Meertalig intranet met SharePoint en Powell Intranet

January 4th, 2021 by Yvonne Harris

De informatiewerker van tegenwoordig is mobieler en werkt meer thuis dan ooit tevoren. Technologie heeft de manier waarop gebruikers content consumeren veranderd en organisaties hebben zich niet alleen aangepast aan alle verschillende consumptievormen, maar richten zich ook op gebruikers die meerdere talen spreken. Organisaties zijn wereldwijd aanwezig en moeten daarbij in vele verschillende talen communiceren. Door content in de moedertaal aan te bieden, wordt informatie efficiënt gecommuniceerd, maar wordt ook de cultuur van organisaties verbeterd, omdat het de diversiteit en waarde van meertalig intranet gebruikers benadrukt.

In dit artikel bespreken we welke meertalige opties automatisch beschikbaar zijn in SharePoint en hoe deze functies kunnen worden verbeterd met Powell Intranet.

Meertalig intranet met SharePoint-functies

SharePoint heeft standaard twee opties voor het maken van een meertalig intranet. Beide opties kunnen alleen of in combinatie met elkaar worden gebruikt om de beste meertalige intranetervaring te bieden.

  1. De meertalige gebruikersinterface van SharePoint (Multilingual User Interface MUI), die zowel in de klassieke als de moderne weergavevariant werkt.
  2. SharePoint-Variations die momenteel alleen beschikbaar is in de klassieke weergavevariant.

Als u SharePoint On-Premises gebruikt, gebruikt u waarschijnlijk de klassieke weergavevariant, terwijl u in SharePoint Online zowel de klassieke als moderne weergavevariant kunt gebruiken. Neem voor de zekerheid contact op met uw SharePoint-beheerder. Beide opties zijn technisch gezien te gebruiken in SharePoint 2013, 2016, 2019 en SharePoint Online.

Meertalig intranet Optie 1: de meertalige gebruikersinterface van SharePoint (Multilingual User Interface MUI)

De SharePoint MUI verandert de taal van de persoonlijke weergave van sitecomponenten van een gebruiker. Zowel een Engelstalige gebruiker als een Franstalige gebruiker bezoeken bijvoorbeeld dezelfde site onder één URL, maar de Franstalige gebruiker ziet de componenten van de site in het Frans, omdat hij of zij dit heeft ingesteld als de standaardtaal. Sitecomponenten omvatten elementen zoals de navigatie, instellingenpagina’s, help-inhoud, menu’s en bedieningselementen.

 

user interface

Frans versus Engels

User Interface

 

Het voordeel van de SharePoint MUI is dat het eenvoudig te beheren is. Er zijn geen complexe vertaalworkflows. Het is ook gemakkelijk te gebruiken voor eindgebruikers. Ze hoeven alleen maar hun standaardtaal in SharePoint te selecteren om de standaard SharePoint-componenten in die taal weer te geven. Bovendien is de SharePoint MUI beschikbaar in zowel de moderne als klassieke SharePoint weergavevariant, dus het is een oplossing die ook in de toekomst van toepassing blijft.

Het nadeel van de SharePoint MUI is dat deze alleen de standaard SharePoint-componenten vertaalt. Het vertaalt geen inhoud die door gebruikers is gemaakt. Het vertaalt bijvoorbeeld niet automatisch tekst die aan een pagina is toegevoegd, items in een SharePoint-lijst of metagegevens. Bovendien kunnen gebruikers alleen zoeken in de standaardtaal van de SharePoint-installatie. MUI heeft ook strategische planning nodig. Planning en coördinatie zijn vereist om de best mogelijke gebruikerservaring te garanderen. Raadpleeg dit artikel voor meer informatie over deze stappen.

In samenwerkingsscenario’s is het echter vaak prima om in slechts één taal te werken. Meestal zal een team een gemeenschappelijke standaardtaal overeenkomen om in te werken en zal niet elk stukje inhoud worden vertaald.

Bekijk deze pagina voor meer informatie over SharePoint MUI.

Meertalig intranet Optie 2: SharePoint Variations

De SharePoint Variations-functie maakt een duplicaat van de SharePoint-site voor elke doeltaal. Alle content, inclusief door gebruikers gegenereerde content, kan vervolgens onafhankelijk in elke taal worden vertaald. De eindgebruiker bezoekt een unieke site-URL die is gericht op de door hem gekozen taal. In dit geval is er één hoofdcontentbron en vervolgens wordt elke taal vertaald, gedupliceerd en naar elke site verplaatst.

SharePoint Variations

Het voordeel van SharePoint Variations is dat alle vertaalde content onafhankelijk is en enkel kan worden vertaald voor de gewenste doeltalen. Het stelt u ook in staat om content af te stemmen op verschillende culturen, verschillende markten en verschillende geografische regio’s. U kunt bijvoorbeeld het adres van een kantoor wijzigen in elke variant van de content. Variations werkt goed voor meer formele content, zoals human resources-sites, bedrijfsnieuws en berichten van leidinggevenden.

SharePoint Variations vereist wel coördinatie, planning en beheer om het werk uit te voeren dat nodig is om content te vertalen. Eerst moet u de inhoud schrijven en vervolgens handmatig in elke taal vertalen, wat tijdrovend kan zijn. Het kan moeilijk zijn om elke content-versie op het juiste moment af te leveren, vooral wanneer u een groot aantal talen heeft, en het projectbeheer van dit proces kan complex zijn.

Bezoek deze site voor meer informatie over SharePoint Variations.

Content vertalen is makkelijk met Powell Intranet

Wilt u  profiteren van de voordelen van zowel de SharePoint MUI als SharePoint Variations, zonder gedoe met handmatige vertalingen? Powell Intranet werkt naadloos samen met beide functies en biedt automatische vertaling van inhoud met behulp van Bing Translate en binnenkort Cognitive Services. Powell Intranet helpt bij het vereenvoudigen van het instellen van Varations, het beheer van content, de automatische vertaling en de mogelijkheid om van variatiecontext te wisselen.

VERANDER VAN VARIATIECONTEXT

Zodra gebruikers inloggen op een Powell Intranet, zullen de moedertaalinstellingen die in hun browser zijn geconfigureerd ze automatisch omleiden naar hun voorkeurstaalvariant. Eenmaal op de site kunnen gebruikers schakelen naar sites in verschillende talen of andere locatiesites die via Variations worden weergegeven.

 

CONTENT BEHEREN

Het beheren van meertalig intranet inhoud vanaf één locatie is uiterst belangrijk omdat het efficiënt is. Met Powell Intranet kunnen auteurs en bijdragers van content toegang krijgen tot alle content en alle vertaalde content centraal beheren. Wijzigingen kunnen vanaf één plek worden aangebracht en naar alle doeltaalvariaties worden doorgegeven.

 

Manage SharePoint Content

CONTENT VERTALEN

Het vertalen van content kan handmatig worden uitgevoerd, maar er is een efficiëntere optie. Met behulp van een automatische vertaaldienst kan een eerste versie van de content naar de doeltaal worden vertaald. Vertaaldiensten zijn niet perfect en daarom moet het als uitgangspunt worden gebruikt. Gebruikers bewerken doorgaans de automatisch gegenereerde vertaling en passen de content aan om het perfect op de taal te laten aansluiten.

 

Translate SharePoint Content

VARIATIES INSTELLEN

Met de Powell Manager-ontwerptool kunnen beheerders snel en efficiënt de scenario’s instellen voor variaties in meerdere talen. Het selecteren van een nieuwe site en alle doeltaalvariaties kunnen binnen enkele minuten worden uitgevoerd en vanaf één plek worden beheerd wanneer nieuwe talen worden geïmplementeerd.

 

Conclusie

Powell Intranet streeft ernaar om het beste van Office365 en SharePoint Online te benutten om de meeste waarde en beste eindgebruikerservaring te bieden. Door zowel MUI als Variations te gebruiken, voegt Powell Intranet beheer- en vertaalfuncties toe die de fundamentele meertalige functies van SharePoint Online verder verbeteren. Elk intranet kan profiteren van de Powell 365-functies! Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie.

: Schrijf je in op de nieuwsbrief van Powell Software en ontvang elke maand de laatste informatie over de Digitale Werkplek, rechtstreeks in je inbox