Microsoft Teams Governance-Strategien: Die Wahl des richtigen Ansatzes 

November 11th, 2021 by Esther Daga

Es ist kein Geheimnis, dass Microsoft Teams das am schnellsten wachsende Produkt ist, das Microsoft jemals veröffentlicht hat. – Und das aus gutem Grund. Die Tatsache, dass Sie effektive Kommunikation und Zusammenarbeit in einer einzigen Benutzeroberfläche vereinen können, macht Microsoft Teams für große und kleine Unternehmen gleichermaßen äußerst attraktiv. Der jüngste Anstieg der Akzeptanz von Microsoft Teams hat deutlich gemacht, dass nicht alle Microsoft Teams-Governance-Strategien ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Verwaltung und Nutzung bieten.

 

Die Bedeutung einer Governance-Strategie

 

Alle Bereiche von Office 365 sind nach dem gleichen Grundsatz konzipiert, so auch Microsoft Teams. Alle Nutzer können ihre eigenen Teams erstellen und verwalten. Dabei hat die Möglichkeit, Berechtigungen innerhalb des Tools festzulegen und zu konfigurieren, die Akzeptanz in der Endbenutzer-Community enorm gefördert. Die Möglichkeit der Benutzer ihre Teams selbst verwalten zu können, fördert die Eigenverantwortung und die Akzeptanz. Ferner bezeichnet Microsoft es als aktive Demokratisierung der Produktivität. Dies hat jedoch seinen Preis, wenn die Governance nicht im Voraus berücksichtigt wird, wie viele Unternehmen feststellen mussten.

 

Kontrolle der “Teams sprawl” – Teams Ausbreitung 

Erstens: Wenn die Benutzer entdecken, dass sie die Freiheit haben, Anwendungen nach Belieben zu nutzen, sehen wir eine enorme Ausbreitung der Anzahl der erstellten Teams. “Teams Sprawl” ist das Ergebnis davon, dass die Benutzer Teams nach Bedarf und ohne Governance oder Prozessplanung erstellen können. Normalerweise wird mit dem üblichen “Testteam” begonnen. Auf diese Weise probieren die meisten neuen Benutzer eine Anwendung aus. Mit der Hoffnung, die beste Art und Weise der Nutzung der Anwendung und all ihrer verschiedenen Funktionen besser zu verstehen.

Dicht darauf folgt die virale Bildung von Teams für alles. Die Mitarbeitenden erkennen den Nutzen, den sie daraus ziehen können. Es wird ein neues Team nur für Unterhaltungen oder den Austausch von Dokumenten zwischen einzelnen Personen gegründet. Da das Wachstum explodiert, führt die Anzahl der Teams zu einer unübersichtlichen Umgebung. Das hat wiederum die Folge, dass die allgemeine Akzeptanz und Erfahrung von Microsoft Teams beeinträchtigt wird.

Uneinheitlichkeit der Teams

Zweitens: Es scheint eine gute Idee zu sein, es den Mitarbeitenden leicht zu machen, ihre eigenen Teams zu erstellen. Sowie Kanäle, Chats und Dateiregisterkarten hinzuzufügen. Jedoch stellen wir fest, dass es ohne Governance immer zu Inkonsistenzen zwischen den erstellten Teams kommt. Trotz aller guten Absichten ist die Organisation von Microsoft Teams für viele Unternehmen eine Herausforderung. Die Mitarbeitenden halten sich an die Vorgaben, wie Teams benannt oder strukturiert werden. Wenn es für die einzelnen Benutzer zu einem manuellen Prozess wird, hat es oft die negative Folge das dies auf der Strecke bleibt.

Als Menschen wollen wir immer, dass unsere Inhalte so einfach wie möglich zu finden sind. Wenn jedes Team innerhalb eines Unternehmens anders strukturiert ist, ist es schwierig Informationen zu finden. Unterschiedliche Benennungsstile und eine Reihe von Einstellungen führen zu individuell gestalteten Teams. Ohne eine globale Struktur verstreuen sich Daten auf verschiedenen Stellen. Ob in Chats angehängt, zu zwei verschiedenen Kanälen hinzugefügt oder in einem privaten Team – so werden Daten unzugänglich. Dies schadet nicht nur dem Erlebnis von Microsoft Teams. Sondern es verwandelt ein Tool für Produktivität und Zusammenarbeit auch in ein Hindernis, anstatt eine Hilfe zu sein.

 

Microsoft Teams Governance Strategien 

Wie also können wir diese Probleme angehen? Die Ausbreitung von Teams inspiriert zwar ein echtes organisches Wachstum, ist aber keine langfristige Strategie. Die Governance wird die Akzeptanz von Microsoft Teams durch eine Kontrollstruktur mit Regeln und Vorschriften fördern. Jedoch, eine zu starre Governance-Strategie wird die Nutzung durch die Mitarbeitenden nicht fördern. Im Folgenden finden Sie einige verschiedene Ansätze für die Steuerung Ihrer Microsoft Teams-Implementierung. Eine Lösung, die die Akzeptanz fördert und die Ausbreitung von Teams kontrolliert.

Benutzergesteuerte Microsoft Teams Governance

Zusammengefasst gilt, die Benutzergesteuerte Governance ist die reine Demokratisierung von Microsoft Teams. Diese Governance-Strategie ermöglicht es den Benutzern, ihre Teams so zu erstellen, zu konfigurieren und zu pflegen, wie sie es am besten können. Es ist die gängigste Methode der Microsoft Teams-Governance, da sie die Standardkonfiguration für Microsoft Teams ist.

Organisationen, die sich für einen benutzergesteuerten Ansatz entscheiden, stellen in der Regel einen Governance-Plan zur Verfügung. Dieser manuell implementierte Plan gibt die Unternehmensrichtlinien für die Erstellung, Nutzung und Wartung von Teams an. Es handelt sich um eine Reihe von Regeln, die für Ordnung innerhalb der Tenancy sorgen. Wie bereits erwähnt, werden bei diesem Governance-Ansatz die einzelnen Mitarbeitenden in die Verantwortung genommen. Sie sorgen für die Wirksamkeit der Richtlinien. Leider ist es sehr leicht, dass die Regeln nicht eingehalten werden.

IT-gesteuerte Microsoft Teams Governance

Ferner ist der IT-gesteuerte Ansatz das Gegenstück zur nutzergesteuerten Governance. Bei dieser Governance-Strategie hat die IT das Kommando. Die IT-Teams entziehen allen Benutzern die Möglichkeit, eigene Teams zu erstellen, und machen dies zur Aufgabe des IT-Helpdesks.

Dieser Ansatz ist häufig eine reflexartige Reaktion auf die ausufernde Nutzung von Teams. In der Regel führt ein Unternehmen Teams ein und wendet sofort eine benutzergesteuerte Governance an. Schließlich führen die massive Ausbreitung und das unkontrollierte Wachstum zu einer scheinbar chaotischen Umgebung innerhalb von Microsoft Teams. Auf der Suche nach einem schnellen Weg, die Ausbreitung von Teams zu regulieren, wird die IT-gesteuerte Governance-Strategie eingeführt.

Auf den ersten Blick ist dies aus Sicht der Verwaltung die ideale Lösung. Sie überträgt die Autorität an ein Team und begrenzt die Ausbreitung von Teams. Der restriktive Ansatz wirkt sich jedoch oft nachteilig auf die Akzeptanz aus, da er als eine von der IT auferlegte Barriere angesehen werden kann. Durch das Verhindern des Zugriffs auf die Tools werden die Benutzer dazu gedrängt, Informationen auf andere Weise auszutauschen. Z.B. per E-Mail, oder – noch schlimmer – sich unkontrollierten Lösungen zuzuwenden, wodurch eine Schatten-IT entsteht.

Der Ansatz des “Half-way House”

Ein “Half-Way-House”-Ansatz kombiniert die besten Elemente des benutzergesteuerten und des IT-gesteuerten Ansatzes. Diese Governance-Strategie ermöglicht es den Benutzern, die Teams nach wie vor nach ihren Bedürfnissen zu erstellen. Dabei geschieht dies im Rahmen eines IT-gesteuerten Prozesses. Im Allgemeinen wird eine technische Maßnahme eingeführt, um den von der Organisation aufgestellten Governance-Plan durchzusetzen.

Genehmigungsverfahren

Jener Ansatz bietet zwar das Beste aus beiden Welten, aber es gibt noch viel zu tun, um ihn wirklich benutzerfreundlich zu machen. Der erste Schritt ist die Einrichtung einer Reihe von Genehmigungsabläufen. In der Regel wird damit begonnen, indem einfach eine Anfrage erstellt und ein leeres Team gebildet wird. Workflows sind jedoch nur ein Teil der Strategie, die ein Governance-Plan eigentlich sein sollte.

Teams Vorlagen 

Mit ein wenig mehr Investition können Sie die Kanäle, Registerkarten und Einstellungen innerhalb eines Teams automatisch über vorgefertigte Teams-Vorlagen einrichten. Die Vorlagen sorgen dafür, dass die Benutzer eine einheitlichere Architektur in ihren Teams erhalten. Um wirklich in den Governance-Prozess zu investieren, kann eine Organisation auch ein Upgrade auf Azure AD Premium vornehmen. Dies umfasst Optionen wie Namenskonventionen und Governance auf Benutzerebene.

 

Ein Gleichgewicht schaffen

Von allen Microsoft Teams-Governance-Strategien ist der “Halfway House”-Ansatz letztlich das, was Unternehmen anstreben sollten. Er sorgt für ein Gleichgewicht zwischen der Arbeit der Nutzer in der demokratisierten Umgebung von Microsoft und der Verwaltung der Nutzung durch die Mitarbeitenden über die IT-Teams. Um ein Gleichgewicht zu finden, greifen Unternehmen entweder auf interne Entwicklungsoptionen oder auf Add-in-Produkte von Drittanbietern wie Powell Teams zurück. Diese Governance-Strategie erfordert zwar etwas mehr Investitionen, führt aber oft zu einer umfassenderen und breiter akzeptierten Teams-Tenancy als die anderen Ansätze.

Wie sieht Ihre Microsoft Teams-Governance-Strategie aus? Wenn Sie in einen Ansatz investieren möchten, der ein Gleichgewicht zwischen Akzeptanz und Governance herstellt, sollten Sie sich noch heute über Powell Teams informieren!

 

Dieser Artikel wurde von Mathew Weston, Lead Evangelist bei Powell Software, verfasst.

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