Die COVID-19-Pandemie hat ohne Zweifel verändert, wie Unternehmen Geschäfte machen. Viele von ihnen hatten mit Engpässen bei der Lieferung, staatlich verordneten Schließungen und einem drastischen Personalabbau zu kämpfen.
Angesichts all der neuen Herausforderungen, die es zu bewältigen galt, sind viele Unternehmen unsicher, wie die neue „Normalität“ in Zukunft aussehen wird. Eines wird jedoch immer deutlicher: dass flexibles Arbeiten notwendig ist! Eine Umstellung von On-Premise-Software auf die Cloud ist daher sinnvoll.
Viele Menschen waren während der Pandemie gezwungen, von zu Hause aus zu arbeiten. Daher wurde schnell klar, dass On-Premise-Software womöglich nicht die beste Option für die Zukunft ist. Die On-Premise-Software beschreibt eine Software, die auf Computern am Standort der Person oder der Organisation läuft, die die Software nutzt.
Im Vergleich zur Cloud oder zu Serverfarmen hat On-Premise-Software starke Einschränkungen. Das größte Problem, insbesondere während der Pandemie, war der fehlende Zugriff auf Informationen aus der Ferne.
Schon vor der Pandemie wurde vorhergesagt, dass Datenzentren irgendwann der Vergangenheit angehören würden. Im Nachhinein betrachtet scheint COVID-19 diesen Prozess beschleunigt zu haben.
Microsoft hat alle Möglichkeiten abgewogen und beschlossen, die letzte Version der SharePoint-Premise-Software, SharePoint 2013, abzuschaffen. Nutzer*innen werden nun dazu ermutigt, zu Online-SharePoint zu wechseln – aus verschiedenen Gründen, die im Folgenden näher erläutert werden.
Wie steht es heute um SharePoint?
Von einigen Personen wurde befürchtet, dass SharePoint in den kommenden Jahren aussterben wird – aber das ist nicht der Fall, ganz im Gegenteil. SharePoint wächst stetig weiter, und Microsoft hat diese Behauptung bekräftigt. Über 85 % der Fortune-500-Unternehmen und mehr als 500.000 Organisationen das Microsoft SharePoint-Intranet für ihre täglichen Abläufe sowie für ihre interne Kommunikation nutzen.
Die Nutzung von SharePoint ist in den letzten Jahren explosionsartig angestiegen, was vor allem auf die weit verbreitete Einführung von Microsoft Office zurückzuführen ist. Jetzt als Microsoft 365 Suite bekannt und bei SharePoint Online in der Abonnementversion enthalten.
Ursprünglich wurde das SharePoint On-Premise-Intranet von Unternehmen genutzt, um ihre Abläufe zu verwalten. Microsoft jedoch hat einen innovativen Weg gefunden, um den Aufwand, der mit der Steuerung von SharePoint On-Premise verbunden ist, zu reduzieren: die Cloud.
Was ist SharePoint On-Premise?
Wir wollen zunächst einen Überblick über SharePoint On-Premise geben. Um SharePoint On-Premise-Software auszuführen, muss ein Unternehmen eine lokale Hardware besitzen, um auf das Programm zugreifen zu können.
SharePoint On-Premise wird in der Regel von dem IT-Team eines Unternehmens im Datenzentrum des Unternehmens gewartet. Das Team muss alle Beteiligten über Korrekturen und andere relevante Updates informieren. SharePoint On-Premise basiert auf einem Client-Zugriffs-Lizenzmodell (Server/CAL), das den Nutzer*innen das Recht gibt, auf Dienste innerhalb eines Servers zuzugreifen.
Zurzeit gibt es den SharePoint 2013-Support noch, aber Microsoft wird ihn offiziell mit dem Datum, an dem SharePoint 2013 ausläuft („End of life, EOL“) im April 2023 beenden. Es wird empfohlen, dass Benutzer*innen Wochen oder sogar Monate im Voraus einen offiziellen Wechsel planen, um sicherzustellen, dass sie genügend Zeit haben, zu SharePoint Online zu wechseln und somit die moderne SharePoint-Benutzeroberfläche zu nutzen.
Unterschiede zwischen SharePoint On-Premise und SharePoint Online
Updates und Wartungen
SharePoint Online: Microsoft kümmert sich um alle erforderlichen Updates und Korrekturen.
SharePoint On-Premise: Muss von den IT-Experten des Unternehmens gewartet werden. Sie sind für alle Updates und Korrekturen verantwortlich.
Datenspeicherung und -sicherung
SharePoint Online: Alle Daten werden in der Cloud gespeichert und Datensicherungen werden von Microsoft verwaltet, allerdings gibt es dabei Einschränkungen. Weitere Informationen finden Sie im Shared Responsibility Model.
SharePoint On-Premise: Alle Datensicherungen müssen von IT-Experten vor Ort erstellt und verwaltet werden. Alle Daten werden innerhalb des lokalen Netzwerks eines Unternehmens gespeichert.
Hardware Anforderungen
SharePoint Online: Hier wird keine lokale Hardware benötigt, da alle Daten in Microsoft-Rechenzentren gespeichert werden.
SharePoint On-Premise: Nutzer*innen müssen lokale Hardware anschaffen.
Sicherheit
SharePoint Online: Die Daten entsprechen branchenspezifischen Sicherheitsstandards. Microsoft Teams basiert auf einer Enterprise-Grade-Cloud, die erweiterte Sicherheitsfunktionen für die in SharePoint gespeicherten Dateien beinhaltet. Dank der Partnerschaft zwischen Microsoft und SharePoint bleiben die Daten stets verschlüsselt, auch bei Übertragung.
SharePoint On-Premise: Organisationen müssen sich um ihre eigene Datensicherheit kümmern.
Kosten
SharePoint Online: Ist in Microsoft 365-Pläne integriert und wird monatlich berechnet.
SharePoint On-Premise: Nutzer*innen sind unter anderem für den Kauf von Hardware, deren Wartung und die Bezahlung aller erforderlichen Lizenzen verantwortlich.
SharePoint Online bietet mehr Möglichkeiten (für den niedrigsten Preis)
Bei SharePoint On-Premise sind Käufer*innen für folgende Dinge verantwortlich:
- Integration aller neuen Tools und/oder Funktionen
- Suche nach Optionen für die Skalierbarkeit
- Suche nach Lösungen für die Anbindung externer Nutzer*innen und Implementierung dieser Lösungen
SharePoint Online hingegen kümmert sich um die Integration neuer Tools, die Einführung von Optionen für die Skalierbarkeit und die einfache Erweiterung für externe Nutzer*innen durch Dienste mit Microsoft Azure („Azure“). Dies ist ein Cloud-Computing-Dienst, der zur Verwaltung von Anwendungen genutzt wird. Insgesamt ist Microsoft SharePoint Online die beste Option, um Teams eine optimale Zusammenarbeit zu ermöglichen. So ist es einfacher, sowohl intern als auch extern zusammenzuarbeiten.
Darüber hinaus können in SharePoint Online viele Dinge noch besser angepasst werden. Dazu gehört das modernisierte Erscheinungsbild von Bibliotheken und Listen. Dies hilft Nutzer*innen, schnell auf die wichtigsten Informationen zuzugreifen und sie über Registerkarten wie „Verschieben nach“ oder „Kopieren nach“ einfach zu verschieben.
Lassen Sie sich von Powell Software bei Ihrem SharePoint Online-Projekt unterstützen
Powell Software ist ein zuverlässiger Microsoft-Partner, der anpassbare Intranets auf der SharePoint Online-Plattform erstellt. Wie bereits erwähnt, ist das SharePoint On-Premise-Modell veraltet und wird ab April 2023 offiziell nicht mehr unterstützt. Dadurch werden Systeme anfälliger für Störungen und es ist für Kriminelle im Internet leichter, an geschützte Informationen zu gelangen. Erfahren Sie mehr über die Erstellung eines vollständig anpassbaren gemeinschaftlichen Intranets.
Es ist wichtig, dass sich Unternehmen jetzt mit der Umstellung beschäftigen, um erhebliche Verzögerungen im System zu vermeiden. Außerdem ist es wahrscheinlich, dass sich Nutzer*innen, die sich für die nicht unterstützte Version entscheiden, zu einem bestimmten Zeitpunkt mit Kompatibilitätsproblemen und anderen Risiken konfrontiert sehen.
Handeln Sie jetzt. Datenmigrationsprojekte können je nach Umfang der zu übertragenden Daten Wochen bis Monate in Anspruch nehmen. Das Auslaufdatum von SharePoint On-Premise kommt schneller, als Sie denken.
