Bien que SharePoint moderne puisse être utilisé pour de nombreuses choses, est-il une solution intranet fiable ? En bref, oui. SharePoint peut être utilisé comme intranet, mais ce n’est pas une solution intranet complète.
Il est difficile de répondre à la question de savoir si votre entreprise aurait intérêt à utiliser SharePoint comme intranet. Tout dépend des objectifs de votre organisation. Que cherchez-vous à obtenir d’un intranet moderne ?
Si vous disposez de Microsoft 365 Office, SharePoint est une bonne option pour vous. Nous sommes ici pour souligner les principaux avantages et les inconvénients potentiels de l’utilisation d’un intranet SharePoint. Nous voulons vous aider à prendre la décision la plus éclairée possible.
Qu’est-ce qu’un intranet SharePoint ?
Microsoft SharePoint existe depuis 2001 et fait partie de la famille des solutions Microsoft. SharePoint offre plusieurs fonctionnalités, notamment la communication interne/externe, la gestion de contenu et la gestion de projet. De nombreuses entreprises utilisent également SharePoint pour stocker et partager des documents. Ces fonctionnalités sont des éléments essentiels d’un intranet réussi.
Quelle est la différence entre un intranet et Sharepoint ?
Un intranet et SharePoint sont des concepts apparentés mais distincts. Un intranet est un réseau privé qui n’est accessible qu’aux employés d’une organisation, tandis que SharePoint est une plateforme logicielle développée par Microsoft qui est souvent utilisée pour créer des intranets. SharePoint fournit une variété d’outils et de fonctionnalités qui peuvent être utilisés pour créer et gérer un intranet, tels que des outils de gestion de documents, de collaboration et de communication. Il peut être utilisé pour créer des sites web, des portails et d’autres types de contenu. En résumé, SharePoint est une plateforme logicielle qui peut être utilisée pour créer un intranet, mais ce n’est pas la même chose qu’un intranet. L’intranet est le réseau interne, tandis que SharePoint est l’outil qui permet de le construire.
Quels sont les différents types d’intranet sur SharePoint ?
Si vous créez un intranet à l’aide de SharePoint, trois options s’offrent à vous. Vous pouvez créer un site SharePoint de base avec une personnalisation minimale ou concevoir un intranet entièrement personnalisé à partir de zéro. Les deux options ont des limites, de sorte qu’une solution SharePoint in-a-box peut être votre meilleur choix si vous voulez le meilleur des deux mondes.
SharePoint Intranet Out-of-the-Box (prêt à l’emploi) :
Solution rapide et rentable, cette version standardisée permet d’accéder aux fonctionnalités essentielles d’un site intranet. Prête à l’emploi, elle représente une alternative idéale pour les petites organisations qui souhaitent débuter instantanément selon un coût accessible. Cette solution d’installation en local comporte toutefois certaines limites comme l’absence de personnalisation ou l’impossibilité d’effectuer des mises à jour de l’outil.
SharePoint Intranet In-a-Box:
En version « In-a-box », l’Intranet SharePoint est particulièrement adapté aux moyennes et grandes organisations. Cette formule intermédiaire offre une prise en main rapide tout en bénéficiant d’un outil puissant. Cette version nécessite néanmoins l’intervention d’une équipe externe, chargée du déploiement des fonctionnalités et de la personnalisation de votre site. Les solutions SharePoint in-a-box sont développées par des partenaires de Microsoft, comme Powell Software, de sorte que vous bénéficiez de la sécurité de Microsoft et de tous les derniers développements.
SharePoint Intranet custom :
Cette version 100% personnalisable de Microsoft SharePoint est idéale pour répondre aux besoins de vos salariés avec précision. En offrant la possibilité de créer un site intranet à partir de zéro, cette configuration permet de développer des sites d’équipe tout comme des sites de communication. Elle implique cependant la mobilisation d’une équipe informatique en interne qui travaille en lien direct avec un service tiers et comporte des coûts de développement de mise à jour très importants.
Avantages et inconvénients d’utiliser un Intranet SharePoint
Les avantages
- Ses fonctionnalités de gestion de contenu
Avec ses outils de recherche avancés, le processus de recherche et de partage de documents est plus rapide pour l’ensemble des collaborateurs. Le stockage depuis l’espace central facilite le travail d’équipe grâce à la synchronisation des informations en temps réel.
- Sa plateforme flexible et sécurisée
Grâce au Cloud, ses propres documents, ceux de l’équipe et ceux de l’entreprise sont accessibles en tout lieu et sur tout type d’appareils (ordinateur, application mobile ou tablette). En exploitant la technologie Microsoft, SharePoint bénéficie d’une sûreté accrue lui permettant d’assurer la sécurisation des fichiers et des informations partagées.
- Son expérience utilisateur
L’expérience SharePoint offre un flux de travail particulièrement agréable. Avec une simplification du partage d’informations et des processus automatisés, le workflow est décuplé pour l’ensemble des collaborateurs. Une meilleure expérience utilisateur augmente significativement le bien-être des salariés ainsi que la productivité globale de l’entreprise.
Les inconvénients
- Son besoin de maintenance
Si une fois l’outil intégré, les fonctionnalités de SharePoint sont prêtes à l’emploi, elles nécessitent cependant la présence d’un développeur au cours de son utilisation. Ce dernier est d’une grande importance notamment dans la mise à jour des fonctionnalités personnalisées. Le besoin de maintenance peut se traduire par la personnalisation de ces mises à jour ou par l’installation d’un nouveau plugin, par exemple.
- Son coût
En fonction de la version choisie, l’intégration d’une solution Intranet SharePoint peut représenter un certain budget. Son montant est lié à son coût de départ mais aussi au besoin de maintenance régulier qui entraîne la mobilisation des équipes informatiques en interne et l’intervention d’un service tiers.
- Sa prise en main complexe
Avec une mise en œuvre complexe et chronophage, la puissance de l’outil peut dérouter au premier abord. C’est pourquoi l’adoption d’une solution de 100% personnalisable nécessite une phase de réflexion en amont avec la définition des objectifs du projet et des fonctionnalités indispensables à intégrer.
Quelles solutions pour mettre en place un intranet sur SharePoint ?
Grâce aux différentes versions de l’intranet sur SharePoint, il est possible de définir avec précision le degré de personnalisation souhaité pour votre outil. Néanmoins, ce choix comporte certaines répercussions. Elles s’appliquent notamment sur le coût mais aussi sur le temps de déploiement nécessaire. Si la version standard vous permet d’intégrer seul SharePoint intranet, le besoin d’un accompagnement s’avère nécessaire dans la plupart des autres cas. En effet, une solution Intranet s’adressant à plusieurs équipes de collaborateurs nécessite une application adaptée.
Afin de développer des services conformes aux besoins de sa cible, le recours à un partenaire externe permet de contextualiser toutes les phases du projet. Ce dernier facilite l’adoption de l’outil par tous les employés et favorise ainsi leur engagement. En outre, l’intervention d’une équipe experte vous permet de mettre en place des sites différenciés (tels que des sites de communication ou sites d’accueil). Enfin, il sera possible d’ajouter des fonctionnalités additionnelles comme un réseau social d’entreprise, un carrousel d’activités ou encore un blog spécialisé. Powell Software met sa technologie à disposition des entreprises qui souhaitent faire de leur Intranet un véritable outil de communication et d’engagement en interne. Pour plus de renseignements, nous vous invitons à télécharger notre guide de migration sur SharePoint Online.
Conclusion
L’Intranet SharePoint simplifie la circulation des informations en entreprise tout en stimulant la communication de vos équipes. En plus de présenter de nombreuses options, la solution vous permet de construire des sites puissants, fonctionnels qui sont alignés sur vos objectifs. Afin de vous diriger vers une solution adaptée, il est toutefois essentiel d’analyser les différentes versions offertes par SharePoint pour sélectionner la formule qui correspond à vos véritables enjeux.
