Viele von uns kennen Microsoft SharePoint aus Sicht der Nutzer*innen, kennen aber nicht seine Besonderheiten. Wenn Sie diesen Artikel lesen, gehören Sie wahrscheinlich zu einer dieser beiden Gruppen:
- Sie wurden mit dem Aufbau eines Intranets beauftragt, haben von SharePoint gehört und festgestellt, dass es zwei Versionen gibt – SharePoint Online und On-Premise – und sind nun unsicher, für welche Version Sie sich entscheiden sollten.
- Sie haben bereits ein Intranet auf SharePoint On-Premise und fragen sich, ob Sie auf Online umstellen sollten oder nicht.
In diesem Artikel wird der Unterschied zwischen der On-Premise- und der Onlineversion von SharePoint-Intranets untersucht und erläutert, warum die Onlineversion für viele Unternehmen die bessere Wahl ist.
Wo liegt der Unterschied zwischen SharePoint Online und On-Premise?
Einfach gesagt benötigt ein Unternehmen bei SharePoint On-Premise lokale Hardware, um auf das Programm zugreifen zu können. SharePoint Online hingegen ist von der Cloud aus zugänglich.
Was ist SharePoint On-Premise?
SharePoint On-Premise wird in der Regel vom IT-Team eines Unternehmens in dessen Datenzentrale gewartet. Das Team muss alle Beteiligten über Anpassungen und andere relevante Updates informieren. SharePoint On-Premise basiert auf einem Kunden-Zugriffs-Lizenzmodell (Server/CAL), das den Nutzer*innen das Recht gibt, auf Dienste innerhalb eines Servers zuzugreifen.
Bei SharePoint On-Premise müssen zwei zeitkritische Überlegungen getroffen werden:
1. Der Support für einige SharePoint On-Premise-Versionen läuft aus
Microsoft stellt den Support für bestimmte SharePoint On-Premise-Versionen, einschließlich SharePoint 2013, ein. Nutzer*innen mit einem bestehenden Intranet, das auf SharePoint 2013-On-Premises basiert, sollten vor dem Ablaufdatum, den 11. April 2023, auf SharePoint Online umstellen. Bis 2026 werden auch SharePoint 2019 und 2019 veraltet sein.
Theoretisch können Nutzer*innen ihren aktuellen SharePoint 2013-Server ohne Support weiterlaufen lassen. Dies birgt jedoch erhebliche Risiken und ist daher nicht zu empfehlen.
2. On-Premise-Software ist veraltet
Die Covid-19-Pandemie hat die Grenzen von On-Premise-Software aufgezeigt. Während der Pandemie waren viele Menschen gezwungen, von zu Hause aus zu arbeiten. Es zeigte sich schnell, dass eine On-Premise Software nicht die beste Zukunftschance bietet. Unter On-Premise-Software versteht man Software, die auf Computern am Standort der Person oder der Organisation läuft, die die Software nutzt.
Im Vergleich zu einer Cloud oder einer modernen Datenbank ist die lokale Software stark eingeschränkt. Zur Zeit der Pandemie sahen sich die Unternehmen daher häufig mit dem Problem konfrontiert, dass sie nicht aus der Ferne auf Informationen zugreifen konnten.
Was ist SharePoint Online?
SharePoint Online ist ein cloudbasierter Dienst, der von Microsoft als Teil eines Microsoft 365- oder SharePoint-Abonnements angeboten wird.
Warum ist SharePoint Online die bessere Option?
Die Cloud-Version von SharePoint bietet den Nutzer*innen viele Vorteile, unter anderem einfache Möglichkeiten zum Speichern sowie das Teilen und Nachverfolgen von Informationen. Externe Zusammenarbeit und Kommunikation gelingt einfacher, da SharePoint Online Sie mit vielen externen Kunden und Anbietern verbindet.
SharePoint Online umfasst sowohl web- als auch cloudbasierte Technologien. Damit fallen keine hohen Datenspeicherkosten, Abonnementgebühren oder andere Kosten für Bereitstellungen von SharePoint-On-Premise mehr an.
Die wichtigsten Vorteile der Umstellung auf die SharePoint Online-Plattform sind folgende:
- Die Möglichkeit, Microsoft 365-Anwendungen zu integrieren
- Funktionen für erhöhte Sicherheit
- Kompatibilität mit mobilen Geräten, so dass der Zugriff auf Informationen auch von unterwegs möglich ist
- Einfache externe Zusammenarbeit mit Nutzer*innen
- Einhaltung von Standards wie HIPPA, FIMSA, ISO27001 und anderen
- Möglichkeit, Dokumentenbibliotheken für eine verbesserte Zusammenarbeit zu erstellen
So stellen Sie auf SharePoint Online um…
Wenn Sie ein Intranet in SharePoint On-Premise haben und sich dazu entscheiden, auf SharePoint Online umzustellen, sollten Sie einige wichtige Dinge beachten:
- Bei der Umstellung handelt es sich um ein technisches Projekt, das Sie zusammen mit Ihrem Technologiepartner oder IT-Team unter Verwendung eines SharePoint-Migrationstools durchführen müssen.
- Ihr SharePoint-Migrationsprojekt ist unabhängig von Ihrem Intranet-Projekt.
- Während der Umstellung werden Sie wahrscheinlich auch Ihr Intranet aktualisieren und alle SharePoint-Angebote nutzen wollen, wie z. B. die moderne SharePoint-Benutzeroberfläche
- Selbst die Cloud-Version von SharePoint deckt möglicherweise nicht alle Ihre Anforderungen an die Mitarbeitenden ab. Ziehen Sie als Ergänzung ein Tool eines Drittanbieters wie Powell Intranet in Betracht.
Wenn Sie die Umstellung auf SharePoint Online planen oder bereits damit begonnen haben, haben wir den richtigen Leitfaden für Sie. Erfahren Sie, wie Sie bei der Migration in die Cloud ein effektiveres Intranet aufbauen können.