Gestion du cycle de vie de Microsoft Teams en 3 étapes simples

April 22nd, 2021 by Yvonne Harris

À mesure que le nombre de tâches que nous accomplissons sur Teams augmente, l’importance de la gestion du cycle de vie de Teams augmente également.

Microsoft a récemment mis l’accent sur l’enrichissement de la plateforme Teams avec de meilleures fonctionnalités et intégrations. Cela signifie que les flux de travail qui nécessitaient autrefois plusieurs applications peuvent désormais être réalisés au sein même d’une conversation. Si cela améliore l’efficacité au quotidien, cela signifie également que les entreprises sont confrontées à une augmentation du volume d’informations transitant par Teams.

Pour celles qui ne sont pas préparées par un plan de gouvernance de Microsoft Teams, cela peut rapidement conduire à une prolifération incontrôlée et à une désorganisation qui entrave la productivité. La meilleure solution consiste à maîtriser la gouvernance avant qu’elle ne devienne un problème, ce qui nécessite de définir le cycle de vie de Teams et de mettre en place des processus de gestion.

 

Le cycle de vie typique d’un Teams

Si chaque équipe a sa propre durée de vie, la plupart partagent un schéma de progression similaire. Microsoft définit le cycle de vie d’un Teams en trois étapes qui constituent un début, un milieu et une fin clairs. Chaque étape requiert un type de gestion différent de la part des personnes chargées de superviser la gouvernance.

 

1. Étape de départ – Création du Teams et mise en place des canaux

Création de l’équipe

Chaque équipe est créée dans un but précis, avec un objectif spécifique en tête. Le moment et la manière dont votre entreprise ajoute de nouvelles équipes dépendent de votre plan d’organisation prédéfini, qu’il s’agisse d’un nouveau projet ou d’une nouvelle fonction commerciale. L’équipe doit être nommée selon un schéma de dénomination standardisé afin de garder les choses organisées et d’éviter la création d’équipes en double.

Points clés à prendre en compte lors de la définition de Teams :

  • Quel est l’objectif de l’équipe ?
  • Qui fait partie de l’équipe ?
  • L’équipe sera-t-elle privée ou publique ?
  • Les nouveaux membres peuvent-ils s’ajouter ou les propriétaires de l’équipe les ajoutent-ils ?
  • Qui aura la permission de créer des canaux ou d’ajouter des onglets, des bots et des connecteurs ?

 

Configuration des canaux

En plus du canal général inclus par défaut dans chaque Teams, l’administrateur de l’équipe configurera également des canaux au sein de l’équipe. Là encore, ces canaux doivent généralement suivre la structure de l’entreprise qui définit l’organisation des canaux. Vous pouvez décider de créer un canal distinct pour chaque sujet ou projet et de choisir si vous avez besoin de canaux publics ou privés.

Points clés à prendre en compte lors de la mise en place des canaux :

Quels canaux doivent être ajoutés à l’équipe et quelle sera sa structure ?
Quels conseils, le cas échéant, seront fournis pour l’ajout de nouveaux canaux ?
Le canal doit-il être public ou privé, et qui doit y être ajouté ?
Comment pouvez-vous personnaliser les canaux et ajouter des applications quotidiennes ?

Création de modèles de Teams et configuration de canaux dans le centre d’administration de Powell Teams :

Easily create Teams templates with Powell TeamsOrganize Teams channels and tabs with Powell Teams

 Microsoft Teams Templates

 

2. Étape permanente – Contrôle des espaces de travail au sein de Teams

La deuxième étape est la plus longue du cycle de vie d’une équipe. C’est l’étape au cours de laquelle les employés utilisent l’équipe aux fins prévues, des membres sont ajoutés et des canaux supplémentaires sont créés selon les besoins, car le travail d’équipe fait évoluer les projets et les sujets ainsi que les structures et la hiérarchie de Teams.

Mais ce n’est pas parce qu’une équipe est utilisée que vous pouvez la laisser fonctionner en pilote automatique. Le cycle de vie d’une équipe n’est pas linéaire, et vos besoins au sein de l’équipe peuvent changer à mesure que le projet ou la fonction qu’elle sert progresse. Assurez-vous de vérifier régulièrement si l’activité est toujours en cours, si des utilisateurs doivent être ajoutés ou supprimés, et si des canaux sont devenus défunts ou si de nouveaux canaux doivent être créés et gérez l’utilisation continue de toutes vos équipes créées.

Points clés à considérer lors de la surveillance des équipes existantes :

  • Quelles métriques seront utilisées pour déterminer si un Teams est sain ou non (utilisateurs externes, propriétaires minimum, expiration…) ?
  • Identifier les Teams qui arrivent à la fin de leur vie.
  • Identifier les Teams malsaines qui ont besoin d’être revitalisées.
  • Identifier les usages pour savoir si un modèle est pertinent ou non.

Avec le rapport Powell Software Power BI, catégorisez facilement toutes les équipes. Appliquez un modèle aux équipes que vous devez gérer et marquez-les pour un meilleur processus de suivi.

Microsoft Teams management PowerBI

Microsoft Teams management PowerBI

Utilisez les rapports et les fonctions de gestion du centre d’administration Powell Teams pour gérer les Teams en activité.

Powell Teams Admin center for simple Teams managementPowell Teams management center for Teams governance

 

3. Fin de vie – Abandon et suppression

La plupart des équipes finissent par tomber en désuétude et ne sont plus nécessaires. Parfois, il peut y avoir une date de fin claire ; par exemple, si un projet est terminé, il est facile de déterminer quand le cycle de vie de l’équipe se terminera et de planifier sa suppression.

Souvent, cependant, l’équipe entame un lent déclin qui peut reprendre plusieurs fois avant que l’activité ne s’arrête complètement. Dans ces cas, comment savoir si une équipe doit être archivée sans la fermer prématurément ? Il s’agit de l’un des nombreux problèmes auxquels les entreprises sont confrontées dans la gestion du cycle de vie des équipes. Dans un instant, nous verrons comment définir le cycle de vie d’une équipe en interne et éliminer l’incertitude.

Points clés à prendre en compte lors du suivi de la fin de vie de Teams :

  • Définissez les dates d’expiration en amont.
  • Définissez ce qu’est la fin d’une équipe et quand elle se produit (fin du projet, trop peu de membres…).
  • Décidez si le contenu existant d’un Teams doit rester disponible et pour combien de temps.
  • Décidez quand l’archivage des équipes et de leurs données est nécessaire.

Identifier et suivre les équipes expirées dans le tableau de bord Power BI de Powell Software :

Microsoft Teams Lifecycle mangement

Problèmes courants de gestion du cycle de vie de Microsoft Teams

Si vous n’avez pas encore établi un processus clair de gestion du cycle de vie de Microsoft Teams, vous risquez de constater que certains problèmes surviennent en rapport avec le cycle de vie de vos Teams. Ces problèmes peuvent nuire à la productivité, car les employés s’efforcent de passer au crible des informations désuètes et se tournent vers leurs propres solutions pour organiser le désordre.

 

Les Teams ne suivent pas une convention de dénomination standard.

L’une des premières étapes de la gouvernance de Microsoft Teams consiste à créer un schéma de dénomination comprenant des informations d’identification clés telles que le lieu, le nom du service et la fonction. En donnant aux équipes des noms standardisés, il est plus facile pour les employés de localiser rapidement l’équipe dont ils ont besoin. Vous éliminerez également le risque qu’une personne crée accidentellement une équipe en double parce qu’elle ne peut pas trouver celle qui existe déjà.

Définir une convention de dénomination à appliquer pour toute création d’équipe :

Les membres inactifs restent dans une équipe

Tout au long du cycle de vie d’une équipe, de nouveaux membres sont souvent ajoutés lorsqu’ils rejoignent le projet ou la fonction associés. Cependant, il est également fréquent que des utilisateurs quittent le groupe pour lequel l’équipe existe. Au fil du temps, l’équipe peut accumuler plusieurs membres qui n’ont tout simplement plus besoin d’accès. Les entreprises doivent supprimer régulièrement ces utilisateurs pour éviter les problèmes de sécurité et aider les employés à garder leur propre liste d’équipes exempte d’informations impertinentes.

La suppression des utilisateurs de l’organisation dans Microsoft 365 supprime leur présence dans Teams :

Removing Users from Microsoft Teams - Lifecylce Management

Les Teams et les canaux restent ouverts longtemps après qu’ils ne soient plus utilisés.

La dernière chose que vous voulez faire est de continuer à ajouter au réseau d’équipes et de canaux de votre organisation sans supprimer les anciens. Au fil des mois et des années d’utilisation, cela créera une surcharge d’informations que personne ne pourra gérer. En nettoyant régulièrement les équipes et les canaux obsolètes, vous aiderez les employés à travailler plus rapidement dans ceux qu’ils utilisent actuellement.

Un effet secondaire potentiellement désastreux de ne pas définir la fin du cycle de vie de Teams est que les employés peuvent prendre les choses en main et supprimer des équipes ou des canaux sans se rendre compte des conséquences potentielles. Si le service informatique ne détecte pas l’erreur dans les 30 jours, les informations seront perdues à jamais.

Gestion simplifiée des canaux Teams pour une meilleure utilisation :

Simplified Teams channel management

Planifier le processus de gestion du cycle de vie

Pour éviter la prolifération de Teams et les problèmes d’organisation, vous devez créer un plan de gestion du cycle de vie de Teams qui indique clairement quand effectuer certaines tâches de gouvernance. Par exemple :

 

1. Définir le processus de création d’une équipe

Votre plan de gestion du cycle de vie de Teams doit dicter le processus de création des équipes et des canaux, y compris :

  • Qui peut créer de nouvelles équipes et de nouveaux canaux
  • Les événements qui justifient la création d’une nouvelle équipe ou d’un nouveau canal (par exemple, un nouveau projet ou une nouvelle équipe fonctionnelle).
  • Comment les équipes et les canaux seront nommés
  • Quelles équipes seront publiques et privées
  • Qui ajoutera et approuvera les nouveaux utilisateurs

Définissez un processus de création d’équipe clair avec des règles et des modèles :

Team creation process

2. Mettre en place des points de contrôle pour une gestion continue

Au fur et à mesure que l’équipe évolue, elle doit faire l’objet d’une maintenance de routine pour assurer son bon fonctionnement. Par exemple :

  • Combien de temps un canal doit-il rester inactif avant d’être archivé ou supprimé ?
  • Qui supprimera les utilisateurs inactifs et à quelle fréquence ?
  • Si et quand les grandes équipes doivent être divisées ?
  • Quelles méthodes seront utilisées pour susciter de nouvelles activités dans les équipes qui doivent rester actives ?

3. Créer un plan de fin de vie de l’équipe

Une fois qu’une équipe n’est plus nécessaire, elle peut être archivée ou supprimée. L’archivage d’une équipe la met simplement hors de vue pendant qu’elle est inactive, en conservant tous les messages et les informations qu’elle contient. La suppression d’une équipe est permanente, bien qu’elle puisse être annulée pendant 30 jours au maximum. C’est dans cet esprit que vous devez décider

  • Quand les équipes et les canaux seront archivés ou supprimés.
  • Qui décidera si une équipe sera archivée ou supprimée ?
  • Combien de temps une équipe doit-elle rester inactive avant d’être archivée ou supprimée ?
  • Quand et pourquoi les équipes archivées peuvent être réintégrées.
  • Combien de temps faut-il conserver les informations une fois que les équipes ont été fermées ?

Dans les paramètres du modèle de Powell Teams, vous pouvez définir un délai d’expiration pour l’équipe créée.

Teams lifecycle management expiration date

Accédez à la liste de toutes les équipes expirées dans les rapports d’administration de Powell Teams et apportez les modifications nécessaires.

Powell Teams simplified admin for IT

Tirer parti des processus automatisés de gestion du cycle de vie de vos Teams

La gestion du cycle de vie de Teams n’a pas besoin d’être un processus manuel. Powell Teams est une plateforme qui améliore l’expérience Teams de votre entreprise grâce à des processus prédéfinis pour la gestion du cycle de vie, y compris des modèles de dénomination intégrés et des outils de gouvernance. Planifiez une démonstration pour découvrir à quel point il est facile d’automatiser le cycle de vie de Teams de votre entreprise.

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