Dans ce billet de blog, nous aborderons les points suivants :
- Qu’est-ce qu’un système de gestion de contenu ?
- Les critères à rechercher dans une solution de CMS
- Les meilleurs systèmes de gestion de contenu pour la communication interne
- Pourquoi choisir SharePoint ?
Qu’est-ce qu’un CMS (système de gestion de contenu) ?
Un CMS (système de gestion de contenu) est un logiciel qui permet aux utilisateurs de créer, éditer, collaborer, publier et partager du contenu via une interface conviviale, afin qu’ils n’aient pas à travailler directement avec du code. En d’autres termes, c’est un outil qui permet aux utilisateurs de créer, gérer et stocker du contenu sur une plateforme réseau, que ce soit une intranet d’entreprise ou un site web.
Les solutions logicielles de gestion de contenu ont connu une forte croissance ces dernières années car elles simplifient la gestion des actifs numériques. En plus d’économiser du temps et de l’argent, les systèmes de gestion de contenu favorisent la collaboration, permettant à plusieurs personnes de créer et de publier du contenu en temps réel. Ils sont pratiques à utiliser car les utilisateurs peuvent se connecter de n’importe où, tant qu’ils disposent d’une connexion internet.
Critères à rechercher dans une solution de CMS
Si vous recherchez les meilleurs systèmes de gestion de contenu, voici quelques éléments à prendre en compte. Voici les principales fonctionnalités indispensables pour un CMS.
Interface intuitive
Les meilleurs systèmes de gestion de contenu sont faciles à utiliser. Ils permettent aux utilisateurs de naviguer de manière intuitive, facilitant la recherche de ressources spécifiques. Un CMS avec une interface peu intuitive coûtera du temps à votre organisation pour trouver les ressources nécessaires et de l’argent pour former les employés.
Facilité d’installation
Le processus d’installation du meilleur CMS doit être rapide et sans accroc, de sorte que les utilisateurs n’aient pas besoin de compétences techniques pour l’utiliser. Il est crucial d’investir dans une solution que vos employés peuvent mettre en place et utiliser sans trop d’efforts.
Sécurité
Étant donné que le CMS sera responsable du stockage des documents de votre organisation et d’autres données sensibles, il doit être sécurisé. Les utilisateurs doivent pouvoir se connecter de n’importe où, mais uniquement avec leurs identifiants de connexion privés. Les meilleurs systèmes de gestion de contenu proposent généralement une authentification à deux facteurs.
Abordable
Un autre critère de choix de la meilleure solution de CMS est que les tarifs doivent être compétitifs. Ils devraient être raisonnablement tarifés, coûtant environ le même prix, voire moins, que d’autres services offrant des capacités similaires.
Administration centralisée
Une fonctionnalité indispensable d’une solution de CMS est un espace centralisé où les utilisateurs peuvent gérer et partager des documents. Il devrait permettre aux utilisateurs d’accéder aux documents, d’inviter d’autres personnes à collaborer, et de disposer de fonctionnalités qui soutiennent le contrôle de la manière dont les utilisateurs peuvent partager du contenu.
Accès à distance
Avec de nombreuses organisations adoptant un modèle de travail hybride, les meilleurs systèmes de gestion de contenu devraient permettre aux travailleurs de se connecter de n’importe où dans le monde via leurs appareils connectés à Internet.
Meilleurs systèmes de gestion de contenu pour la communication interne
À mesure que le numérique devient un aspect majeur des marques, de nombreuses solutions de CMS ont émergé. Voici les trois systèmes de gestion de contenu les plus connus à considérer.
1. WordPress
S’il existe un CMS que presque tout le monde a entendu parler, c’est WordPress. Le CMS propose une interface intuitive et de nombreux thèmes, le rendant attractif pour les acteurs de différentes industries. Étant une plateforme open source, WordPress peut être personnalisé pour répondre aux besoins de n’importe quel type de site web. Cependant, la plateforme CMS, dans sa fonctionnalité de base, n’est pas adaptée à la communication interne. Vous devrez vous préoccuper des risques de sécurité et du fait que la création d’un intranet WordPress est à la fois chronophage et intensive en main-d’œuvre.
2. Google Workspace
Google Workspace est une solution CMS fantastique pour permettre aux employés de se connecter et de collaborer sur des projets. Il est livré avec divers outils de productivité qui permettent aux utilisateurs de gérer des fichiers, d’organiser des réunions à distance et de collaborer sur des documents. Son principal inconvénient est qu’il ne s’agit pas d’une plateforme de communication dédiée, les organisations peuvent donc devoir envisager des outils supplémentaires.
3. SharePoint
SharePoint est une puissante solution CMS tout-en-un développée par Microsoft. De nombreuses organisations utilisent SharePoint car il s’intègre avec d’autres applications et services Microsoft 365, leur permettant de maximiser leur investissement. Il offre également un espace centralisé pour collaborer, partager et stocker des informations, permettant aux employés d’accéder aux mises à jour à l’échelle de l’entreprise. En raison de ses nombreux avantages, il est largement considéré comme le meilleur CMS pour la communication interne.
Pourquoi choisir SharePoint pour votre communication interne?
SharePoint CMS est le choix parfait pour la communication interne car il incarne l’essentiel d’une excellente solution de CMS intranet. Cela inclut :
- Une manière efficace de partager du contenu numérique et des informations avec les employés concernant les mises à jour cruciales de l’entreprise
- Une gestion facile des documents via l’utilisation de métadonnées pour une meilleure description
- Un espace centralisé pour le stockage et le partage de fichiers, facilitant la collaboration et le partage de contenu
- Un accès à distance permettant aux utilisateurs de se connecter en toute sécurité et de travailler de n’importe où dans le monde
- Permet aux utilisateurs de fournir le bon contenu aux bonnes personnes, prévenant ainsi la surcharge d’informations
- Un excellent service collaboratif pouvant être utilisé comme service SaaS souple dans le cadre d’un abonnement à Microsoft 365
Conclusion
Il existe de nombreux systèmes de gestion de contenu sur le marché. Cependant, en matière de recherche de la bonne solution qui favorise la productivité et améliore la communication interne, SharePoint est le CMS à surpasser. C’est la solution la plus accessible et immédiate pour les organisations cherchant à simplifier la communication interne et le contrôle de l’information.