13 Wege zur Verbesserung der internen Kommunikation und des Mitarbeiterengagements

March 15th, 2021 by Pia HOENSCHEID

Beim Mitarbeiterengagement geht es um Verbindungen, die durch tägliche Interaktionen aufgebaut werden. In einem hybriden oder dezentralen Arbeitskontext haben die Menschen jedoch weniger Möglichkeiten zur Interaktion. Um sicherzustellen, dass sich die Mitarbeiter dennoch miteinander und mit dem Unternehmen verbunden fühlen, sind Personalabteilung, Manager und Kommunikationsabteilung zuständig. Daher sollte die Verbesserung der internen Kommunikation im Fokus stehen.

 

Was ist interne Kommunikation?

Unter interner Kommunikation versteht man generell alle Informationen, die in einem Unternehmen zu Geschäftszwecken ausgetauscht werden. Der Begriff wird häufiger verwendet, um sich auf eine Person oder Abteilung zu beziehen, die für die Mitarbeiterkommunikation verantwortlich ist.

Ihre Aufgabe ist es, die Mitarbeiter zu informieren, mit ihnen im Kontakt zu bleiben und sie über die Unternehmensziele und -strategie auf dem Laufenden zu halten. In großen Organisationen ist die Notwendigkeit einer eigenen Abteilung für interne Kommunikation offensichtlich. In kleineren Unternehmen wird diese Aufgabe oft von den Führungskräften oder der Personalabteilung übernommen.

 

Gründe für die Verbesserung der internen Kommunikation

Steigerung des Mitarbeiterengagements

76 % der Kommunikationsspezialisten nennen das Mitarbeiterengagement als ihre oberste Priorität.

Employee engagement is Internal Comms PriorityInterne Kommunikationsabteilungen spielen eine Schlüsselrolle, wenn es darum geht, dass alle auf derselben Seite sind und auf dasselbe Ziel hinarbeiten. Außerdem sind interne Kommunikationsmanager eine treibende Kraft für das Mitarbeiterengagement. Die Ausrichtung aller auf ein gemeinsames Ziel fördert die Verbindung zwischen den Mitarbeitern. Eine starke Mitarbeiterverbindung ist für die Schaffung einer engagierten Belegschaft unerlässlich.

Finden Sie heraus, welche Vorteile engagierte Mitarbeiter mitbringen

Unterstützung der Employee Advocacy

Ein positiver interner Dialog ist entscheidend für die Förderung eines positiven externen Dialogs. Mitarbeiter sind die besten Markenfürsprecher eines Unternehmens. Auch wenn Employee Advocacy eher der Personalabteilung und dem Marketing zugute kommt, beginnt es mit der internen Kommunikation. Von den Mitarbeitern kann nicht erwartet werden, dass sie über das Unternehmen sprechen, wenn sie nicht wissen, was los ist. Zum Glück kann die richtige interne Kommunikationsstrategie dabei helfen.

Eine integrativere, vernetzte Belegschaft

Wenn die Mitarbeiter sich ausgeschlossen fühlen, beginnen sie, sich vom Unternehmen abzutrennen. Remote-Mitarbeiter sind dabei besonders gefährdet. Traditionelle interne Kommunikationsstrategien neigen dazu, diejenigen, die von zu Hause aus arbeiten, auszuschließen. In einer hybriden Arbeitswelt sind die Mitarbeiter zwischen dem Homeoffice und Büro aufgeteilt. Die Sicherstellung einer konsistenten Kommunikation für alle ist für das Wachstum und den Erfolg des Unternehmens von entscheidender Bedeutung.

Lesen Sie mehr über die Verbindung von Mitarbeitern in einer remote Arbeitswelt.

Mitarbeiterkommunikation ist eine weitreichende Aufgabe mit endlosen Informationsmöglichkeiten. Möchten Sie zur Verbesserung der internen Kommunikation in Ihrem Unternehmen beitragen und Ihre Kommunikationsstrategie auf die nächste Stufe bringen? Hier sind 13 einfache Schritte.

13 Interne Kommunikationsstrategien für Engagement

Evaluieren Sie verfügbare Tools

Eine interne Kommunikationsstrategie hängt oft davon ab, welche Werkzeuge zur Verfügung stehen. In kleinen Unternehmen gibt es nur begrenzte Möglichkeiten, Informationen an die Mitarbeiter zu bringen. In größeren Unternehmen hingegen kann die Anzahl der Tools überwältigend sein.

Hier sind nur einige der verfügbaren Tools für die Mitarbeiterkommunikation:

Internal Communication Types verbesserung der internen kommunikation

Bevor Sie irgendwelche Änderungen oder Verbesserung der internen Kommunikation vornehmen, sollten Sie zunächst eine Liste der verwendeten Kanäle erstellen. Verlässt sich das Unternehmen auf E-Mail, vielleicht auf Schwarze Bretter oder gibt es ein ausgefeilteres System wie ein Intranet?

Analysieren Sie die Effektivität der aktuellen Maßnahmen

Jedes Unternehmen hat einen internen Kommunikationsprozess, ob er nun formalisiert ist oder nicht. Selbst wenn eine angemessene Strategie seit langem besteht, gibt es immer Raum für Verbesserungen.

Nachdem Sie also eine Liste der verfügbaren Kanäle erstellt haben, analysieren Sie, wie effektiv diese sind, indem Sie jedem Kanal eine Punktzahl von 1 bis 10 geben. Wenn jeder die letzte E-Mail verpasst hat, verdient sie wahrscheinlich eine niedrige Punktzahl.

Alte Gewohnheiten können schwer zu brechen sein. Nur weil die Kommunikationsabteilung in den letzten zehn Jahren eine monatliche E-Mail verschickt hat, heißt das nicht, dass es sich lohnt, daran festzuhalten.

Verstehen Sie, was die Mitarbeiter von den aktuellen Maßnahmen halten

Mehr als die Hälfte der internen Kommunikationsverantwortlichen hat ein Problem damit, die Akzeptanz der Mitarbeiter zu gewinnen. Vielleicht liegt es daran, dass die Botschaften oder die Kommunikationskanäle bei ihnen nicht ankommen. Vielleicht verstehen die Mitarbeiter deren Zweck oder den Nutzen nicht.

verbesserung der internen kommunikation

Die Einbeziehung der Mitarbeiter in die Maßnahmen zur Verbesserung der internen Kommunikation ist wichtig für den langfristigen Erfolg. Die Frage an die Mitarbeiter, ob sie die letzte Post erhalten haben, hilft bei der Bewertung der Kanäle und bindet sie in die Bemühungen ein.

Gehen Sie auf die Mitarbeiter ein: Wie wollen sie kommunizieren?

Jeder kommuniziert anders. Manche Mitarbeiter verschicken nur E-Mails, während andere lieber Meetings veranstalten. Oft ist es eine persönliche Vorliebe, oder es kann davon abhängen, was intern zur Verfügung steht.

Auch Generationsunterschiede spielen eine Rolle. Die Generation Z und die Millennials sind berüchtigt dafür, Telefonanrufe zu hassen.

Generational Communication Preferences

Eine effektive interne Kommunikationsstrategie muss einige Kanäle nutzen. Aber bevor Sie Zeit damit verschwenden, E-Mails zu versenden, die niemand lesen wird, sollten Sie sicherstellen, dass Sie Ihre Zielgruppe kennen.

Diese Erkundungsphase kann informell sein, durch Gespräche mit Kollegen. Oder sie kann einen strukturierteren Prozess beinhalten, um unterstützende Daten zu haben.

Wenn das Unternehmen Microsoft Teams verwendet, warum nicht eine Umfrage starten oder eine Umfrage versenden?

Vermeiden Sie Einbahnstraßenkommunikation

Es kann einfach sein, in die Falle der Top-Down-Kommunikation zu tappen. Ein zu starker Fokus darauf, dass die Mitarbeiter Informationen erhalten, kann problematisch sein. Das bedeutet zwar, dass alle auf der gleichen Seite stehen, aber es kann schnell eine geschlossene Kultur schaffen, in der Beiträge nicht geschätzt werden. Das Ziel sollte sein, mit den Mitarbeitern in Kontakt zu treten.

Top-Down-Kommunikation hat ihren Platz, besonders in einer Krise. Insgesamt ist es jedoch die bessere und nachhaltigere Strategie, die Mitarbeiter zur Beteiligung zu ermutigen, ihren Input zuzulassen und Diskussionen anzuregen.

Erfahren Sie mehr darüber, warum Sie die Hierarchie in Ihrer internen Kommunikation beenden müssen

Achten Sie auf die Art der Inhalte, die geteilt werden

Jeder nimmt Inhalte auf unterschiedliche Weise auf. Manche Menschen lesen gerne, andere hören oder sehen gerne zu. Visuelle Inhalte, wie Infografiken und Poster, könnten bestimmte Gruppen ansprechen. Andere wiederum bevorzugen formelle E-Mails und schriftliche Ankündigungen.

Die beste interne Kommunikationsstrategie bietet eine gute Mischung von Inhalten, die über verschiedene Kanäle verbreitet werden.

Attention Span Average

Bei der internen Kommunikation ging es früher darum, Massen-E-Mails an alle Mitarbeiter zu versenden. Sie waren lang und uninspirierend. Sie gingen in überfüllten Postfächern verloren, die Informationen wurden gesendet, aber oft nicht empfangen.

Die heutige Generation von Mitarbeitern ist daran gewöhnt, Informationen häufig und auf leicht verdauliche Weise zu konsumieren. Fünfzehn-Sekunden-Videos, Gifs und Emojis sind Lichtjahre entfernt von textlastigen E-Mails oder Post-its an einem Schwarzen Brett.

Internal Communication Channels verbesserung der internen kommunikation

Die Art der geteilten Inhalte hängt oft von den verwendeten Kanälen ab. Einige Plattformen, wie das Intranet, unterstützen sowohl schriftliche Ankündigungen, als auch visuelle Inhalte wie Infografiken und Poster. Microsoft Teams ist auch ein guter Ort, um Videos, Gifs und Emojis zu teilen.

Setzen Sie nutzergenerierte Inhalte ein

Der Versuch, Inhalte zu erstellen, die bei den Mitarbeitern Anklang finden, kann manchmal eine Herausforderung sein.  Dabei kann man auf der Suche nach Inspirationen einfach stecken bleiben. Lassen Sie die Mitarbeiter in den Prozess miteinbeziehen. Schaffen Sie einen Raum, in dem Mitarbeiter Ideen, Beiträge, Videos oder interessante Links teilen können.

Eine Employee Advocacy-Plattform, auf der Mitarbeiter ganz einfach Inhalte vorschlagen können, ist ein guter Weg, um ein intensiveres internes Kommunikationsprogramm aufzubauen.

Machen Sie die Informationen leicht auffindbar

Nachdem Sie viel Zeit in die Erstellung von Inhalten investiert haben, müssen Sie im nächsten Schritt dafür sorgen, dass jeder sie finden kann. Idealerweise sollten die geteilten Inhalte an einem zentralen Ort gespeichert werden, der für alle leicht zugänglich ist.

Bei einigen Kanälen ist dies leichter zu erreichen als bei anderen.

E-Mails gehen in überquellenden Postfächern verloren. Gedruckte Materialien werden in Schubladen gestopft. Notizen werden abgehängt.

Ein Intranet mit einem sicheren Content-Management-System bietet eine gute Lösung. Das interne Kommunikationsteam kann sicherstellen, dass relevante Dokumente auf ihrer Intranetseite leicht zugänglich sind.

Erfahren Sie mehr über ein CMS und die 10 wichtigsten Anforderungen

Microsoft Teams ist ebenfalls ein guter Ort, um Dokumente zu teilen, an denen die Mitarbeiter dann gemeinsam arbeiten oder sofort Feedback geben und eine Diskussion starten können.

Ermutigen Sie zu Gesprächen in der physischen oder remote Kaffeepause

Informationen lassen sich am leichtesten weitergeben, wenn sich die Kollegen zwanglos unterhalten. Eine weitere Möglichkeit, die interne Kommunikation zu verbessern, besteht also in der Verbindung zwischen den Mitarbeitern.

Vor Covid war das Treffen mit Kollegen an der Kaffeemaschine etwas Alltägliches. Jetzt ist es etwas, wovon die meisten Menschen nur träumen können. Die soziale Interaktion mit den Kollegen ist das, was denjenigen, die im Homeoffice arbeiten, derzeit am meisten fehlt.

verbesserung der internen kommunikation

Glücklicherweise kann Technologie dabei helfen, die zufällige Kaffeepause in die virtuelle Welt zu bringen und Mitarbeiter wieder miteinander zu verbinden.

Die virtuelle Kaffeemaschine von Powell Teams organisiert kurze Kaffeepausen-Meetings auf Microsoft Teams. Unser Algorithmus wählt Personen nach dem Zufallsprinzip auf der Grundlage ihrer Verfügbarkeit aus. Wenn Menschen sich treffen und interagieren können, werden Informationen auf natürlichere Weise ausgetauscht.

Legen Sie den Fokus auf die Mitarbeiter

Eine erfolgreiche Strategie stellt die Mitarbeiter in den Mittelpunkt. Eine Möglichkeit, die interne Kommunikation zu verbessern, ist die Leistungen und Meilensteinen der Mitarbeiter zu betonen.

Beglückwünschen Sie Mitarbeiter zu ihren Geburtstagen, würdigen Sie Arbeitsjubiläen und senden Sie Urlaubsnachrichten.

Beziehen Sie die Mitarbeiter aus der ganzen Welt ein

Interne Kommunikation für ein globales Team zu managen, kann eine Herausforderung sein. Unterschiedliche Zeitzonen und Sprachen erfordern zusätzlichen Aufwand und das Überwinden dieser Barrieren. Hier sind 10 Tipps für effektive Kommunikation in einem globalen Team.

Bringen Sie etwas Spaß und Kreativität mit

Manchmal ist es die Aufgabe der internen Kommunikation, schwierige Botschaften zu übermitteln, z. B. bei der internen Krisenkommunikation.

Doch nicht jede Nachricht muss ernst sein. Die Menschen suchen nach positiven Momenten in ihrem Arbeitstag. So etwas wie wöchentliche Quizspiele könnten eine großartige Möglichkeit sein, dies zu bieten.

Sehen Sie sich diese Idee des internen Kommunikationsteams von Powell Softwares an.

Improve internal comms Ideas

Testen Sie neue Strategien und investieren Sie in die neuen Tools

Probieren Sie unterschiedliche Wege der Kommunikation aus. Mitarbeiter mögen sagen, dass sie gerne E-Mails erhalten. Aber wenn der monatliche Newsletter nicht geöffnet wird, sollte die Strategie neu bewertet werden. Das Testen verschiedener Inhaltsformate und Kanäle hilft dabei, eine langfristige Strategie zu entwickeln.

Gleichzeitig wird das Kommunikationsteam immer einen schweren Stand haben, wenn nicht die richtigen Tools vorhanden sind.

Ein schwarzes Brett in der Zentrale wird nicht sehr effektiv sein, wenn es darum geht, unternehmensweite Updates zu versenden. Eine Mitarbeiterkommunikationsplattform, wie das Intranet, wird den Bedürfnissen eines wachsenden Unternehmens besser gerecht.

Sind Sie daran interessiert, mehr über das Intranet und seine Verwendung bei der Remote-Arbeit zu erfahren? Wir denken, dass Ihnen dieser Beitrag gefallen wird.

Boost Internal Comms - 13 Strategies verbesserung der internen kommunikation

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