L’importance d’une stratégie de gouvernance de Microsoft Teams
Tout comme d’autres domaines d’Office 365, Microsoft Teams est conçu pour permettre à tous les utilisateurs de créer et de gérer leurs propres équipes. La possibilité de définir et de configurer les autorisations au sein de l’outil a été d’une grande aide pour son adoption par les utilisateurs finaux. Permettre aux utilisateurs de prendre en charge leurs équipes favorise l’autonomisation, l’adoption et donne naissance à ce que Microsoft décrit activement comme la démocratisation de la productivité. Toutefois, cela a un prix si la gouvernance n’est pas prise en compte à l’avance, comme l’ont découvert de nombreuses organisations.
Contrôler l’expansion des équipes
Tout d’abord, lorsque les utilisateurs découvrent qu’ils ont la liberté d’utiliser les applications comme ils le souhaitent, nous assistons à un énorme essor du nombre d’équipes qui sont créées. “L’essor des équipes est le résultat du fait que les utilisateurs sont autorisés à créer des équipes à la demande, sans gouvernance ni planification des processus. Cela commence normalement par l’habituelle “équipe test”. C’est ainsi que la plupart des nouveaux utilisateurs testent une application dans l’espoir de mieux comprendre la meilleure façon de l’utiliser et toutes ses différentes fonctions.
Cette étape est suivie de près par la création virale d’équipes pour tout, car les employés voient la valeur qu’ils peuvent en tirer. Les gens créeront une nouvelle équipe uniquement pour les conversations ou le partage de documents entre individus. Avec l’explosion de la croissance, le nombre d’équipes va créer un environnement encombré et, à son tour, commencer à nuire à l’adoption et à l’expérience globales de Microsoft Teams.
Des équipes disparates
Deuxièmement, si cela peut sembler une bonne idée de promouvoir la productivité et de permettre aux employés de créer facilement leurs propres équipes, en ajoutant des canaux, des chats et des onglets de fichiers, nous constatons que sans gouvernance, il y a souvent de fortes disparités entre les équipes qui sont créées. Avec toutes les meilleures intentions du monde, maintenir l’organisation de Microsoft Teams est un défi pour de nombreuses entreprises. Les employés suivent des conseils sur la manière dont les équipes doivent être nommées ou structurées, mais lorsque la mise en place de ces équipes devient un processus manuel, ces conseils ont tendance à être laissés de côté.
En tant qu’êtres humains, nous voulons toujours que notre contenu soit aussi simple à trouver que possible. Si chaque équipe au sein d’une entreprise est structurée différemment, avec des styles de dénomination différents, et avec une gamme de paramètres appliqués, il est difficile de trouver des informations. Sans une structure globale, les données sont éparpillées dans différents endroits, attachées dans des chats, ajoutées à deux canaux différents ou inaccessibles dans une équipe privée. Non seulement cela nuit à l’expérience de Microsoft Teams, mais cela transforme également un outil de productivité et de collaboration en une barrière au lieu d’un facilitateur.
Stratégies de gouvernance de Microsoft Teams
Comment aborder ces questions ? Si l’étalement des équipes inspire une véritable croissance organique, il ne s’agit pas d’une stratégie à long terme. La gouvernance conduira à l’adoption de Microsoft Teams grâce à une structure de contrôle des règles et réglementations. Toutefois, une stratégie de gouvernance trop rigide ne permettra pas de responsabiliser les employés. Voici quelques approches différentes de la gouvernance de Microsoft Teams et une solution qui favorisera l’adoption et contrôlera l’expansion des équipes.
Une gouvernance contrôlée par l’utilisateur
La stratégie de gouvernance contrôlée par l’utilisateur est la pure démocratisation de Microsoft Teams. Cette stratégie de gouvernance permet aux utilisateurs de continuer à créer, configurer et maintenir leurs équipes de la meilleure façon possible. C’est la méthode la plus courante de gouvernance des Microsoft Teams, car il s’agit d’une configuration prête à l’emploi pour Microsoft Teams.
Les organisations qui optent pour une approche contrôlée par les utilisateurs fourniront généralement un plan de gouvernance. Ce plan mis en œuvre manuellement indique la politique de l’entreprise sur la manière dont les équipes doivent être créées, utilisées et maintenues. Il s’agit d’un ensemble de règles visant à assurer l’ordre au sein de la plateforme. Comme mentionné précédemment, cette approche de la gouvernance responsabilise chaque employé qui s’assure que la politique est efficace. Malheureusement, il est très courant de constater que les règles ne sont pas respectées.
Une gouvernance contrôlée par les administrateurs
L’approche contrôlée par les administrateurs est à l’opposé de la gouvernance contrôlée par l’utilisateur. Cette stratégie de gouvernance met le service IT aux commandes. Les équipes informatiques suppriment complètement la possibilité pour tous les utilisateurs de créer leurs propres équipes et en font une fonction, généralement, du service d’assistance informatique.
Cette approche est très souvent une réaction impulsive à l’expansion des équipes. En général, une entreprise déploie Teams et applique immédiatement une gouvernance contrôlée par les utilisateurs. Finalement, la multiplication massive et la croissance incontrôlée conduisent à un environnement chaotique au sein de Microsoft Teams. La stratégie de gouvernance contrôlée par le service IT est mise en place afin de trouver un moyen rapide de réguler l’étalement des équipes.
À première vue, d’un point de vue administratif, c’est la solution idéale. Elle donne l’autorité à une équipe et permet de contenir l’essor des équipes. Cependant, l’approche restrictive est souvent préjudiciable à l’adoption car elle peut être considérée comme une limitation imposée par les IT. Le fait d’empêcher l’accès aux outils pousse les utilisateurs vers d’autres moyens de partage de l’information, comme les courriels ou, pire encore, vers des solutions incontrôlées donnant naissance à une informatique fantôme.
L’approche « entre-deux »
Cette approche est un compromis, combinant les meilleurs éléments des approches contrôlées par l’utilisateur et par les IT. Cette stratégie de gouvernance permet aux utilisateurs de créer les équipes dont ils ont besoin, tout en le faisant dans le cadre réglementé par les IT. Généralement, une mesure technique est mise en place pour faire respecter le plan de gouvernance de l’entreprise, établi par l’organisation.
- Flux d’approbation
Bien que cette approche offre le meilleur des deux mondes, il reste beaucoup à faire pour la rendre vraiment user-friendly pour l’utilisateur final. La première étape consiste à établir un ensemble de flux d’approbation. Généralement, cela commence par la création d’une simple demande et la constitution d’une équipe vierge. Aujourd’hui, les workflows ne permettent de réaliser qu’une partie de la stratégie que vous souhaitez réellement voir mise en place dans le cadre d’un plan de gouvernance.
- Modèles d’équipes
Avec un peu plus d’investissement, vous pouvez établir automatiquement les canaux, les onglets et les paramètres au sein d’une équipe, via des modèles d’équipes prédéfinis. Les modèles permettent aux utilisateurs d’obtenir une architecture plus cohérente au sein de leurs équipes. Pour vraiment investir dans le processus de gouvernance, une organisation peut également passer à Azure AD Premium. Il comprendra des options telles que les conventions de nommage et la gouvernance au niveau de l’utilisateur.
Trouver un équilibre
De toutes les stratégies de gouvernance de Microsoft Teams, l’approche « entre-deux » est celle que les organisations devraient en fin de compte s’efforcer d’atteindre. Elle assure un équilibre entre le fait de laisser leurs utilisateurs travailler dans l’environnement démocratisé de Microsoft et de gérer l’utilisation des employés par l’intermédiaire des équipes informatiques. Pour trouver un équilibre, les entreprises se tournent soit vers des options de développement interne, soit vers des produits tiers complémentaires, comme Powell Teams. Bien que cette stratégie de gouvernance nécessite un peu plus d’investissements, elle donne souvent lieu à une plateforme plus inclusive et plus largement adoptée que les autres approches.
Quelle est votre stratégie de gouvernance de Microsoft Teams ? Si vous cherchez à investir dans une approche qui apporte une adoption et une gouvernance équilibrées, demandez-nous des informations concernant Powell Teams dès aujourd’hui !
Cet article a été écrit par Mathew Weston, Lead Evangelist chez Powell Software.
