10 Grundlagen zur Einführung in Ihr Intranet CMS

May 16th, 2022 by Esther Daga

Heutzutage hat so gut wie jedes Unternehmen ein Intranet. Ob es sich nun um eine formale Softwarelösung oder eine Sammlung von Speicher- und Kommunikationstools handelt, ein Intranet ist für den täglichen Betrieb eines jeden Unternehmens, das digital arbeitet, von entscheidender Bedeutung. Auch wenn ein Intranet anfangs gut allein funktioniert, kann die Menge der darin enthaltenen Inhalte schnell außer Kontrolle geraten. An dieser Stelle kommt ein Intranet-Content-Management-System (Intranet-CMS) ins Spiel.

Die Integration einer CMS-Intranetlösung sollte dazu beitragen, weniger Arbeit zu schaffen, nicht mehr. In diesem Sinne muss Ihr Intranet-CMS sorgfältig ausgewählt werden, um seinen Erfolg zu gewährleisten. Wenn Sie in die Planungsphase eintreten, sollten Sie bei der Auswahl eines CMS für Ihr Intranet auf einige wesentliche Punkte achten. Doch zunächst sollten wir uns ansehen, wie ein Content Management System in die Gesamtstruktur Ihres Intranets passt.

Was ist ein Intranet CMS?

Wie Sie bereits wissen, ist Ihr Mitarbeitenden-Intranet ein internes Netzwerk, das der Kommunikation, der Zusammenarbeit und dem Informationsmanagement innerhalb Ihres Unternehmens dient. Mit der Zeit wächst die Menge an Inhalten, die für die Übermittlung dieser Informationen erforderlich sind. Es entsteht ein Umfang a Informationen, der nur schwer zu veröffentlichen und zu verwalten ist. Ein Intranet-CMS ist ein Content-Management-System, das Sie bei jedem Schritt dieses Prozesses unterstützt. Angefangen bei der Erstellung und Veröffentlichung von Inhalten bis hin zu deren Zugriff, Aktualisierung und Archivierung.

Wie wählen Sie also die richtige CMS-Intranetlösung aus? Wir haben eine Liste mit zehn Punkten zusammengestellt, um sicherzustellen, dass Ihr Content-Management-System ein Tool ist, das Ihren Mitarbeitenden hilft und sie nicht behindert.

CMS Intranet

10 wesentliche Komponenten eines Intranet-Inhaltsverwaltungssystems (CMS)

1. Integration in die bestehende Technologie

Die wichtigste Eigenschaft eines Intranet-CMS ist, dass es sich nicht nur nahtlos in Ihr Intranet integrieren lässt, sondern auch in das gesamte Spektrum der täglichen digitalen Tools Ihrer Mitarbeitenden. Stellen Sie sicher, dass Anwendungen wie Instant Messaging, Projektmanagement, HR-Systeme und Datenanalysen reibungslos mit dem Content-Management-System zusammenarbeiten können, ohne umständliche Zwischenschritte zu erfordern.

 

2. Intuitive Benutzeroberfläche

Unterschiedliche digitale Fertigkeiten in einem Unternehmen bedeuten, dass alle weit verbreiteten Tools so intuitiv sein müssen, dass sie von jedem mit minimalem Schulungsaufwand genutzt werden können. Eine Benutzeroberfläche, die den Tools und Plattformen nachempfunden ist, die die Angestellten bereits nutzen – wie z. B. soziale Medien – trägt zur Verbesserung der Akzeptanz und Effizienz bei. Das mag trivial klingen, trägt aber wesentlich dazu bei, die digitale Erfahrung der Mitarbeitenden insgesamt zu verbessern, was sich in einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit, höheren Gewinnen und einem noch besseren Kundenservice widerspiegelt.

 

3. Ansprechendes Design

Viele Mitarbeitende nutzen eine Vielzahl von Geräten, wie Smartphones und Tablets, um Arbeitsaufgaben zu erledigen. Mobiles Arbeiten wird zunehmend wichtiger, daher sollte Ihr Content Management System nicht nur von einem Computer aus zugänglich sein. Stellen Sie sicher, dass alle im Intranet-CMS veröffentlichten Inhalte auf allen Endgeräten optimal dargestellt werden.

 

4. Unterstützung für verschiedene Inhaltsarten

Die Inhalte, die Sie über Ihr Intranet verbreiten, werden wahrscheinlich viele verschiedene Arten haben. Zum Beispiel Texte, Fotos, Videos, Präsentationen und viele weitere. Multimedia-Unterstützung sollte bei der Suche nach einem Content-Management-System unverzichtbar sein.

 

5. Einfacher Einsatz

Die Einführung Ihrer CMS-Intranetlösung für die Beschäftigten kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Dabei muss der Einführungsprozess nicht übermäßig kompliziert sein. Heutzutage gibt es zahlreiche Standardlösungen, die relativ wenig Konfiguration erfordern. Sie müssen nicht Monate damit verbringen, eine individuelle Lösung zu entwickeln, die Kosten verursacht.

 

6. Regelmäßige Aktualisierungen

Sobald Sie Ihr CMS-Intranet eingerichtet haben, ist die Arbeit noch nicht ganz getan. Content-Management-Systeme müssen regelmäßig aktualisiert werden, um mit den Branchentrends, neuen Technologien und Sicherheitsbedrohungen Schritt zu halten. Vergewissern Sie sich, dass die Updates regelmäßig veröffentlicht werden, ohne dass Ihr gesamtes System für längere Zeit offline ist.

 

7. Auffindbarkeit

Ein Intranet-CMS ist praktisch nutzlos, wenn die Angestellten nicht finden können, was sie brauchen. Achten Sie auf eine robuste Suchfunktion, die mehrere Kriterien unterstützt und Inhalte nach Eigenschaften wie Typ und Datum filtern kann.

 

8. Analysen

Wie bei allen einsetzten Technologien in IhremUnternehmen, sollte Ihr Ziel sein, Ihr CMS-Intranet im Laufe der Zeit ständig zu verbessern. Mit Analysen können Sie leicht erkennen, wie Mitarbeitende mit Inhalten interagieren undwelche Arten von Inhalten am effektivsten sind. Darüber hinaus erfahren Sie, wie auf Inhalte zugegriffen wird, wie sie geteilt werden und vieles mehr. Integrierte Analysen sind auch nützlich, um Daten wie z. B. Umfrageantworten von Ihren Beschäftigten zu sammeln, ohne dass Sie die Ergebnisse erst mühsam auswerten müssen.

 

9. Governance Management

Ein Intranet-Content-Management-System kann die Governace Ihres Intranets nicht ersetzen, aber es kann sicherlich helfen. Ein gutes CMS kann Inhalte automatisch mit den neuesten Versionen aktualisieren, Duplikate erkennen und kennzeichnen. Darüber hinaus sogar einige Prozesse wie die Benennung von Dateien automatisieren. Diese kleinen Funktionen machen einen großen Unterschied darin, wie Ihre Inhaltsorganisation in ein, zwei oder fünf Jahren aussehen wird.

 

10. Personalisierung

Die Bedürfnisse eines jeden Unternehmens sind unterschiedlich. Auch wenn Sie Ihr eigenes Content-Management-System nicht von Grund auf neu entwickeln müssen, kann die Möglichkeit, bestimmte Merkmale und Funktionen zu steuern und zu verfeinern, über den Erfolg des Systems entscheiden. Stellen Sie sicher, dass Sie das Branding anpassen, die Vorlagen optimieren und die Governance-Regeln nach Bedarf festlegen können. Ihr CMS-Intranet sollte sich an Ihre Bedürfnisse anpassen, nicht umgekehrt.

 

Wählen Sie das beste Intranet-CMS für Ihre Mitarbeitende

Bei der Suche nach einem Content-Management-System für Ihr Intranet sollten Sie die Möglichkeiten eingrenzen, die sich mit dem bereits vorhandenen System kombinieren lassen. Wenn Ihr Team Microsoft SharePoint und/oder Microsoft 365 verwendet, ist das Content-Management-System von Powell Intranets die perfekte Standardlösung, die bereits mit allen benötigten Tools ausgestattet ist. Vereinbaren Sie einen Termin für eine Demo, um zu sehen, wie wir CMS-Intranetlösungen in kürzester Zeit bereitstellen.

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