Microsoft Teams problèmes identifiés
Le nombre toujours grandissant d’équipes crées contribue à la prolifération des espaces de travail et une complexification quotidienne de la gestion de ces espaces de travail partagés qui, sans cadre bien défini, peut causer de réels problèmes à long terme tant côté IT qu’expérience utilisateur.
La surcharge et l’éparpillement des informations dans Teams entrave également cette expérience de collaboration, rendant la recherche, la consultation et le partage d’informations compliqués. D’autant plus inquiétant lorsque la grande majorité des entreprises conduisent des plans de conduite du changement pour amener les utilisateurs à abandonner l’email au profit des espaces d’équipes Teams.
Un manque de cadre et d’organisation peuvent laisser les utilisateurs perdus dans un hamas de messages et de documents et les équipes informatiques confrontées à une gestion de plus en plus complexe. Tout cela est révélateur et significatif d’un réel besoin venant des deux côtés.
Simplifier et organiser l’expérience – une priorité
Il est bien connu que les organisations travaillant avec des outils et des méthodologies de collaboration efficientes sont plus résilientes et plus productives.
Pour y parvenir, une expérience de collaboration dans Teams sans effort et organisée pour les utilisateurs ainsi que cadrée, maîtrisée et gouvernée pour les équipes informatiques est un facteur clé de succès.
Améliorer l’expérience tant du côté des métiers que de celui des équipes IT est aujourd’hui fondamental pour assurer la pérennité de la Digital Workplace, rester dans un mode de gestion proactif et garantir le bon niveau d’adoption dans le respect des règles.
Powell Governance résout ces problèmes de Microsoft Teams et améliore le travail en équipe dans Teams avec un Dashboard utilisateur facile à utiliser et des modèles d’équipes préconçus et également en permettant aux équipes IT de mettre en place un cadre avec une gouvernance pour maîtriser, contrôler et gérer facilement les espaces d’équipes tout en sécuriser les bonnes pratiques.
5 problèmes Microsoft Teams connus des utilisateurs que Powell Governance résout
1. Organiser les équipes
La multitude d’équipes auxquelles nous appartenons, toujours grandissante, nuit à long terme à l’efficacité de la collaboration et dégrade l’expérience individuelle. Jongler entre chaque équipe sur l’ensemble des tâches collectives est un exercice périlleux s’il n’est pas organisé.
Les équipes sont nativement mélangées dans Teams, et sans réelle organisation, y effectuer ses tâches du quotidien peuvent s’avérer en partie contre-productif et il sera facile de s’emmêler les pinceaux.
2. Naviguer dans Teams
Qui n’a jamais été confronté à un volet présentant une liste d’équipes sans fin dans laquelle il faut retrouver rapidement une équipe, puis un canal, puis un message ou un document. L’expérience native de Teams rends la navigation, l’accès et la consultation des équipes complexe.
Voir cela peut nuire à l’adoption des espaces d’équipes et amener les utilisateurs à favoriser des outils classiques comme l’email, allant à l’encontre des plans de transformation digitale.
3. Trouver une information spécifique
Trouver une information nichée au sein d’un canal ou dans un onglet dans une application métier peut être un autre parcours du combattant. Il est dommage d’être à la pointe de la technologie mais d’en subir des effets néfastes qui peuvent être facilement contournés.
Une adoption de Teams qui grandit est en effet également significative d’une charge d’information qui peut rapidement se transformer en surcharge indigeste.
Powell Governance pallie ces trois premiers problèmes Microsoft Teams avec :
- Une classification des équipes en catégories pour les retrouver facilement selon des critères personnels ou d’entreprise
- Un système de filtrage pour effectuer un entonnoir pour des recherches plus efficaces
- Un moteur de recherche pour des recherches par mot-clé
- Des vignettes d’équipes qui mettent en avant les informations importantes et les dernières modifications effectuées
4. La création d’équipes chronophage
Créer des équipes pour réaliser ses tâches collectives représente un temps loin d’être négligeable si l’on considère le nombre de tâches et le nombre de processus répétitifs pour lesquels il faut recréer les équipes à chaque fois.
Créer une équipe avancée peut prendre en moyenne jusqu’à 23min par utilisateur.
En effet, quand il s’agit de créer une équipe, il faut réfléchir à sa structure pour en assurer sa pérennité et être certain de ne pas devoir la supprimer et devoir la recréer. Cela demande également des connaissances autour des outils technologiques pour y ajouter des applications métiers qui vont simplifier les processus. Tout cela peut s’avérer complexe et chronophage et répétitif, hors l’efficacité des équipes commence justement là ou elles peuvent gagner du temps.
Powell Governance permet de rester concentré sur ses vraies tâches métier sans se préoccuper du reste pour collaborer instantanément et sans effort grâce à des modèles d’équipes prêts à l’emploi pour tous les scénarios du quotidien et tâches répétitives en équipe.
5. Faire de Teams un vrai hub et facilitateur du quotidien
Lorsque Microsoft Teams est arrivé dans le milieu de l’entreprise, l’outil a d’abord été perçu comme un nouvel outil de communication unifiée qui permettrait de faire principalement de l’appel audio et vidéo, du chat et de la téléphonie, comme le proposait Skype Entreprise.
Microsoft Teams offre une richesse d’usage qui dépasse les simples enjeux de communication unifiée avec ses espaces d’équipes pour la collaboration en temps réel. Ainsi, Skype Entreprise arrivant au terme de son support technique en Juillet 2021, de nombreuses entreprises ont anticipé des plans de transformation digitale pour pousser les utilisateurs à utiliser l’ensemble des fonctionnalités qu’offre Teams.
L’exercice est plus complexe qu’il n’y paraît – changer des habitudes de travail bien ancrées est un travail long et fastidieux. Arriver à se transformer et faire de Teams un réel Hub du quotidien demande de la patience et des efforts de la part des utilisateurs. Leur facilité le travail en regroupant pour eux leurs outils du quotidien dans une plateforme unique qui permette de rassembler toute l’expérience utilisateur et d’amener plus de centricité n’est pas un luxe.
Powell Governance apporte plus de centricité utilisateur et simplifie l’expérience globale avec
- Des modèles d’équipes qui intègrent déjà les applications métiers – il n’est plus nécessaire de devoir connaître l’écosystème d’applications pour son métier ou de se poser des questions de sécurité (Applications Microsoft 365 comme Planner, OneNote ou Power BI – ou encore tierces avec des applications comme Trello, GitHub…)
- Un Intranet déjà présent dans chaque équipe avec la page correspondant au métier, au département ou encore au cas d’usage – Intranet qui est même automatiquement basé sur son rôle pour filtrer les informations pertinentes des autres.
3 problèmes Microsoft Teams connus des équipes IT que Powell Governance résout.
1. Maîtriser la prolifération des équipes
Les premiers pas sur Teams résultent souvent en une sucréation d’équipes. Curieux, les utilisateurs s’essayent librement et tout naturellement aux nouvelles méthodes de travail en créant leurs propres espaces de travail dans Teams. Mais souvent un manque de cadres, de règles et d’accompagnement les conduisent à commettre des erreurs : équipes dupliquées, mal construites, des structures trop différentes entre elles, des technologies mal reliées ou encore des règles non respectées … tout autant de critères qui peuvent favoriser l’échec de l’adoption et mettre en péril la pérennité et la sécurité de la Digital Workplace si aucun cadre n’est réfléchi et défini par les équipes IT.
Ce manque de cadre amène dans la majorité des cas les équipes IT à une gestion complexe des espaces d’équipes et plus globalement de la Digital Workplace puisque Teams permet des connexions avec bon nombre d’applications Microsoft et tierces.
A long terme, une création d’équipe libre est bénéfique à l’adoption mais un réel danger pour les départements informatiques qui se confronteront à de réels casse-têtes en matière de gestion.
2. Sécuriser les bonnes pratiques
Les départements IT définissent toujours des règles d’utilisation et des bonnes pratiques à respecter pour l’ensemble de l’entreprise. Mais bien souvent les utilisateurs n’en sont pas vraiment conscients lorsqu’ils créent et utilisent les technologies mises à leur disposition et il est compliquer de les faire respecter.
C’est pourquoi il est primordial pour les équipes IT de mettre en place une gouvernance en définissant simplement ces règles et bonnes pratiques et de pouvoir les appliquer simplement à l’ensemble de l’entreprise.
Powell Governance permet aux équipes IT de mettre en place un cadre propice à une collaboration saine, transparente et sans effort pour l’IT ainsi que de garantir le respect des règles et des bonnes pratiques en leur permettant
- De choisir et de définir les règles et bonnes pratiques à appliquer directement dans l’outil, il ne restera plus qu’à les appliquer
- De garantir une uniformité dans la structure des équipes via des modèles d’équipes préconçus comportant des troncs-communs destinés à l’ensemble des utilisateurs
- De soumettre la création de chaque équipe à un système d’approbation automatisé tenu par des administrateurs Powell Governance (Admin Microsoft 365, Leader Métier, Digital Champion, IT…)
- Un parcours de création d’équipe guidant les utilisateurs lors du processus de création en leur demandant de remplir les informations associées à chacune de ces équipes
3. Gérer les équipes
Êtes-vous capable de lister toutes les équipes que vous avez dans votre entreprise ? Il est plutôt compliqué pour administrateurs de pouvoir suivre la création et l’utilisation des équipes ce qui les amène à une gestion complexe et chronophage.
Avec Powell Governance, les administrateurs accèdent
- A un dashboard donnant une vue claire sur l’ensemble des équipes, leurs informations clés avec la possibilité de les éditer
- A des rapports de gestion et d’administration (journaux d’activité, utilisateurs externes, propriétaires insuffisants, équipes expirées, membres manquants)
Powell Governance aide les équipes informatiques et les utilisateurs finaux à surmonter les problèmes Microsoft Teams courants, tout en offrant une expérience de collaboration améliorée et engageante. Découvrez comment faire passer votre expérience de collaboration Microsoft Teams au niveau supérieur pour les équipes informatiques et les utilisateurs avec Powell Governance.
