Une plateforme d’expérience employé peut sembler être un autre mot à la mode, mais c’est bien plus que cela. Étant donné que nous passons près d’un tiers de notre vie à travailler, soit environ 25 ans, notre “expérience” au travail devrait être la priorité absolue. Pourtant, nous nous concentrons souvent sur la productivité brute, la réalisation des indicateurs clés de performance et la rentabilité. L’expérience des employés au travail peut être facilement négligée car nous attendons des gens qu’ils fassent simplement leur travail.
Aujourd’hui, avec les Millennials, « la génération de l’expérience », qui représentent 35 % de la main-d’œuvre, il n’est pas surprenant que la tendance ait changé et que les projecteurs se tournent vers les plateformes d’expérience. Alors, qu’est-ce qu’une plateforme d’expérience employé ?
Définition d’une plateforme d’expérience collaborateur
Avant d’aborder les caractéristiques d’une plateforme d’expérience employé idéale et les raisons pour lesquelles les RH et les dirigeants devraient y investir, définissons ce terme en le décomposant en deux concepts.
Qu’est-ce qu’une expérience employée ?
Josh Bersin nous donne une définition complète mais simple de l’expérience collaborateur :
Une initiative à l’échelle de l’entreprise pour aider les employés à rester productifs, en bonne santé, engagés et sur la bonne voie.
L’expérience employé comprend l’ensemble du parcours de l’employé, de l’intégration à la sortie de l’employé et tous les points de contact entre les deux. Il s’agit d’une approche holistique, qui se concentre sur tous les aspects de la vie quotidienne des employés, de l’aide à l’accomplissement du travail en passant par le bien-être physique et mental. L’expérience est une “initiative à l’échelle de l’entreprise”, ce qui signifie que la tâche ne doit pas revenir à une seule personne ou à un seul service, chacun ayant un rôle à jouer.
Qu’est-ce qui compose une plateforme ?
Dans ce contexte, lorsque nous faisons référence à une “plateforme”, cela signifie le regroupement des technologies. Elle combine plusieurs outils en un seul espace.
Maintenant que nous avons une meilleure compréhension de ces deux termes, qu’est-ce qu’une plateforme d’expérience employé ?
Josh Bersin dit : Il s’agit de fournir une plateforme d’outils facile à utiliser qui rend le travail productif.
Cependant, nous avons une vision plus globale.
Selon nous, une plateforme d’expérience employé est un espace qui combine des outils d’engagement, de bien-être, de productivité, de collaboration et de communication accessibles, unifiés et faciles à utiliser. Elle est conçue pour les employés, afin de répondre à tous leurs besoins et va au-delà de la productivité pour offrir une multitude d’avantages.
Pourquoi investir dans une plateforme numérique d’expérience employé ?
Avec des employés qui passent autant de temps au travail et une prise de conscience croissante des défis physiques et mentaux que cela implique, l’expérience du collaborateur n’est plus “agréable”.
Avant la pandémie, les RH et les dirigeants ont commencé à concevoir des lieux de travail physiques avec des cabines de sieste, des tables de ping-pong, des salles de sport et des collations à volonté. Ces avantages étaient destinés à créer un bureau attractif où les gens avaient envie de se rendre. Aujourd’hui, les exigences en matière de santé et de sécurité se traduisent par une réduction du nombre de personnes présentes au bureau, une diminution des interactions et un passage plus important au travail à distance.
L’espace de travail virtuel est l’endroit où les gens passent leur journée, il n’est donc pas surprenant que 42% des responsables RH en 2020 ait déclaré que l’amélioration de l’expérience des employés était une priorité absolue influençant les décisions technologiques.
Les avantages de l’aménagement d’un espace de travail en fonction des besoins des employés
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“Employee engagement”
Les employés très engagés ne représentent qu’environ 13 % des travailleurs et leur productivité est supérieure de 17 %, ils sont moins susceptibles de partir, ils font moins d’erreurs, ils ont un meilleur moral d’équipe et peuvent devenir des ambassadeurs de marque efficaces. L’engagement vient du sentiment d’appartenance à une entreprise, et celui-ci se construit par les interactions, la collaboration et la culture. Une plateforme d’expérience collaborateur peut donc contribuer à stimuler l’engagement des employés en rapprochant les gens.
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Culture d’entreprise
Avec le passage au télétravail, les RH et les dirigeants craignent une perte de la culture d’entreprise. Lorsque les équipes sont réparties et que les personnes travaillent depuis différents endroits, la création d’une culture unifiée peut sembler être une tâche difficile. Cependant, en donnant aux employés une Digital Workplace commune , comme une plateforme d’expérience employé, la culture d’entreprise peut être construite, maintenue ou réimaginée.
En fournissant aux employés les bons outils et les bonnes ressources, cela leurs permet d’être plus autonomes. La création d’une plateforme ouverte permet de surmonter les barrières hiérarchiques. Les plateformes d’expérience employé d’aujourd’hui peuvent être utilisées pour concevoir une culture meilleure et plus inclusive.
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Rétention des employés
Les employés qui ont des expériences positives au travail sont trois fois moins susceptibles de partir. Si l’on considère que le recrutement, la formation et l’intégration des nouveaux employés sont coûteux, investir dans des expériences qui encouragent le personnel à rester est très utile.
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Productivité des employés
La productivité est freinée lorsque les gens doivent passer du temps à jongler d’une application à l’autre, à chercher des informations ou à effectuer des tâches répétitives qui pourraient être automatisées. Les employés passent d’une application à l’autre plus de 1 100 fois par jour. Il est facile de voir combien de temps est perdu sans s’en rendre compte. Une plateforme d’expérience collaborateur résout facilement ce problème en regroupant les outils dont les employés ont besoin sur une seule plateforme.
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Bien-être au travail
Les salariés passent environ 40 heures par semaine au travail. Ce chiffre ne tient pas compte du fait que dans des pays comme la France, le Royaume-Uni et les États-Unis, les employés travaillent jusqu’à deux heures de plus par jour lorsqu’ils sont en télétravail. Les longues journées au bureau ou à la maison peuvent être difficiles et si les employés ne sont pas soutenus, cela peut conduire au stress, au burn-out et à une forte rotation du personnel. Une plateforme d’expérience employé offre une solution plus douce aux besoins des employés, en soutenant le bien-être mental et digital. Par exemple, prendre un café virtuel avec des collègues permet de faire une pause dans sa journée de travail, d’avoir une interaction sociale et d’avoir une chance de parler et de partager.
Comment concevoir une plateforme d’expérience que les employés vont adorer ?
Maintenant que nous comprenons les avantages d’une expérience collaborateur positive, comment pouvez-vous créer une plateforme Digital Workplace qui réponde aux besoins de vos employés ?
Fonctionnalités indispensables
La mise en œuvre d’une plateforme de gestion de l’expérience employés peut être difficile, mais elle est conçue pour simplifier la vie professionnelle. Voici quelques éléments essentiels que vous souhaitez obtenir de votre plateforme.
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Simple et unifiée
Les employés ont besoin d’une plateforme unifiée qui offre un point d’accès unique à tous leurs outils et applications. Chaque service a plusieurs applications qu’il utilise quotidiennement, les RH en ont entre 11 et 22, et un seul outil ne peut pas tout remplacer. Ainsi, une plateforme d’expérience employé n’est pas conçue pour “tout faire” mais pour “tout rassembler”. L’idée est de créer une technologie plus axée sur l’utilisateur et d’unifier les outils pour simplifier le travail des employés.
Les entreprises ont besoin d’espace communs pour tous les services. Avoir un seul endroit pour gérer toutes les interactions, qui soit visible, accessible et inclusif, permet d’unifier les gens.
Votre plateforme d’expérience collaborateur doit intégrer un espace de communication, un outil de collaboration et permettre à chaque service d’accéder à ses propres applications. Celles-ci doivent être stockées dans une plateforme unique, afin d’économiser le temps passé à jongler d’une application à l’autre.
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L’intelligence collective
L’intelligence collective désigne simplement les connaissances de tous les membres de votre organisation. De plus en plus d’employeurs se rendent compte que les employés sont une mine d’informations et une ressource peu utilisée. Une plateforme d’expérience employé doit donc offrir un moyen de rassembler ces connaissances et de simplifier leur partage.
La collecte et le partage des compétences peuvent se faire de plusieurs manières et dans différents espaces. L’intranet traditionnel de l’entreprise en est un. Ce dernier est un endroit idéal pour stocker des documents de référence, auxquels les employés doivent souvent accéder. Par exemple, la politique de l’entreprise en matière de congés annuels, les règles générales applicables aux bureaux et les règles de santé et de sécurité. Ce sont des documents qui peuvent être communiqués facilement et qui ne nécessitent pas une collaboration quotidienne.
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Tous les points de contact
Une plateforme Digital Workplace d’expérience collaborateur doit faciliter et tenter d’améliorer chaque interaction entre un employé et une entreprise, en commençant par l’accueil. La bonne plateforme d’expérience employé simplifiera l’accueil des salariés, en automatisant les tâches pour les RH, en fournissant aux nouveaux arrivants les informations dont ils ont besoin dès le premier jour et en créant un espace de collaboration pour que les nouveaux employés puissent interagir avec leur équipe.
Étant donné que jusqu’à 25 % des nouveaux employés quittent l’entreprise au cours des six premiers mois, il est essentiel de faire rapidement bonne impression.
Une plateforme d’expérience employé doit être conçue pour améliorer le parcours complet de l’employé et son travail quotidien. Qu’il s’agisse de se connecter facilement le matin, de rechercher des informations, de collaborer avec des collègues, d’avoir une discussion informelle, de consulter un document RH, de surveiller les indicateurs de performance clés (KPI) et bien d’autres choses encore, les employés ont besoin que leur plateforme d’expérience gère beaucoup de choses.
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Social et collaboratif
Le travail d’équipe et la collaboration sont les clés du succès et les gens doivent pouvoir travailler ensemble facilement sur des tâches collectives. Microsoft Teams est un outil dont l’utilisation a augmenté récemment et l’intégration de cet outil dans la plateforme d’expérience employé accélérera son adoption. Celle-ci peut encore être améliorée lorsque votre plateforme propose des modèles de collaboration, une meilleure gouvernance et une automatisation pour simplifier les tâches répétitives.
Au-delà de la collaboration sur des projets de travail, les interactions sociales constituent un élément crucial de l’expérience collaborateur. Les rencontres occasionnelles sont de plus en plus importantes car les gens sont en télétravail, et elles doivent être facilitées par votre plateforme employée.
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Flexible et inclusif
Le lieu de travail moderne est flexible, le travail hybride est la norme et les employés sont souvent entre la maison et le bureau. Une plateforme d’expérience collaborateur doit donc être accessible sur mobile, à partir d’un navigateur ou d’une application, permettant aux employés d’être productifs et engagés de n’importe où. Tous les employés, qu’ils travaillent sur le terrain, à distance ou au bureau, doivent pouvoir accéder à la plateforme d’expérience employé.
Pour être inclusif et s’assurer que chaque employé puisse profiter des avantages de la plateforme, celle-ci doit également être facile à utiliser, quelle que soit la connaissance numérique des personnes.
Pourquoi les initiatives en matière d’expérience employé peuvent-elles échouer ?
Le manque de formation et de préparation, la mauvaise expérience utilisateur et la résistance au changement nuisent à l’adoption rapide de la technologie RH. Cependant, les plateformes d’expérience collaborateur de nouvelle génération sont conçues pour simplifier et améliorer l’expérience utilisateur et beaucoup, comme Powell 365, offrent des fonctions de gamification pour obtenir une adhésion rapide et durable.
Finalement, pour assurer le succès de votre plateforme d’expérience employé, vous devez faire appel au bon fournisseur de logiciels qui comprend les besoins des employés.
Powell 365 est une plateforme d’expérience collaborateur et un environnement de travail numérique (Digital Workplace), qui intègre un espace de communication : Powell Intranet, et un outil de collaboration : Powell Teams. Les deux sont reliés entre eux, l’un étant accessible depuis l’autre, comme une plateforme d’expérience devrait l’être. Nous combinons des fonctions d’engagement, de bien-être et de productivité dans un espace qui est accessible, unifié et simple.
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