Comment SharePoint améliore-t-il la productivité ?

by Yvonne Harris

Avez-vous pensé à investir dans un intranet SharePoint pour votre organisation, mais vous ne savez pas exactement comment cet outil peut vous aider à améliorer votre productivité ? Ou bien vous utilisez SharePoint depuis un certain temps mais vous vous demandez comment tirer le meilleur parti de cet outil ?

Conçu pour améliorer votre productivité et la collaboration dans le lieu de travail, SharePoint est sans doute l’outil de productivité « collectif » le plus intelligent et le meilleur d’Office 365. SharePoint est doté de nombreuses fonctionnalités faciles à utiliser qui favorisent la productivité des employés et des organisations, ce qui en fait une plateforme d’entreprise largement utilisée et adoptée par des organisations du monde entier.

5 moyens d’utiliser SharePoint pour améliorer la productivité

Voici comment Microsoft SharePoint peut vous aider à optimiser les activités de votre entreprise de manière à favoriser la productivité..

  1. Gestion documentaire

La gestion des documents est un défi majeur pour de nombreuses organisations qui doivent faire face à une charge documentaire élevée. De nombreux employés sont confrontés à des dossiers qui débordent et à des documents désorganisés, ce qui entraîne une surcharge d’informations, la perte de documents essentiels ou la difficulté de les retrouver en cas de besoin. Microsoft SharePoint peut vous aider à transformer la collecte, le stockage et la diffusion d’informations et de documents au sein de votre organisation.

SharePoint stocke toutes les informations de l’organisation dans un lieu central et permet d’y accéder par le biais de diverses fonctionnalités de documents et de bibliothèques pour une meilleure gestion des documents. Ces fonctionnalités sont les suivantes :

  • Facilité de stockage et de classement des documents
  • Simplification et intelligence de la recherche de documents, de fichiers et de dossiers
  • Flux de travail unifiés
  • Accès limité uniquement en fonction des autorisations définies pour l’utilisateur
  • Récupération des versions antérieures d’un document
  1. Collaboration

Une autre manière pour SharePoint de stimuler la productivité des employés sur le lieu de travail est de promouvoir la collaboration sur les tâches et les projets. Aujourd’hui, la plupart des projets exigent que les employés travaillent ensemble. Dans de nombreuses organisations, les employés travaillent sur un document et l’envoient à leurs collègues pour qu’ils le revoient et le modifient pendant qu’ils attendent. Cette façon de procéder entraîne non seulement une désorganisation et une baisse d’enthousiasme, mais elle fait également perdre un temps précieux, ce qui a une incidence sur la quantité de travail que vos employés peuvent fournir.

SharePoint favorise la collaboration de différentes manières. Par exemple, il permet au chef d’équipe d’accorder différents niveaux de droits d’accès aux membres des sites de l’équipe. De plus, les employés peuvent travailler ensemble sur des fichiers depuis tout lieu et sur tout appareil via SharePoint Online. Dans le même temps, la fonction de coauteur permet à plusieurs membres de travailler sur un document ou des sections tout en discutant les uns avec les autres à l’intérieur même du document.

Un autre avantage notable est que SharePoint offre la flexibilité dont les travailleurs ont besoin pour être productifs, en particulier avec l’émergence du Bring Your Own Device (BYOD). Comme les travailleurs peuvent collaborer en ligne, ils n’auront pas à faire face à la frustration d’utiliser un appareil inconnu pour le travail, ce qui stimule la productivité de leur côté.

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  1. La gestion de projet

La planification et l’exécution de projets peuvent être fastidieuses, mais SharePoint s’est avéré être un outil efficace pour aider les organisations à mieux gérer leurs projets. La fonction la plus notable qui soutient la gestion de projet est la fourniture d’un emplacement central pour les informations et les dossiers.

Une autre fonction essentielle est celle des listes SharePoint, qui permet de créer des listes et des tâches pour n’importe quel processus du projet. Par exemple, vous pouvez créer une liste d’activités, une liste de problèmes et un journal des risques, entre autres. Cela peut aider les employés à travailler plus rapidement et à prendre des décisions en connaissance de cause.

SharePoint fonctionne également avec d’autres outils comme Outlook et Calendar de plusieurs manières impressionnantes. L’une d’entre elles consiste à permettre aux employés d’organiser leur emploi du temps afin de hiérarchiser leur travail.

De plus, SharePoint permet également de gérer des projets complexes. Si votre organisation mène différents projets supervisés par différents chefs de projet, SharePoint permet de gérer tous les projets indépendamment de leurs divisions ou départements, grâce à SharePoint Site Collections. Cette fonction regroupe logiquement les projets dans une collection de sites pour en faciliter la gestion.

  1. Intégration avec Microsoft 365

SharePoint s’intègre à Microsoft Office 365, ce qui signifie que vous pouvez utiliser d’autres produits Office 365 comme Word, OneDrive, Teams, PowerPoint, Yammer, Delve, Skype for Business, etc. à partir de SharePoint. En d’autres termes, SharePoint vous permet de développer un lieu de travail productif puisque ses solutions fonctionnent main dans la main avec les autres outils Office.

Par exemple, vous pouvez exploiter SharePoint et Teams pour la communication ou utiliser SharePoint avec Planner si vous souhaitez gérer des projets et des tâches. Delve, en revanche, vous permet de rechercher tous les documents sur lesquels les employés ont travaillé ou travaillent actuellement. La capacité de SharePoint à concentrer les efforts des employés en un seul endroit en leur donnant accès aux outils dont ils ont besoin pour un travail productif les aide à gagner du temps et à rester concentrés.

  1. Communication interne

Une bonne communication est un ingrédient essentiel pour améliorer la productivité, car elle sert non seulement de véhicule pour le transfert d’informations, mais contribue également à stimuler le moral des employés. De nombreuses organisations utilisent SharePoint comme outil de communication interne, car il permet de gérer les employés par la diffusion d’informations.

En outre, SharePoint permet un accès à distance, ce qui signifie que les travailleurs peuvent recevoir des informations où qu’ils se trouvent. Cependant, SharePoint est principalement conçu pour des communications descendantes, ce qui n’offre pas d’opportunités de communication solides. En outre, les travailleurs qui ne disposent pas d’une situation Office 365 seront exclus de la communication interne. En raison de ses limites, il est préférable d’essayer une solution tierce qui tire parti de SharePoint tout en l’améliorant.

Bilan

SharePoint permet d’améliorer la productivité de nombreuses façons, mais une solution tierce (comme Powell Intranet) apporte une productivité encore plus grande. Pourquoi ?

  • Nous transformons SharePoint en une solution intranet complète.
  • Nous facilitons la conception, la mise à jour et la mise en œuvre de sites SharePoint à grande échelle.
  • Nous facilitons la création, la gestion et la gouvernance de SharePoint pour les services IT.
  • Nous facilitons la tâche des responsables de la communication qui doivent transmettre l’information à tout le monde, car nous offrons des fonctions de personnalisation et d’engagement.
  • Nous permettons aux utilisateurs finaux de trouver plus facilement les informations dont ils ont besoin grâce à une recherche améliorée et à une interface plus attrayante.

Donc, si vous cherchez une solution qui s’attaque aux problèmes de productivité et qui permet à votre lieu de travail d’être plus efficace, Powell Intranet est la solution dans laquelle il faut investir.

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