En moyenne, 10 à 20% des équipes Microsoft Teams contiennent des invités externes à votre organisation.
Pourquoi est-ce que ça pose un problème et comment pouvez-vous mettre en place des bonnes pratiques pour éviter ça ?
Pourquoi donner accès à des invités externes dans votre environnement Microsoft Teams ?
Donner des accès à des invités sur Microsoft Teams, autrement dit, utilisateurs externes à votre organisation, va permettre d’ouvrir l’accès aux documents, aux canaux, aux ressources et conversations que l’on a en interne, à des personnes extérieures à l’organisation.
Mais cet accès va se restreindre aux équipes auxquelles l’invité est ajouté. Cela veut aussi dire que celui-ci aura accès à toutes les informations se trouvant dans l’équipe. Cela implique donc une grande responsabilité de la part des propriétaires d’équipe, car il expose l’entreprise à des fuites potentielles d’informations.
Cette approche autorise une grande souplesse et une réactivité importante de l’entreprise dans la mise en place des projets avec des clients et fournisseurs, tout en ouvrant aussi des risques au cours du temps.
Décider de verrouiller tous les partages serait probablement une opportunité manquée pour l’entreprise.
La question étant plutôt de comment trouver un bon équilibre entre les utilisateurs, partager des documents vers l’extérieur, et le fait de tout verrouiller et contrôler d’un point de vue informatique.
Comment Powell Software aide les Administrateurs à trouver le bon équilibre ?
Powell Teams va résoudre le sujet à plusieurs niveaux :
- Dès la création de l’équipe : Via des modèles d’équipe près à l’emploi pour les utilisateurs. Ceux-ci pourront sélectionner le modèle et définir des critères importants, comme par exemple, l’autorisation d’utilisateurs externes.
Quand un utilisateur va créer une nouvelle équipe, il va devoir définir si celle-ci peut être partager avec des invités externes à l’organisation.
Cela peut être complété par un mécanisme d’approbation.
- Suivi de l’équipe dans le cycle de vie : Powell Teams va fournir des rapports d’activités et identifier toutes les équipes qui ont des partages vers l’extérieur, et soumet des types d’actions possibles :
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- Les Administrateurs pourront agir directement sur l’équipe en les verrouillant ou en excluant manuellement certaines personnes externes,
- Ou alors, de manière un peu plus déléguée, via les Bots, qui enverront des messages au propriétaire d’équipe afin de les prévenir ou de leur rappeler qu’ils ont des utilisateurs externes dans leurs équipes.
Pour résumé, quelles sont les bénéfices de Powell Teams ?
Powell Teams va permettre d’ouvrir, de manière contrôlée, l’ajout d’utilisateurs externes sur deux grands axes :
- La gestion des modèles qui vous permettront d’identifier les équipes partagées vers l’extérieur
- Le suivi au cours de temps grâce aux rapports et les envois ciblés des Bots
Conclusion
On sait comment et pourquoi on doit limiter les accès aux invités externes dans Microsoft Teams et comment Powell Teams peut aider les Administrateurs IT dans leur tâches quotidienne.
Si vous êtes administrateur IT ou que vous souhaitez en connaitre un peu plus sur votre environnement Teams, nous vous invitons à regarder nos autres vidéos dans la série “Une journée en tant qu’administrateur IT“, ou de nous contacter pour obtenir un bilan de santé personnalisé de votre environnement.
