Pourquoi les CMS intranet sont-ils un outil clé pour une collaboration efficace dans les entreprises ?

by Yvonne Harris

De nos jours, presque toutes les entreprises disposent d’un intranet. Qu’il s’agisse d’une solution logicielle formelle ou d’un ensemble d’outils de stockage et de communication, un intranet est essentiel au fonctionnement quotidien de toute entreprise qui travaille en mode digital. Et si un intranet peut bien fonctionner tout seul au début, la quantité de contenu qu’il contient peut rapidement devenir incontrôlable. C’est là qu’un système de gestion de contenu d’intranet ou un CMS (Content Management System), entre en jeu.

L’intégration d’une solution CMS pour votre intranet devrait permettre de créer moins de travail, et non plus de travail. Dans cette optique, votre CMS doit être choisi avec soin pour assurer son succès. Lorsque vous entrez dans la phase de planification, il y a quelques éléments essentiels à rechercher dans un candidat de CMS d’intranet. Mais d’abord, examinons comment un système de gestion de contenu s’intègre dans la structure globale de votre intranet.

Qu’est-ce qu’un CMS d’intranet ?

Comme vous le savez déjà, l’intranet de vos employés est un réseau interne qui sert à la communication, à la collaboration et à la gestion de l’information au sein de votre entreprise. Au fil du temps, la quantité de contenu nécessaire pour transmettre ces informations fait boule de neige et atteint un volume difficile à publier et à gérer. Un CMS est un outil de gestion de contenu qui aide à chaque étape de ce processus, de la création et publication du contenu à l’accès, la mise à jour et l’archivage.

Alors comment choisir la bonne solution de CMS pour votre intranet ? Nous avons dressé une liste de dix points à surveiller afin de nous assurer que votre système de gestion de contenu est un outil qui aide vos employés et ne les gêne pas.

gestion de contenu

 

Pourquoi utiliser un CMS intranet pour la communication interne de votre entreprise ?

Un système de gestion de contenu intranet (CMS intranet) peut être un outil efficace pour améliorer la communication interne dans une entreprise. Il permet de centraliser toutes les informations importantes, comme les annonces, les calendriers, les documents et les directives, en un seul endroit accessible à tous les employés. Cela facilite la diffusion de l’information et assure que tout le monde est au courant des mêmes informations, évitant ainsi les malentendus et les erreurs. Un CMS intranet peut également permettre aux employés de collaborer et de partager des idées en temps réel, améliorant ainsi la communication et la créativité au sein de l’entreprise. Enfin, un CMS intranet peut aider à améliorer l’engagement des employés et à renforcer le sentiment d’appartenance à l’entreprise.

 

Quels sont les différents types de CMS Intranet ?

Il existe plusieurs types de systèmes de gestion de contenu intranet (CMS intranet), chacun ayant ses propres avantages et inconvénients. Les trois types les plus courants sont : l’intranet traditionnel, l’intranet basé sur le cloud et l’intranet hybride.

 

L’intranet traditionnel

L’intranet traditionnel est un système installé et géré sur les serveurs de l’entreprise. Il est généralement développé sur mesure pour répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise et est généralement géré par une équipe informatique interne. Les avantages de ces systèmes incluent un contrôle total sur la sécurité et la gestion des données, ainsi qu’une intégration facile avec les autres systèmes de l’entreprise. Cependant, ils peuvent être coûteux à développer et à maintenir, et peuvent nécessiter des compétences informatiques spécialisées.

 

L’intranet basé sur le cloud

L’intranet basé sur le cloud est un système qui est hébergé et géré par un fournisseur externe. Il est généralement accessible via une connexion internet et peut être utilisé par les employés de n’importe où. Les avantages de ces systèmes incluent une mise en place rapide, une gestion simplifiée et des coûts réduits par rapport aux intranets traditionnels. Cependant, il peut y avoir des problèmes de sécurité liés à l’utilisation d’un système basé sur le cloud et il peut y avoir des limitations en termes de personnalisation et d’intégration avec d’autres systèmes.

 

L’intranet hybride

L’intranet hybride combine les avantages des intranets traditionnels et basés sur le cloud en utilisant une combinaison de serveurs internes et externes. Les employés peuvent accéder aux informations via des connexions internet et les données sensibles peuvent être stockées sur des serveurs internes. Les avantages de ces systèmes incluent une flexibilité accrue et une meilleure sécurité des données. Cependant, il peut être plus difficile à configurer et à gérer qu’un intranet traditionnel ou basé sur le cloud.

 

Chacun de ces types de CMS intranet présente ses propres avantages et inconvénients, et le choix dépendra des besoins spécifiques de l’entreprise. Il est important de considérer les aspects de sécurité, de gestion des données, de flexibilité, de coûts et de personnalisation lors de la sélection d’un CMS intranet pour une entreprise.

 

Les 10 composantes essentielles d’un système de gestion de contenu (CMS) pour intranet

1. Intégration avec la technologie existante

La qualité la plus essentielle d’un CMS d’intranet est qu’il s’intègre parfaitement non seulement à votre intranet, mais aussi à tout l’éventail des outils numériques que vos employés utilisent au quotidien. Assurez-vous que les applications telles que la messagerie instantanée, la gestion de projet, les systèmes de ressources humaines et l’analyse de données peuvent toutes fonctionner couramment avec le système de gestion de contenu sans avoir à passer par des étapes intermédiaires fastidieuses.

2. Une interface utilisateur intuitive

Les différents niveaux de dextérité digitale au sein d’une organisation signifient que tout outil largement utilisé doit être suffisamment intuitif pour que chacun puisse l’utiliser avec un minimum de formation. Une interface utilisateur qui imite les outils et les plateformes que les employés sont déjà habitués à utiliser – comme les réseaux sociaux – contribue à améliorer l’adoption et l’efficacité de ces outils. Bien que cela puisse sembler trivial, cela contribue grandement à améliorer l’expérience employé numérique globale, ce qui est associé à un plus grand bonheur des employés, à des bénéfices plus élevés et à un meilleur service client.

3. Un design responsive

De nombreux utilisateurs utilisent plusieurs appareils pour effectuer des tâches professionnelles, tels que les smartphones et les tablettes. Comme ce comportement ne devrait que s’accroître avec le temps, il est essentiel que votre système de gestion de contenu soit accessible depuis plus qu’un simple ordinateur. Dans le même ordre d’idées, assurez-vous que tout contenu publié par un CMS puisse être visualisé de manière responsive sur tous les appareils.

4. Prise en charge de différents types de contenu

Vous diffusez probablement de divers types de contenus différents via votre intranet, notamment des textes, des photos, des vidéos, des présentations, etc. La prise en charge du multimédia ne devrait pas être négociable, dès lors que vous recherchez un système de gestion de contenu.

5. Facilité de déploiement

Le déploiement du CMS de votre intranet d’entreprise peut prendre un certain temps. Cela dit, le processus n’a pas besoin d’être trop compliqué. Avec le grand nombre de solutions prêtes à l’emploi disponibles aujourd’hui et nécessitant relativement peu de configuration, il n’est pas nécessaire de passer des mois à concevoir une solution à la demande, alors que les coûts s’accumulent.

6. Mises à jour régulières

Une fois que vous avez déployé le CMS pour votre intranet, le travail n’est pas complètement terminé. Les systèmes de gestion de contenu doivent être régulièrement mis à jour pour suivre les tendances du secteur, les nouvelles technologies et les menaces à la sécurité. Veillez à ce que les mises à jour soient publiées régulièrement de manière à ne pas mettre tout votre système hors ligne trop longtemps.

7. Possibilité de recherche

Un CMS est quasiment inutile si les employés ne peuvent pas trouver ce dont ils ont besoin. Choisissez une fonction de recherche robuste qui prend en charge plusieurs critères et peut filtrer le contenu par des propriétés telles que le type et la date.

8. Analytique

Comme pour toutes les technologies utilisées par votre organisation, vous devez vous efforcer de constamment améliorer votre CMS au long cours. Grâce à l’analyse, vous pouvez facilement voir comment les employés interagissent avec le contenu, quels types de contenus sont les plus efficaces, comment le contenu est accessible et partagé, etc. L’analyse intégrée est également utile pour recueillir des données, comme les réponses aux enquêtes de vos employés, sans avoir à faire des pieds et des mains pour traiter les résultats.

9. Gestion de la gouvernance

Un système de gestion du contenu de l’intranet ne peut pas remplacer la gouvernance de votre intranet, mais il peut certainement vous aider. Un bon CMS peut automatiquement mettre à jour le contenu avec les versions les plus récentes, détecter et signaler les doublons, et même automatiser certains processus comme le nommage des fichiers. Ces fonctionnalités feront une énorme différence dans l’apparence de votre organisation de contenu dans un, deux ou cinq ans.

10. Personnalisation

Les besoins de chaque entreprise sont différents. Bien que vous n’ayez pas besoin de construire votre propre système de gestion de contenu à partir de zéro, la possibilité de contrôler et de régler avec précision certaines caractéristiques et fonctions peut faire ou défaire son succès. Assurez-vous que vous pouvez ajuster votre image de marque, peaufiner les templates et déterminer les règles de gouvernance selon les besoins. Le CMS de votre intranet doit s’adapter à vos besoins, et non l’inverse.

 

Comment choisir le meilleur CMS pour votre intranet ?

Identifier les besoins de votre entreprise

Identifier les besoins de votre entreprise est une étape cruciale pour choisir un système de gestion de contenu intranet (CMS intranet) approprié. Il est important de comprendre les processus de communication actuels de l’entreprise, les besoins en matière de collaboration et les types d’informations qui doivent être partagées. Il est également important de prendre en compte le nombre d’utilisateurs, la croissance prévue de l’entreprise et les besoins en matière de sécurité. En résumé, il est important de comprendre les besoins de l’entreprise pour pouvoir choisir un CMS intranet qui répondra efficacement à ces besoins.

Évaluer les caractéristiques et les fonctionnalités

Une fois que les besoins de l’entreprise ont été identifiés, il est important d’évaluer les caractéristiques et les fonctionnalités des différents CMS intranet disponibles. Il est important de vérifier les fonctionnalités de base telles que la gestion des utilisateurs, la gestion des permissions et la gestion des contenus. Il est également important de vérifier les fonctionnalités avancées telles que la collaboration en temps réel, la gestion de projet et l’intégration avec les outils de communication existants. Il est important de s’assurer que le CMS intranet choisi possède les fonctionnalités nécessaires pour répondre aux besoins de l’entreprise.

Prise en compte de l’évolutivité et de la sécurité

L’évolutivité et la sécurité sont des facteurs importants à considérer lors du choix d’un CMS intranet pour une entreprise. Il est important de s’assurer que le CMS intranet choisi est évolutif et capable de s’adapter aux besoins en constante évolution de l’entreprise. Il est également important de s’assurer que le CMS choisi possède des mesures de sécurité appropriées pour protéger les informations sensibles de l’entreprise. Il est important de s’assurer que la solution choisie est évolutive et sécurisée pour garantir une utilisation à long terme.

 

Considérer l’intégration avec d’autres outils

La prise en compte de l’intégration avec d’autres outils est également importante lors du choix du système de gestion du contenu intranet pour votre entreprise. Il est important de s’assurer que le CMS intranet choisi peut être facilement intégré avec les autres outils de l’entreprise, tels que les outils de gestion de projet et les outils de communication. Cela permettra une utilisation plus efficace et une meilleure collaboration entre les différents départements de l’entreprise. Il est important de considérer l’intégration avec d’autres outils CMS pour une utilisation optimale de l’intranet de l’entreprise.

 

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