En moyenne, 50% des équipes ont moins de deux propriétaires. Cela peut poser des problèmes de gestion pour les Administrateurs IT. Mais quelles sont les réelles conséquences de ne pas avoir de propriétaires dans les équipes Teams ?
Equipes sans propriétaires: Quelles sont les conséquences pour les Administrateurs IT ?
Les propriétaires d’équipes ont la responsabilité de gérer l’espace commun en entreprise. Généralement, lorqu’on s’aperçoit qu’il n’y a qu’un seul propriétaire, plusieurs risques sont à prévoir: la personne en charge de cette équipe peut partir de l’entreprise, ou quitté le département. Il n’y aurait donc plus personne avec les droits suffisant pour gérer cette équipe. L’équipe sera donc laissée à l’abandon. L’équipe sera sans responsable pour administrer cet espace, où il y a potentiellement des documents sensibles voir des accès à des utilisateurs externes à l’entreprise.
Pour accéder de nouveau à cette équipe il faudra faire appel à l’IT, qui sont les seuls à pouvoir débloquer la situation.
C’est pour ces raisons que nous recommandons au moins deux propriétaires par équipes Teams, afin de respecter les règles de bonne gestion de Teams.
Comment Powell Software résout cette problématique ?
Au travers de Powell Teams, une application directement installé dans Microsoft Teams qui résout ce problème à plusieurs niveaux :
- Lorsqu’un utilisateur veut créer une équipe, il peut le faire selon un modèle d’équipe définis par son équipe IT. Lle nombre de propriétaire pourra être imposé. Le modèle d’équipe peut même inclure un propriétaire qui sera systématiquement ajouté à chaque équipe.
- Le processus de création des équipes peut aussi inclure une approbation automatisée. L’équipe IT, ou un manager direct, peut être directement notifier et contrôler la demande. Au besoin, l’Administrateur pourra faire des modifications avant toute approbation.
- Une fois les équipes créees, Powell Teams scanne en permanence le nombre de propriétaire afin qu’il reste suffisant pour chaque équipe. Les rapports sont à disposition des équipes IT pour les alerter en cas de propriétaire manquant.
- Le bot Powell Teams peut être activer afin envoyer une alerte automatique aux propriétaires d’équipes lorsque le nombre devient insuffisant leur demandant de prendre une action corrective.
Pour résumé, quels sont les bénéfices de Powell Teams ?
Powell Teams permet de garder sous contrôle le nombre de propriétaire dans chaque équipe Teams afin d’assurer la bonne gestion de celles-cis, dès leur création, via des modèles facile à paramétrer et à utiliser. Powell Teams aide aussi tout au long du cycle de vie, grâce aux rapports automatisés et aux bot, garantissant un environnement de travail sain.
Les équipes sont donc correctement administrées, l’information reste sous contrôle, et le temps passé à gérer Microsoft Teams par les équipes IT est optimisé.
Conclusion
On sait maintenant comment éviter les équipes sans propriétaires dans Microsoft Teams et comment Powell Teams peut nous aider dans les tâches administratives quotidienne.
Si vous êtes administrateur IT ou que vous souhaitez en connaitre un peu plus sur votre environnement Teams, nous vous invitons à regarder nos autres vidéos dans la série “Une journée en tant qu’administrateur IT“, ou de nous contacter pour obtenir un bilan de santé personnalisé de votre environnement.
