So Erstellen Sie Ein Besseres Intranet: Umstellung Auf SharePoint Online

October 18th, 2022 by Yvonne Harris

Digitaler Arbeitsplatz & Intranet IT

Ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um auf SharePoint Online umzustellen? Und wenn Sie sich dafür entscheiden, wie können Sie gleichzeitig ein besseres Intranet aufbauen?

Die Umstellung von SharePoint On-Premise auf Online ist nicht zwingend erforderlich, wird aber empfohlen! Der  erweiterte Support für SharePoint 2013 endet im April 2023 und diese Version damit ausläuft. Wenn Sie derzeit mit SharePoint 2013 arbeiten, könnte Ihnen dieses bevorstehende Ende der Nutzungsdauer den nötigen Anstoß geben, endlich in die Cloud zu wechseln.

Wo liegt der Unterschied zwischen SharePoint On-Premise und SharePoint Online?

Sie sind nicht sicher, ob Ihr derzeitiges Intranet auf On-Premise basiert oder online ist? Für SharePoint On-Premise muss ein Unternehmen lokale Hardware besitzen, um auf das Programm zugreifen zu können. SharePoint Online hingegen ist über die Cloud zugänglich.

In diesem Artikel wollen wir näher darauf eingehen, warum es an der Zeit ist, sich von Ihrem SharePoint On-Premise zu verabschieden.

Umstellung auf SharePoint Online

Wenn Sie ein Intranet in SharePoint On-Premise haben und sich dazu entscheiden, auf SharePoint Online umzustellen, sollten Sie einige wichtige Dinge beachten:

  • Bei der Umstellung handelt es sich um ein technisches Projekt, das Sie zusammen mit Ihrem Technologiepartner oder IT-Team mithilfe eines SharePoint-Migrationstools durchführen müssen.
  • Ihr SharePoint-Migrationsprojekt ist unabhängig von Ihrem Intranet-Projekt.
  • Während der Umstellung werden Sie wahrscheinlich auch Ihr Intranet aktualisieren und alle SharePoint-Angebote nutzen wollen.

Sehr wahrscheinlich fragen Sie sich bei der Umstellung von On-Prem auf Online, ob Sie Ihr Intranet von der klassischen SharePoint- auf die moderne SharePoint-Benutzeroberfläche umstellen müssen.

Warum sollten Sie bei der Umstellung vom klassischen auf das moderne SharePoint wechseln?

Es spricht vieles dafür, dass die Umstellung auf die moderne SharePoint-Benutzeroberfläche eine gute Idee für Ihr Migrationsprojekt ist.

Die moderne Benutzeroberfläche in Microsoft SharePoint wurde so entwickelt, dass sie überzeugend, anpassbar, flexibel und auch leistungsfähiger ist. Die Informationsarchitektur und die Hub-Websites in der klassischen SharePoint-Benutzeroberfläche werden beispielsweise mit einem hierarchischen System von Websitesammlungen aufgebaut. Dies  bedeutet, dass deren Navigation, Berechtigungen und Design übernommen werden. In der modernen SharePoint-Benutzeroberfläche ist die Architektur so aufgebaut, dass jede Website eine Websitesammlung ist. Zudem kann diese mit einem Hub verknüpft werden kann, wodurch eine flache Hierarchiestruktur entsteht. So können zur Navigation, beim Branding und bei anderen Elementen, diese problemlos gemeinsam genutzt werden.

Weitere wichtige Vorteile, die Sie bei der Umstellung berücksichtigen sollten, sind:

  • In der modernen Benutzeroberfläche ist es einfacher, zwischen Websites zu wechseln.
  • Die Versionen für mobile Geräte sind dynamisch, reagieren schnell und sehen unabhängig vom verwendeten Gerät sehr gut aus.
  • Veröffentlichungsseiten sind nun Kommunikationsseiten, was bedeutet, dass sie nicht nur für Mobilgeräte optimiert, sondern gleichzeitig auch ansprechender, dynamischer und schöner geworden sind.
  • Das Suchfeld befindet sich oben auf der Seite und beinhaltet weitere Funktionen.
  • Wenn es um Freigabe und Berechtigungen geht, nutzt die moderne Oberfläche Microsoft 365-Gruppen – dies bietet Vorteile wie Gruppen-E-Mails und viele Tools wie Planner, Notizbuch, einen Gruppenkalender sowie eine SharePoint-Teamseite. Sie bietet auch Flexibilität in Bezug auf Gruppenberechtigungen.
  • Schließlich ist die Seitenleistung in der modernen Benutzeroberfläche besser.

So migrieren Sie Seiten von Klassisch auf Modern

Sobald Sie sich dafür entschieden haben, Ihr Intranet von SharePoint On-Premise auf SharePoint Online umzustellen, stellt sich möglicherweise die Frage, wie Sie alle Ihre Seiten von Klassisch zu Modern anpassen können.

In der ursprünglichen SharePoint-Version ist dies kostspielig und zeitaufwändig.

Mit einer Intranet-Lösung eines Drittanbieters, wie von Powell Intranet, ist dies jedoch ganz einfach.

Die meisten unserer Kunden entscheiden sich dafür, eine hybride Umgebung zu schaffen. Auf diese Weise können Sie alle Ihre am häufigsten besuchten Seiten in der modernen Oberfläche neu erstellen, während Sie Ihr Intranet im restlichen Bereich auf der klassischen Oberfläche belassen. Dies ist sehr umfangreich, aber Powell Intranet wird Ihnen bei der Verwaltung und Umsetzung helfen.

Laden Sie unser E-Book herunter und erfahren Sie mehr über die Umstellung von der klassischen auf eine moderne Intranetseite!

So erstellen Sie ein besseres Intranet auf SharePoint Online

Herkömmliche SharePoint Online-Intranets, auch solche, die in der modernen Benutzeroberfläche erstellt wurden, können nicht immer alle Erwartungen erfüllen.

Für viele Kommunikationsteams ist es wichtig, ein Intranet zu haben, das angepasst werden kann und somit unterschiedliche Nutzer*innen anspricht. Eine Anpassung eines herkömmlichen SharePoint-Intranets ist jedoch nicht einfach.

Bei einem klassischen oder modernen SharePoint ist es immer noch nicht ansprechend genug. Auch hier gibt es nicht die Möglichkeit einer Ausrichtung auf bestimmte Zielgruppen. Dies macht es schwierig, unterschiedliche Nutzer*innen anzusprechen, und führt zu einer Informationsüberflutung.

Darüber hinaus konzentriert sich die Benutzererfahrung in SharePoint auf die technischen Aspekte und nicht auf die Geschäftsergebnisse.

Die Suche und Navigation auf den Websites kann für Mitarbeitende frustrierend werden. Ziel ist es daher, mit Hilfe von IT-Ressourcen angepasste Seiten zu erstellen. Diese Vorgehensweise könnte jedoch sehr zeitaufwändig sein und hohe Kosten verursachen.

Daher ist ein auf SharePoint aufbauendes Intranet eines Drittanbieters erforderlich, um das volle Potenzial von SharePoint auszuschöpfen und es an die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen.

Wie kann eine SharePoint-Intranet-Lösung die moderne SharePoint-Benutzeroberfläche verbessern?

Ein auf SharePoint aufbauendes Intranet eines Drittanbieters kann die moderne SharePoint-Oberfläche verbessern. Nehmen wir das Beispiel des Intranets von Powell.

Einige der Vorteile, die es bietet, sind ein auf Anwendungsfälle ausgerichteter Ansatz, ein personalisiertes Erscheinungsbild, eine bessere Geschäftsorientierung und eine einfache Skalierung. All dies führt zu einer hohen Akzeptanz bei den Endnutzer*innen. 70% unserer Kunden sind zufrieden mit Powell Intranet!

Anwendungsfallorientiert

Durch den Fokus auf Anwendungsfälle können Abteilungen wie die Personalabteilung, Kommunikation und Marketing von einem breiten Spektrum von Geschäftsanwendungen profitieren. Das Ziel ist, das Engagement und die Produktivität der Mitarbeitenden zu fördern und verbessern.

Personalisiertes Erscheinungsbild

Das Erscheinungsbild der Website kann mithilfe verschiedener angebotenen Webparts an die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden.

Geschäftsorientiert

Powell Intranet kann weitere geschäftsorientierte Funktionen zur Personalisierung Ihres Intranet bereitstellen.

Skalierbar

Nicht zu vergessen ist die Skalierbarkeit, ebenfalls ein sehr wichtiges Merkmal. IT-Teams wissen es zu schätzen, dass sie problemlos mehrere Websites einrichten können.

Was erwartet jede Abteilung von einem Intranet?

Kommunikations-Teams

Die Kommunikationsteams müssen dafür sorgen, dass ihre Inhalte von den Mitarbeitenden gelesen und genutzt werden. Um dies zu gewährleisten, braucht das Intranet eine gute Such- und Zugriffsmöglichkeit auf alle Inhalte. Es sollte einfach sein, sich zurechtzufinden, damit Ihre Angestellten das finden, wonach sie suchen. Mithilfe eines ansprechenden Intranet wird das Engagement der Beteiligten gesteigert. Führungskräfte in der Kommunikation müssen außerdem Mitarbeitende auf Basis ihrer Tätigkeit, ihres Standorts und ihrer Interessengebiete gezielt ansprechen können.

Personalabteilungs-Teams

Personalabteilungen wollen ihre Mitarbeitenden bestärken und ihr Engagement über das Intranet fördern. Eine Möglichkeit der Bestärkung besteht darin, Mitarbeitenden Zugang zu den Tools und Materialien zu geben, die sie für ihre Arbeit benötigen. Insbesondere bei der mobilen Arbeitsweise müssen die Angestellten eine enge Kommunikation zum Unternehmen haben. Die Bereitstellung von “Flex Desks”-, Wasserspender- und Gamification-Funktionen hilft den Mitarbeitenden, produktiv und motiviert zu bleiben sowie zusammenzuarbeiten.

IT-Teams

Bei der IT-Abteilung hat Sicherheit die oberste Priorität. IT-Manager*innen wollen die Sicherheit, die Microsoft bietet, und gleichzeitig von einer Intranet-Lösung profitieren. Ein Intranet, dass einfach zu warten und zuverlässig ist und außerdem nicht so viel kostet. Zudem ist ihnen wichtig, gerade in mehrsprachigen Organisationen, ein Intranet in großem Maßstab einzuführen und aktualisieren zu können. Mit Powell Intranet kann das IT-Team problemlos Vorlagen erstellen ohne Codes zu verwenden.

Tieferen Einblick: Entdecken Sie alle Funktionen, die Powell Intranet allen Abteilungen Ihres Unternehmens beim Aufbau Ihres SharePoint Online-Intranets bieten kann – jetzt in unserem kostenlosen Leitfaden.

Welche Lösung ist die beste für Sie und Ihr Unternehmen?

Unabhängig davon, ob Sie sich für die Umstellung von SharePoint On-Premise zu Online, von der klassischen zur modernen Benutzeroberfläche oder für beides entscheiden – Sie sollten einige wichtige Dinge beachten.

Vergessen Sie nicht: mit einem auf SharePoint basierenden Intranet wie Powell Intranet haben Sie mehr Flexibilität, was Funktionen und Vorteile angeht. All das wird zu einer höheren Beteiligung und einem größeren Engagement der Mitarbeitenden führen. Während SharePoint die Grundlage für ein Intranet bietet, kann Powell Intranet das liefern, was Ihre Mitarbeitenden wirklich brauchen, um bestens für die Herausforderungen der Arbeit der Zukunft vorbereitet zu sein.

Abonnieren Sie unseren Newsletter und erhalten Sie jeden Monat die neuesten Informationen über den Digital Workplace.