Ist Es Zeit, Ihr SharePoint On-Premise-Intranet zu Beenden?

Die COVID-19-Pandemie hat ohne Zweifel verändert, wie Unternehmen Geschäfte machen. Viele von ihnen hatten mit Engpässen bei der Lieferung, staatlich verordneten Schließungen und einem drastischen Personalabbau zu kämpfen. 

Angesichts all der neuen Herausforderungen, die es zu bewältigen galt, sind viele Unternehmen unsicher, wie die neue „Normalität“ in Zukunft aussehen wird. Eines wird jedoch immer deutlicher: dass flexibles Arbeiten notwendig ist! Eine Umstellung von On-Premise-Software auf die Cloud ist daher sinnvoll.

Viele Menschen waren während der Pandemie gezwungen, von zu Hause aus zu arbeiten. Daher wurde schnell klar, dass On-Premise-Software womöglich nicht die beste Option für die Zukunft ist. Die On-Premise-Software beschreibt eine Software, die auf Computern am Standort der Person oder der Organisation läuft, die die Software nutzt. 

Im Vergleich zur Cloud oder zu Serverfarmen hat On-Premise-Software starke Einschränkungen. Das größte Problem, insbesondere während der Pandemie, war der fehlende Zugriff auf Informationen aus der Ferne.

Schon vor der Pandemie wurde vorhergesagt, dass Datenzentren irgendwann der Vergangenheit angehören würden. Im Nachhinein betrachtet scheint COVID-19 diesen Prozess beschleunigt zu haben. 

Microsoft hat alle Möglichkeiten abgewogen und beschlossen, die letzte Version der SharePoint-Premise-Software, SharePoint 2013, abzuschaffen. Nutzer*innen werden nun dazu ermutigt, zu Online-SharePoint zu wechseln – aus verschiedenen Gründen, die im Folgenden näher erläutert werden.  

Wie steht es heute um SharePoint?

Von einigen Personen wurde befürchtet, dass SharePoint in den kommenden Jahren aussterben wird – aber das ist nicht der Fall, ganz im Gegenteil. SharePoint wächst stetig weiter, und Microsoft hat diese Behauptung bekräftigt. Über 85 % der Fortune-500-Unternehmen und mehr als 500.000 Organisationen das Microsoft SharePoint-Intranet für ihre täglichen Abläufe sowie für ihre interne Kommunikation nutzen. 

Die Nutzung von SharePoint ist in den letzten Jahren explosionsartig angestiegen, was vor allem auf die weit verbreitete Einführung von Microsoft Office zurückzuführen ist. Jetzt als Microsoft 365 Suite bekannt und bei SharePoint Online in der Abonnementversion enthalten. 

Ursprünglich wurde das SharePoint On-Premise-Intranet von Unternehmen genutzt, um ihre Abläufe zu verwalten.  Microsoft jedoch hat einen innovativen Weg gefunden, um den Aufwand, der mit der Steuerung von SharePoint On-Premise verbunden ist, zu reduzieren: die Cloud. 

Was ist SharePoint On-Premise?

Wir wollen zunächst einen Überblick über SharePoint On-Premise geben. Um SharePoint On-Premise-Software auszuführen, muss ein Unternehmen eine lokale Hardware besitzen, um auf das Programm zugreifen zu können. 

SharePoint On-Premise wird in der Regel von dem IT-Team eines Unternehmens im Datenzentrum des Unternehmens gewartet. Das Team muss alle Beteiligten über Korrekturen und andere relevante Updates informieren. SharePoint On-Premise basiert auf einem Client-Zugriffs-Lizenzmodell (Server/CAL), das den Nutzer*innen das Recht gibt, auf Dienste innerhalb eines Servers zuzugreifen. 

Zurzeit gibt es den SharePoint 2013-Support noch, aber Microsoft wird ihn offiziell mit dem Datum, an dem SharePoint 2013 ausläuft („End of life, EOL“) im April 2023 beenden. Es wird empfohlen, dass Benutzer*innen Wochen oder sogar Monate im Voraus einen offiziellen Wechsel planen, um sicherzustellen, dass sie genügend Zeit haben, zu SharePoint Online zu wechseln und somit die moderne SharePoint-Benutzeroberfläche zu nutzen. 

Unterschiede zwischen SharePoint On-Premise und SharePoint Online 

In der heutigen digitalen Geschäftswelt stehen Unternehmen vor der Entscheidung, ob sie bei SharePoint On-Premise bleiben oder den Sprung zu SharePoint Online wagen sollen. Beide Versionen bieten ihre eigenen Vorteile, aber es ist entscheidend, die Unterschiede zu verstehen, um die richtige Wahl für Ihr Unternehmen zu treffen.

SharePoint On-Premise vs. SharePoint Online: was sind die Hauptunterschiede

• Hosting und Infrastruktur: Während SharePoint On-Premise auf den eigenen Servern eines Unternehmens gehostet wird, ist SharePoint Online eine Cloud-basierte Lösung, die in den Microsoft-Rechenzentren gehostet wird. Dies beeinflusst direkt den Zugriff, die Skalierbarkeit und die Wartung der Plattform.
• Updates und Wartungen: Bei SharePoint Online führt Microsoft regelmäßig Updates durch, wodurch Nutzer*innen immer Zugriff auf die neuesten Funktionen und Sicherheitsupdates haben. Bei SharePoint On-Premise liegt die Verantwortung für Updates und Patches beim IT-Team des Unternehmens.
• Kostenstruktur: SharePoint Online folgt einem Abonnementmodell, bei dem Unternehmen monatlich oder jährlich zahlen. Bei SharePoint On-Premise fallen dagegen Vorabkosten für Lizenzen an, und es können zusätzliche Kosten für Hardware, Wartung und Support entstehen.
• Anpassung und Flexibilität: SharePoint On-Premise bietet mehr Freiheit in Bezug auf Anpassungen und Integrationen. SharePoint Online, obwohl anpassbar, hat bestimmte Grenzen, insbesondere wenn es um tiefe Integrationen oder Anpassungen geht, die die Kernfunktionalität beeinflussen könnten.
• Sicherheit und Compliance: SharePoint Online profitiert von Microsofts Investitionen in Sicherheit und Compliance auf Unternehmensebene. Bei SharePoint On-Premise liegt die Verantwortung für Sicherheit und Compliance beim Unternehmen selbst, was sowohl ein Vorteil als auch ein Nachteil sein kann, je nach den spezifischen Anforderungen und Ressourcen des Unternehmens.
• Zugriff und Mobilität: SharePoint Online ist von Natur aus für den Fernzugriff konzipiert und ermöglicht den Mitarbeitern den Zugriff von überall her. Bei SharePoint On-Premise kann der Fernzugriff eingerichtet werden, erfordert jedoch zusätzliche Konfiguration und möglicherweise zusätzliche Hardware oder Software.

SharePoint On-Premise und SharePoint Online: für wen ist jede dieser Lösungen geeignet?

SharePoint On-Premise:

• Unternehmen mit strengen Datenrichtlinien: Einige Branchen, insbesondere im Finanz- und Gesundheitswesen, haben strenge Vorschriften bezüglich der Datenhaltung. Unternehmen, die volle Kontrolle über ihre Daten und deren Speicherort benötigen, könnten von On-Premise profitieren.
• Organisationen mit komplexen Anpassungsanforderungen: Wenn Ihr Unternehmen spezifische Anpassungen oder Integrationen benötigt, die über das hinausgehen, was SharePoint Online bietet, könnte On-Premise die bessere Wahl sein.
• Unternehmen mit vorhandener Infrastruktur: Wenn Sie bereits in eine umfangreiche lokale Infrastruktur investiert haben und über ein IT-Team verfügen, das die Wartung und Unterstützung von On-Premise-Systemen gewährleisten kann, könnte dies eine kosteneffiziente Lösung sein.

SharePoint Online:

• Unternehmen, die Skalierbarkeit suchen: SharePoint Online bietet eine einfache Skalierbarkeit, sodass Unternehmen je nach Bedarf Ressourcen hinzufügen oder entfernen können.
• Mobile und verteilte Teams: Für Unternehmen, die einen einfachen Fernzugriff für ihre Mitarbeiter*innen benötigen, insbesondere in der heutigen Zeit des flexiblen Arbeitens, bietet SharePoint Online eine nahtlose Lösung.
• Kleinere bis mittelgroße Unternehmen: Ohne die Notwendigkeit, in Hardware zu investieren oder ein großes IT-Team für die Wartung zu haben, ist SharePoint Online oft eine kosteneffiziente Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU).
• Unternehmen, die stets aktuell sein möchten: Mit automatischen Updates stellt Microsoft sicher, dass SharePoint Online-Nutzer immer Zugriff auf die neuesten Funktionen und Sicherheitspatches haben.

Sharepoint On-Premise lässt Platz für Sharepoint Online: was Sie beachten müssen

Mit dem Wandel der Technologie und den sich ständig ändernden Anforderungen der Geschäftswelt hat Microsoft seine Bemühungen verstärkt, Unternehmen zu einer Cloud-basierten Lösung zu bewegen. SharePoint Online wird immer mehr zur bevorzugten Wahl für viele Organisationen. Doch während dies viele Vorteile bietet, gibt es auch einige Überlegungen, die Unternehmen berücksichtigen sollten.

1. Datenmigration: Der Umzug von Daten aus einem On-Premise-System in die Cloud kann komplex sein. Es ist wichtig, einen klaren Migrationsplan zu haben, der sicherstellt, dass keine Daten verloren gehen und dass alle Daten korrekt und sicher übertragen werden.
2. Anpassungen und Integrationen: Wenn Ihr Unternehmen spezifische Anpassungen oder Integrationen in Ihrem On-Premise-System vorgenommen hat, müssen diese möglicherweise neu erstellt oder angepasst werden, um mit SharePoint Online kompatibel zu sein.
3. Schulung und Akzeptanz: Der Wechsel zu einer neuen Plattform kann für einige Mitarbeiter*innen eine Herausforderung darstellen. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass ausreichend Schulungen angeboten werden und dass die Angestellten die Vorteile des Wechsels zu SharePoint Online verstehen.
4. Kostenüberlegungen: Während SharePoint Online in vielen Fällen kosteneffizienter sein kann, insbesondere wenn man Hardware- und Wartungskosten berücksichtigt, gibt es dennoch laufende Abonnementkosten, die berücksichtigt werden müssen.
5. Sicherheit und Compliance: SharePoint Online bietet robuste Sicherheitsfunktionen, aber Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie alle Datenschutz- und Compliance-Anforderungen erfüllen, insbesondere wenn sie in regulierten Branchen tätig sind.
6. Langfristige Strategie: Es ist wichtig, den Wechsel zu SharePoint Online nicht nur als einmaliges Projekt zu sehen, sondern als Teil einer langfristigen Strategie zur Digitalisierung und Optimierung des Unternehmens.
7. Support und Wartung: Während Microsoft einen Großteil der Wartung und des Supports für SharePoint Online übernimmt, müssen Unternehmen möglicherweise immer noch Ressourcen für die Unterstützung interner Benutzer und für spezifische Anpassungen oder Integrationen bereitstellen.

SharePoint Online bietet mehr Möglichkeiten (für den niedrigsten Preis)

Bei SharePoint On-Premise sind Käufer*innen für folgende Dinge verantwortlich: 

• Integration aller neuen Tools und/oder Funktionen 
• Suche nach Optionen für die Skalierbarkeit  
• Suche nach Lösungen für die Anbindung externer Nutzer*innen und Implementierung dieser Lösungen  

SharePoint Online hingegen kümmert sich um die Integration neuer Tools, die Einführung von Optionen für die Skalierbarkeit und die einfache Erweiterung für externe Nutzer*innen durch Dienste mit Microsoft Azure („Azure“). Dies ist ein Cloud-Computing-Dienst, der zur Verwaltung von Anwendungen genutzt wird. Insgesamt ist Microsoft SharePoint Online die beste Option, um Teams eine optimale Zusammenarbeit zu ermöglichen. So ist es einfacher, sowohl intern als auch extern zusammenzuarbeiten. 

Darüber hinaus können in SharePoint Online viele Dinge noch besser angepasst werden. Dazu gehört das modernisierte Erscheinungsbild von Bibliotheken und Listen. Dies hilft Nutzer*innen, schnell auf die wichtigsten Informationen zuzugreifen und sie über Registerkarten wie „Verschieben nach“ oder „Kopieren nach“ einfach zu verschieben. 

Lassen Sie sich von Powell Software bei Ihrem SharePoint Online-Projekt unterstützen

Powell Software ist ein zuverlässiger Microsoft-Partner, der anpassbare Intranets auf der SharePoint Online-Plattform erstellt. Wie bereits erwähnt, ist das SharePoint On-Premise-Modell veraltet und wird ab April 2023 offiziell nicht mehr unterstützt. Dadurch werden Systeme anfälliger für Störungen und es ist für Kriminelle im Internet leichter, an geschützte Informationen zu gelangen. Erfahren Sie mehr über die Erstellung eines vollständig anpassbaren gemeinschaftlichen Intranets. 

Es ist wichtig, dass sich Unternehmen jetzt mit der Umstellung beschäftigen, um erhebliche Verzögerungen im System zu vermeiden. Außerdem ist es wahrscheinlich, dass sich Nutzer*innen, die sich für die nicht unterstützte Version entscheiden, zu einem bestimmten Zeitpunkt mit Kompatibilitätsproblemen und anderen Risiken konfrontiert sehen. 

Handeln Sie jetzt. Datenmigrationsprojekte können je nach Umfang der zu übertragenden Daten Wochen bis Monate in Anspruch nehmen. Das Auslaufdatum von SharePoint On-Premise kommt schneller, als Sie denken.