Créer un intranet d’entreprise : les étapes clés pour réussir

by Yvonne Harris

Un intranet représente de nombreux avantages pour l’entreprise et un véritable levier de productivité. Toutefois, pour qu’il soit efficace et que sa mise en place soit une réussite, il est primordial de ne pas prendre le projet à la légère et de le préparer en amont. Alors, comment créer un intranet d’entreprise et quelles sont les étapes clés pour réussir ? Nos réponses !

Qu’est-ce qu’un intranet d’entreprise et à quoi sert-il ?

Un intranet d’entreprise permet de connecter tous les collaborateurs d’une même entreprise autour d’un portail unique. Comme l’indique son nom, il s’agit d’une plateforme interne et réservée aux employés de l’entreprise, contrairement à l’extranet qui est externe.

Généralement, un intranet d’entreprise se présente comme une plateforme digitale, accessible en ligne, sur laquelle les collaborateurs peuvent accéder à des ressources diverses et variées. Par exemple, un collaborateur sur l’intranet pourra aussi bien visualiser les dernières actualités de l’entreprise, accéder aussi à ses applications de travail, CRM ou ses logiciels RH. 

🔓 L’intranet d’entreprise est sécurisé et réservé aux collaborateurs de l’entreprise. Une identification est au préalable demandée au collaborateur pour qu’il puisse accéder aux données de l’intranet.

 

Quels sont les avantages d’un intranet d’entreprise ?

Une entreprise a tout intérêt à mettre en place un intranet car il comporte de nombreux avantages, aussi bien pour la performance de l’entreprise que pour sa marque employeur.

Dans un premier temps, l’intranet d’entreprise permet d’améliorer la communication interne et le partage et la circulation d’informations entre les collaborateurs. Le portail d’accueil permet par exemple de relayer facilement les dernières nouveautés sur l’entreprise (objectifs, performance, récentes acquisitions). Pour le rendre encore plus personnalisé et engageant pour le collaborateur, l’intranet pourra aussi diffuser des informations spécifiques au service ou département du collaborateur, afin d’apporter une réelle valeur ajoutée à son quotidien.

Pour améliorer l’expérience collaborateur et renforcer la culture d’entreprise, l’intranet est aussi idéal car son architecture est inclusive et interactive. Qu’ils soient du même département ou de services différents, proches ou géographiquement distants : l’intranet permet de tous les réunir, de façon inclusive, autour d’une plateforme unique. De fait, tous les collaborateurs peuvent y partager du contenu, proposer des événements, ou donner leur avis dans un sondage, visionner des vidéos, carrousels…  autant d’ingrédients qui dynamisent la vie quotidienne des collaborateurs.

En plus d’être un excellent outil de communication interne, il s’agit aussi d’un outil de productivité qui permet d’optimiser les processus de travail et de décision. De fait, l’intranet d’entreprise peut être connecté aux applications de travail des collaborateurs. Ils peuvent donc s’y connecter pour compléter leurs missions, accéder à leurs mails, réserver des salles de réunion, partager des documents ou faire des recherches dans la banque de données. L’intranet se révèle donc un outil collaboratif au service de la stratégie de l’entreprise.

 

Comment élaborer un cahier des charges pour votre intranet d’entreprise ?

Dans le cadre de l’implémentation d’un intranet en entreprise, rédiger un cahier des charges est essentiel pour suivre le développement d’un projet. Sa rédaction permettra de noter les directives et préconisations du projet, ses finalités et les étapes pour le réaliser.

⚠️ Étant donné qu’il s’agit d’un projet de nature numérique, il sera confié au service informatique de l’entreprise. Néanmoins, sa nature et sa finalité dépassent largement le champ de compétences du département informatique. Pour être mené à bien, ce projet nécessitera en effet une forte implication du service RH et de la direction.

Les études de marché et les besoins internes

Lorsque vous commencez un projet d’intranet entreprise, le temps de réflexion et de prospection est fondamental. Pour cela, il vous faudra bien analyser l’organisation de votre entreprise, sa stratégie et ses objectifs.

Communication interne, collaboration, cohésion, expérience employé… Plus vous ciblez bien les besoins internes de votre entreprise, plus vous serez armé pour faire une étude de marché efficace des divers intranets qui s’offrent à vous.

Pour bien choisir votre intranet d’entreprise, il est donc primordial de définir à l’avance dans votre cahier des charges les lacunes et les priorités de l’entreprise. Pour cela, n’hésitez pas à interroger la direction, le service RH, mais aussi les collaborateurs eux-mêmes car ils sont directement concernés par la mise en place de ce nouveau réseau.

Les fonctionnalités et les outils nécessaires

Pour choisir l’intranet adapté à votre entreprise, son organisation  et ses besoins internes, il faudra préciser dans le cahier des charges les fonctionnalités et les outils nécessaires que vous recherchez. Idéalement, votre futur intranet devra répondre à toutes ces exigences. Pour vous serez précis, mieux vous trouverez l’intranet qui offre les fonctionnalités et les outils nécessaires à votre entreprise.

De fait, tous les intranets d’entreprise ne répondent pas aux mêmes préoccupations. Par exemple, certains intranets sont davantage conçus pour améliorer la communication interne et se présentent surtout comme des plateformes de socialisation, efficaces pour tisser du lien entre les collaborateurs et renforcer la culture d’entreprise. À l’inverse, on trouve aussi des intranets d’entreprises qui se focalisent davantage sur la productivité des collaborateurs et se proposent avant tout comme une plateforme de travail qui dynamise les échanges et fluidifie le travail collaboratif.

Naturellement, un intranet moderne et efficace combine toutes ces fonctionnalités. C’est le cas notamment de Powell Software, à la fois intranet d’entreprise et digital workplace,  il s’agit d’une solution complète qui  répond à toutes ces problématiques en proposant une plateforme diversifiée avec des outils de communication interne et de productivité.

 

Les objectifs et les indicateurs clés de performance

Pour suivre une stratégie Intranet et juger de l’efficacité du projet, il est essentiel de fixer des objectifs clairs et d’identifier des indicateurs clés qui vous permettront de savoir si l’intranet répond à vos attentes.

Parmi les indicateurs clés de performance, vous pourrez par exemple sélectionner :

  • La satisfaction des collaborateurs ;
  • Le taux d’engagement ;
  • Le nombre de connexion ;
  • Le temps de connexion ;
  • Le taux d’adoption des nouvelles applications ;
  • Le taux de réponses aux sondages.

En plus de la présence et de l’interactivité sur la plateforme intranet, il vous faudra aussi juger de son efficacité à répondre aux objectifs que vous vous étiez fixés. Les employés ont-ils gagné en efficacité ? Sont-ils plus investis dans la vie de l’entreprise ? Apprécient-il l’expérience utilisateur sur l’intranet ? Autant de questions à poser qui vous permettront d’évaluer l’efficacité de l’intranet.

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Comment mettre en place un intranet dans son entreprise ?

La conception d’un portail intranet nécessite d’être méticuleux et de cadrer le projet. Pour que l’implémentation de votre futur intranet soit un succès, nous vous recommandons de suivre ces 7 étapes :

 

Etape 1 : Définir les objectifs et les besoins de l’entreprise

Dans un premier temps, il est conseillé de prendre du recul sur votre entreprise afin d’analyser objectivement sa structure, ses besoins et ses objectifs.

Histoire, secteur d’activité, fonctionnement, nombre de salariés, métiers, objectifs, projets en cours, perspectives d’avenir… veillez à présenter votre entreprise de façon honnête et non orientée commerciale. Cela permettra de définir et cibler à qui doit s’adresser l’intranet de l’entreprise.

Ensuite, posez-vous la question suivante :  quels sont vos principaux  besoins internes ? Cette problématique est la plus importante puisque le projet d’un nouvel intranet doit poursuivre des objectifs clairs et répondre à des besoins de l’intranet.

Manque de communication interne, culture d’entreprise inexistante, intranet existant obsolète, sécurité des données faible…commencez par mettre le doigt sur les principales lacunes de votre entreprise afin d’évaluer vos priorités et comprendre ce que vous attendez d’un intranet d’entreprise !

 

Etape 2 : Choisir les outils et les technologies adéquates

Une fois que vous avez fixé et défini les objectifs de votre projet intranet, vous serez aptes à sélectionner les fonctionnalités et applications qui vous conviennent le mieux à votre entreprise.

Si vos objectifs sont d’optimiser le temps de travail et la productivité, l’intranet devra alors disposer d’une banque de données et d’un centre de recherche depuis lesquels les salariés peuvent en quelques clics accéder aux ressources internes dont ils ont besoin. Vous pourrez aussi choisir d’installer des applications RH (fiche de paie dématérialisée, congés et absences, notes de frais), cela permettra aux employés d’optimiser leurs procédures administratives.

Grâce aux outils collaboratifs, les collaborateurs peuvent échanger rapidement sur des projets. Pour le partage de fichiers et la sauvegarde des données en ligne, il vous sera donc recommandé de choisir des outils comme : Dropbox, Google Drive, Microsoft SkyDrive, Office 365, Oodrive…

💡L’intranet de Powell intègre l’écosystème  Microsoft 365  (Outlook, OneDrive, Google Drive, Sharepoint…) pour offrir au collaborateur une expérience utilisateur optimale !

 💻 Le monde du travail hybride pose également de nouveaux challenges et les entreprises ont besoin  d’outils collaboratifs adaptés au travail à distance comme les applications de partage et co-édition de documents chat, réservation de bureaux…

De plus, il vous faudra trancher sur la technologie adéquate de votre intranet, notamment sur son hébergement. Il existe deux types de solutions intranet :

  • Une solution Cloud : hébergée sur des serveurs externes, elle a l’avantage d’être accessible n’importe où et à tout moment depuis un navigateur.
  • Une solution  On-premise : hébergée sur les serveurs internes à l’entreprise,  elle a l’avantage d’être très sécurisée et non dépendante de potentielles pannes externes. Néanmoins, les coûts d’installation et de maintien sont élevés et cette solution manque de flexibilité.

 

Etape 3 : Concevoir l’architecture et la structure de l’intranet

L’architecture de l’intranet est modulable et sur-mesure : selon vos préférences et vos besoins, vous pouvez organiser le contenu et l’apparence de votre intranet de manière totalement différente.

Selon l’image de marque de votre entreprise, les couleurs et le thème de l’intranet pourront aussi varier. Sobre, coloré, dynamique… son apparence est personnalisable et pourra s’adapter à tous les goûts. Agenda, carrousel, actualités, chat, partage des documents,annuaire, outils RH… vous pourrez par exemple choisir les fonctionnalités que vous souhaitez mettre en avant souhaitez et placer sur l’intranet.

⚠️ L’architecture de l’intranet doit aussi être pensée pour chaque profil utilisateur.  De fait, toute entreprise présente divers types de collaborateurs, services et départements. Pour qu’il soit le plus personnalisé possible, il est donc important de bien définir le ou les divers profils utilisateurs (manager, RH, administrateur, etc.) de votre futur intranet. Cela vous permettra d’adapter au mieux l’arborescence et de garantir un bon parcours utilisateur. Filtre, accès, accréditations… pensez à prendre en compte tous les métiers de l’entreprise pour éviter les déconvenues.

Il est essentiel que la structure de l’intranet soit souple et flexible, afin d’intégrer facilement de nouvelles applications et de garder le rythme avec les innovations digitales.

Selon vos préférences, vous pourrez ensuite intégrer à l’intranet une suite d’outils à l’image de Google Workspace ou de Microsoft 365. Cela vous permettra d’offrir un véritable digital workplace à vos employés et d’intégrer le plus de fonctionnalités possible (messagerie auprès des utilisateurs, notifications, planification de réunions, gestion des tâches, etc.).

 

Etape 4 : Créer le contenu et les fonctionnalités de l’intranet

Une fois que vous avez conçu l’architecture et la structure de l’intranet, selon vos besoins et priorités, et installé les diverses applications sur l’intranet, il vous faudra alimenter la plateforme !

Les documents et ressources internes de chaque département de l’entreprise pourront être déposés sur une banque de données ou bien connectés via une application adaptée.

Naturellement, un onglet “Actualités” devra être alimenté régulièrement et avec soin. Nouvelles arrivées, dernières opportunités, bilan de l’année… autant d’informations qui participent à créer un espace intranet animé et renforcer la culture d’entreprise. De même, les statistiques devront être mises à jour et les sondages régulièrement renouvelés.

 

Etape 5 : Tester et valider l’intranet avec les utilisateurs

Afin de vérifier que l’intranet fonctionne correctement, nous vous recommandons de mettre en place des tests utilisateurs aux collaborateurs. Veillez à choisir des profils collaborateurs diversifiés pour tester les divers parcours utilisateurs et accès.

En mettant en place un test utilisateur de l’intranet d’entreprise, vous pourrez ainsi évaluer, en direct et dans les conditions du réel, l’ergonomie de la plateforme.  De plus, vous pourrez repérer de potentiels bugs ou erreurs, ce qui vous évitera des déconvenues après avoir rendu la plateforme accessible à tous.

Etape 6 : Mettre en place une stratégie de maintenance et de mise à jour de l’intranet

Un intranet d’entreprise s’intègre au SI (Système Informatique) de l’entreprise et nécessite de l’attention. Il est important de surveiller l’évolution de la plateforme et veillez aux potentielles erreurs de fonctionnement qui pourraient surgir.

Une maintenance évolutive d’un intranet d’entreprise permet par exemple de veiller à la sécurité des données et d’alerter de potentielles failles.

La mise à jour permet quant à elle de synchroniser les données, par exemple entre le calendrier et le compte CRM de l’utilisateur. De même, l’intranet doit veiller quotidiennement à l’ajout et la modification des événements sur le CRM.

 

Etape 7 : Former les utilisateurs et promouvoir l’utilisation de l’intranet

Une fois l’intranet d’entreprise mis en place, il faut encore veiller à ce que son utilisation intègre les habitudes des collaborateurs.

Pour cela, il est essentiel que l’entreprise propose des modules pédagogiques d’apprentissage aux collaborateurs pour leur montrer toutes les fonctionnalités de l’intranet avec de l’exploiter de manière optimale. Il faudra aussi mettre un support pour accompagner les employés lorsqu’ils rencontrent un problème avec la plateforme.

Afin d’implémenter votre nouvel intranet et de faciliter son adoption, nous vous recommandons d’en faire la promotion continue. Par exemple, vous pourrez organiser des démonstrations ouvertes ou des meetings pour montrer les atouts et les dernières fonctionnalités de l’intranet !

 

Conclusion

Définition des objectifs et des besoins de l’entreprise, implication des équipes RH et des dirigeants, sensibilisation des collaborateurs, maintenance… autant d’étapes clés pour réussir l’installation d’un nouvel intranet en entreprise et veiller à sa pérennité !

FR - Report : ClearBox Intranet et l'expérience des employés 2023

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