Qu’est-ce qu’un intranet SharePoint ?
Un intranet SharePoint est bien plus qu’un simple espace de stockage de fichiers. C’est une plateforme de collaboration et de gestion de contenu qui centralise toutes les informations nécessaires à la bonne marche de l’entreprise. Grâce à son intégration native avec Microsoft 365, SharePoint permet aux équipes de travailler de manière plus fluide, de partager des documents, d’échanger en temps réel et de coéditer des fichiers sans quitter l’environnement.
Cependant, ce qui rend SharePoint véritablement puissant, c’est sa capacité de personnalisation. En fonction des besoins spécifiques de chaque entreprise, il est possible d’adapter l’interface et de sécuriser l’accès aux contenus sensibles. Mais cette flexibilité s’accompagne aussi d’une certaine complexité, notamment en matière de conception et de gestion des contenus.
C’est là que l’approche de personnalisation prend tout son sens : en simplifiant l’interface, en intégrant des outils collaboratifs comme Teams ou OneDrive, et en adaptant les espaces de travail aux équipes, SharePoint devient un intranet puissant et véritablement au service de la collaboration interne. À condition de bien le personnaliser et de l’adapter à la culture de l’entreprise.
Exemples d’intranets SharePoint
Un intranet SharePoint bien conçu peut transformer l’expérience de vos collaborateurs. Voici quelques exemples concrets qui montrent comment une personnalisation efficace peut rendre SharePoint non seulement plus utile, mais aussi plus agréable à utiliser avec Powell Intranet :
Exemple intranet SharePoint 1
Vous avez devant vous un intranet SharePoint moderne, avec une interface engageante qui centralise toutes les informations clés pour les équipes. L’interface a été pensée pour être simple et intuitive, avec une navigation fluide. On y retrouve le profil de l’utilisateur, les outils RH de l’entreprise (annuaire, congés..) et les outils de communication interne. Les nouveaux articles de l’entreprise s’y trouvent également, avec un filtre par département, ainsi que la liste des nouvelles arrivées. Enfin, vous avez un espace réservé aux prochains évènements de l’entreprise, les réseaux sociaux et une partie FAQ.
C’est un exemple d’intranet SharePoint simple, efficace et épuré, qui conviendra à l’ensemble des métiers d’une entreprise.
Exemple intranet SharePoint 2
Voici un autre exemple d’intranet SharePoint, basé autour de solutions RH et avec un thème autour de la restauration / hôtellerie. On y retrouve les documents importants des RH, comme les dépenses, ainsi que des outils de gamification, comme le classement des collaborateurs que vous trouvez à droite.
Ce modèle met l’accent sur l’intégration de communautés internes, avec la liste des employés RH en bas de page et la présence d’un chatbot dédié aux ressources humaines permettant aux employés de poser leurs questions sur le bien-être au travail, la formation et d’autres sujets clés. Cet ajout fait automatiquement gagner du temps aux équipes RH.
Exemple intranet SharePoint 3
Vous avez ici un modèle de page qui met en avant le côté écologique de l’entreprise. Les utilisateurs peuvent rapidement consulter des documents internes liés à l’engagement durable de l’entreprise, mais aussi participer à des événements verts. L’intranet facilite l’engagement collaboratif autour de projets environnementaux et permet ainsi de montrer les actions RSE de l’entreprise et ainsi cultiver la culture d’entreprise et l’engagement collaborateurs.
Exemple intranet SharePoint 4
Enfin, ce modèle de page de SharePoint met en avant des outils pour un travail hybride. Les collaborateurs, qu’ils soient au bureau ou en télétravail, peuvent réserver des espaces de travail, organiser des réunions et accéder facilement aux documents et outils dont ils ont besoin pour être productifs. Une interface simple et un accès sécurisé sont au cœur de l’expérience utilisateur.
Vous avez vu 4 exemples d’intranets SharePoint, qui montrent comment SharePoint peut devenir un véritable outil de collaboration, centralisant toutes les informations nécessaires et facilitant les interactions entre les équipes.
Pourquoi SharePoint est un outil incontournable pour la collaboration et la communication interne
SharePoint est bien plus qu’une simple plateforme de gestion documentaire. C’est un outil puissant qui centralise les informations essentielles et facilite la collaboration au sein de l’entreprise. Voici pourquoi SharePoint est un atout majeur pour améliorer la productivité et l’engagement des équipes :
1- Une interface personnalisée pour une expérience fluide
L’un des grands avantages de SharePoint est sa capacité à être personnalisé selon les besoins spécifiques de l’entreprise (bien que la plateforme nécessite une très bonne connaissance technique). La première étape consiste à simplifier l’interface et à adapter les pages d’accueil, les menus de navigation et les outils de recherche pour qu’ils soient intuitifs et faciles d’accès. Cette personnalisation de SharePoint permet à chaque collaborateur de trouver rapidement l’information qu’il recherche, tout en garantissant une expérience utilisateur fluide.
2- Centralisation de la gestion documentaire et accès facilité
SharePoint est conçu pour centraliser toute la documentation interne. En créant des bibliothèques de documents bien organisées et en utilisant des métadonnées, l’entreprise rend l’accès à l’information plus rapide et plus efficace. Chaque collaborateur peut facilement retrouver des fichiers, tout en bénéficiant de systèmes de versioning qui assurent que la dernière version du document soit toujours consultée.
3- Intégration fluide avec les outils Microsoft 365
SharePoint s’intègre parfaitement avec l’écosystème Microsoft 365. Que ce soit OneDrive, Outlook ou Teams, cette intégration garantit une expérience de travail fluide et sans interruption. Les documents partagés, les calendriers ou les tâches sont automatiquement synchronisés, offrant une plateforme cohérente pour tous les collaborateurs, qu’ils soient au bureau ou en télétravail.
4- Sécurité et conformité des données
SharePoint offre une sécurité avancée et des fonctionnalités de gestion des autorisations. Cela permet de contrôler les accès aux documents sensibles, d’assurer la conformité avec les politiques internes et les réglementations externes, comme le RGPD. Grâce à la traçabilité des actions sur les fichiers, les administrateurs peuvent également suivre l’utilisation des documents et détecter toute activité suspecte.
6- Accessibilité et travail flexible
SharePoint est accessible sur n’importe quel appareil, ce qui permet aux collaborateurs de travailler de manière flexible, que ce soit en télétravail, en déplacement ou depuis le bureau. Cette accessibilité garantit que l’ensemble des collaborateurs, peu importe où ils se trouvent, ont un accès égal aux ressources nécessaires pour leur travail. L’interface responsive assure également que l’expérience utilisateur est optimale sur ordinateurs, tablettes et mobiles.
Optimisez et facilitez SharePoint avec Powell Intranet
Nous le savons, SharePoint est un outil complet, mais extrêmement complexe à utiliser. C’est pourquoi Powell Intranet a été créé. Powell Intranet simplifie et modernise l’interface de SharePoint et vous permet une personnalisation bien plus poussée, tout en profitant des avantages de SharePoint Online (sécurité Microsoft 365, intégration avec les outils Microsoft..). Nous savons également que les rôles de Responsable Communication et Responsable Intranet sont souvent exigeants et parfois sous-estimés. Ces postes jouent pourtant un rôle crucial dans la réussite de l’entreprise.
C’est pourquoi nous vous présentons un intranet qui non seulement renforcera votre crédibilité, mais offrira des fonctionnalités qui serviront à TOUS les métiers de votre organisation :
1.Templates prêts à l’emploi et saisonniers
Powell Intranet propose des templates prêts à l’emploi qui peuvent être facilement personnalisés en fonction de la saison ou des événements marquants de l’année. Que ce soit pour Noël, Pâques ou d’autres événements spécifiques, ces templates permettent de mettre en avant des contenus thématiques (offres spéciales, messages festifs, événements internes) de manière dynamique et adaptée à l’actualité de l’entreprise.
2.Gamification pour la reconnaissance des employés
Avec un logiciel intranet basé sur SharePoint comme Powell Intranet, la reconnaissance des employés devient un véritable levier de motivation. Le système de Kudos permet aux collaborateurs de s’envoyer des remerciements publics, de cumuler des badges et de suivre un classement basé sur des critères comme l’entraide, l’innovation ou la performance. Cette gamification favorise l’engagement des équipes et renforce les liens entre collègues, tout en valorisant leurs efforts de manière visible.
3.Outils RH pour simplifier la gestion interne
Tous vos outils RH sont ajoutables sur Powell Intranet, voici nos préférés :
- Réservation de bureau : Idéal pour le travail hybride, ce module permet aux employés de réserver facilement un espace de travail ou une salle de réunion, directement via l’intranet.
- Chatbot RH 24/7 : Pour répondre instantanément aux questions courantes concernant les congés, la mutuelle ou le télétravail, sans avoir besoin d’attendre une réponse des équipes RH.
- Accès annuaire et gestion des contacts : Les collaborateurs peuvent rechercher rapidement des collègues grâce à un annuaire dynamique, accessible directement depuis l’intranet, et contactable en un clic.
4.Communication interne fluide et adaptable à tous les métiers
La communication interne est au cœur de Powell Intranet. Adapté à tous les profils, qu’ils soient sur site ou à distance, Powell Intranet permet à chaque employé d’accéder facilement aux informations importantes. Les flux d’actualités, les notifications et les pages dédiées aux différents services ou départements assurent que tous les collaborateurs, qu’ils soient sur le terrain ou au bureau, disposent des informations pertinentes et à jour. De plus, chaque département peut gérer ses propres contenus tout en restant aligné avec la stratégie globale de l’entreprise.
5.Renforcement de la culture d’entreprise avec des événements internes
Powell Intranet devient aussi un outil pour dynamiser la culture d’entreprise. Grâce à des espaces dédiés, les collaborateurs peuvent consulter les futurs événements, que ce soient des séminaires, des célébrations ou des initiatives internes. L’intranet devient un espace vivant où la culture d’entreprise prend toute sa place, avec des mises en avant des réussites collectives, des événements à venir, et des espaces pour célébrer les moments clés de l’entreprise.
En résumé, SharePoint est un excellent outil pour créer un intranet d’entreprise, mais sa personnalisation est essentielle pour maximiser son potentiel. Powell Intranet, basé sur SharePoint, offre une gamme de fonctionnalités avancées qui permettent de créer un intranet adapté aux besoins spécifiques de votre organisation.
Que ce soit pour améliorer la reconnaissance des employés grâce à la gamification, faciliter la gestion RH avec des outils pratiques comme les chatbots ou la réservation de bureau, ou renforcer la communication interne avec des informations centralisées et accessibles à tous, Powell Intranet transforme l’expérience utilisateur. De plus, ses templates modulables permettent d’adapter facilement votre intranet aux saisons et événements, garantissant une expérience dynamique et engageante pour tous les collaborateurs.
