Qu’est-ce qu’un intranet d’entreprise et pourquoi en créer un ?
Un intranet est une plateforme interne qui centralise les informations et facilite la communication et la collaboration entre les collaborateurs d’une entreprise.
Créer un intranet, c’est offrir à vos équipes un espace unique, sécurisé et accessible, où elles peuvent facilement retrouver toutes les ressources nécessaires à leur travail quotidien. Cela inclut les documents, les actualités en fonction des métiers, et les outils collaboratifs qu’utilisent quotidiennement l’ensemble des collaborateurs.
Pourquoi créer un intranet ?
Un logiciel intranet joue un rôle essentiel dans la fluidification des échanges, l’amélioration de la communication interne et la réduction des silos d’informations, notamment dans des organisations dispersées géographiquement ou en mode hybride. En facilitant le partage d’informations et la coordination des équipes, il permet de gagner en productivité et en agilité.
Au-delà de l’aspect fonctionnel, un intranet renforce la culture d’entreprise en créant un espace de dialogue, d’engagement et de reconnaissance. Il devient un véritable levier pour impliquer les collaborateurs et soutenir la stratégie globale de l’entreprise.
Les avantages d’un intranet pour la communication et la collaboration
Mettre en place un intranet apporte des bénéfices concrets à la fois pour les collaborateurs et pour l’entreprise. Voici les principaux avantages qui montrent pourquoi un intranet est un outil incontournable.
Une communication interne facilitée et fluide
L’intranet d’entreprise devient le canal central pour diffuser les informations importantes : actualités de l’entreprise, annonces RH, événements, changements de process… Les collaborateurs accèdent rapidement à ces contenus, ce qui évite les pertes d’information liées aux mails non lus ou aux multiples outils.
Un portail d’entreprise (ou intranet) personnalisé permet même de cibler la communication selon les profils, équipes ou sites. Cette personnalisation augmente l’impact des messages et le sentiment d’appartenance des employés.
Une meilleure collaboration au quotidien
Grâce à des outils intégrés tels que les espaces de travail collaboratifs, le partage de documents et les outils de discussion, l’intranet facilite le travail en équipe. Fini les allers-retours interminables par e-mail ou les réunions qui durent éternellement parce qu’on ne trouve pas la bonne version du PowerPoint de présentation.
Une centralisation des ressources et des outils
L’intranet regroupe en un seul lieu les ressources indispensables au travail : documents internes, bases de connaissances, applications métier, formulaires, etc. Les collaborateurs n’ont plus à chercher partout ; tout est accessible en quelques clics.
Pour les entreprises qui utilisent Microsoft 365, SharePoint est souvent la base technique de leur intranet. SharePoint offre un environnement sécurisé et robuste pour stocker et partager les informations. Toutefois, sa complexité peut freiner son adoption par les utilisateurs. C’est pourquoi des solutions comme Powell Intranet viennent enrichir SharePoint avec une interface intuitive et personnalisée, facilitant ainsi l’engagement des collaborateurs.
Un levier pour renforcer la culture d’entreprise
Un intranet bien pensé ne se limite pas à un outil technique. Il devient un espace vivant où s’expriment les valeurs de l’entreprise, où se célèbrent les succès, et où se construisent les liens entre collaborateurs.
Par exemple, des modules de reconnaissance comme les Kudos permettent de valoriser les efforts et les réussites en interne, favorisant ainsi un climat positif et motivant au sein de votre entreprise. Vous faites tout simplement une communication autour de ce module, chaque employé envoie des Kudos aux autres collaborateurs via l’intranet et vous pouvez chaque mois récompenser ceux qui ont le plus de Kudos.
Gagner du temps et améliorer la productivité
Centraliser l’information, automatiser certains processus (demande de congés, accès aux documents, etc.) et faciliter les échanges, c’est aussi faire gagner un temps précieux à tous. Les collaborateurs peuvent se concentrer sur leurs missions à valeur ajoutée, ce qui impacte directement la performance globale.
Comment rédiger un cahier des charges pour son intranet ?
Rédiger un cahier des charges est une étape clé dans la réussite de votre projet d’intranet. C’est le document qui va formaliser vos attentes, structurer le projet, et faciliter le choix de la solution adaptée à vos besoins.
Analyser les besoins internes et les études de marché
Avant toute chose, il est essentiel de bien comprendre l’organisation de votre entreprise : sa taille, ses métiers, ses zones géographiques, mais surtout les besoins précis des collaborateurs et des services.
Posez-vous les bonnes questions : quels sont les freins actuels dans la communication et la collaboration ? Quelles informations doivent être mises à disposition ? Quels outils utilisent déjà vos équipes et comment les intègrent-elles ?
Cette phase d’analyse inclut aussi une veille sur les solutions du marché. Comparez les fonctionnalités proposées, les plateformes techniques, ainsi que les retours d’expérience d’autres entreprises similaires.
N’hésitez pas à associer les futurs utilisateurs à ce diagnostic. Leurs feedbacks vous permettront d’orienter le projet vers une solution intranet réellement utile et adopté.
Définir les fonctionnalités et outils indispensables
En fonction des besoins identifiés, dressez une liste précise des fonctionnalités que doit intégrer votre intranet. Par exemple :
- Des espaces collaboratifs pour favoriser le travail d’équipe.
- Un annuaire de tous les collaborateurs de l’entreprise.
- La diffusion ciblée d’actualités pour chaque département.
- L’intégration des outils métiers existants (RH, Com, IT, Sales..), notamment ceux de Microsoft 365 si vous l’utilisez déjà (Outlook, Teams…).
- Des fonctionnalités de reconnaissance et d’engagement comme les Kudos.
Chaque fonction doit répondre à un objectif clair. Ce travail vous aidera à filtrer les solutions lors de votre sélection et à assurer un retour sur investissement pertinent.
Déterminer les objectifs et KPIs à suivre
Enfin, pensez à définir dès le départ les indicateurs clés qui permettront de mesurer le succès de votre intranet. Par exemple :
- Le taux d’adoption par les collaborateurs.
- Le nombre de connexions quotidiennes.
- Le temps moyen passé sur la plateforme.
- Le taux de participation aux sondages ou événements internes.
- La satisfaction des utilisateurs via des enquêtes régulières.
Fixer ces objectifs vous aidera à piloter le projet efficacement, à faire évoluer l’intranet selon les besoins réels, et à démontrer son impact auprès de la direction.
Comment créer un intranet étape par étape
La création d’un intranet efficace suit un processus structuré, qui garantit que le projet répond aux besoins spécifiques de votre entreprise tout en favorisant une adoption optimale par les utilisateurs.
Étape 1 : définir objectifs et besoins de l’entreprise
La première étape consiste à clarifier les objectifs que vous souhaitez atteindre avec votre intranet. Souhaitez-vous améliorer la communication interne, faciliter la collaboration entre équipes, optimiser l’accès aux ressources ou bien les trois à la fois.
Il est essentiel de prendre en compte les attentes des différents services et profils utilisateurs. Par exemple, les besoins des équipes RH ne seront pas les mêmes que ceux des équipes commerciales ou techniques. Cette analyse approfondie vous aidera à définir un périmètre clair pour le projet et à orienter efficacement sa conception.
Étape 2 : choisir les outils et technologies adaptés
Selon vos objectifs, vous devez sélectionner la plateforme qui s’intègre le mieux à votre environnement et à vos usages.
Par exemple, pour les entreprises déjà investies dans Microsoft 365, SharePoint est un intranet solide, offrant une intégration native avec Outlook, Teams, OneDrive et autres outils de la suite Microsoft.
Un intranet doit faciliter la centralisation des documents, la gestion des contenus et la collaboration au quotidien, tout en s’appuyant sur un environnement sécurisé et évolutif.
Pensez également à la mobilité : votre intranet doit être accessible facilement depuis tout type d’appareil, que ce soit ordinateur, smartphone ou tablette, pour accompagner efficacement les modes de travail hybrides.
Étape 3 : concevoir l’architecture de l’intranet
L’architecture de votre intranet doit être pensée pour répondre aux différents profils utilisateurs et aux besoins métiers. L’organisation des contenus, des accès et des fonctionnalités doit être adaptée aux rôles des collaborateurs.
Certains intranets demandent des compétences techniques pour être conçus sur mesure, tandis que d’autres proposent des templates prêts à l’emploi, plus simples à déployer pour se lancer rapidement.
La personnalisation joue un rôle clé : un accueil personnalisé, des actualités ciblées et des widgets spécifiques rendent la plateforme plus attractive et plus facile à utiliser.
Cette étape comprend également la définition de l’identité visuelle et du design, qui doivent refléter la culture de votre entreprise tout en assurant une ergonomie optimale.
Étape 4 : créer le contenu et les fonctionnalités clés
Une fois l’architecture définie et les outils choisis, il est temps d’alimenter votre intranet. Le contenu doit être pertinent, à jour et organisé pour faciliter l’accès à l’information. Cela inclut la mise en place de banques de données, de documents internes, d’actualités, mais aussi d’espaces dédiés à chaque service.
Les fonctionnalités clés, comme les outils de recherche, les calendriers partagés, les forums de discussion ou encore les sondages, contribuent à rendre l’intranet vivant et utile au quotidien.
N’oubliez pas que le contenu doit être pensé pour les utilisateurs : clair, accessible et engageant, afin de susciter une réelle adoption.
Étape 5 : tester l’intranet et valider avec les utilisateurs
Avant le lancement officiel, il est important de faire tester l’intranet par des collaborateurs aux profils variés. Ces tests permettent de vérifier l’ergonomie, la navigation et le bon fonctionnement des différentes fonctionnalités.
Cette étape est cruciale pour détecter d’éventuels bugs, améliorer le parcours utilisateur et recueillir les premiers retours qui permettront d’ajuster la plateforme.
Étape 6 : planifier la maintenance et les mises à jour
Un intranet est un projet évolutif. Il nécessite une maintenance régulière pour assurer la sécurité des données, la stabilité de la plateforme et la mise à jour des contenus.
Planifiez un suivi technique et fonctionnel qui permettra d’adapter l’intranet aux besoins changeants de votre organisation et d’intégrer les nouvelles fonctionnalités au fil du temps.
Étape 7 : former les équipes et encourager l’adoption
Pour garantir le succès de votre intranet, il est essentiel de former les collaborateurs à son utilisation. Proposez des modules de formation adaptés, des tutoriels et un support accessible pour accompagner les utilisateurs.
Par ailleurs, faites la promotion de l’intranet en interne : organisez des démonstrations, partagez des bonnes pratiques et valorisez les usages pour encourager l’engagement.
Définir les objectifs et les indicateurs clés de performance (KPIs)
Pour évaluer le succès de votre projet intranet, il est essentiel de fixer des objectifs clairs dès le départ. Ces objectifs doivent refléter les besoins de l’entreprise et des utilisateurs, qu’il s’agisse d’améliorer la communication, de renforcer la collaboration ou d’augmenter la productivité.
Parmi les objectifs fréquents, on retrouve par exemple : faciliter l’accès à l’information, accroître l’engagement des employés, ou encore simplifier les processus internes.
Pour mesurer ces résultats, vous devrez identifier des indicateurs clés de performance pertinents. Voici quelques KPIs à surveiller régulièrement :
- Le taux d’adoption : quel pourcentage de collaborateurs utilise activement l’intranet ?
- La fréquence et la durée des connexions : combien de temps les utilisateurs passent-ils sur la plateforme ?
- Le taux de participation aux contenus interactifs : sondages, forums, événements…
- Le nombre de documents consultés ou partagés : indicateur d’utilisation des ressources.
- La satisfaction utilisateur : recueillie via des enquêtes ou des feedbacks directs.
Suivre ces KPIs vous permettra d’ajuster votre stratégie, d’identifier les points d’amélioration et de garantir que votre intranet reste un outil précieux au quotidien.
Pourquoi choisir Powell Intranet pour créer son intranet
Créer un intranet performant repose sur le choix d’une solution capable de s’intégrer parfaitement à votre environnement numérique tout en répondant aux attentes des utilisateurs. Powell Intranet s’appuie sur SharePoint, la plateforme reconnue de Microsoft 365, pour offrir une expérience intranet enrichie, intuitive et adaptée aux besoins des entreprises modernes.
Contrairement à un intranet SharePoint classique, Powell Intranet apporte une interface utilisateur fluide et personnalisable, qui simplifie la navigation et l’accès à l’information. Cette couche d’expérience utilisateur améliore nettement l’engagement des employés, en leur permettant de trouver rapidement ce dont ils ont besoin, qu’il s’agisse de documents, d’actualités, d’outils de communication interne ou collaboratifs.
Powell Intranet optimise également la collaboration grâce à des fonctionnalités pensées pour faciliter le travail en équipe, comme la gestion de projets, les espaces dédiés par service ou équipe, et vous permet de créer un template d’intranet unique à votre entreprise, qui change en fonction de l’année (Noël, Pâques…).
Grâce à cette solution, vous maximisez l’investissement déjà fait dans Microsoft 365, tout en gagnant un intranet qui sauve un temps précieux à vos collaborateurs. La centralisation des ressources, la communication fluide et l’accès simplifié aux applications métier font de Powell Intranet un partenaire clé pour réussir votre projet intranet.
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FAQ
Comment créer un intranet gratuitement ?
Vous pouvez créer un intranet gratuitement en utilisant des outils comme SharePoint Online (version gratuite avec Microsoft 365).
Comment mettre en place un réseau intranet ?
La mise en place d’un intranet passe par le choix d’un logiciel, la structuration des contenus, la gestion des accès, puis le déploiement auprès des équipes.
Quel logiciel est utilisé pour l’intranet ?
Parmi les logiciels les plus utilisés, Powell Intranet et SharePoint ceux souvent cités comme les solutions idéales pour une entreprise qui utilise l’environnement Microsoft 365.
Pourquoi créer un intranet ?
Un intranet centralise l’information, améliore la communication interne, renforce l’engagement des collaborateurs et soutient la productivité. Il fera gagner un temps considérable au quotidien à l’ensemble de l’entreprise.