Qu’est-ce qu’un intranet d’entreprise ?
Un intranet d’entreprise est un réseau local interne au service de tous les collaborateurs d’une même entreprise. Il permet de connecter les employés autour d’un portail unique depuis lequel ils peuvent avoir accès à l’ensemble des applications hébergées sur les serveurs de l’entreprise, mais aussi communiquer entre eux.
En termes d’hébergement, un intranet d’entreprise peut être hébergé sur un ou plusieurs serveurs, mais tout dépend du contexte SI choisi par l’entreprise :
- Les intranets hébergés Cloud sont accessibles en ligne, depuis un ordinateur ou un téléphone et à partir d’un navigateur, il peut donc être consulté depuis n’importe où, à l’aide d’une simple connexion internet.
- Les intranets On-Premise sont uniquement accessibles depuis un poste de travail reconnu par l’entreprise et aucune connexion internet n’est nécessaire pour y accéder.
🔓 L’intranet d’entreprise est une plateforme digitale privée et réservée aux collaborateurs d’une même entreprise. Pour consulter les ressources de l’intranet, les collaborateurs doivent s’identifier grâce à un nom d’utilisateur et un mot de passe fourni au préalable par le service RH de leur entreprise. Dans certains cas, l’intranet peut aussi être uniquement accessible depuis un poste de travail reconnu par l’entreprise.
Pourquoi mettre en place un intranet d’entreprise ?
À la fois outil de travail, de collaboration et de communication interne, les intranets sont un excellent atout pour les entreprises et représentent un véritable levier de performance. Voici ses trois principales fonctions :
Améliorer la communication interne
Au sein d’une entreprise, la communication interne est primordiale puisqu’elle permet le partage d’informations entre les différents services, tient les salariés informés et renforce la cohésion interne des collaborateurs entre eux. Aussi, il est essentiel d’enclencher un maximum d’actions la renforcer : mettre en place un intranet d’entreprise est l’une d’entre elles !
De fait, grâce à sa plateforme unique et unifiée, le réseau intranet fluidifie l’échange de données au sein des entreprises, que ce soit entre les différents services ou au sein même des équipes de travail. Avec l’intranet d’entreprise, tous les collaborateurs ont la possibilité de partager du contenu et ont accès aux informations actuelles en permanence, ce qui accroît et simplifie la communication interne.
Le flux d’information au sein d’un département ou entre les divers départements se voit ainsi fluidifié, à la fois de haut en bas (employé-direction) et vice-versa. De plus, le collaborateur peut avoir accès aux nouvelles globales de l’entreprise, tout comme aux informations ciblées en fonction de son département.
Pour le service des ressources humaines, l’intranet est un excellent levier de communication puisqu’il leur permet de communiquer facilement avec tous les collaborateurs de l’entreprise sur une interface commune. Objectifs de l’entreprise, stratégie globale, performance, nouveaux arrivés… autant d’informations et de nouveautés qui permettent de renforcer la culture d’entreprise et que la RH peut désormais communiquer en quelques clics.
👥 En favorisant la communication, l’intranet d’entreprise est donc aussi une plateforme sociale qui tisse et maintient le lien entre les collaborateurs. L’intranet permet par exemple aux collaborateurs dispersés sur plusieurs sites d’échanger facilement grâce au chat. Ils peuvent ainsi y poster les actualités de leurs équipes et se tenir informés des nouveautés dans les autres services. De plus, il possède une partie événementielle qui informe tous les collaborateurs des prochaines rencontres !
💻 Favoriser la communication est d’autant plus essentiel dans un milieu professionnel hybride ou full remote. De fait, sans le travail présentiel, il peut être plus ardu pour les employés de tisser des liens et d’interagir. L’intranet d’entreprise vient pallier ce vide et permet de renforcer le sentiment de proximité.
Optimiser la collaboration et la coordination des tâches
L’intranet d’entreprise n’est pas seulement un outil de communication, il s’agit aussi d’un excellent outil de collaboration et de productivité. Effectivement, ce portail unique permet d’intégrer les différents outils et applications dont les employés ont quotidiennement besoin pour réaliser leurs missions.
L’intranet d’entreprise possède donc divers avantages et fonctions qui permettent optimiser les processus de travail, comme :
- Connectivité : l’intranet intègre les divers outils et applications hébergées sur les serveurs de l’entreprise au sein d’une plateforme unique ;
- Partage des ressources simplifié : l’intranet réduit la surcharge d’informations grâce à des canaux de communication interne courts et optimisés.
- Gestion de temps : depuis l’intranet, les collaborateurs peuvent aussi accéder à l’agenda de leurs collègues et fixer plus facilement des rendez-vous ou meetings d’équipe ;
- Centre de recherche : étant donné qu’il centralise toutes les informations d’une entreprise, un intranet représente une banque de ressources. Grâce à outil de recherche, le collaborateur peut trouver facilement le contenu qui l’intéresse à l’aide de filtre ;
- Données protégées : l’intranet d’entreprise optimise le partage d’informations et de documents confidentiels en assurant un échange sécurisé.
💡Pour être le plus efficace possible, l’intranet de Powell est connecté aux outils cloud et intégre les outils collaboratifs existants de Microsoft 365 (Outlook, OneDrive, Google Drive, Sharepoint…) !
Accélérer les processus de prise de décision
En plus d’optimiser les processus de travail, l’intranet d’entreprise peut aussi s’avérer un excellent outil d’aide à la décision.
De fait, les collaborateurs d’une même équipe peuvent échanger facilement sur des projets en cours et communiquer leurs idées rapidement. En quelques clics, ils peuvent mettre en place une enquête de satisfaction et des sondages pour interroger les équipes.
Chaque collaborateur peut voter et donner son avis librement. Plutôt que de mails à rallonge, les échanges sont fluidifiés et plus rapides ce qui accélère les processus de décisions.
⭐ D’autant plus que le portail intranet est inclusif et permet d’impliquer et solliciter l’avis de tous les collaborateurs.
Les différents types d’intranet
Comme nous l’avons évoqué plus haut, les solutions intranets peuvent se présenter sous diverses formes, selon la solution la plus adaptée au contexte SI de l’entreprise.
Au choix, l’entreprise peut choisir une architecture Cloud ou bien un hébergement On-Premise :
- La solution On-Premise : l’intranet est comme un logiciel, il est hébergé sur l‘infrastructure informatique de l’entreprise et directement installé sur les postes de travail des collaborateurs.
Avantages : Avec un intranet on-premise, l’entreprise garde son indépendance vis-à-vis des serveurs externes et les données sont conservées sur ses propres serveurs. Étant donné qu’il est directement hébergé sur les serveurs internes de l’entreprise, aucune connexion internet n’est nécessaire pour y accéder.
Inconvénients : Les coûts d’installation et de maintenance d’une solution intranet on-premise peuvent être élevés. Cette solution est peu évolutive et peu flexible, difficile d’y intégrer de nouvelles applications sans un coût conséquent. De plus, l’accès sur un poste de travail de l’entreprise est contraignant pour les collaborateurs qui travaillent à distance.
- La solution Cloud : un intranet en SaaS (software as a service), c’est-à-dire hébergé sur un serveur externe (cloud) est disponible depuis un navigateur et accessible à tout moment avec une connexion internet.
Avantages : la solution SaaS repose généralement sur une formule d’abonnement, cela en fait une solution peu coûteuse que l’entreprise peut résilier à tout moment. Son architecture ouverte en fait aussi une plateforme flexible qui peut s’adapter aux changements et nouvelles applications en les intégrant facilement. Enfin, les données de l’intranet cloud sont accessibles à tout moment et de n’importe depuis un appareil connecté à internet, un avantage non négligeable dans un monde professionnel de plus en plus hybride.
Inconvénients : l’entreprise est dépendante des serveurs externes, en cas de panne ou d’arrêt des services, l’accès aux données peut être inaccessible.
Quels besoins peut couvrir un intranet d’entreprise ?
L’intranet d’entreprise possède de nombreuses fonctionnalités, il s’agit non seulement d’une source d’information fiable, d’un outil de productivité et d’une interface sociale pour tous les employés.
Aussi, installer un intranet dans une entreprise permet de répondre à des besoins divers et variés :
- Communication interne : pour une entreprise qui cherche à améliorer sa communication interne, l’intranet est idéal car il permet d’informer les employés et renforcer les liens internes ;
- Expérience collaborateur: en offrant une expérience vivante pour les employés et les utilisateurs, l’intranet est un excellent ressort pour améliorer l’expérience employé et la marque employeur ;
- Collaboration et productivité : grâce à ses espaces de travail partagés et connexions intelligentes avec Microsoft Teams, l’intranet accroît la collaboration et optimise les processus de travail ;
- Sécurité et protection des données : une plateforme intranet protège l’entreprise contre de potentielles violations de données. Les datas sensibles et confidentielles peuvent circuler en toute sécurité et sont protégées du piratage, des attaques malveillantes, des virus, et des failles de sécurité.
- Communauté : l’intranet offre une plateforme commune à tous les employés, sur laquelle ils peuvent partager et échanger facilement. Pour les entreprises qui souhaitent renforcer leur communauté et créer un réseau d’employés solide, il s’agit donc d’un espace social idéal.
Les éléments clés d’un intranet efficace
Pour être efficace, un intranet d’entreprise doit offrir aux collaborateurs une interface complète et prendre en considération les différentes problématiques du milieu professionnel.
Le réseau intranet doit permettre aux collaborateurs de l’entreprise d’accéder à tous les documents et applications dont il a besoin pour réaliser ses missions, et ce, directement depuis la plateforme intranet. Aussi, plus l’intranet intègre d’applications, plus il est efficace. Autrement dit, moins l’employé a besoin de sortir de l’intranet pour obtenir et réaliser ce qu’il souhaite, plus cela prouve que l’intranet optimise son efficacité.
Un intranet efficace permet aux employés d’accéder rapidement à tous les contenus utiles dans leur quotidien, il est donc important qu’il propose des :
- Outils d’organisation (agenda, réservation de salles, etc.)
- Ressources et catalogue d’informations (banque de données, centre de recherche, etc.)
- Applications de travail ;
- Outils RH (congés et absences, dématérialisation des fiches de paie, notes de frais, etc.)
Ainsi, un bon intranet d’entreprise doit avoir une grande flexibilité, s’adapter à l’écosystème de l’entreprise et intégrer facilement tous ses outils.
Les étapes clés pour la mise en place d’un intranet
Pour implémenter un intranet dans une entreprise, qu’elle soit petite, moyenne ou grande, il est important de respecter plusieurs étapes clés et de ne pas précipiter le processus.
- Définition des besoins de l’entreprise : Dans un premier temps, la mise en place d’un intranet d’entreprise passe par un temps de réflexion et de questionnement. Quelles sont les attentes de l’entreprise avec l’installation d’un intranet ? A quels besoins doit-il répondre en priorité ? Quelle implication et temps sont prêts à donner les services pour faciliter l’intégration de ce nouvel outil ? L’entreprise préfère-t-elle une solution Cloud ou On-Premise ?
- Implication des dirigeants et du service RH : mettre en place un intranet en entreprise est un projet conséquent qui nécessite des acteurs mobilisés et investis.
- Sensibilisation des collaborateurs à l’utilisation de l’Intranet : l’implémentation d’un intranet est réellement complétée que si son utilisation est comprise et intégrée aux réflexes de ses utilisateurs. Formation, pédagogie, support… l’entreprise doit penser à accompagner ses employés aussi bien au long de la mise en place de la plateforme et après sa mise en place.
Les bonnes pratiques pour une utilisation optimale d’un intranet d’entreprise
Pour une pratique optimale d’un intranet d’entreprise, il est recommandé de désigner un responsable de projet. Celui-ci devra s’être formé préalablement à l’outil afin d’en connaître toutes les spécificités. Généralement, c’est un responsable RH qui endosse ce rôle.
Il deviendra alors l’interlocuteur de référence des futurs utilisateurs et sera chargé de les aider lorsqu’il rencontre un problème avec la plateforme. De plus, son rôle sera aussi de suivre le projet en bâtissant un cahier des charges et en veillant à l’aboutissement du projet.
De plus, afin que l’intranet soit réellement utilisé par les collaborateurs et fasse partie intégrante de leur quotidien, l’entreprise devra présenter l’outil aux collaborateurs. Une formation encadrée pour appréhender toutes les fonctionnalités de l’intranet et sensibiliser les collaborateurs à ses possibilités est vivement conseillée. Il est essentiel que chaque service s’engage dans la démarche.
Les tendances et les évolutions des intranets d’entreprise
La transformation digitale accélère les processus et la façon d’appréhender l’intranet d’entreprise. Plus qu’une simple interface interne à l’entreprise, l’intranet cherche à devenir un véritable digital workplace.
Autrement dit, le challenge des intranets modernes est d’intégrer le maximum d’informations et d’applications d’une entreprise sur une même plateforme !
Connectivité, accessibilité, cloud…. autant d’éléments nouveaux qui feront pleinement partie de l’intranet collaboratif et inclusif de demain.
De plus, les Intranets d’entreprise cherchent de plus en plus à prendre en compte les nouvelles problématiques du travail à distance. De fait, l’avenir du travail est hybride : les employés veulent désormais passer facilement du bureau au télétravail. Aussi, il est essentiel que l’intranet soit flexible et puisse s’adapter à ce nouveau fonctionnement.
→ Un intranet adapté au monde professionnel hybride doit proposer les ressources dont les collaborateurs ont besoin pour travailler à distance (applications de travail, documentation, etc.).
→ Idéalement, il pourra aussi intégrer des fonctionnalités comme l’onboarding à distance, ou la possibilité de réserver un bureau ou une salle de réunion à l’avance et en ligne.
Conclusion
Outil de communication et de collaboration, l’intranet d’entreprise répond à des besoins multiples et permet aux collaborateurs d’opérer plus efficacement. En plus d’être un véritable avantage pour la marque employeur et la culture d’entreprise, l’intranet s’adapte parfaitement aux nouveaux besoins du monde professionnel de plus en plus hybride. En offrant un environnement numérique connecté permettant d’accéder à l’ensemble des informations et applications de travail, c’est un outil de taille pour l’entreprise !