Wie verbessert SharePoint die Produktivität?

by Yvonne Harris

Haben Sie darüber nachgedacht, in ein SharePoint-Intranet für Ihr Unternehmen zu investieren? Sie sind sich aber nicht ganz sicher, wie das Tool dazu beitragen kann, die Produktivität zu steigern? Oder verwenden Sie SharePoint bereits seit einiger Zeit, fragen sich aber, wie Sie das Tool noch besser nutzen können? 

 

 

 

SharePoint wurde entwickelt, um die Produktivität zu steigern und die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz zu verbessern. Das Microsoft Programm ist wohl das intelligenteste und beste Tool für Zusammenarbeit und Produktivität in Office 365. SharePoint verfügt über viele benutzerfreundliche Funktionen, die die Produktivität der Mitarbeitenden und Unternehmen steigern kann. Das alles macht es zu einer der meistgenutzten Unternehmensplattformen weltweit. 

5 Möglichkeiten, wie SharePoint Ihre Produktivität steigern kann 

Hier wollen wir kurz erläutern, wie Microsoft SharePoint dazu beitragen kann, Ihre Geschäftsaktivitäten produktivitätsfördernd zu gestalten. 

  1. Verwaltungen von Dokumenten

Die Verwaltung von Dokumenten stellt für viele Unternehmen eine große Herausforderung dar, da sie mit sehr vielen Dokumenten zu kämpfen haben. Viele Mitarbeitende müssen mit überquellenden Ordnern und unorganisierten Dokumenten umgehen. Sie können sich vor der Flut an Informationen kaum retten, verlieren daher womöglich wichtige Dokumente oder haben immer wieder Schwierigkeiten dabei, Dokumente zu finden. Microsoft SharePoint kann dabei helfen, Dokumente in Ihrem Unternehmen besser zusammenzustellen, zu speichern und weiterzuleiten. 

In SharePoint werden alle Unternehmensinformationen an einem zentralen Ort gespeichert. Zuständige Personen erhalten Zugriff auf verschiedene Dokumenten- und Bibliotheksfunktionen, um Dokumente besser zu verwalten. Zu diesen Funktionen gehören folgende: 

  • Einfaches Speichern und Organisieren von Dokumenten 
  • Vereinfachte und intelligente Suche nach Dokumenten, Dateien und Ordnern 
  • Vereinheitlichte Arbeitsabläufe 
  • Eingeschränkter Zugriff nur nach definierten Benutzerberechtigungen 
  • Abrufen früherer Versionen eines Dokuments 
  1. Zusammenarbeit

Eine weitere Möglichkeit, wie SharePoint die Produktivität der Mitarbeitenden am Arbeitsplatz steigern kann, ist die Erleichterung der Zusammenarbeit bei Aufgaben und Projekten. An den meisten Projekten arbeiten heutzutage viele Mitarbeitende zusammen. In vielen Unternehmen arbeiten sie an nur einem Dokument. Die Datei senden sie an ihre Kolleg*innen, damit diese es überprüfen und bearbeiten können, während erstere abwarten. Das führt nicht nur zu Desorganisation und nachlassendem Enthusiasmus, sondern vergeudet auch wertvolle Zeit. Insbesondere wirkt sich dies wiederum auf die Arbeitsleistung Ihrer Mitarbeitenden aus.

SharePoint fördert die Zusammenarbeit auf unterschiedliche Art und Weise. So kann die Teamleitung beispielsweise den Mitgliedern von Teamwebsites unterschiedliche Zugriffsrechte geben. Außerdem können die Mitarbeitenden über SharePoint Online von überall und auf jedem Gerät gemeinsam an Dateien arbeiten. Gleichzeitig ermöglicht die Funktion der Ko-Autorenschaft, dass mehrere Mitglieder des Projekts an einem Dokument oder an Abschnitten arbeiten. Darüber hinaus könnend die Nutzer sich dabei direkt im Dokument miteinander austauschen. 

Ein weiterer wichtiger  Vorteil ist, dass SharePoint  den Mitarbeitenden die Flexibilität gibt, die sie für gesteigerte Produktivität benötigen. Insbesondere über die Option, an ihrem eigenen Gerät arbeiten zu können („Bring Your Own Device (BYOD)“). Die unkomplizierte online Zusammenarbeit der Angestellten erhöht die Produktivität!

  1. Projektmanagement

Projekte zu planen und durchzuführen, kann sehr mühsam sein! SharePoint hat sich als effektives Tool erwiesen, um Unternehmen dabei zu helfen, ihre Projekte besser zu verwalten. Ganz besonders trägt die Funktion, alle Informationen und Aufzeichnungen zentral speichern zu können, zur Unterstützung des Projektmanagements bei.  

Eine weitere wichtige Funktion ist das Erstellen von SharePoint-Listen. Darüber können Sie Listen und Aufgaben für alle Projektprozesse erstellen. Sie können beispielsweise unter anderem eine Liste mit Aktivitäten, Problemen sowie ein Risikoprotokoll erstellen. Das unterstützt die Mitarbeitenden darin, schneller zu arbeiten und dabei wohl überlegte Entscheidungen zu treffen. 

Sie können SharePoint zudem sehr gut mit anderen Tools wie Outlook und Kalender verbinden. Mitarbeitende können zum Beispiel Zeitpläne je nach Priorität der Arbeit organisieren. 

Darüber hinaus hilft SharePoint auch dabei, komplexe Projekte zu verwalten. Ihr Unternehmen hat laufend verschiedene Projekte von unterschiedlichen Projektmanager*innen die betreut werden müssen ? SharePoint ermöglicht dank der SharePoint-Websitesammlungen die Verwaltung aller Projekte unabhängig von ihren Bereichen oder Abteilungen.

Mit dieser Funktion werden Projekte logisch in einer Websitesammlung gruppiert, sodass es einfacher wird, sie zu verwalten. 

  1. Integration in Microsoft 365

SharePoint ist in Microsoft Office 365 integriert, was bedeutet, dass Sie andere Office 365-Produkte wie Word, OneDrive, Teams, PowerPoint, Yammer, Delve, Skype for Business usw. direkt von SharePoint aus nutzen können. Anders ausgedrückt: SharePoint hilft Ihnen dabei, einen produktiven Arbeitsplatz zu schaffen, da dessen Lösungen mit anderen Office-Tools verbunden sind. 

So können Sie beispielsweise SharePoint und Teams für die Kommunikation nutzen. Darüber hinaus können Sie zur Verwaltung Ihrer Projekte und Aufgaben SharePoint mit Planner verwenden. Mit Delve hingegen können Sie nach allen Dokumenten suchen, an denen Ihre Mitarbeitende gearbeitet haben oder gerade arbeiten. SharePoint ermöglicht, alle Mitarbeitende an einem zentralen Ort zusammenzubringen. Sie erhalten Zugriff auf alle Tools, die sie für produktive Arbeit brauchen. Dies hilft ihnen dabei, Zeit zu sparen und konzentriert zu bleiben. 

  1. Interne Kommunikation

Gut zu kommunizieren, steigert die Produktivität deutlich. Sie trägt dazu bei, Informationen weiterzugeben und fördert die Arbeitsmoral der Mitarbeitenden. Viele Unternehmen nutzen SharePoint als internes Kommunikationstool, um Mitarbeitende über die Verbreitung von Informationen besser zu verwalten. 

Außerdem ermöglicht SharePoint den Zugriff auf Informationen aus der Ferne, d. h. Mitarbeitende können Informationen unabhängig von ihrem Aufenthaltsort abrufen. Allerdings ist SharePoint hauptsächlich auf die Kommunikation von oben nach unten ausgerichtet, was die Kommunikation deutlich schwieriger macht. Außerdem sind Mitarbeitende, die nicht über Office 365 verfügen, von der internen Kommunikation ausgeschlossen. Aufgrund dieser Einschränkungen ist es am besten, eine Lösung eines Drittanbieters auszuprobieren, die SharePoint nutzt und gleichzeitig verbessert. 

Fazit

SharePoint trägt auf viele verschiedene Arten zur Verbesserung der Produktivität bei, aber eine Lösung eines Drittanbieters (wie  Powell Intranet) steigert die Produktivität umso mehr. Warum das so ist? 

  • Wir verwandeln SharePoint in eine vollständige Intranet-Lösung. 
  • Wir vereinfachen die Gestaltung, Aktualisierung und Einführung von SharePoint-Websites im großen Maßstab. 
  • Wir erleichtern der IT-Abteilung die Erstellung, Verwaltung und Kontrolle von SharePoint. 
  • Wir erleichtern Führungskräften in der Kommunikation die Weitergabe von Informationen an alle Personen, denn wir bieten ansprechende Funktionen zur Anpassung und Personalisierung. 
  • Wir machen es für Endbenutzer*innen dank einer verbesserten Suche und einer attraktiveren Benutzeroberfläche einfacher, benötigte Informationen zu finden. 

Wenn Sie also nach einer Lösung suchen, die Produktivitätsengpässe beseitigt und Ihren Arbeitsplatz effizienter macht, ist Powell Intranet die Lösung, in die Sie investieren sollten. 

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