunions en visio-conférence, de participer à des discussions de groupe ou encore d’avoir accès à un agenda collectif. Grâce à une circulation instantanée des informations et une optimisation du flux de travail, l’outil encourage réellement à la collaboration en équipe.

outil collaboration

 

2. Une solution de communication

Trouver rapidement des informations en entreprise ne devrait pas être un défi mais une réalité. Une solution Intranet favorise des échanges plus fluides, plus rapides. L’accès à un espace central permet de partager des documents et de les retrouver depuis n’importe où, n’importe quand. Certaines fonctionnalités sur-mesure, via l’intervention d’un service tiers comme Powell Software, peuvent être programmées et ainsi permettre aux employés de se connecter et d’échanger plus facilement. En soutenant le travail de groupe via un outil adapté aux réels besoins de vos employés, vous contribuez à améliorer la communication interne.

3. Un facteur d’engagement dans la culture d’entreprise

Chaque entreprise possède des valeurs qu’il est important de fédérer auprès de ses collaborateurs. Dans ce contexte, l’outil Intranet est un excellent vecteur de la culture d’entreprise. Si vous souhaitez impliquer vos salariés, la prise en compte de leurs besoins via des fonctionnalités conformes à leur processus métier représente une source de satisfaction et d’engagement. Également, un fil d’actualités mis à jour régulièrement ou un réseau social permet de se sentir impliqué. Ils offrent la possibilité d’aimer, de commenter et de réagir aux publications pour ainsi exprimer leur point de vue.

 

Les différents outils Intranets disponibles

Pour améliorer la communication en interne, les valeurs humaines d’entraide, de compréhension ou de communication sont essentielles. Seulement, entre l’arrivée du télétravail et des habitudes professionnelles digitalisées, les solutions Intranets détiennent une place tout aussi importante. Face à cette réalité, de plus en plus d’éditeurs ont développé des solutions permettant d’échanger en sécurité sur un réseau privé. Certaines d’entre elles comme Yammer, Talkspirit, Happeo ou encore Jive software ont déjà fait leurs preuves. Ces plateformes de gestion communautaires ont l’avantage d’être régulièrement enrichies et permettent de se connecter à de nombreuses applications grâce à ses intégrations flexibles. Il faudra cependant rester vigilant face aux plateformes qui peuvent comporter une surabondance d’informations, des difficultés dans leur processus d’adoption ou un manque de sécurité.

outils intranets

 

Si vous souhaitez opter pour une plateforme de travail collaboratif, et que vous utilisez déjà Microsoft 365, alors SharePoint est incontestablement l’une des meilleures alternatives. SharePoint profite de l’expérience Microsoft pour exploiter sa puissance et sa technologie. Avec une implémentation rapide, la solution bénéficie également d’une prise en main ergonomique qui facilite la gestion de projets pour l’ensemble des collaborateurs. Même si SharePoint réunit d’autres atouts comme le contrôle des accès aux fichiers ou le partage des informations en toute sécurité, il est essentiel de vous poser les bonnes questions avant de faire votre choix. Ainsi, la fréquence d’utilisation, le nombre d’utilisateurs ou encore vos délais d’intégration sont à prendre en compte pour vous permettre de choisir la meilleure solution intranet. Si vous envisagez d’utiliser SharePoint pour développer votre intranet, nous vous conseillons de télécharger notre guide de migration sur SharePoint Online.

 

Conclusion

Depuis ses débuts, la solution Intranet a bien évolué pour devenir au fil du temps un véritable outil de pilotage en interne. L’Intranet se présente à la fois comme un outil de gestion de contenu et un réseau social d’entreprise qui favorise une meilleure circulation des informations. Au vu du nombre d’outils existants sur le marché, il est toutefois nécessaire de bien se renseigner pour choisir une solution qui soit adaptée à vos objectifs. Alliée à de bonnes pratiques, elle permet de délivrer les informations utiles aux employés et de résoudre ainsi certaines problématiques liées à un manque de communication en interne.

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