Tout ce qu’il faut savoir sur les intranets SharePoint

Qu’est-ce qu’un intranet SharePoint ?

Un intranet SharePoint est une plateforme collaborative et de gestion de contenu développée par Microsoft. Il permet aux entreprises de centraliser leurs informations, de partager des documents, de gérer des projets et de fluidifier la communication interne. Grâce à son intégration native avec Microsoft 365, il offre un environnement de travail unifié, où les équipes peuvent coéditer des fichiers, collaborer en temps réel et accéder facilement aux ressources dont elles ont besoin.

Lancé en 2001, SharePoint fait partie de l’écosystème Microsoft et propose une large gamme de fonctionnalités, notamment la gestion documentaire, la communication interne/externe, et l’organisation du travail en équipe. C’est pourquoi de nombreuses organisations l’utilisent comme base de leur intranet d’entreprise.

Ce qui distingue un intranet SharePoint d’un autre, c’est sa grande capacité de personnalisation. L’interface, les droits d’accès ou encore les espaces de travail peuvent être configurés selon les besoins spécifiques de chaque structure. Cette flexibilité en fait un outil puissant, à condition de bien le configurer et de l’adapter à la culture et aux usages de l’entreprise.

Quelle est la différence entre un intranet et Sharepoint ?

Un intranet et SharePoint sont des concepts apparentés mais distincts. Un intranet est un réseau privé qui n’est accessible qu’aux employés d’une organisation, tandis que SharePoint est une plateforme logicielle développée par Microsoft qui est souvent utilisée pour créer des intranets.

SharePoint fournit une variété d’outils et de fonctionnalités qui peuvent être utilisés pour créer et gérer un intranet, tels que des outils de gestion de documents, de collaboration et de communication. Il peut être utilisé pour créer des sites web, des portails et d’autres types de contenu. En résumé, SharePoint est une plateforme logicielle qui peut être utilisée pour créer un intranet, mais ce n’est pas la même chose qu’un intranet. L’intranet est le réseau interne, tandis que SharePoint est l’outil qui permet de le construire.
Voici un tableau de comparaison des avantages et inconvénients entre un intranet classique et un intranet sur SharePoint.

Critère	Intranet classique	Intranet SharePoint
Collaboration	Souvent peu interactive et limitée	Travail en équipe facilité : coédition, commentaires, partage de documents en temps réel
Personnalisation	Design peu engageant, souvent figé et sans évolution	Limité sans des compétences techniques du logiciel
Sécurité	Dépend des outils choisis, difficilement centralisable à grande échelle	Infrastructure Microsoft 365, sécurité robuste et bonne gouvernance
Intégration	Souvent limitée ou non native avec les outils du quotidien	Connexion native avec Teams, OneDrive, Outlook, Planner et toute la suite Microsoft 365

Pourquoi utiliser un intranet Sharepoint ?

L’utilisation d’un intranet SharePoint offre une multitude d’avantages pour les entreprises de toutes tailles, facilitant la communication, la collaboration et la gestion des documents de manière intégrée. Voici pourquoi envisager SharePoint comme votre solution intranet :

1. Intégration transparente avec Microsoft 365 : SharePoint s’intègre parfaitement avec l’écosystème Microsoft 365, offrant une expérience utilisateur cohérente et augmentant la productivité grâce à des applications familières telles que Word, Excel et Teams.
2. Personnalisation et flexibilité : Avec SharePoint, vous pouvez utiliser un modèle SharePoint pour créer un intranet qui répond précisément aux besoins de votre organisation. Que vous souhaitiez un site de communication d’entreprise ou des sites d’équipe dédiés, SharePoint offre la flexibilité nécessaire pour personnaliser votre intranet. Voici plusieurs exemples d’intranet SharePoint dont vous pouvez vous inspirer.
3. Facilité de gestion des documents et collaboration : SharePoint est conçu pour simplifier la gestion des documents et encourager la collaboration en temps réel. Les équipes peuvent facilement stocker, partager et travailler sur des documents ensemble, améliorant ainsi l’efficacité et réduisant les silos d’information.
4. Création et gestion de sites : Créer un site SharePoint facilement est un autre avantage majeur. Que vous ayez besoin d’un portail d’entreprise, d’un site de projet ou d’un espace pour votre département, SharePoint permet une mise en place rapide et une gestion simplifiée, sans nécessiter de compétences techniques approfondies.
5. Solutions intranet basées sur le cloud : En optant pour une solution intranet cloud, vous bénéficiez de la flexibilité et de la sécurité du cloud computing. Cela signifie que vos employés peuvent accéder à l’intranet de n’importe où, favorisant le travail à distance et la mobilité tout en assurant la sécurité des données de l’entreprise.

 

Quels avantages d’utiliser un intranet SharePoint?

SharePoint est bien plus qu’une simple plateforme de gestion documentaire. C’est un outil puissant qui centralise les informations essentielles et facilite la collaboration au sein de l’entreprise. Voici pourquoi SharePoint est un atout majeur pour améliorer la productivité et l’engagement des équipes :

1- Une interface personnalisée pour une expérience fluide

L’un des grands avantages de SharePoint est sa capacité à être personnalisé selon les besoins spécifiques de l’entreprise (bien que la plateforme nécessite une très bonne connaissance technique). La première étape consiste à simplifier l’interface et à adapter les pages d’accueil, les menus de navigation et les outils de recherche pour qu’ils soient intuitifs et faciles d’accès. Cette personnalisation de SharePoint permet à chaque collaborateur de trouver rapidement l’information qu’il recherche, tout en garantissant une expérience utilisateur fluide.

2- Centralisation de la gestion documentaire et accès facilité

SharePoint est conçu pour centraliser toute la documentation interne. En créant des bibliothèques de documents bien organisées et en utilisant des métadonnées, l’entreprise rend l’accès à l’information plus rapide et plus efficace. Chaque collaborateur peut facilement retrouver des fichiers, tout en bénéficiant de systèmes de versioning qui assurent que la dernière version du document soit toujours consultée.

3- Intégration fluide avec les outils Microsoft 365

SharePoint s’intègre parfaitement avec l’écosystème Microsoft 365. Que ce soit OneDrive, Outlook ou Teams, cette intégration garantit une expérience de travail fluide et sans interruption. Les documents partagés, les calendriers ou les tâches sont automatiquement synchronisés, offrant une plateforme cohérente pour tous les collaborateurs, qu’ils soient au bureau ou en télétravail.

4- Sécurité et conformité des données

SharePoint offre une sécurité avancée et des fonctionnalités de gestion des autorisations. Cela permet de contrôler les accès aux documents sensibles, d’assurer la conformité avec les politiques internes et les réglementations externes, comme le RGPD. Grâce à la traçabilité des actions sur les fichiers, les administrateurs peuvent également suivre l’utilisation des documents et détecter toute activité suspecte.

6- Accessibilité et travail flexible

SharePoint est accessible sur n’importe quel appareil, ce qui permet aux collaborateurs de travailler de manière flexible, que ce soit en télétravail, en déplacement ou depuis le bureau. Cette accessibilité garantit que l’ensemble des collaborateurs, peu importe où ils se trouvent, ont un accès égal aux ressources nécessaires pour leur travail. L’interface responsive assure également que l’expérience utilisateur est optimale sur ordinateurs, tablettes et mobiles.

 

Quels sont les différents types d’intranet sur SharePoint ?

Si vous créez un intranet à l’aide de SharePoint, trois options s’offrent à vous. Vous pouvez créer un site SharePoint de base avec une personnalisation minimale ou concevoir un intranet entièrement personnalisé à partir de zéro. Les deux options ont des limites, de sorte qu’une solution SharePoint in-a-box peut être votre meilleur choix si vous voulez le meilleur des deux mondes.

SharePoint Intranet Out-of-the-Box (prêt à l’emploi) :

Solution rapide et rentable, cette version standardisée permet d’accéder aux fonctionnalités essentielles d’un site intranet. Prête à l’emploi, elle représente une alternative idéale pour les petites organisations qui souhaitent débuter instantanément selon un coût accessible. Cette solution d’installation en local comporte toutefois certaines limites comme l’absence de personnalisation ou l’impossibilité d’effectuer des mises à jour de l’outil.

SharePoint Intranet In-a-Box:

En version « In-a-box », l’Intranet SharePoint est particulièrement adapté aux moyennes et grandes organisations. Cette formule intermédiaire offre une prise en main rapide tout en bénéficiant d’un outil puissant. Cette version nécessite néanmoins l’intervention d’une équipe externe, chargée du déploiement des fonctionnalités et de la personnalisation de votre site. Les solutions SharePoint in-a-box sont développées par des partenaires de Microsoft, comme Powell, de sorte que vous bénéficiez de la sécurité de Microsoft et de tous les derniers développements.

SharePoint Intranet custom :

Cette version 100% personnalisable de Microsoft SharePoint est idéale pour répondre aux besoins de vos salariés avec précision. En offrant la possibilité de créer un site intranet à partir de zéro, cette configuration permet de développer des sites d’équipe tout comme des sites de communication. Elle implique cependant la mobilisation d’une équipe informatique en interne qui travaille en lien direct avec un service tiers et comporte des coûts de développement de mise à jour très importants.

Quelle solution choisir ?

➡️ La version standard convient si vous avez des besoins simples et une équipe autonome sur Microsoft 365.

➡️ La solution in-a-box est recommandée si vous souhaitez un déploiement rapide, une UX aboutie et un intranet prêt à l’emploi évolutif.

➡️ Le développement personnalisé est adapté aux projets très complexes nécessitant une forte intégration métier.

 

Nos conseils avant de déployer un intranet sur SharePoint

Mettre en place un intranet SharePoint ne se résume pas à activer un site : c’est un véritable projet structurant pour l’entreprise. Sa réussite repose sur une approche méthodique, un cadrage clair, et le bon niveau d’accompagnement.

1. Définir les besoins et les usages

Avant toute chose, il est essentiel d’identifier les objectifs de votre intranet :

➡️ S’agit-il d’améliorer la communication interne ?

➡️ De centraliser les documents et procédures ?

➡️ De renforcer la culture d’entreprise dans un environnement hybride ?

Cette étape permet de poser les fondations du projet et de choisir les bons modèles de site, les fonctionnalités clés, et les parcours utilisateurs à privilégier.

2. Choisir le bon partenaire pour le déploiement

Même si SharePoint offre une base solide, sa configuration peut vite devenir complexe. Un accompagnement externe permet de :

✅ Paramétrer correctement les permissions et la navigation,

✅ Adapter les contenus à votre structure interne,

✅ Garantir une expérience fluide sur tous les terminaux (PC, mobile, Teams…),

✅ Assurer l’adoption par toutes les équipes.

Des partenaires experts comme Powell proposent des solutions prêtes à l’emploi d’intranet entreprise basé sur SharePoint, enrichies de fonctionnalités collaboratives, de templates de pages, et d’outils pour booster l’engagement des collaborateurs.

3. Assurer l’adoption et l’évolution dans le temps

Un intranet performant n’est pas un projet figé. Il doit évoluer avec les usages et les retours des équipes. Prévoyez dès le départ :

Une stratégie d’adoption (communication, formation, ambassadeurs),

Des indicateurs de performance pour mesurer l’usage,

Des mises à jour régulières pour intégrer de nouveaux besoins (blog interne, annuaire, portail RH, etc.).

En bref : la mise en place d’un intranet SharePoint ne s’improvise pas. Elle nécessite un cadrage clair, un accompagnement adapté à la complexité de votre organisation, et une démarche orientée utilisateur pour garantir un outil vivant, utile et utilisé.

 

Intranet Sharepoint, quelle conclusion ?

L’intranet SharePoint simplifie la circulation des informations en entreprise tout en stimulant la communication de vos équipes. En plus de présenter de nombreuses options, la solution vous permet de construire des sites puissants, fonctionnels qui sont alignés sur vos objectifs. Afin de vous diriger vers une solution adaptée, il est toutefois essentiel d’analyser les différentes versions offertes par SharePoint pour sélectionner la formule qui correspond à vos véritables enjeux.

Pour explorer comment Powell Intranet peut compléter et augmenter SharePoint & Viva Connections, enrichissant ainsi votre expérience intranet, nous vous invitons à participer à notre webinar.

 

Sources :

Microsoft : https://www.microsoft.com/fr-fr/microsoft-365/sharepoint/collaboration
Microsoft : https://learn.microsoft.com/fr-fr/sharepoint/introduction

Mis à jour le 25/07/2025