5 étapes pour créer votre intranet collaboratif

October 25th, 2016 by Esther Daga

Réussir l’implantation de votre portail intranet

Selon une étude d’Office Vibe réalisée en mars 2016, il a été démontré que 65% des entreprises ayant une vingtaine d’employés ne possédaient pas d’intranet collaboratif. Sur 1000 entreprises interrogées, plus de 40% d’entre elles ayant plus de 250 employés n’en possédaient pas non plus et le nombre chute à seulement 20% pour les entreprises de plus de 500 employés.

Si le pourcentage diminue en fonction de la taille de l’entreprise, cela est dû au fait que les grandes organisations souhaitent uniformiser leurs pratiques, améliorer la communication interne ainsi que les relations humaines au sein de leur société. L’implantation d’un portail intranet leur permet de résoudre ces trois enjeux.

La plateforme de travail collaboratif est un point d’accès universel à tous les contenus nécessaires au travail de vos collaborateurs. Quelles sont donc les cinq étapes pour réussir l’implantation de votre portail intranet ?

Première étape – Analyser et définir vos besoins :

Définissez vos objectifs stratégiques. Pourquoi souhaitez-vous implanter un intranet collaboratif dans votre société ? Pour le savoir, identifiez vos problématiques clés. Est-ce pour améliorer votre communication interne, trouver vos informations plus rapidement et ainsi gagner en productivité, mieux collaborer ? Il faut que vous connaissiez l’envergure du projet.

Vous ne pouvez donc pas concevoir l’implantation de votre plateforme de travail collaboratif sans connaître la dimension du projet. Est-ce un projet majeur de refonte des méthodes de travail, une simple actualisation de l’intranet ?

Définissez également le sponsor du projet, c’est-à-dire la personne qui donnera sa vision et validera toutes les étapes.

Deuxième étape – La conception :

Définissez dans un premier temps l’arborescence ainsi que les principales règles de gestion. Dans un second temps identifiez les « quick win », autrement dit ce qui permet d’obtenir rapidement et simplement un gain marketing ou financier.

Lors de l’étape de la conception, déterminez les fonctionnalités de votre futur intranet collaboratif. N’oubliez pas de définir votre stratégie de déploiement (pilote, ouverture globale…).

Troisième étape – La conduite du changement :

Cette étape est à faire en parallèle avec celle de la conception. Afin de bien piloter l’innovation au sein de votre entreprise, mettez en place un plan de communication associé au lancement de votre nouveau portail intranet. Etablissez par ailleurs un plan de formation et une stratégie d’adoption des nouveaux usages pour vos collaborateurs. Assurez-vous d’un suivi continu sur le portail après la mise en ligne officielle.

« Si l’accompagnement des collaborateurs a toujours été indispensable en période de changement, il est d’autant plus important dans un contexte de crise, sur fond de budgets serrés et de pression accrue. » Conseils de Florence Géraud, manager chez ConvictionsRH.

Quatrième étape – La réalisation :

Après avoir conçu votre plateforme de travail collaboratif, nos équipe la déploient sur votre environnement. Les équipes fonctionnelles sont chargées de vous accompagner via des ateliers de mise en main. C’est souvent lors de cette étape que l’on identifie des ajustements et que l’on définit de nouveaux processus. Une fois les changements validés nous passons à la dernière étape, le lancement du portail intranet.

Cinquième étape – Le lancement :

Nous voici enfin à la dernière étape. C’est le moment de donner accès au portail à tous vos collaborateurs. Vous pouvez suivre les statistiques d’usages de vos employés via Google Analytics ou Tryane Analytics (payant).

Nous vous recommandons de vous faire accompagner par nos équipes Powell Intranet pendant le lancement afin que l’adoption se fasse plus facilement. Vous pouvez également, avec l’aide de votre consultant fonctionnel, élaborer un plan d’évolution qui vous permettra de définir votre roadmap.

Comme vous l’aurez compris, les équipes Powell Intranet vous accompagnent tout au long de ces étapes et sont là pour répondre à vos interrogations.

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