Quels sont les avantages de SharePoint ?

by Yvonne Harris

SharePoint compte plus de 290 millions d’utilisateurs, mais un grand nombre d’entre eux sous-estiment l’outil de Microsoft et ne réalisent pas les véritables avantages de SharePoint.

Avec l’évolution de l’environnement professionnel d’aujourd’hui, incluant le travail à distance, il est devenu impératif pour les entreprises de trouver de nouvelles façons de collaborer et de rester connectées. De plus, les exigences réglementaires deviennent plus strictes, et le monde des affaires est plus concurrentiel que jamais, mettant les organisations sous pression pour répondre aux besoins changeants tout en améliorant le retour sur investissement global. Microsoft SharePoint a progressivement gagné en popularité au fil des ans en tant qu’outil de collaboration et de gestion de fichiers le plus fiable au monde. En raison de ses nombreuses fonctionnalités avancées, les processus commerciaux peuvent devenir beaucoup plus simples et plus efficaces. Si vous vous demandez si SharePoint est un investissement intelligent pour votre organisation, continuez à lire pour découvrir certains avantages inégalés de SharePoint.

Qu’est-ce que Microsoft SharePoint ?

SharePoint est une plateforme de partage de fichiers et de collaboration sécurisée basée sur le web, permettant aux organisations d’automatiser les processus commerciaux, de suivre les progrès et de partager de manière sécurisée des documents et des informations. Il s’agit de la plateforme d’entreprise la plus complète car elle fournit l’accès aux outils et aux ressources dont les employés ont besoin pour travailler efficacement.

En tant que produit, SharePoint est disponible en deux variantes pour les entreprises : SharePoint Online et SharePoint sur site. Le premier est simplement la version cloud de SharePoint, tandis que le second est lorsque l’équipe de votre organisation gère SharePoint, ce qui signifie que vous devrez configurer du matériel dédié sur site.

Avantages de SharePoint

Selon Microsoft, 290 millions de personnes dans plus de 200 000 organisations de différentes tailles utilisent SharePoint. Mais cette application a-t-elle du sens pour votre entreprise ? Voici les principaux avantages à considérer.

Collaboration en temps réel

Le plus grand avantage de SharePoint est qu’il permet une collaboration efficace dans toute l’entreprise en temps réel. Au lieu d’envoyer des versions de documents de part et d’autre, de nombreux utilisateurs peuvent travailler simultanément sur le même document depuis n’importe où dans le monde. Toutes les modifications apportées au document sont automatiquement synchronisées en temps réel.

Beaucoup ont débattu de SharePoint par rapport à Teams. Les deux outils peuvent fonctionner ensemble, ce dernier comblant le fossé dans la communication d’entreprise afin que les conversations internes puissent avoir lieu pendant que le travail collaboratif est en cours. Un intranet construit sur SharePoint qui offre une intégration transparente avec Teams offre le meilleur des deux mondes.

Personnalisable

Un critère significatif lors de la recherche de solutions intranet est la facilité avec laquelle elles peuvent être personnalisées pour correspondre à la nature et aux exigences de votre entreprise. SharePoint dispose d’une gamme d’outils intégrés qui vous permettent d’ajuster l’application à vos besoins. En d’autres termes, vous pouvez adopter les fonctionnalités par défaut de la plateforme ou les personnaliser pour améliorer l’efficacité et la productivité. Cependant, la personnalisation dans SharePoint natif est chronophage et coûteuse ; une solution intranet tierce construite sur SharePoint vous permettra de créer facilement et rapidement un intranet SharePoint apprécié par les employés et les services informatiques.

Meilleure productivité

SharePoint améliore la productivité en donnant à votre entreprise tout ce dont elle a besoin pour rationaliser et automatiser les processus clés. Il favorise la collecte efficace et l’organisation des données en un seul endroit, facilitant la compréhension des tendances par vos employés et la prise de décisions éclairées. Son intégration avec Microsoft Office 365 et Teams en fait le bon choix si vous cherchez à éliminer les obstacles à la productivité des employés afin qu’ils puissent collaborer rapidement et sans effort. En réduisant le temps passé à rechercher des données, ils pourront accomplir davantage.

Sécurité améliorée

La montée en flèche des cyberattaques, des fraudes et des piratages de systèmes a fait de la sécurité une exigence essentielle lors de la recherche de solutions d’entreprise. De plus, de nombreuses organisations sont désormais tenues de respecter des directives réglementaires strictes. L’intégration de SharePoint dans vos opérations peut aider à résoudre ce problème car il offre des paramètres de permissions et d’autorisations pour les fichiers, dossiers et sites individuels. Vous pouvez également surveiller les utilisateurs pour garantir le respect de toutes les politiques internes. De plus, votre entreprise bénéficiera de l’hébergement des opérations à travers une plateforme unique et intégrée. Si vous construisez votre intranet SharePoint avec une solution comme Powell Intranet, vous bénéficiez de la sécurité de Microsoft, et toutes les données sont stockées dans votre locataire.

Gestion de contenu

La gestion de contenu peut être fastidieuse, mais SharePoint simplifie la tâche en permettant aux gestionnaires de contenu de préparer et de programmer la publication de contenu sur différentes plateformes. La plateforme dispose de modèles prêts à l’emploi, donc vous n’avez pas à partir de zéro. Les utilisateurs peuvent modifier des tâches depuis n’importe quel appareil et même convertir des documents dans n’importe quel format. Les grandes entreprises trouveront particulièrement cette solution salvatrice car elle peut aider à publier du contenu intranet multilingue.

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Intégrations transparentes

SharePoint s’intègre à une grande variété d’applications professionnelles, dont la plupart sont probablement déjà utilisées par votre organisation. Celles-ci comprennent la suite Microsoft Office (Excel, Word et PowerPoint), Office 365, les solutions CRM et ERP, ainsi que plusieurs autres systèmes back-office. Cette plateforme fonctionne également avec tous les navigateurs modernes.

Hub d’information centralisé

De nombreuses organisations stockent actuellement leurs données et documents sur leurs serveurs, mais le défi est que seuls les employés sur site peuvent y accéder, ce qui rend impossible l’embauche de talents à distance. SharePoint résout ce problème en fournissant un emplacement central dans le cloud, de sorte que les utilisateurs ayant des droits de contrôle peuvent y accéder de n’importe où et sur n’importe quel appareil. Cependant, avec la quantité d’informations partagées, les employés peuvent rapidement se noyer dans les documents. Les solutions intranet tierces, comme Powell Intranet, peuvent résoudre ce problème de surcharge d’informations avec des communications ciblées et un contenu obligatoire.

Amélioration de la gestion des documents

De la réécriture de documents électroniques aux crashs de serveurs et à la difficulté de trouver des fichiers au moment voulu, la gestion des documents est un véritable casse-tête dans de nombreuses organisations. SharePoint peut aider à éliminer les problèmes que vous pourriez rencontrer avec votre système de gestion de documents. Il stocke les documents de manière ultra-rapide et facilite la recherche de documents, grâce à la possibilité de stocker des fichiers avec des métadonnées. Avec un contrôle automatique des versions, vous pouvez voir qui a modifié quoi et quand.

Flexibilité améliorée

SharePoint permet aux utilisateurs de construire leur intranet où ils peuvent partager des informations et collaborer. Il dispose d’une gamme de fonctionnalités intégrées que vous pouvez exploiter pour créer un site intranet pour votre organisation, afin de vous connecter avec vos employés et d’améliorer la communication interne dans un environnement protégé. Bien que SharePoint puisse aider à augmenter la flexibilité, l’outil lui-même peut être rigide. Si vous travaillez avec une solution intranet SharePoint complète comme Powell Intranet, vous aurez un meilleur contrôle sur l’apparence, le ressenti et la fonctionnalité de votre intranet SharePoint.

Conclusion

Microsoft SharePoint est le sésame pour transformer les performances de votre organisation. Cependant, SharePoint présente diverses limitations difficiles à surmonter avec l’outil seul, en particulier en termes de communication interne, c’est pourquoi il est préférable de construire un intranet avec une solution tierce. Powell Intranet est un partenaire Microsoft en qui vous pouvez avoir confiance pour l’intranet de votre organisation. Nous exploitons les forces de SharePoint et améliorons ses faiblesses : facilité de conception et de déploiement, augmentation de l’engagement et amélioration de l’adoption.

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