Aucune solution de gestion n’est parfaite. Cependant, certaines sont plus productives que d’autres. Les caractéristiques moins que parfaites peuvent causer des problèmes majeurs tels que la perte de documents et des problèmes de sécurité, ce qui peut être assez coûteux pour une organisation.
Cela étant dit, cet article abordera deux questions principales : Pourquoi les entreprises ont-elles besoin d’une solution de gestion documentaire efficace ? SharePoint peut-il être utilisé pour la gestion de documents ?
En bref, SharePoint peut être utilisé pour la gestion de documents. Si vous recherchez une meilleure façon de gérer la documentation, Microsoft SharePoint pourrait bien être la réponse. La gestion de documents n’est pas le seul avantage de SharePoint, mais c’est également un excellent moyen d’améliorer la productivité et d’établir un outil de communication interne fiable.
Pourquoi les entreprises ont-elles besoin d’un système de gestion de documents ?
La méthode traditionnelle de gestion de documents implique d’avoir un emplacement central pour stocker des fichiers tangibles, des dossiers et des documents. En plus d’être chronophage, la gestion traditionnelle des documents doit être effectuée par un être humain, et elle occupe une quantité prohibitivement importante d’espace physique. Par conséquent, la plupart des entreprises sont passées au numérique ces dernières années pour économiser de l’espace et introduire l’automatisation dans leurs flux de travail.
De plus, avec l’augmentation substantielle de la documentation due à des éléments tels que les protocoles liés à la COVID-19 (par exemple, les décharges de responsabilité liées à la COVID), les exigences légales et les normes de l’industrie en constante évolution, il est désormais vital de mettre en place un système de gestion efficace. Sur ce point, les logiciels de gestion de documents basés sur le cloud sont généralement la meilleure option pour une meilleure accessibilité, sécurité et commodité globale.
Une solution imprévisible ou non vérifiée expose une entreprise à des risques importants, il est donc important de se fier à des facteurs autres que le coût seul lors du choix d’un logiciel de documentation. Ce risque implique la possibilité que des cybercriminels interceptent des informations, que des documents soient perdus ou que la responsabilité pénale/civile soit engagée en cas de non-respect des bonnes pratiques.
Qu’est-ce que la gestion de documents SharePoint ?
La gestion de documents sur SharePoint permet aux utilisateurs de gérer et de stocker divers ensembles de documents, notamment :
· Documents Word
· Feuilles de calcul Excel
· Présentations PowerPoint
· Fichiers OneNote
Une fois que vous avez des documents SharePoint dans le système, ils peuvent être organisés dans des dossiers à partager dans des applications d’engagement client (par exemple, Dynamics 365 Sales et Dynamics 365 Marketing). L’intégration de SharePoint avec ces applications permet de créer, télécharger, visualiser et supprimer des documents directement depuis les applications d’engagement. D’autres fonctionnalités incluent le suivi des documents, l’ajustement de leurs propriétés et la configuration de permissions spécifiques pour les utilisateurs externes.
De plus, SharePoint propose des bibliothèques de documents qui permettent aux utilisateurs de partager des documents de manière fluide et sécurisée au sein de l’équipe. Avec SharePoint Online, une bibliothèque de documents peut être consultée depuis n’importe quel appareil à tout moment de la journée, et le déplacement des fichiers dans la bibliothèque est facilité grâce à la fonction de glisser-déposer de Microsoft.
Pour rester informé de tout changement, SharePoint offre la possibilité d’activer des alertes lorsque des documents sont modifiés, déplacés ou modifiés. L’alerte peut concerner une liste, un dossier, un fichier ou un élément de liste spécifique et sera envoyée directement à votre adresse e-mail.
Les avantages de la gestion de documents SharePoint
Automatisation et Collaboration
L’une des fonctionnalités les plus attrayantes de l’utilisation d’un service basé sur le cloud tel que SharePoint est la possibilité d’automatiser les flux de travail et de collaborer avec les membres de l’équipe. L’automatisation dans SharePoint est hautement adaptable, avec la possibilité d’automatiser la création de documents, le routage, les approbations, les signatures et les retours d’information. Plusieurs utilisateurs peuvent collaborer simultanément, et les modifications de chaque utilisateur sont automatiquement attribuées à une couleur spécifique. Ainsi, l’équipe peut voir où des changements sont apportés et par qui.
Polyvalence
SharePoint peut être intégré à n’importe quelle application existante de Microsoft, ouvrant ainsi des possibilités d’une meilleure collaboration. De plus, cette compatibilité est disponible sur plusieurs appareils, y compris les appareils mobiles, pour une plus grande commodité. SharePoint est également hautement personnalisable, facilitant la modification (voire l’élimination) de certaines fonctionnalités pour mieux répondre aux besoins de votre entreprise.
Sécurité
SharePoint est très fiable pour garantir la sécurité de vos données. Les problèmes de serveur sont rares, et SharePoint enregistre automatiquement différentes versions de vos données documentaires. Par exemple, vous pouvez revenir en arrière et accéder à une version antérieure d’un document qui a depuis été révisé. C’est une excellente solution si vous remarquez une erreur qui doit être corrigée. De plus, l’utilisation peut être restreinte afin que vous puissiez choisir qui voit les documents qui pourraient être confidentiels.
Réduction des erreurs
Avec des fonctionnalités telles que la validation des documents, les documents sont analysés pour les erreurs de grammaire, les mots manquants ou les signatures manquantes. SharePoint corrigera automatiquement les erreurs apparentes ou les mettra en surbrillance pour que les utilisateurs les corrigent manuellement.
Réduction des coûts
Si vous avez déjà un abonnement Microsoft Office 365, vous pouvez économiser de l’argent en utilisant SharePoint comme votre outil central de productivité des employés, ce qui élimine le besoin d’acheter des applications supplémentaires.
Accessibilité
De nombreuses organisations dépendent encore des serveurs d’entreprise pour stocker des informations, rendant l’accès aux données impossible sauf si vous êtes sur place. Avec SharePoint Online, les informations peuvent être consultées n’importe où car les données sont stockées de manière sécurisée dans le cloud. Lorsqu’il est bien organisé, une gestion appropriée des documents peut aider à éviter la surcharge d’informations.
Autres fonctionnalités de SharePoint
Bien que SharePoint soit certainement une excellente option pour la gestion des documents, il propose également plusieurs autres types de contenus personnalisés. Cela comprend la possibilité de créer des sites web et de gérer des projets (par exemple, la planification de projet, les échéanciers et la visualisation de l’état des tâches). Ces types de contenus, comme les pages intranet, peuvent être créés et personnalisés sans avoir besoin de savoir coder. Dans l’ensemble, SharePoint dispose de toutes les fonctionnalités dont vous pourriez avoir besoin dans un système de gestion de contenu ou un intranet CMS .
La gestion des documents ne doit pas être source de stress. Le stockage physique de documents peut peser sur les ressources d’une entreprise, mais de nos jours, passer au numérique est une excellente alternative. Cela offre une meilleure accessibilité, sécurité et commodité pour donner à votre entreprise l’agilité dont elle a besoin au 21ème siècle.
Pour gagner du temps et maximiser l’engagement des employés, envisagez d’utiliser une solution tierce, telle que Powell Intranet, pour transformer SharePoint en une solution intranet complète et non seulement un système de gestion de documents. Powell Software est un partenaire Microsoft axé sur l’amélioration de la performance des employés en transformant votre espace de travail Microsoft 365.