Der hybride Arbeitsplatz wird immer beliebter. Aber, der Wechsel zu einem flexibleren Arbeitsmodell wird durch Bedenken hinsichtlich der Mitarbeiterproduktivität behindert. Fernarbeitskräfte können zwar vor Herausforderungen stehen, diese lassen sich jedoch mit der richtigen Planung und Vorbereitung überwinden. Die Forschung unterstützt tatsächlich das hybride Modell. Denn es die Bedürfnisse der Mitarbeiter besser. Darüber hinaus kann es produktives Arbeiten im Büro und bei der Arbeit von zu Hause aus verbessern.
Der neue Fokus auf produktives Arbeiten für den hybriden Arbeitsplatz
Seit 2019 hat die Covid-19-Krise eine Revolution in der Art und Weise, wie Menschen arbeiten, eingeleitet. Aus diesem Grund werden ihre Auswirkungen noch jahrelang zu spüren sein. Die Maßnahmen, die als kurzfristiger Bewältigungsmechanismus für die Pandemie ergriffen wurden, haben sich nun etabliert. Sie haben also die Zukunft der Arbeit verändert. In vielerlei Hinsicht sind diese Veränderungen zum Besseren. Zum Beispiel durch die Verlagerung zur Tele- oder Hybridarbeit. Während die Arbeit von zu Hause aus als vorübergehende Maßnahme begann, haben viele Mitarbeiter und Unternehmen Vorteile entdeckt. Nun sind sie entschlossen, diese Arbeitsweise fortzusetzen. Damit es sich jedoch um eine langfristige Veränderung handelt, müssen die Entscheidungsträger messbare Auswirkungen sehen. Zum Beispiel durch das produktive Arbeiten von Mitarbeitern.
Definition der Mitarbeiterproduktivität: produktives Arbeiten
Die Mitarbeiterproduktivität ist ein Maß für den Output der Mitarbeiter. Sie wird oft mit Effizienz verwechselt, aber es gibt einen entscheidenden Unterschied:
‘Die Effektivität gibt an, wie viel Mühe ein Mitarbeiter aufwendet, während die Produktivität angibt, wie viel Arbeit erledigt wird.’ (BizFluent)
Herausforderungen, die produktives Arbeiten beeinflussen
Damit Mitarbeiter ihre Arbeit erledigen und produktiv sein können, müssen bestimmte Schritte unternommen werden. Abgesehen von lauten Nachbarn und bellenden Hunden, stehen Remote-Mitarbeiter vor Hindernissen, die Unternehmen mit ein paar wichtigen Änderungen überwinden können.
Herausforderung: Unklare Regeln und Prozesse
Seit Jahrzehnten gibt es schon Richtlinien für Mitarbeiter im Büro. Während in vielen Unternehmen Richtlinien für die Telearbeit erst vor einigen Monaten erstellt wurden. Richtlinien für die Arbeit von zu Hause aus, die zu Beginn der Krise verabschiedet wurden, hatten natürlich weniger Zeit, sich zu entwickeln. Das wirkt sich auf die Produktivität der Mitarbeiter aus. Denn von niemandem kann erwartet werden, dass er sein Bestes gibt, wenn er nicht weiß, was von ihm verlangt wird.
Lösung: Entwickeln Sie Richtlinien und speichern Sie diese in Ihrem Intranet
Zunächst müssen die Mitarbeiter wissen, wann sie erreichbar sein sollen und über welche Medien. Es sollte klare Regeln und Prozesse geben, damit die Mitarbeiter wissen, an wen und wofür sie sich melden müssen. Die Kommunikationskanäle sollten klar definiert sein. Zum Beispiel wann Yammer statt Teams oder E-Mail statt Chat verwendet werden soll. Durch die Bereitstellung von Richtlinien für die Fernarbeit wird Verwirrung vorgebeugt. So können sich Mitarbeiter auf ihre eigentliche Aufgabe konzentrieren.
Zweitens, vermitteln Sie diese Leitlinien und bewährten Praktiken den Mitarbeitern an einem Ort, den sie sehen können. Ein Intranet ist hierfür ein ideales Instrument. Es kann sicherstellen, dass die Mitarbeiter die von oben nach unten gegebenen Informationen auch erhalten. Denn ein effektives Intranet speichert wichtige Richtlinien für die Fernarbeit und weist die Mitarbeiter auf Aktualisierungen hin.
Herausforderung: Veraltete Methoden zur Beurteilung des Mitarbeitererfolgs
Vorbei sind die Zeiten, in denen die Produktivität der Mitarbeiter an der Anzahl der Stunden gemessen wurde, die sie an ihrem Schreibtisch saßen. Denn der hybride Arbeitsplatz ist von Natur aus flexibler. Die Beurteilungsprozesse sollten dies berücksichtigen.
Lösung: Aktualisierung der Mitarbeiter-KPIs
Die Messung der Produktivität anhand der erledigten Aufgaben, der erreichten Ziele oder der erreichten Kennzahlen bietet einen viel besseren Einblick in die Produktivität.
Herausforderung: Nicht die richtigen Werkzeuge haben
Die größte Herausforderung besteht darin, dass die Mitarbeiter nicht über die richtigen digitalen Tools verfügen. Dies wirkt sich sowohl auf die Produktivität im Büro als auch bei der Arbeit von zu Hause aus aus. Da die Mitarbeiter ihre Zeit weiterhin zwischen Büro und Zuhause aufteilen, müssen sie in der Lage sein, zusammenzuarbeiten und Mitteilungen zu empfangen. So wie ein Maler einen Pinsel braucht, brauchen Ihre Mitarbeiter die richtigen Werkzeuge, um ihre Arbeit zu erledigen.
Die Lösung: Ein kompletter digitaler Arbeitsplatz
Bei einem hybriden Arbeitsplatz ist das wichtigste Werkzeug, das die Mitarbeiter benötigen, ein vollständiger digitaler Arbeitsplatz. Sowohl Mitarbeiter von unterwegs als auch im Büro müssen zusammenarbeiten und kommunizieren können. Demnach muss alles an einem Ort verfügbar sein, um effektiv zu arbeiten. Wenn man den Mitarbeitern jedoch zu viele neue Tools zur Verfügung stellt, verwirrt das nur und kann die Produktivität der Mitarbeiter sogar verringern. Der Schlüssel ist ein vollständiger digitaler Arbeitsplatz, der die Tools für Zusammenarbeit und Kommunikation miteinander verbindet. Darüber hinaus muss er sie von einem Ort aus zugänglich machen.
Ein Intranet informiert und bindet die Mitarbeiter ein. Denn es bietet ihnen einen Raum, in dem sie Unternehmensnachrichten erhalten und sich auf interne Stellenausschreibungen bewerben können. Zusätzlich dient es dem Zugang zu Richtlinien für hybrides Arbeit, dem Einsehen von Profilen ihrer Kollegen und vielem mehr. Sowohl Remote-Mitarbeiter als auch Mitarbeiter im Büro benötigen diese Informationen. Allerdings wollen sie möglicherweise auf unterschiedliche Weise auf das Portal zugreifen. Remote-Mitarbeiter sollten die Möglichkeit haben, mit ihrem mobilen Gerät von überall aus auf das Intranet zuzugreifen.
Ein Tool wie Microsoft Teams ist die perfekte Plattform für die Zusammenarbeit. Mitarbeiter an entfernten Standorten und im Büro können es tagtäglich nutzen und Teams für bestimmte Projekte erstellen. Unternehmen müssen jedoch sicherstellen, dass Microsoft Teams wie vorgesehen genutzt wird. So muss die Erstellung von Teams kontrolliert werden. Ausufernde Teams und fehlende Struktur können die Produktivität beeinträchtigen. Sie könne sogar die Mitarbeiter von ihren Aufgaben ablenken.
Woher kommt das Interesse an einem permanenten hybriden Arbeitsplatz und was genau ist das überhaupt?
Was ist ein hybrider Arbeitsplatz? Die Antwort ist einfach: Er ist ein Arbeitsplatz, bei dem die Mitarbeiter die Möglichkeit haben, in einem Büro oder von einem anderen Ort aus zu arbeiten. So können Mitarbeiter arbeiten, wo immer sie wollen. Der Begriff ist relativ neu und nicht genau definiert. Es liegt also an den Unternehmen, ihre eigene Definition und ihre eigenen Richtlinien festzulegen. Im Allgemeinen bedeutet es jedoch, dass die Mitarbeiter flexibel entscheiden können, wo sie ihre Arbeit verrichten. In einer von Buffer durchgeführten Studie gaben 99 % der Befragten an, dass sie für den Rest ihrer beruflichen Laufbahn zumindest zeitweise von zu Hause aus arbeiten möchten.
Es gibt viele Gründe, warum Unternehmen auf das Modell des hybriden Arbeitsplatzes umsteigen wollen. Einige stehen im Zusammenhang mit der Pandemie, andere sind langfristiger Natur.
Sicherheit der Mitarbeiter
Soziale Distanzierung, ein im Jahr 2019 unbekannter Begriff, ist zu einem wichtigen Bestandteil des Arbeitslebens geworden. Auch, um Mitarbeiter zu schützen. Die Gewährleistung eines Abstands von einem Meter fünfzig zwischen den Mitarbeitern wirkt sich auch auf die Büroorganisation aus. Dies hat zur Folge, dass die Mitarbeiter abwechselnd im Büro sein müssen. Durch die Reservierung von Arbeitsplätzen im Voraus kann dokumentiert werden, wer anwesend ist. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass jeder einen Arbeitsplatz hat. Hot Desking bietet Sicherheit und ist der Schlüssel zum hybriden Arbeitsplatz.
Flexibilität
Vor 2020 waren physische Büros der bevorzugte Arbeitsplatz. Man ging davon aus, dass die Arbeitnehmer im Büro sein mussten, um produktiv zu sein. Diese Denkweise wird den verschiedenen Arten von Mitarbeitern nicht gerecht. Denn sie berücksichtigt nicht den Arbeitsstil und die persönliche Situation. Tatsächlich wollen über 40 % der Arbeitnehmer häufiger aus der Ferne arbeiten. Warum? 91 % wünschen sich eine bessere Work-Life-Balance, 79 % eine höhere Produktivität. Die Mitarbeiter wünschen sich auch weniger Stress und Bürokram. Einige haben Kinderbetreuungspflichten oder Behinderungen. Abgesehen von der Produktivität der Mitarbeiter berücksichtigt hybrides Arbeiten die Bedürfnisse. Darüber hinaus fokussiert es sich auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter aus einer ganzheitlichen Perspektive.
Produktives Arbeiten: Sind Mitarbeiter aus der Ferne oder aus dem Büro produktiver?
Die Debatte über die Produktivität der Mitarbeiter zieht sich durch jede Diskussion über den hybriden Arbeitsplatz. Eine Frage taucht immer wieder auf: Sind Arbeitnehmer, die im Büro arbeiten, produktiver als solche, die aus der Ferne arbeiten?
Die massenhafte Umstellung auf Telearbeit hat sich für diese Debatte als Segen erwiesen. Denn, sie hat einen riesigen Themenpool und Forschungsmöglichkeiten geschaffen. Eine Pandemie ist zwar nicht der ideale Zeitpunkt, um die Produktivität von Arbeitnehmern zu messen. Dennoch hat sie den Menschen die Möglichkeit gegeben, die Arbeit von zu Hause aus zu testen. Wofür sprechen also die Statistiken: für die Heimarbeit oder für die Arbeit im Büro?
Kennzahlen zur Mitarbeiterproduktivität
- Eine BCG-Studie ergab, dass 75 % der befragten Arbeitnehmer aus drei Ländern ihre Produktivität bei der Heimarbeit mit der Produktivität vor der Pandemie gleichsetzen.
- CoSo Cloud fanden ebenfalls heraus, dass 77 % der Befragten von einer höheren Produktivität bei der Arbeit von zu Hause aus berichteten.
- Atlassian berichtet, dass 76 % der Menschen es tatsächlich vermeiden, ins Büro zu gehen, wenn sie etwas wirklich Wichtiges zu erledigen haben.
Es gibt deutliche Anzeichen dafür, dass die Produktivität der Arbeitnehmer durch Telearbeit nicht beeinträchtigt wird. Das ausgewogene Argument ist jedoch, dass einige Mitarbeiter zu Hause produktiver sind als andere im Büro. In beiden Fällen kann die Produktivität der Mitarbeiter verbessert werden: Indem man die jeweiligen Herausforderungen ermittelt und die richtigen Instrumente zu ihrer Bewältigung bereitstellt.
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