10 Bonnes Pratiques de gouvernance à mettre en œuvre sur Microsoft Teams

De plus en plus d’entreprises utilisent Microsoft Teams comme centre de collaboration et de communication. Cependant, ces entreprises doivent comprendre l’importance de définir et de mettre en œuvre une stratégie de gouvernance de Microsoft Teams qui assure le contrôle sans perturber l’expérience des utilisateurs.

L’importance de définir une stratégie de gouvernance de Teams

Les stratégies de gouvernance peuvent être menées par les utilisateurs ou par les services IT. Pour un département informatique, il est essentiel de définir une politique de gouvernance pour Teams afin de garantir que l’accès au contenu et le partage sont correctement contrôlés et sécurisés. De plus, l’adoption soudaine de Microsoft Teams par des millions de personnes a conduit les organisations qui ont négligé la gouvernance à une multiplication incontrôlée des équipes. Avec plus de 115 millions d’utilisateurs actifs par jour, les organisations sont confrontées à une surcharge d’équipes et à un manque d’organisation laissant les IT et les utilisateurs perdus dans un brouillard d’espaces de travail, de messages et de documents.

Du point de vue de l’utilisateur, le fait que l’organisation fixe des règles aide les employés à travailler sans se soucier des risques. Cela leur permet également de créer facilement les espaces de travail dont ils ont besoin pour leurs activités quotidiennes et qui répondent enfin à leurs attentes. Enfin, cela les aide à trouver, accéder et partager rapidement les informations et les documents pertinents qu’ils recherchent et sur lesquels ils travaillent.

La mise en place d’une politique de gouvernance des équipes aide le département informatique à résoudre et à prévenir la surcharge d’informations et la multiplication des équipes, et les utilisateurs finaux à simplifier leur expérience de la Digital Workplace.

10 bonnes pratiques de gouvernance que chaque organisation devrait mettre en œuvre sur Teams

Bien que chaque stratégie de gouvernance de Microsoft Teams soit unique et basée sur des structures organisationnelles, il existe des best practices communes que chacun devrait considérer. Leur mise en place permet d’améliorer la sécurité et l’expérience des utilisateurs.

Voici une liste des règles de gouvernance des Teams les plus courantes que chacun devrait mettre en œuvre et comprend des exemples de la manière dont Powell Teams peut aider grâce à des modèles d’équipe et des configurations d’administration.

1.      Politique de tag

L’application d’une politique de tag dans toute l’organisation est essentielle pour surmonter la profusion de vos équipes et la surcharge d’informations. Les organisations peuvent l’utiliser pour améliorer considérablement la navigation et la recherche et permettre aux employés de trouver rapidement leurs équipes.

Plusieurs balises peuvent être définies :

  • Localisation – attribuer un lieu, afin que les utilisateurs puissent se concentrer sur les équipes du pays dans lequel ils se trouvent.
  • Département – associer l’équipe à un département (RH, Finances, Marketing…).
  • Partagé avec – les employés sont souvent perdus lorsqu’il s’agit de savoir quels documents peuvent être partagés en interne ou en externe avec des partenaires ou des clients. Les étiquettes peuvent résoudre ce problème.
  • Tâches – pour travailler plus intelligemment, il faut d’abord travailler plus vite. Le filtrage des équipes à l’aide d’une balise tasks permettra aux employés d’accéder rapidement à leurs tâches quotidiennes. Par exemple, un responsable des ressources humaines pourrait filtrer une équipe d’accueil pour suivre l’intégration d’un nouveau venu.

Comment les administrateurs peuvent définir une politique de balisage dans Powell Teams

Admins can set a tagging policy - Powell Teams

Les utilisateurs sont guidés et doivent remplir les tags lors de la création du Teams 

Users are guided - Powell Teams

Résultats pour l’expérience de l’utilisateur final

End - user - Powell Teams

2.      Définir une convention de nommage

La définition d’une convention de nommage est essentielle pour assurer une expérience uniforme dans toute l’entreprise. Elle aidera à structurer la Digital Workplace avec une présentation et une expérience communes.

Pour créer la vôtre, identifiez les principales caractéristiques que vous utiliseriez. Par exemple, des attributs tels que le lieu, le service ou même la tâche.

Les utilisateurs définissent le nom des équipes avec une politique de convention de nommage appliquée

Naming convention - Powell Teams

Résultats en termes d’expérience de l’utilisateur final

Naming convention - end user - Powell Teams

3.      Garantir la propriété

Cela est arrivé à tout le monde, un propriétaire de l’équipe partant sans en assigner un autre à l’équipe, ce qui a entraîné des problèmes de gestion pour les utilisateurs et l’informatique. Cela peut également entraîner une duplication des Teams. La sécurisation de la propriété aidera à mieux gérer les Teams et à sécuriser leur cycle de vie.

Dans Microsoft Teams, la propriété peut être définie par un profil d’utilisateur, une liste de distribution ou un groupe de sécurité. Elle peut également inclure des utilisateurs extérieurs à votre organisation en tant qu’invités en utilisant leur adresse électronique.

Voici trois façons de gérer la propriété

  • La mise en place d’une politique de propriétaires minimum, par exemple, exigeant un minimum de trois.
  • Définir une propriété par défaut basée sur les rôles – si l’on utilise un modèle Powell, des représentants du service peuvent être automatiquement ajoutés comme propriétaires. Par exemple, l’intégration des RH intégrerait un responsable des RH.
  • Définir les propriétaires par défaut.

Comment les administrateurs peuvent définir une politique de propriété dans Powell Teams

Define ownership policy - Powell Teams

Ownership policy 2 - Powell Teams

Les utilisateurs sont guidés et invités à ajouter le nombre minimum de membres requis

Minimum number of members - Powell Teams

Expérience de l’utilisateur final – en tant que responsable des ressources humaines, Linda est propriétaire par défaut de l’équipe d’onboarding

Automatic ownership - Powell Teams

4.      Définir une politique de nombre minimum d’utilisateurs

Suivant la logique de la propriété, un nombre minimum d’utilisateurs requis est un moyen simple d’éviter d’alimenter le décuplement des équipes. Cela permet également de s’assurer que les utilisateurs ne créent des Teams que pour des scénarios de collaboration spécifiques.

Définissez le nombre d’utilisateurs de votre choix et appliquez la politique à chaque création de Teams.

Comment les administrateurs peuvent exiger une politique de nombre minimum de membres dans Powell Teams

Minimum number of members - Powell Teams

Comment les administrateurs peuvent exiger une politique de nombre minimum de membres dans Powell Teams

Minimum number member 3 - Powell Teams

5.      Automatiser une politique de confidentialité

 

Le contrôle du lieu de travail sur Microsoft Team est essentiel pour garantir l’accessibilité et le partage des informations. L’option de confidentialité dans Teams permet aux utilisateurs de choisir s’ils veulent créer une équipe publique ou privée. Une politique de confidentialité automatisée peut être appliquée aux modèles d’équipe afin que l’informatique soit sécurisée et que les utilisateurs n’aient pas à se soucier de leurs choix.

Comment les administrateurs peuvent choisir une politique de confidentialité dans Powell Teams

Privacy policy - Powell Teams

Ce que voient les utilisateurs lorsqu’ils créent des équipes à l’aide des modèles Powell Teams

Privacy policy end user- Powell Teams

6.      Établir la classification de sécurité de Teams

L’établissement d’une classification par équipe est une bonne pratique pour garantir la sécurité des données et limiter leur utilisation, leur accessibilité et leur partage en fonction de leur niveau d’impact sur l’information.

Comment les administrateurs peuvent définir une politique de classification dans Powell Teams

Classification policy - Powell Teams

7.      Décider qui peut créer des équipes

Décider qui peut créer des équipes est une bonne pratique pour contrôler le nombre d’équipes créées dans l’environnement Microsoft 365. Elle peut être réalisée grâce à des modèles d’équipe qui garantissent que les utilisateurs concentrent leur création d’équipe sur leurs rôles et leurs tâches quotidiennes.

Administrer les paramètres de la politique d’interface

Interface policy - Powell Teams

8.      Définir un flux de travail d’approbation de la création d’une équipe

L’un des principaux défis de la gouvernance des équipes est que, par défaut, chaque employé peut créer de nouvelles équipes. Bien que certains pensent que cela améliorera l’adoption par les utilisateurs, cela a conduit à un important étalement des équipes et à des doubles emplois.

Une façon de surmonter ce problème est de mettre en place un flux de travail d’approbation automatique pour chaque création d’équipe. L’équipe peut ensuite être approuvée par un administrateur informatique ou un champion du numérique.

Expérience de création d’équipes d’utilisateurs finaux dans Powell Teams

Team creation - Powell Teams

Ce que les administrateurs verront pour approuver la création d’équipes dans le cadre de Powell Teams

Admin team creation - Powell Teams

Admin team creation 2 - Powell Teams

9.      Contrôle de l’accès externe

Les employés collaborent également à l’extérieur avec les partenaires et les clients. La prévention des accès et des fuites de données sur le lieu de travail est donc une préoccupation majeure en matière d’informatique. La mise en place d’une politique d’utilisation externe contribue à sécuriser cette situation en permettant aux employés d’ajouter, ou de ne pas ajouter, un accès externe aux équipes qu’ils créent.

Comment les administrateurs peuvent-ils définir cette politique avec Powell Teams

Admin policy - Powell Teams

10. Fixer une date d’expiration (automatiser le cycle de vie)

Les organisations ayant un grand nombre de Teams ont souvent des équipes qui ne sont jamais réellement utilisées. Cela peut se produire pour plusieurs raisons, notamment l’expérimentation de produits, la collaboration d’équipes à court terme ou le départ de propriétaires d’équipes de l’organisation. Avec le temps, ces équipes peuvent s’accumuler et constituer une charge pour les ressources des locataires.

Pour réduire le nombre d’équipes inutilisées, les administrateurs doivent gérer le cycle de vie des équipes.

Comment les administrateurs peuvent-ils gérer le cycle de vie des équipes avec Powell Teams

Teams lifecycle - Powell Teams

Si vous souhaitez en savoir plus sur la capacité de Powell Teams à gérer la gouvernance et sur les raisons pour lesquelles il est essentiel de mettre en œuvre des politiques spécifiques pour Microsoft Teams sur votre Digital Workplace, contactez-nous pour une démonstration.

2021-02-15T11:08:42+01:00février 9th, 2021|