Capturer l’intelligence collective contenue dans Teams dans une base de connaissance structurée dans votre Intranet
Comme nous l’introduisions dans les 2 articles précédents (article 1 & article 2),, l’intérêt d’utiliser les solutions de Powell Software tient notamment à la possibilité d’utiliser la Power Plateforme de Microsoft afin d’étendre les possibilités de vos intranets et de vos espaces collaboratifs, tout en les personnalisant à vos enjeux métier. Dans ce 3e article, nous allons voir comment la Power Plateforme nous permet de traiter un enjeu majeur de la gestion de la connaissance : comment capturer les informations clés partagées dans des messages d’équipes ou des conversation Microsoft Teams.
Pérenniser les informations importantes contenues dans les conversations écrites
Microsoft Teams est désormais l’espace d’échange privilégié pour de nombreuses entreprises. C’est l’endroit où s’échangent les informations clés de l’entreprise : connaissances importantes sur les produits, les clients ou les processus, bonnes idées ou bonnes pratiques.
Même si l’outil de recherche de Microsoft Teams a bien progressé et permet une recherche par mots, il n’en reste pas moins que savoir pérenniser les informations importantes contenues dans les conversations écrites est un enjeu clé de productivité et d’efficacité opérationnelle.
Pour atteindre cet objectif, il y a deux étapes :
- Savoir capturer à la volée et le plus simplement possible le contenu d’un message Teams. Si l’expérience n’est pas fluide, les employés ne participeront pas à cet effort collectif
- L’enregistrer dans une base de connaissance structurée et agréable à parcourir. C’est indispensable pour donner envie aux employés d’aller chercher l’information dans ce wiki interne, de l’enrichir et de le faire vivre.
Une base de connaissance structurée
Concernant la base de connaissance structurée, nous disposons avec Powell Intranet d’un modèle de « base de connaissance » ou « wiki », qui permet de créer des fiches catégorisées par intérêt, sensibilité et qui peuvent être « taguées ». Comme tous les composants Powell Intranet, ce sont des objets SharePoint : ils offrent la garantie d’être sécurisé, d’offrir une gestion des droits d’accès fine et de pouvoir être filtrés, recherchés et diffusés à d’autres endroits de l’intranet
L’ajout du savoir faire Powell est d’en avoir fait des pages mises en forme attrayantes, avec un formulaire de saisi prêt à l’emploi et intuitif, et d’y ajouter les interactions nécessaires pour en faire un espace vivant et engageant : les pages peuvent être likées, commentées et partagées dans Teams, Yammer etc…
L’ensemble des pages sont rassemblées autour dans un site dédié qui contient une page d’accueil qui facilite l’accès à la connaissance selon plusieurs dimensions : les pages les plus lues, les plus commentées ou aimées, recherche par mot clés ou recherche libre. L’équipe d’administrateur peut également choisir de mettre en avant certaines fiches de connaissance.
Comme pour tous nos autres templates, ils s’accompagnent de techniques d’engagement telles que la gamification, les Kudos, qui permettent aux collaborateurs de rentrer dans une saine émulsion collective et d’augmenter les usages.
Ce template est très proche d’un autre modèle fortement utilisé par nos clients : notre modèle de centre d’idéation : Generate ideas & fuel inventiveness with Powell Software’s Ideation Hub! (powell-software.com)
Étendre l’utilisation des pages de connaissance d’entreprise avec Power Automate
Power Automate nous permet d’étendre l’utilisation des ces pages de connaissance d’entreprise à l’intelligence collective contenue dans Microsoft Teams. Nous utilisons pour cela la capacité de créer des flows que l’on peut déclencher à partir d’un message de chat ou de canal :
Le flow démarre par un formulaire de saisie simple:
Les informations saisies permettent au flow de créer une nouvelle fiche de connaissance à partir du contenu du message Teams sélectionné et des métadonnées saisies en quelques clics par l’utilisateur.
Le flow poste enfin un message informant les membres que le message a été capturé dans la base de connaissance. Il permet d’accèder à la page créée pour éventuellement l’éditer (changer l’image par défaut, ajouter un tag, modifier le contenu).
L’avantage de cette approche est que chaque flow mis à disposition de nos clients reste personnalisable soit par le partenaire du client soit par l’entreprise elle-même. Ce qui aurait nécessité des capacités de développement il y a quelques années est désormais facilement possible par de nombreuses personnes dans les petites moyenne ou grandes organisations.
Aller plus loin
En résumé, nous avons vu dans cet article comment les solutions Powell Software basées sur les technologies Microsoft tirent parti des capacités Low Code de la Power Plateforme afin d’étendre les bases de connaissance structurées de Powell Intranet à Microsoft Teams, leur permettant d’aller chercher l’information là où elle trouve désormais : dans Microsoft Teams.
Et vous pouvez vous en dire autant avec votre Digital Workplace ?
Retrouvez-nous dans le prochain article pour voir comment la puissance de Power Automate permet de créer de véritables notifications métier, y compris sur notre application mobile.