De nombreuses informations sensibles et confidentielles sont gérées par les structures publiques. Il est essentiel de conserver toutes les transactions et les communications des citoyens, souvent sur de longues périodes.
De plus, il est important de pouvoir partager ces informations rapidement et facilement avec le personnel autorisé.
Pourtant, nombreux d’entres eux continuent d’utiliser des dossiers papier et des processus de saisie manuelle de données, ce qui limite l’accès à un service ou à un appareil spécifique.
Ces processus sont non seulement inefficaces, mais ils présentent également des lacunes en termes de sécurité. Les données peuvent être perdues ou volées, et du personnel non autorisé peut accéder aux informations si elles ne sont pas correctement protégées.
L’intranet peut vous aider à relever ces défis. Ce réseau privé et sécurisé permet aux employés de stocker et de partager des informations au sein de l’organisation.
Si l’amélioration de l’efficacité, de la sécurité et de la conformité est une priorité pour votre collectivité locale, ainsi que la prise de décisions basées sur des données actuelles, découvrez les avantages et les fonctionnalités clés de votre prochain intranet.
Qu’est-ce qu’un intranet ?
La collaboration en interne repose sur une technologie qui permet une connexion instantanée. L’intranet est généralement utilisé par les entreprises et les organisations dans le but d’améliorer la communication et la coopération entre les employés et les dirigeants.
Les termes “intranet” et “extranet” sont souvent utilisés indifféremment. Cependant, il existe une différence fondamentale entre les deux. L’extranet est un réseau privé et sécurisé utilisé pour partager des informations avec des tiers autorisés, tels que des partenaires ou des clients.
En revanche, l’intranet est principalement utilisé pour la communication et la collaboration en interne. Il n’est pas accessible aux tiers et sa conception vise à favoriser l’engagement des employés.
Quels sont les avantages de l’intranet pour les organismes du secteur public ?
L’intranet peut être un atout pour relever ces défis grâce à ses nombreux avantages :
Avantage n°1 : Gain de temps et productivité
L’un des principaux avantages de l’intranet est le gain de temps et de productivité. Grâce à l’intranet, les employés peuvent facilement trouver les informations dont ils ont besoin au moment opportun. Par exemple, un agent administratif peut accéder rapidement aux formulaires et aux procédures nécessaires sans perdre de temps à chercher des documents physiques ou à solliciter l’aide d’autres collègues.
Avantage n°2 : Minimisation du risque de partage d’informations obsolètes ou incorrectes
En plus de faciliter le partage et la recherche d’informations, l’intranet joue un rôle essentiel que seules les informations correctes et à jour sont partagées. Comment ? En étant la seule source officielle d’informations au sein de l’entreprise. Ainsi, les employés ne se fient plus à des fichiers obsolètes ou incorrects sauvegardés sur leur ordinateur.
Un intranet de dernière génération peut s’assurer que les informations essentielles, telles que les nouvelles politiques, procédures et réglementations, soient lues par les employés. La direction peut également vérifier si les documents essentiels ont été consultés.
De plus, l’intranet vous permet de contrôler l’accès aux données sensibles et de définir les autorisations d’accès à tout moment.
Avantage n°3 : Amélioration du service client
Les clients attendent un service de haute qualité, et l’intranet peut vous aider à le fournir. Les employés peuvent facilement répondre aux besoin des clients en accédant rapidement à diverses informations, en un seul clic, sans avoir à les renvoyer vers un autre service.
L’intranet présente également un avantage indirect pour améliorer le service client. En effet, les intranets modernes sont conçus pour être des plateformes d’interactions sociales et qui impliquent les employés, rendant ainsi leur expérience de travail plus agréable et renforçant la culture d’entreprise.
Avantage n°4 : Renforcement de la collaboration entre les équipes et les sites
L’intranet facilite la collaboration en permettant aux employés de partager des informations sur des projets et d’y contribuer, peu importe où ils se trouvent.
Par exemple, si votre équipe marketing travaille sur une nouvelle campagne, elle peut partager des documents, des idées et des mises à jour en temps réel avec le reste de l’organisation grâce à l’intranet.
Avantage n°5 : Implication et connexion des employés
Lorsqu’un établissement possède plusieurs sites, l’intranet permet de connecter et d’impliquer les employés qui pourraient autrement se sentir isolés. En effet, l’intranet leur permet de communiquer facilement avec leurs collègues et d’établir des liens avec eux, malgré la distance géographique qui peut les séparer. Cela s’applique également au travail hybride, qui est de plus en plus courant.
Quelles sont les 12 fonctionnalités indispensables de l’intranet pour le secteur public ?
Lors de la conception d’un intranet, il est essentiel de prendre en compte plusieurs fonctionnalités.
Voici les 12 fonctionnalités indispensables pour rendre votre intranet réellement efficace :
1. Gestion des documents dans leur version la plus récente : Vous devez être en mesure de suivre et de gérer les versions les plus récentes des documents cruciaux.
2. Accès en temps réel aux informations pour une prise de décision rapide : Afin de prendre des décisions rapides et éclairées, les employés ont besoin d’un intranet qui leur offre un accès instantané aux informations nécessaires.
3. Stockage centralisé des politiques et procédures: Avec la dispersion des données à travers différentes entités et départements, il peut être difficile de rester informé des politiques et procédures essentielles. L’intranet offre une solution en stockant ces informations de manière centralisée et en les rendant accessibles instantanément.
4. Une fonction de recherche simplifiée et rapide : La fonction de recherche est devenue indispensable de nos jours. Il faut donc un intranet qui permette aux employés de trouver rapidement les informations dont ils ont besoin. Grâce à une recherche par mots-clés ou sujets, vous pouvez désormais trouver ce que vous cherchez, en seulement quelques secondes.
5. Un partage d’informations transparent et opportun : Dans un environnement en constante évolution, les mises à jour en temps réel sont une nécessité, pas un luxe. Les employés doivent pouvoir partager les informations de manière instantanée et transparente.
6. Un stockage et un accès aux données sûr et conforme : La sécurité revêt une importance capitale. Il est essentiel de stocker les données de manière sécurisée sur l’intranet, en les protégeant contre tout accès non autorisé et en respectant les réglementations en vigueur.
7. La possibilité pour les cadres supérieurs de communiquer avec leurs collaborateurs : Les cadres supérieurs ont besoin d’un système leur permettant de communiquer rapidement les mises à jour importantes à tous les employés. L’intranet, en tant que plateforme centralisée accessible à tous, offre une solution idéale. Par exemple, lors des périodes de confinement liées à la pandémie de COVID-19, les organismes disposant d’un intranet ont pu transmettre rapidement des informations essentielles à leurs employés.
8. La collaboration interservices : La collaboration et le partage d’informations entre les différents services sont essentiels. L’intranet doit faciliter la collaboration et le partage de projets entre les employés de différents services. L’intégration d’outils de messagerie dans l’intranet est une excellente solution. Par exemple, en utilisant un intranet basé sur SharePoint, il est possible d’intégrer des outils tels que Yammer ou Microsoft Teams.
9. Un annuaire du personnel et un organigramme : Si vous comptez un grand nombre d’employés répartis sur différents sites, l’intranet peut faciliter la mise en relation de vos employés en intégrant un annuaire du personnel et un organigramme.
10. Le partage des connaissances sur les dernières évolutions et tendances du secteur : Les systèmes intranet offrent la possibilité de dispenser des formations et de diffuser des actualités concernant les évolutions et tendances du secteur. L’utilisation de l’intranet pour diffuser ces connaissances aident les équipes à rester à jour et à anticiper les changements.
11. Des fonctionnalités impliquant les employés pour limiter le turnover : La rotation du personnel peut avoir un impact significatif sur les structures publiques. L’intranet peut contribuer à réduire cette rotation en offrant des fonctionnalités qui impliquent les employés, tels que des forums, des blogs et des réseaux sociaux intégrés. Cela permet de favoriser leur engagement et leur motivation, les incitant à donner le meilleur d’eux-mêmes.
Les intranets sociaux modernes, tels que Powell Intranet, vont encore plus loin en proposant des fonctionnalités ludiques telles que les Kudos, les fontaines à eau, les programmes d’ambassadeurs et les outils d’idéation, entre autres.
12. Les fonctions facilitant le travail hybride: La possibilité de travailler à distance, que ce soit à domicile ou ailleurs, est de plus en plus demandée par les employés. Cependant, l’isolement peut nuire à la productivité et augmenter la rotation du personnel.
L’intranet doit donc faciliter le travail hybride en proposant des fonctions telles que la réservation de bureaux ou la vidéoconférence, afin de favoriser la connexion et la productivité des employés, où qu’ils se trouvent.
Ces fonctionnalités clés de l’intranet permettent donc vous aider à améliorer leur efficacité opérationnelle, d’accélérer la prise de décisions, de faciliter l’accès aux politiques et procédures, et de favoriser une culture de partage et de transparence. En investissant dans un intranet adapté aux besoins de votre secteur, vous pouvez améliorer leur fonctionnement interne et offrir un meilleur service à leurs citoyens.
Développez votre potentiel avec un intranet adapté au secteur public
Un intranet efficace peut vous aider à relever de nombreux défis, tels que la gestion sécurisée des données, l’engagement des employés et le partage de connaissances
Si vous travaillez pour une collectivité et que vous souhaitez mettre en place un intranet dans votre organisme, mais que vous ne savez pas par où commencer, Powell Software a collaboré avec de nombreux organismes publiques pour développer un intranet doté de fonctionnalités visant à stimuler les activités et la productivité en interne.