L’essor de Microsoft 365 Copilot
Microsoft 365 Copilot est comme un nouveau membre de l’équipe augmenté car il utilise l’intelligence artificielle. Il est conçu pour faciliter l’utilisation de Microsoft 365 pour de nombreux cas d’usage. Le [Microsoft Official Blog](https://blogs.microsoft.com/blog/2024/01/15/bringing-the-full-power-of-copilot-to-more-people-and-businesses/) nous dit que de plus en plus de personnes peuvent désormais utiliser Copilot pour les aider dans leur travail. Cela va démultiplier les possibilités, mais cela signifie aussi que nous devons être prudents. Microsoft 365 Copilot est puissant, mais si nous ne faisons pas attention, il pourrait accidentellement divulger des informations privées à des personnes qui ne devraient pas les voir. Ce problème s’est déjà produit dans le passé avec Microsoft Delve, où les gens ont eu accès à des documents qu’ils n’étaient pas censés voir.
Image tirée de Apporter toute la puissance de Copilot à un plus grand nombre de personnes et d’entreprises – Le blog officiel de Microsoft
Dans cet article, nous allons voir comment le risque de sur–partage de fichiers peut amener Microsoft 365 Copilot à divulguer des informations confidentielles ou à fournir des informations contradictoires. Nous verrons également comment les solutions Powell Software peuvent atténuer ces risques en gouvernant les espaces de travail et l’intranet.
Comprendre les risques
Avec Microsoft 365, nous pouvons parler, partager et travailler ensemble à l’aide de nombreux outils différents. C’est pratique, mais cela permet également de partager accidentellement des informations que nous n’avions pas l’intention de partager. Il peut s’agir d’une erreur sans conséquences ou de quelque chose de plus important, comme permettre à tout le monde de voir des informations secrètes de l’entreprise ou des détails privés sur les personnes avec lesquelles nous travaillons. Maintenant que Copilot est là pour nous aider à mieux utiliser nos fichiers, il y a encore plus de chances que nous partagions des choses par accident. C’est comme avoir un assistant intelligent qui peut trouver et exposer des documents rapidement, mais parfois, il peut partager les mauvaises choses si nous ne faisons pas attention.
Consultez l’article Microsoft sur la façon de se préparer à Copilot : Vue d’ensemble de Microsoft Copilot pour Microsoft 365 | Microsoft Learn (en anglais)
Le problème du partage excessif
Maintenant, pensez à une entreprise avec deux documents expliquant les politiques pour voyager dans le cadre de l’entreprise. Les règles réelles et correctes sont publiées sur la page d’actualités officielle de l’entreprise, mais il y a aussi un brouillon avec d’anciennes règles dans un dossier partagé quelque part. Si quelqu’un demande à Microsoft 365 Copilot les règles de voyage et qu’il lui montre l’ancien projet au lieu des règles en place, cette personne sera sûrement induite en erreur. Cette confusion peut causer toutes sortes de problèmes et Microsoft 365 Copilot pourrait amener plus de confusion dans la diffusion des bonnes informations au sien de l’entreprise.
Quand les choses se mélangent
Now, think about a company with two rules for traveling for work. The actual, correct rules are posted on the company’s official news page, but there’s also a rough draft with some old rules sitting in a shared folder somewhere. If someone asks Copilot for the travel rules and it explains to them the old draft instead of the actual rules, that person might do something wrong because they got confused. This mix-up can cause problems, from people not following the correct procedures to the company having issues with running things.
Mettre une gouvernance de l’information en place
Vous devez être comme des bibliothécaires numériques pour éviter ces problèmes et assurer le bon fonctionnement de Copilot. Vous devez passer en revue tout ce qui est partagé dans votre entreprise et vous assurer que chaque élément d’information est au bon endroit : certaines choses peuvent être vues par tout le monde, mais d’autres doivent rester privées. Vous devez établir des règles claires concernant la création et le partage de vos fichiers de travail. Vous devez utiliser des modèles standard qui ont été vérifiés et approuvés par les responsables, et vous devez mettre en place des contrôles spéciaux pour vous assurer que tout respecte les règles. De cette façon, l’équipe informatique peut rapidement repérer et résoudre les problèmes.
Voir l’étude de Gartner : Mitigate Copilot for Microsoft 365 Risks Through Information Governance (gartner.com)
Comment Powell Software aide à garder les choses organisées
Powell Software dispose de deux excellents outils pour vous aider à garder nos espaces de travail numériques propres et sûrs : Powell Governance et Powell Intranet.
Organiser efficacement les équipes avec Powell Governance
Powell Governance est plus qu’un simple outil d’administration ; il s’agit d’un cadre complet pour gérer efficacement les sites Microsoft Teams et SharePoint. L’utilisation de l’approche « Comprendre, Gérer, Contrôler » apporte de la clarté et de la structure à la façon dont les équipes et les sites SharePoint sont organisés et exploités.
Comprendre votre espace de travail : avant de gérer vos équipes et vos sites SharePoint, vous devez les comprendre. Powell Governance vous permet de superviser tous les espaces de travail de votre organisation. Il vous aide à voir quelles équipes sont actives, lesquelles ont des membres invités et lesquelles sont ouvertes à tous les employés. Cette compréhension est cruciale pour éviter le partage excessif.
Gestion de la création et des accès: une fois que vous avez compris votre espace de travail, vous pouvez commencer à le gérer. Powell Governance vous permet de configurer des règles pour la création d’une équipe et d’espaces de site SharePoint. Cela signifie que vous pouvez contrôler qui peut créer des équipes et quelles informations elles peuvent y partager. Par exemple, il est peut s’assurer que les responsables RH peuvent uniquement créer des équipes privées où les informations sensibles des employés sont discutées, empêchant ainsi le partage accidentel.
Contrôle avec des stratégies de gouvernance : le contrôle consiste à mettre en œuvre les bonnes politiques de gouvernance. Powell Governance vous permet de définir et d’appliquer ces stratégies afin que les espaces d’équipe suivent les règles définies par votre organisation. Il peut s’agir de savoir qui peut rejoindre une équipe, s’assurer qu’il y est toujours un propriétaire et même comment les équipes doivent être nommées. C’est comme avoir un ensemble de feux de circulation et de panneaux dans Microsoft Teams et SharePoint pour guider tout le monde en toute sécurité et éviter les accidents.
Gouverner l’intranet avec Powell Intranet
Powell Intranet est le centre de commande des communications de votre entreprise, garantissant que le flux d’informations est fluide et sécurisé.
- Architecture de l’intranet : Powell Intranet vous permet d’organiser votre intranet de manière stratégique. Il vous permet de définir la structure et l’organisation du contenu de votre intranet, en veillant à ce que l’information soit facile à trouver et accessible à ceux qui en ont besoin. L’architecture est conçue pour éviter toute confusion et pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.
- Création de contenu cadré : La plateforme favorise une création de contenu cohérente et efficace à l’aide de types de contenu et de modèles. Ces outils garantissent que chaque élément de contenu, qu’il s’agisse d’un article d’actualité, d’une mise à jour de politique ou d’un document, suit un format standard avant d’être publié. Cela signifie qu’un représentant des ressources humaines, par exemple, ne peut créer et partager dans l’intranet que du contenu qui respecte la structure, ce qui réduit le risque de partager des informations incorrectes ou obsolètes.
- Approbation du contenu : Avec Powell Intranet et Power Automate, vous pouvez configurer des flux de travail d’approbation pour le contenu, afin que rien ne soit mis en ligne sans les vérifications appropriées. Cela signifie que si une ébauche de la politique de voyage doit être approuvée, elle ne sera pas visible par l’ensemble de l’entreprise tant qu’elle n’aura pas été examinée et approuvée par les autorités compétentes. Seule la version finale du document approuvée sera partagée, ce qui garantit l’exactitude et la fiabilité des informations qui parviennent à votre équipe.
En résumé
Microsoft 365 Copilot peut être incroyable pour rendre l’accès à l’information plus efficace, mais nous devons l’utiliser à bon escient, car le partage excessif et la désinformation peuvent rapidement devenir incontrôlables.
En tirant parti de Powell Governance et de Powell Intranet, vous établirez un cadre solide qui améliore la collaboration et maintient l’intégrité et la sécurité de votre espace de travail numérique. Les fonctionnalités combinées de compréhension, de gestion et de contrôle des espaces d’équipe, ainsi que la gouvernance de l’architecture et de la création de contenu sur votre intranet, offrent une approche complète de la gestion des informations d’entreprise à l’ère de Microsoft 365 Copilot.