17 handige tips en tricks voor Microsoft Teams

July 19th, 2021 by Emily Houssier

Dus je hebt de kneepjes van Microsoft Teams geleerd en de hindernissen overwonnen om op afstand in contact te blijven met je collega’s. Maar haal je echt alles uit je Teams ervaring? Deze app is inderdaad een hub voor meer productiviteit op de werkplek die je kan helpen alledaagse taken in minder tijd uit te voeren. We hebben een aantal van de beste tips en tricks voor Microsoft Teams voor je verzameld, zodat je ze in je workflow kunt integreren.

Tips voor Productiviteit

Gebruik deze hacks om productiever te zijn met Microsoft Teams, van tijdsbesparing tot betere focus.

Leer veelgebruikte opdrachten

tips en tricks voor microsoft teams
Gebruik de opdrachtregel om tijd te besparen

 

Wist je dat de zoekbalk in Teams ook als opdrachtregel fungeert? Typ een van het herkende opdrachten in om een snelkoppeling te maken naar een aantal van de meest voorkomende taken: /files  (of /bestanden) om je recente bestanden te bekijken, /unread (of /ongelezen) om nieuwe activiteit te zien, en /call (of /bellen) om een gesprek te voeren, om er maar een paar te noemen. Bekijk de huidige lijst met geaccepteerde commando’s op de website van Microsoft.

“Niet storen” inschakelen

niet-storen-ms-teams
Wijzig je status om meldingen te filteren

 

Constante pings van inkomende berichten kunnen een productiviteitskiller zijn wanneer je zich probeert te concentreren. Schakel die ongewenste afleidingen uit door de niet storen-modus in te schakelen. Klik op je profielfoto in Teams om je status in te stellen op niet storen (of voer de opdracht /dnd of /niet-storen in de zoekbalk in).

Wil je er zeker van zijn dat je geen belangrijke berichten van je baas mist terwijl je verborgen bent? Stel dan prioriteitstoegang in voor personen van wie je de berichten wilt ontvangen, zelfs als de meldingen zijn gepauzeerd. Gebruikers kunnen prioritaire toegang krijgen in je privacy-instellingen.

Gebruik @Mention om berichten te verzenden en te filteren

vermelinden-ms-teams
Gebruik @Mention om berichten te verzenden en te filteren

Als je een collega snel een berichtje wilt sturen, hoef je niet te stoppen waar je mee bezig bent en hun conversatie in Teams te zoeken. Typ gewoon het @-teken in de zoekbalk om hun naam te vinden en stuur een bericht vanuit waar je ook bent in de applicatie.

@Mention (of @Vermeldingen) zijn ook handig om recente activiteiten te filteren en prioriteit te geven aan berichten die aan jou gericht zijn. Klik in de activiteiten feed op de filterknop en kies @Mention in het vervolgkeuzemenu.

 

Markeer berichten als ongelezen

Heb je ooit een bericht gelezen waar je niet meteen de tijd voor had, maar vergeten bent er later op terug te komen? Microsoft Teams geeft je de mogelijkheid om berichten als ongelezen te markeren door op de drie puntjes naast een bericht te klikken terwijl je in een gesprek of de Activiteit feed bent.

ongelezen-bericht-markeren
Klik op de drie puntjes om een bericht opslaan of als ongelezen te markeren

Bladwijzer maken van inhoud

Wil je een belangrijk bericht bewaren voor later? Klik op het bladwijzer-icoontje om er zeker van te zijn dat u het niet moeilijk zult vinden. Bekijk je bladwijzers door het commando /saved (of /opgeslagen) in de zoekbalk te typen.

Powell-Teams-Gratis-Testen

Tips voor organisatie

Er is veel inhoud in Teams. Deze tips helpen je om het allemaal georganiseerd te houden.

 

Bladwijzers voor je teams en kanalen

kanaal-favoriet
Markeer een kanaal als favoriet om het zichtbaar te houden in je teamlijst

Zijn er specifieke teams en kanalen die je het vaakst bezoekt gedurende de dag? Houd ze bovenaan de lijst door ze als favoriet te markeren. Klik op de drie puntjes naast de naam van het team of kanaal en selecteer “Favoriet”.

 

Rangschik teams naar eigen smaak met slepen en neerzetten

Rangschik teams naar eigen smaak met slepen en neerzetten

Door een team te bevoorrechten plaats je ze in een aparte categorie bovenaan, maar je kan ook bepalen waar de rest van je teams in de algemene lijst vallen. Klik en sleep een team in de richting waarin je het wilt hebben. Wanneer de lijst grijs wordt, kun je het op de juiste plaats zetten.

 

Gebruikers in tags groeperen

Gebruikers-in-tags-groeperen

Soms is het handig om subgroepen te maken binnen teams op basis van rol, project of locatie. Tags kunnen je helpen dit te doen, waardoor het gemakkelijk is om @Mention (of @Vermeldingen) te zeggen of een chat te starten met iedereen die onder de tag valt. Voeg tags toe en beheer ze efficiënt in je Microsoft Teams-opties.

 

Aangepaste tabbladen toevoegen

Aangepaste-tabbladen-toevoegen
Nieuwe tabbladen toevoegen in een team of privéchat

Elk nieuw kanaal is vooraf geconfigureerd met twee tabbladen: Conversaties en Bestanden. Maar gebruikers kunnen aangepaste tabbladen toevoegen voor andere Microsoft 365-tools, websites en apps van derden, zodat je taken kunt uitvoeren zonder naar een nieuw venster te hoeven schakelen.

Tips voor betrokkenheid

Maak communicatie dynamischer met deze ideeën voor betrokkenheid.

 

Onderwerpregels toevoegen

Onderwerpregels toevoegen
Tips en tricks voor Microsoft Teams

Trek de aandacht en verbreek gesprekken door onderwerpregels aan je berichten toe te voegen. Onderwerpregels behoren tot de opties voor rijke tekstopmaak in het uitgebreide deelvenster dat verschijnt wanneer je klikt op de knop Opmaak onder het berichtvak. Met rijke tekstopmaak kun je ook de grootte, het gewicht en de kleur van de tekst wijzigen, links toevoegen en zelfs genummerde lijsten en lijsten met opsommingstekens invoegen.

 

Stickers en GIF’s versturen

Stickers en GIF's versturen
Houd communicatie leuk met stickers en GIF’s

Een beeld zegt meer dan duizend woorden. Gebruik stickers en GIF’s om gedachten en emoties over te brengen die in woorden niet tot hun recht komen, door een van beide opties onder het berichtvak te selecteren.

 

Onderzoek de groep met polls

microsoft teams tips en tricks
Als je het Formulieren icoon niet ziet, klik dan op de knop Uitbreidingen Berichten, Meer Apps en selecteer vervolgens “Forms”.

Waarom zou je in plaats van een vraag in een kanaal te typen, niet een peiling gebruiken om efficiënter feedback te verzamelen? Klik op het icoon Forms onder het berichtvak om een peiling te maken en te verzenden in Teams.

 

Dringende meldingen verzenden

Dringende meldingen verzenden
Om ervoor te zorgen dat mensen aandacht besteden aan jouw bericht, markeer het als belangrijk of dringend.

Heb je een onmiddellijk antwoord nodig? Klik op het uitroepteken onder het berichtvenster voordat je op verzenden drukt om een bericht als belangrijk of urgent te markeren. De ontvanger krijgt dan elke twee minuten een melding, de komende 20 minuten of tot het bericht is gelezen.Simplify Search and Navigation in Microsoft Teams

Tips voor betere vergaderingen

Gebruik deze tips en tricks voor Microsoft Teams om je virtuele vergaderingen naar een hoger niveau te tillen.

 

Gesprekken direct in een chat starten

tips en tricks microsoft Teams

Het is gemakkelijk voor een tekst chat om te veranderen in een gesprek dat meer diepgaande discussie nodig heeft. Start een snel gesprek direct in een chat door op de knop voor een video- of audiogesprek te klikken.

 

Je achtergrond vervagen

achtergrond vervagen
Je kunt je achtergrond vervagen of volledig vervangen door een afbeelding naar keuze.

Aangezien velen van ons thuis blijven werken, zijn er misschien een paar dingen op de achtergrond die je niet wilt dat iedereen op het werk ze ziet. Verwijder afleidingen zoals de kinderen die superhelden spelen of de vuile was van vorige week door je achtergrond te vervagen. Je vindt deze functie door onderaan je videogesprek op de drie puntjes te klikken.

 

Je vergadering opnemen en uitschrijven

vergadering opnemen op ms teams

Het bijhouden van een opname van virtuele vergaderingen kan ongelooflijk nuttig zijn om later te bekijken. Zodra je een opname start vanuit het bedieningspaneel van de vergadering, wordt een kopie van de vergadering opgeslagen in Microsoft Stream, zodat iedereen er veilig bij kan. Je kunt ook een vergaderafschrift genereren met de eigen functies in Stream.

 

Maak aantekeningen bij vergaderingen

aantekeningen-vergaderingen
Als je voor het eerst een notitie toevoegt, wordt er namens je een bericht geplaatst in de chat van de vergadering.

Het maken van notities helpt om belangrijke punten te onthouden voor, tijdens en na een Teams vergadering. De knop Vergadernotities maakt een paneel aan de zijkant voor het noteren van vergadernotities, vergelijkbaar met een chat. Als je eenmaal in de vergadering bent, gaat naar Meer Opties en selecteer de optie Vergadernotities maken.

 

Gebruik de Together-Modus

microsoft teams together

Een van de nieuwste Microsoft Teams-functies, de Together-modus, plaatst alle deelnemers aan je vergadering op een gedeelde achtergrond, zodat het lijkt alsof ze allemaal in dezelfde ruimte zitten (zoals een auditorium of een café). De Together-modus bevindt zich in je achtergrondopties voor gesprekken.

 

Tips voor beter beheer

Zelfs als je met succes een overstap naar Teams op afstand hebt gemaakt, kunt je zich zijn gaan realiseren dat het intern beheren van Teams een arbeidsintensief project is. Dit is waar veel bedrijven de waarde beginnen te waarderen van een verbeteringsplatform van derden dat het werk van het Teams-beheer uit handen neemt.

Powell Teams is een allesomvattende oplossing gemaakt door Powell Software, een bekroonde leverancier van productiviteitssoftware voor de werkplek en lid van het Microsoft Partner Network. Het platform verbetert de Teams-ervaring van uw hele organisatie met aanpasbare dashboards, no-code sjablonen en meer. Powell Teams kan rechtstreeks vanuit de Microsoft Teams Store worden gedownload.

Benieuwd welke tips en tricks  voor Microsoft Teams we nog meer in petto hebben? Start vandaag nog je gratis proefversie van Powell Teams met slechts een paar klikken.

: Schrijf je in op de nieuwsbrief van Powell Software en ontvang elke maand de laatste informatie over de Digitale Werkplek, rechtstreeks in je inbox