Ohne Zweifel ist Microsoft Teams ein ausgezeichnetes Tool für die Zusammenarbeit. Die Aufrechterhaltung der Organisation von Microsoft Teams stellt jedoch für viele Unternehmen eine Herausforderung dar. Im Laufe der Zeit werden immer mehr Mitarbeitende in immer mehr Teams aufgenommen und diese Teams große Mengen an Informationen gemeinsam nutzen. Daher kann das Auffinden von Objekten zuhnemend viel Zeit in Anspruch nehmen. Informationen gehen in einem verworrenen Netz von Kanälen und Chats verloren, was zur Zeitverschwendung bei der Suche führt.
Seit mehreren Jahren unterstützen wir Unternehmen bei dem Aufbau effizienter virtueller Arbeitsplätze. Dank dieser Erfahrung haben wir einige Tipps zusammengestellt, wie Sie Microsoft Teams in Ihrem Unternehmen besser organisieren können. Nutzen Sie diese Best Practices, um die Informationssuche für Ihre Mitarbeiter zu erleitern und ihre Produktivität zu steigern.
Wie ist die Lösung organisiert?
Microsoft Teams ist ein Chat-basiertes Tool für die Kollaboration, mit welchem Sie mit Ihren Teammitgliedern effizient kommunizieren und zusammenarbeiten können. Microsoft Teams wurde im Jahr 2017 als Teil der Office 365-Suite auf den Markt gebracht und integriert zahlreiche Funktionen für die Zusammenarbeit in einer nahtlosen Schnittstelle.
Die primäre Organisationsebene von Microsoft Teams befindet sich innerhalb von Teams oder Projektgruppen. Beispielsweise erhält jede Abteilung innerhalb eines Unternehmens in der Regel ein eigenes Team. Innerhalb jedes Teams gibt es mehrere Kanäle oder Nachrichten-Threads, in denen die Teammitglieder kommunizieren können. Sie können einen Kanal für ein bestimmtes Projekt oder zur Diskussion eines bestimmten Themas einrichten.
In jedem Kanal finden Sie eine Konversation, in der Messaging stattfindet. Es sind jedoch auch mehrere Registerkarten verfügbar, einschließlich Registerkarten für Dateien, Notizen und sogar Anwendungen von Drittanbietern. Registerkarten können bei Bedarf zu jedem Kanal hinzugefügt werden.
Die Mitarbeitenden können aneinander persönliche Nachrichten senden sowie in Gruppen chatten. Chats sind keinem bestimmten Team zugeordnet, aber wie Kanäle unterstützen sie die Erstellung von Registerkarten für verschiedene Anwendungen. Chats werden im Allgemeinen für dringendere Mitteilungen verwendet, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern.
Wie ist Microsoft Teams in Office 365 integriert?
Microsoft Teams ist ein integraler Bestandteil von Office 365 und ermöglicht Ihnen den Zugriff auf viele plattformübergreifende Funktionen. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Office 365-Anwendungen in die Struktur von MS Teams integriert werden können:
- Word, Excel und PowerPoint: Arbeiten Sie an Dokumenten, Tabellen und Präsentationen zusammen
- SharePoint: Erhalten Sie den Zugriff auf gemeinsam genutzte Dokumente, die automatisch auf der entsprechenden SharePoint-Website jedes Teams organisiert und gespeichert werden
- OneNote: Teilen Sie Notizen, Listen und Ideen mit anderen Teamsmitgliedern
- Outlook: Synchronisieren Sie Besprechungen in Microsoft Teams automatisch mit Ihrem Kalender in Outlook
- Skype: Rufen Sie Ihre Teamsmitglieder an und schicken Sie Nachrichten
Der größte Teil dieser Anbindungen in Microsoft Teams erfolgt automatisch, ohne dass Sie den zusätzlichen Einrichtungsaufwand dabei haben. Wenn Sie in Microsoft Teams ein neues Team erstellen, werden die folgenden Aktionen ausgelöst:
- Eine neue Gruppe wird in Microsoft Groups erstellt
- Eine neue SharePoint-Website wird mit einer Dokumentbibliothek für jeden Kanal erstellt
- Ein Outlook-Posteingang wird erstellt
- Eine gemeinsam genutzte OneNote wird erstellt
- Jeder Benutzer erhält Zugang zu allen relevanten Elementen, sobald sie dem Team hinzugefügt werden
Integration mit Drittanbieter-Anwendungen
Erwähnenswert ist die wachsende Anzahl von Drittanbieter-Anwendungen, die in Microsoft Teams integriert werden können. Hier sind einige Beispiele:
- Asana
- Dropbox
- Hive
- Hootsuite
- Polly
- Trello
- Zendesk
- Zoom
3 Tipps für die Organisation von Microsoft Teams
Ein häufiges Problem, welches die Unternehmen bei der Einführung von Microsoft Teams haben, ist die Schwierigkeit, die Organisation von Microsoft Teams aufrechtzuerhalten. Dies gilt insbesondere für größere Unternehmen mit mehreren Standorten, Abteilungen und funktionsübergreifenden Teams.
Unserer Erfahrung nach gibt es drei Wege, wie Sie Ihre Microsoft Teams organisieren und die Organisation auf Dauer aufrechthalten können. Beachten Sie diese Erfolgstipps, wenn Sie Ihre MS Teams-Struktur aufbauen.
1. Entscheiden Sie, wer Microsoft Teams administrieren kann
Standardmäßig haben alle Benutzer in Ihrer Office 365-Organisation die Möglichkeit, Teams zu erstellen und zu ändern. Ob Sie die Administrationsberechtigungen für Microsoft Teams ändern möchten oder nicht, hängt vom Unternehmen ab. Beide Ansätze haben Vor- und Nachteile.
Je mehr Mitarbeitende mit Verwaltungsrechten ausgestattet werden, desto schwieriger kann es sein, die von Ihnen eingeführten Standards der Microsoft Teams-Organisation einzuhalten. Wenn andererseits weniger Mitarbeitende über Rechte verfügen, bedeutet dies für den/die Administrator(en) mehr Aufwand bei der Bearbeitung von Anträgen zur Änderung der MS Teams-Struktur.
2. Nutzen Sie ein standardisiertes Namensschema
Wenn verschiedene Benutzer bei der Erstellung neuer Teams jeweils ihre eigenen Namen erfinden, wird das Ergebnis äußerst chaotisch sein. Einige Teams können einen Standort- oder Abteilungsnamen enthalten, andere lediglich einen Projekttitel und so weiter. Sie könnten sogar damit konfrontiert werden, dass doppelte Teams von jemandem erstellt werden, der das benötigte Team nicht finden konnte und nicht wusste, dass es bereits existiert.
Ein standardisiertes Namensschema ist ein System, das festlegt, wie jedes Team identifiziert wird. Oft werden Schlüsselbezeichnungen verwendet, die durch Striche oder Unterstriche getrennt sind. Dabei bestimmen Sie auch die Reihenfolge der Symbolen und Bezeichnungen. Einige der Identifizierungsmerkmale, die Sie vielleicht einbeziehen möchten, sind Land oder Region, Bürostandort und Abteilungsname. Sie können nach Möglichkeit Standardabkürzungen verwenden, um die Teamnamen zu kürzen.
Wenn Sie sich frühzeitig auf ein standardisiertes Namensschema einigen, wird die Liste der Teams jedes Mitarbeitenden viel übersichtlicher und einfacher zu sortieren. Sie vermeiden auch die versehentliche Redundanz von Teams.
3. Profitieren Sie von Kanälen
Der Zweck der Microsoft Teams-Kanäle besteht darin, Teamgespräche nach Themen zu organisieren und Informationen schneller und leichter auffindbar zu machen. Fördern Sie die Nutzung von Kanälen innerhalb jedes Teams und entscheiden Sie, wann und wie neue Kanäle hinzugefügt werden sollen.
Ein Team kann sich beispielsweise dafür entscheiden, für jedes großes Projekt einen neuen Kanal zu erstellen. Dies erleichtert das Auffinden von Gesprächen und Dokumenten, indem man zum entsprechenden Projektkanal navigiert. Ohne genügend Kanäle kann es passieren, dass Mitarbeitende ewig lange nach den benötigten Informationen suchen müssen.
Verbessern Sie die Organisation von Microsoft Teams mit Powell Teams
Die obengenannten Tipps helfen Ihnen dabei, Ihre Microsoft Teams zu organisieren und diese Organisation aufrechtzuerhalten. Es gibt aber eine noch bessere Möglichkeit, Ihre Mitarbeitende mit den Tools auszustatten, die sie für eine effektive Zusammenarbeit benötigen. Powell Teams ist ein Add-on, welches Ihre Microsoft Teams mit tagbasierter Klassifizierung, automatisierten Namenskonventionen, Vorlagen und viel mehr umgestaltet. Neugierig geworden? Hier erfahren Sie mehr.
