Gouvernance de Microsoft Teams : 6 secrets pour réussir

Votre entreprise a décidé de mettre en place Microsoft Teams, et c’est maintenant le moment crucial où vous devez définir le rôle que cet outil jouera dans votre organisation. L’une des réflexions les plus importantes que vous devriez avoir pendant le processus de mise en œuvre concerne la gouvernance de Microsoft Teams. Il s’agit de définir les personnes, les processus et la structure qui régissent la mise en place de vos teams.

Un plan de gouvernance efficace des Microsoft Teams peut faire la différence entre un hub de collaboration bien géré et un terrain vague numérique mal organisé qui tue votre productivité. Suivez ces étapes pour réussir et vous assurer que votre entreprise tire le meilleur parti de l’adoption de Microsoft Teams.

Microsoft Teams, les bonnes pratiques de gouvernance

1. Définir les droits d’administration

Il existe trois niveaux principaux de droits d’administration au sein de Microsoft Teams :

Administrateur : Peut modifier les teams et définir les rôles des autres utilisateurs ;

Propriétaire : peut créer, modifier ou supprimer une team, ajouter des membres et modifier leurs autorisations ;

Membre : Peut rejoindre des teams, créer des canaux et demander à ajouter d’autres membres.

En définissant le plan de gouvernance de MS Teams, vous devrez décider à qui seront accordés les privilèges d’administrateur et de propriétaire. Vous devrez également déterminer qui sera autorisé à créer de nouvelles teams. Plus le nombre d’utilisateurs qui se verront accorder cette capacité sera élevé, plus vous risquerez d’avoir des difficultés à gérer l’organisation des teams à l’échelle de l’entreprise. Cependant, ne pas donner à un nombre suffisant d’utilisateurs la possibilité de créer des teams peut restreindre l’utilisation et nuire à l’aspect collaboratif de la plateforme.

Pour décider qui peut créer de nouvelles teams, il faut également définir quand et pourquoi une nouvelle team peut être créée. Avec trop peu de teams et de canaux, ces derniers peuvent être rapidement surchargés par de multiples discussions ; avec trop de teams et d’utilisateurs, trouver l’information dont on a besoin peut devenir très complexe. Trouvez un langage qui aide les utilisateurs à comprendre quand une nouvelle team doit être créée et quand il est plus approprié de simplement ajouter un nouveau canal.

 

2. Créer une convention de nommage pour les teams et les canaux

La meilleure façon de maintenir l’organisation de Microsoft Teams est de créer et de suivre une convention de nommage. Il s’agit d’une politique à l’échelle de l’entreprise qui normalise la façon dont les teams sont nommées afin de les rendre plus faciles à trouver et à trier. Elle comprend généralement un ensemble d’indicateurs, comme la région ou le pays, le lieu, le département ou la fonction. L’utilisation d’abréviations, le cas échéant, peut aider à raccourcir les noms des teams et à rendre les choses plus claires.

Conseil : créez un document qui présente la convention de nommage de votre entreprise, y compris une liste d’abréviations standards, et distribuez-le à tous les utilisateurs qui pourront créer de nouvelles teams.

 

3. Décider qui peut accorder un accès externe

L’une des caractéristiques de Microsoft Teams est la possibilité d’inviter des utilisateurs externes à accéder aux canaux et au contenu. C’est un moyen fantastique de partager des informations et de collaborer avec des partenaires et des clients, mais cela présente des risques évidents pour la sécurité. Il se peut que des informations sensibles de l’entreprise soient stockées dans les teams et que vous souhaitiez en garder le contrôle.

Une partie des meilleures pratiques de gouvernance de Microsoft Teams consiste à décider si les invitations d’utilisateurs externes seront autorisées en premier lieu, puis de quel niveau d’autorisation ces invités bénéficieront une fois qu’ils auront obtenu l’accès au compte de votre entreprise. Consultez la liste de contrôle de l’accès des invités à Microsoft Teams pour obtenir des instructions détaillées sur la manière de définir les limites d’accès des invités.

 

4. Gérer la disponibilité des applications tierces

Microsoft Teams continue de mettre à disposition un plus grand nombre d’applications tierces pour une intégration native dans l’application, ce qui permet de rationaliser les flux de travail de vos employés et d’élargir les possibilités de collaboration. Mais les administrateurs ont la possibilité de déterminer quelles applications sont disponibles dans le catalogue de votre organisation pour que les utilisateurs puissent les ajouter à leur team.

Comme pour les utilisateurs invités, la gestion de l’accès des applications tierces à vos données a une incidence sur la sécurité de l’entreprise et constitue un élément clé de votre plan de gouvernance Microsoft Teams. Préférez les applications qui sont essentielles aux flux de travail des employés et assurez-vous que vous comprenez quelles informations sont accessibles par quelles applications. Bien entendu, il est important de donner aux utilisateurs un moyen de demander l’ajout de nouvelles applications au catalogue s’ils estiment qu’elles peuvent leur être utiles.

 

5. Établir des politiques pour l’archivage du contenu

Au sein de Microsoft Teams, vous avez la possibilité d’archiver les teams qui ne sont plus utilisées ou pertinentes. Une fois qu’une team est archivée, les informations et les documents sont toujours disponibles en lecture seule, de sorte que les utilisateurs n’en perdent pas totalement l’accès. Vous pouvez également choisir de restaurer une team archivée à tout moment si elle redevient pertinente.

Lors de la mise en place de la gouvernance de Microsoft Teams, il faut décider des critères auxquels une team doit répondre pour être archivée. Par exemple, vous pouvez décider d’archiver les teams après qu’elles aient été inactives pendant un certain nombre de jours ou lorsque le projet associé est terminé. Ensuite, décidez qui sera chargé de rester à la tête des teams d’archivage. Cela permettra de s’assurer que le nombre de teams actives reste à un niveau gérable.

 

6. Automatiser les processus de gouvernance de Microsoft Teams

La gestion d’un compte Microsoft Teams à l’échelle de l’organisation est une entreprise majeure. Même avec un solide plan de gouvernance de Microsoft Teams, vous pouvez constater que le volume d’utilisateurs et de contenu augmente plus rapidement que prévu.

C’est là que les outils tiers qui aident à automatiser les processus de gouvernance de Microsoft Teams sont inestimables. Des plateformes comme Powell Teams vous aident à gérer votre organisation MS Teams grâce à des modèles de gouvernance, à la classification par étiquette, etc. L’application Powell Teams est disponible dans la boutique Microsoft Teams pour une intégration native facile.

2020-03-17T10:38:13+01:00mars 13th, 2020|